Integrasi WhatsApp bisnis menjadi langkah strategis bagi perusahaan yang ingin mengelola komunikasi pelanggan secara lebih profesional dan terukur. WhatsApp kini tidak hanya berfungsi sebagai alat komunikasi informal, tetapi juga menjadi kanal utama untuk layanan pelanggan, penjualan, dan tindak lanjut bisnis.
Di sisi lain, penggunaan WhatsApp tanpa sistem pendukung sering menimbulkan berbagai kendala operasional, seperti pesan yang terlewat, sulitnya memantau kinerja tim. Sehingga data pelanggan yang tersebar dan tidak terdokumentasi dengan baik. Jadi, pastikan Anda membaca artikel ini sampai selesai.
Daftar Isi
Apa Itu Integrasi WhatsApp Bisnis dengan CRM?
Integrasi WhatsApp bisnis dengan CRM adalah proses menghubungkan akun WhatsApp Business ke sistem Customer Relationship Management agar seluruh percakapan pelanggan tercatat secara otomatis. Sehingga setiap pesan masuk dan keluar akan tersimpan dalam sistem tanpa perlu pencatatan manual dari agent. Seluruh komunikasi pelanggan berada dalam satu database terpusat.
Selain itu, bisnis tidak lagi bergantung pada satu perangkat atau satu akun WhatsApp tertentu. Seluruh tim yang berwenang dapat mengakses percakapan pelanggan secara bersamaan sesuai peran masing-masing. Hal ini memastikan layanan tetap berjalan meskipun terjadi pergantian agent atau shift kerja. Informasi ini membantu bisnis memahami kebutuhan pelanggan secara menyeluruh.
Manfaat Integrasi WhatsApp Bisnis dengan CRM untuk Bisnis
Integrasi WhatsApp dengan CRM memberikan dampak langsung terhadap efektivitas operasional dan kualitas layanan pelanggan. Berikut adalah manfaat yang dapat dirasakan oleh bisnis setelah mengimplementasikannya.
1. Semua Chat WhatsApp Masuk ke Satu Dashboard Terpusat
Pertama, tim mengintegrasikan WhatsApp bisnis ke dalam CRM sehingga mereka dapat menerima seluruh pesan pelanggan langsung di satu dashboard terpusat. Sehingga agent tidak perlu lagi membuka banyak aplikasi atau menggunakan perangkat berbeda untuk menangani chat pelanggan. Alur kerja menjadi lebih rapi dan terkontrol.
Selain itu, dashboard terpusat memungkinkan pengelompokan chat berdasarkan status, prioritas, atau kategori tertentu. Tim dengan mudah menentukan pesan yang harus mereka tangani terlebih dahulu. Proses pelayanan pelanggan pun berjalan lebih cepat dan sistematis.
2. Riwayat Chat Pelanggan Tersimpan Otomatis di CRM
Kedua, setiap percakapan yang terjadi antara pelanggan dan bisnis akan tersimpan secara otomatis di dalam sistem CRM. Sehingga tim mendokumentasikan riwayat chat secara kronologis dan dapat mengaksesnya kapan saja. Informasi ini tersimpan dengan aman tanpa risiko kehilangan data.
Selain itu, dengan riwayat chat yang lengkap, agent dapat memahami konteks kebutuhan atau permasalahan pelanggan sebelum memberikan respons lanjutan. Pelanggan tidak perlu mengulang penjelasan dari awal saat berinteraksi kembali. Pengalaman pelanggan pun terasa lebih profesional dan personal.
3. Memudahkan Monitoring Aktivitas CS & Sales
Selanjutnya, integrasi WhatsApp bisnis dengan CRM memungkinkan manajemen memantau aktivitas customer service dan sales secara transparan. Tim mengakses data jumlah chat yang mereka tangani, waktu respons, dan status penyelesaian langsung dalam satu sistem. Monitoring kinerja menjadi lebih objektif.
Selain itu, laporan aktivitas membantu manajemen mengidentifikasi hambatan operasional yang terjadi. Sehingga tim mengevaluasi kinerja berdasarkan data aktual. Dengan begitu, mereka merencanakan peningkatan kualitas layanan secara lebih terarah.
4. Mempercepat Respons Pelanggan
Berikutnya, chat pelanggan yang masuk melalui WhatsApp akan langsung terdistribusi ke sistem kerja CRM tanpa harus menunggu agent membuka aplikasi secara manual. Agent yang tersedia segera menangani pesan pelanggan. Dengan begitu, tim menekan waktu tunggu pelanggan secara signifikan.
5. Meminimalkan Chat yang Terlewat atau Menumpuk
Tanpa sistem terintegrasi, pesan pelanggan sangat berisiko terlewat, terutama ketika volume chat meningkat. CRM membantu memastikan setiap pesan tercatat dan masuk ke alur penanganan yang jelas. Tidak ada chat yang hanya berhenti di satu perangkat saja.
Selain itu, setiap chat memiliki status penanganan yang terpantau. Tim memastikan mereka menangani semua pesan hingga selesai. Dengan begitu, tim meminimalkan risiko penumpukan chat secara signifikan.
6. Meningkatkan Produktivitas Tim
Integrasi WhatsApp dengan CRM membantu menciptakan alur kerja yang lebih efisien dan terstruktur. Sehingga agent tidak perlu lagi menghabiskan waktu untuk mencari data pelanggan secara manual. Seluruh informasi tersedia dalam satu sistem.
Dengan kemudahan tersebut, waktu kerja agent dapat dimanfaatkan untuk menangani kebutuhan pelanggan secara optimal. Fokus kerja meningkat dan beban administratif berkurang. Produktivitas tim pun meningkat secara menyeluruh.
7. Mendukung Kolaborasi Multi-Agent
Terkahir, satu akun WhatsApp bisnis dapat diakses oleh banyak agent secara bersamaan melalui CRM. Setiap agent dapat melihat riwayat chat yang sama secara real-time. Informasi tidak terputus meskipun terjadi pergantian agent.
Selain itu, kolaborasi antar agent menjadi lebih lancar, terutama saat terjadi eskalasi kasus. Proses serah terima chat dapat dilakukan tanpa kehilangan konteks. Pengalaman pelanggan tetap konsisten.
Cara Integrasi Barantum CRM dengan Aplikasi WhatsApp Bisnis
Setelah memahami manfaat integrasi WhatsApp bisnis, langkah berikutnya adalah mengetahui proses penerapannya secara praktis. Tahapan berikut dirancang agar mudah diikuti oleh bisnis dari berbagai skala.
1. Selesaikan Pembayaran & Berlangganan Barantum CRM
Pertama, langkah awal adalah memilih paket langganan CRM sesuai kebutuhan bisnis. Setiap paket disesuaikan dengan jumlah agent dan skala operasional perusahaan. Sehingga proses pembayaran dilakukan secara resmi dan transparan.
Setelah pembayaran berhasil, akses ke dashboard CRM akan aktif. Dashboard ini menjadi pusat pengelolaan seluruh komunikasi pelanggan. Dari sinilah pengaturan integrasi dimulai.
2. Masuk ke Menu Barantum Chat > Settings > Integration
Kedua, masuk ke dashboard lalu pilih menu Barantum Chat sebagai pusat pengaturan channel komunikasi. Sehingga menu ini menyediakan pengelolaan berbagai kanal digital. Semua pengaturan disusun secara sistematis.
Selain itu, menu Integration memudahkan pengguna menghubungkan WhatsApp tanpa proses teknis yang rumit. Setiap langkah ditampilkan secara jelas. Proses integrasi dapat dilakukan dengan aman.
3. Pilih Integrasi WhatsApp Business
Selanjutnya, pada halaman Integration, pilih opsi WhatsApp Business untuk memulai proses penghubungan akun. Sistem akan menampilkan panduan dan persyaratan yang perlu diperhatikan. Informasi disajikan secara transparan.
Selain itu, pengguna juga dapat melakukan penyesuaian awal sesuai kebutuhan tim. Pengaturan ini membantu kelancaran operasional ke depannya. Tahap ini tidak boleh dilewatkan.
4. Siapkan Nomor WhatsApp Bisnis yang Aktif
Berikutnya, pastikan nomor WhatsApp bisnis berada dalam kondisi aktif dan belum terhubung ke sistem lain. Nomor ini akan digunakan sebagai kanal resmi komunikasi pelanggan. Konsistensi penggunaan nomor sangat disarankan.
Selain itu, penggunaan nomor bisnis meningkatkan kredibilitas perusahaan. Pelanggan merasa lebih percaya saat berinteraksi. Hal ini berdampak positif pada citra brand.
5. Hubungkan WhatsApp Bisnis dengan Metode WhatsApp Coexistence
Terkahir, metode WhatsApp Coexistence memungkinkan akun WhatsApp digunakan di aplikasi asli dan CRM secara bersamaan. Tim tetap dapat berkomunikasi seperti biasa tanpa gangguan operasional. Proses adaptasi menjadi lebih mudah.
Metode ini sesuai dengan kebijakan resmi WhatsApp. Integrasi berjalan aman dan stabil. Risiko pemblokiran akun dapat dihindari.
Fitur yang Bisa Digunakan Setelah Integrasi WhatsApp dengan Barantum
Setelah integrasi berhasil, berbagai fitur siap digunakan untuk mendukung peningkatan layanan pelanggan. Fitur-fitur ini dirancang untuk meningkatkan efisiensi komunikasi bisnis.
1. Kelola Berbagai Channel dalam Satu Dashboard
Pertama, semua channel komunikasi pelanggan dapat dikelola dalam satu dashboard terpusat. Tim tidak perlu berpindah platform untuk memantau pesan masuk. Proses pengawasan menjadi lebih praktis.
Dilansir dari Invesp dalam Omnichannel Customer Experience Report, menyatakan bisnis yang menerapkan strategi omnichannel secara efektif mengalami retensi pelanggan 89%, sementara non-omnichannel hanya 33%.
Pendekatan omnichannel membantu menjaga konsistensi layanan. Pelanggan mendapatkan pengalaman yang seragam. Kepercayaan pelanggan pun meningkat.
2. Multi Agent & WhatsApp Rotator untuk Routing Chat Otomatis
Chat pelanggan akan otomatis didistribusikan ke agent yang tersedia. Beban kerja terbagi secara merata. Tidak ada agent yang kewalahan.
WhatsApp Rotator membantu menjaga keseimbangan kerja tim. Respon pelanggan menjadi lebih cepat. Efisiensi operasional meningkat.
3. Broadcast WhatsApp Aman Tanpa Batasan Penerima
Fitur broadcast memungkinkan pengiriman pesan ke banyak pelanggan secara bersamaan. Pesan tetap dikirim secara personal dan terkontrol. Keamanan pengiriman terjaga.
Fitur ini efektif untuk promosi dan pengumuman. Proses komunikasi massal menjadi lebih efisien. Aktivitas pemasaran lebih optimal.
4. Chatbot & AI Agent untuk Respons Otomatis
Chatbot dan AI Agent membantu menjawab pertanyaan umum pelanggan secara otomatis. Pelanggan tetap mendapatkan respon cepat. Layanan tersedia sepanjang waktu.
Otomasi ini mengurangi beban kerja agent manusia. Agent dapat fokus pada kasus kompleks. Produktivitas tim meningkat.
5. Ticketing untuk Manajemen Keluhan Pelanggan
Setiap keluhan pelanggan dicatat sebagai tiket. Status penanganan dapat dipantau dengan jelas. Proses menjadi lebih terstruktur.
Ticketing membantu menjaga standar layanan perusahaan. SLA dapat dipantau secara konsisten. Kepuasan pelanggan lebih terjaga.
6. Riwayat Chat Tersimpan Otomatis di CRM
Seluruh riwayat chat tersimpan otomatis di CRM. Data terhubung langsung dengan profil pelanggan. Informasi mudah diakses.
Riwayat ini mendukung analisis dan tindak lanjut. Layanan menjadi lebih relevan. Keputusan bisnis lebih berbasis data.
7. Laporan Analitik & Performa Agent secara Lengkap
Terakhir, CRM menyediakan laporan analitik performa agent secara detail. Sehingga data mencakup waktu respon dan volume chat. Informasi disajikan secara komprehensif.
Selain itu, laporan membantu manajemen mengevaluasi kinerja tim. Strategi peningkatan layanan lebih terarah. Pengambilan keputusan menjadi lebih akurat.
Berapa Biaya untuk Integrasi WhatsApp Bisnis dengan Barantum CRM?
Sebelum menerapkan integrasi, bisnis perlu memahami struktur biaya yang terlibat. Transparansi biaya membantu perencanaan anggaran.
1. Biaya Langganan Per Bulan sesuai Kebutuhan Bisnis
Biaya langganan Barantum terdiri dari tiga pilihan paket: Standard, Professional, dan Enterprise. Harga mulai dari Rp897.000 per bulan, sudah termasuk 3 user dengan fitur seperti WhatsApp Cloud API, multi-agent, automation, dan omnichannel dashboard. Paket ini sudah cukup untuk bisnis yang baru mulai menggunakan WhatsApp coexistence tanpa harus mengubah alur kerja secara drastis.
Paket yang lebih tinggi memberi ruang bagi bisnis untuk bertumbuh. Jika tim Anda membutuhkan workflow yang lebih kompleks, AI Agent, atau level keamanan dan manajemen lebih tinggi, Anda cukup upgrade paket, tanpa mengganti sistem. Jadi, bisnis bisa berkembang secara bertahap tanpa hambatan atau biaya besar di awal.
2. Biaya Broadcast WhatsApp dan Token AI (Opsional)
Biaya broadcast WhatsApp dan AI Agent bersifat opsional dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis. Untuk broadcast, biaya dihitung per pesan yang berhasil terkirim sesuai kategori Meta:
- Marketing: Rp597 per template pesan terkirim ke nomor Indonesia.
- Authentication: Rp367per template pesan terkirim ke nomor Indonesia
- Utility: Rp367 per template pesan terkirim ke nomor Indonesia atau gratis jika pelanggan masih berada dalam jendela percakapan aktif 24 jam terakhir.
Selain itu, ada biaya AI Agent yang tersedia di paket langganan Professional dengan harga Rp1.797.000 per bulan, termasuk 3 user. Selain biaya paket, AI dikenai biaya berdasarkan penggunaan token yang dimulai dari Rp150 per respons, tergantung panjang percakapan. AI membantu menangani pertanyaan berulang 24/7. sehingga tim bisa fokus pada penjualan dan kasus penting.
3. Biaya Kustom Laporan / Integrasi Tambahan (Opsional)
Selanjutnya, tersedia opsi kustomisasi untuk kebutuhan khusus bisnis. Integrasi tambahan membantu menyesuaikan sistem dengan proses kerja. Fleksibilitas ini meningkatkan efisiensi operasional.
Bisnis dapat mengoptimalkan penggunaan sistem sesuai kebutuhan. Pengembangan dapat dilakukan secara bertahap. Kontrol biaya tetap terjaga.
Dapatkan Uji Coba 7 Hari Barantum CRM Sekarang
Barantum CRM menghadirkan solusi integrasi WhatsApp bisnis yang komprehensif untuk mendukung operasional perusahaan. Seluruh fitur dirancang untuk meningkatkan efisiensi komunikasi dan kualitas layanan pelanggan.
Melalui uji coba gratis selama 7 hari, Anda dapat merasakan langsung manfaat integrasi WhatsApp dengan CRM tanpa risiko. Manfaatkan kesempatan ini untuk meningkatkan produktivitas tim dan kepuasan pelanggan Anda.
Tertarik dengan Barantum?
CRM Specialist and SEO Content Writer.
As CRM Specialist and SEO Content Writer I craft compelling content that enhances brand identity and drives engagement, leveraging my expertise to connect with audiences and boost conversions.
