Penerapan dan Contoh Template WhatsApp

Template WhatsApp (WA) telah banyak digunakan oleh pebisnis sebagai cara praktis dalam mengirimkan informasi melalui pesan kepada pelanggan. Sehingga agen customer service tidak perlu mengetik ulang isi pesan yang dikirimkan satu per satu.

Memanfaatkan fitur template WA ini dapat membangun percakapan yang lebih efektif dan 89% mempercepat agen dalam merespons pesan pelanggan.

Untuk dapat mengirimkan template WA, pesan perlu diajukan dulu ke WhatsApp untuk mendapatkan persetujuan. Jika pesan template Anda disetujui, Anda baru dapat menggunakan pesan tersebut. Untuk membantu Anda dengan proses ini dan mendapatkan hasil maksimal dari pesan template Anda, kami akan membahas contoh template WhatsApp dan penerapannya. Apa saja contoh template pesan tesebut? Yuk, simak bersama-sama dalam artikel ini.

Apa itu Template WhatsApp?

Template WhatsApp adalah pesan yang telah ditulis sebelumnya dan telah disetujui sebelumnya yang dikirim oleh bisnis kepada pelanggan melalui WhatsApp API. Misalnya, template WhatsApp untuk melakukan konfirmasi, pembaruan pengiriman barang, dan balasan otomatis terkait dukungan di luar “batas waktu layanan”.

Penggunaan template WhatsApp ini biasanya digunakan oleh pebisnis dalam membalas pesan otomatis, misalnya pada fitur Chatbot dan Autoresponder serta pada fitur WhatsApp Blast yang mampu mengirim pesan template WhatsApp ke ribuan kontak secara massal.

Dalam penulisan template WhatsApp, untuk meningkatkan potensi template WhatsApp di-approve, ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan, yaitu:

• Tidak berisi hal yang sesnsitif dan bersifat pribadi.
• Format pesan harus sesuai.
• Isi pesan mengandung soft selling.
•  Pesan tidak berisi ancaman ataupun tidak mengandung unsur SARA dan pornografi.
• Menggunakan satu bahasa.
• Sebaiknya tidak memakai link bit.ly.

Ketentuan ini harus diperhatikan karena WhatsApp berkomitmen untuk mencegah spam dan membuat pengalaman pelanggan sebaik mungkin. Oleh sebab itu, layanan perpesanan WhatsApp dalam pengajuat template dibuat dengan ketentuan yang relatif ketat.

Apa Saja Fitur Template WhastApp?

Fitur template WhatsApp yang dapat Anda gunakan dalam mengirim pesan ke pelanggan, yaitu:

• Header

Fitur template WhatsApp pertanya yang dapat Anda gunakan, yaitu fitur header WhatsApp. Header pada template WhatsApp dapat berupa gambar, dokumen, maupun video. Masing-masing memiliki batas maksimal ukuran file, yaitu gambar maksimal 5 MB, dokumen maksimal 100 MB, dan video maksimal 16 MB.

• Button Quick Reply

Fitur template WhatsApp selanjutnya, yaitu fitur Quick Replay. Fitu ini merupakan balas pesan otomatis sesuai dengan pilihan yang sudah diatur sebelumnya oleh bisnis. Dengan begitu staf Anda tidak perlu merespons pesan pelanggan satu per satu saat mengirim template WhatsApp ke banyak pelanggan.

• Button CTA

Fitur template WhatsApp lainnya yang dapat Anda gunakan, yaitu button CTA. CTA atau Click to Action merupakan link yang ditautkan dalam template WhatsApp sehingga penerima dapat langsung menuju halaman website yang sudah diatur.

Mengapa Bisnis Perlu Menggunakan Template WhatsApp?

Bisnis perlu menggunakan template WhatsApp karena dapat membantu memangkas waktu pengiriman pesan ke ribuan kontak pelanggan hingga 43%. Pengerjaan yang lebih singkat ini mampu mengefisiensikan waktu kerja agen customer service sehingga agen dapat lebih produktif. Penggunaan template WhatsApp ini pun dapat diatur menjadi pesan yang lebih personal. Personalisasi pesan ini mampu mengurangi tingkat churn rate hingga 58%. Oleh sebab itu, penggunaan template WhatsApp pada bisnis patut Anda pertimbangkan agar operasional bisnis Anda lebih optimal.

Bagaimana Penerapan Template WhatsApp?

Penerapan template WhatsApp dibagi menjadi dua kategori, yaitu customer initiated dan business initiated.

Agar komunikasi berlangsung, pelanggan pertama-tama harus mengambil inisiatif dengan secara eksplisit menunjukkan bahwa mereka ingin menerima pesan dari bisnis. Mereka melakukan ini dengan mengirim pesan bisnis terlebih dahulu (customer initiated) atau memilih untuk menerima pemberitahuan dari bisnis (business initiated).

• Jika pelanggan mengirim pesan terlebih dahulu, bisnis memiliki “jendela layanan” 24 jam untuk membalas secara gratis. Ini dapat dilakukan secara manual oleh agen layanan atau balas otomatis dengan fitur Chatbot.

• Jika bisnis tidak merespons pesan dalam waktu 24 jam, jendela layanan akan berakhir. Sehingga bisnis hanya dapat mengirim template WhatsApp yang telah disetujui sebelumnya dan menunggu balasan pelanggan kembali.
• Jika pelanggan memilih untuk menerima pemberitahuan dari bisnis, pesan yang dikirimkan oleh bisnis hanya dapat berbentuk pesan template yang telah disetujui.

Berikut penjelasan mengenai customer initiated dan business initiated:

1. Customer Initiated

Customer initiated adalah percakapan yang dimulai oleh pelanggan dengan mengirimkan pesan terlebih dahulu kepada perusahaan bisnis. Sesi customer initiated akan mulai dihitung dari mulai bisnis membalas pesan pelanggan.

Pada customer initiated ini bisnis akan dikenakan tarif Rp271,- per satu pesan dalam 24 jam sesi chat dan nomor Indonesia.

Berikut ini contoh ilustrasi mengenai customer initiated:

Penjelasan:

• Seorang pelanggan bernama Mario mengirimkan pesan pertama kali terkait tentang menanyakan ketersediaan barang pada 15 Desember 2021 pukul 08.15. Bisnis tidak dikenakan biaya sebelum merespon pesan pelanggan.
• Pada saat bisnis membalas pesan pelanggan, sesi customer initiated dimulai dan bisnis dikenakan biaya. Bisnis dapat membalas pesan pelanggan tanpa harus menggunakan template. Namun, jika selama 24 jam bisnis tidak merespon pesan pelanggan tersebut maka bisnis tidak dikenakan biaya.
• Perhitungan biaya per sesi yaitu 1 x 24 jam. Hal ini untuk memberikan mendorong staf Anda untuk memberikan layanan dukungan pelanggan semaksimal mungkin. Hal itu dengan memberikan pelanggan kemampuan untuk bertukar pesan sebanyak yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah dalam sesi 24 jam.
• Selama kurang dari 24 jam sejak balasan pertama dari bisnis, bisnis dapat mengirimkan pesan kepada pelanggan tanpa dikenakan biaya.
• Waktu sesi customer initiated berakhir pada pukul 08.18 tanggal 16 Desember 2021. Jika bisnis terus bertukar pesan dengan pelanggan melebihi 24 jam, maka bisnis akan dikenakan tarif percakapan baru. Bisnis diminta untuk mengirim template pesan untuk memulai percakapan baru.

2. Business Initiated

Business initiated adalah percakapan yang dimulai oleh bisnis dengan mengirimkan pesan dahulu kepada pelanggan. Bisnis memulai mengirimkan template pesan kepada pelanggan yang sudah di approve oleh Facebook.

Pada business initiated dikenakan tarif Rp465,- per satu pesan chat dalam 24 jam sesi chat dan nomor Indonesia.

Berikut ini contoh ilustrasi mengenai business initiated:

Penjelasan:

• Bisnis mengirimkan pesan pertama kepada pelanggan dengan menggunakan template pesan yang sudah dibuat sebelum. Pada saat ini, business initiated akan dimulai dan bisnis akan dikenakan biaya business initiated.
• Pengiriman pesan masih dalam 24 jam sejak pesan pertama business initiated, sehingga pada pengiriman pesan ini tidak dikenakan biaya. Jika lewat batas waktu 24 jam maka otomatis akan masuk ke biaya sesi initiate yang baru.
• Contohnya, jika bisnis mengirimkan template pesan pada 15 Desember 2021 pukul 8.20 pagi. Lalu, mengirimkan kembali pesan pada pukul 9.20 pagi di hari yang sama, maka tidak dikenakan biaya baru. Dan, sesi business initiated akan berakhir pada 16 Desember 2021 pukul 8.20.

Apa Saja Contoh Template WhatsApp?

Berikut beberapa contoh template WhatsApp yang dapat Anda gunakan untuk bisnis dari berbagai sektor industri:

Contoh Template (WA) WhatsApp

1. Template WhatsApp: Follow Up Kendala Pelanggan

Maaf saya tidak bisa menjawab pertanyaan Anda kemarin, tapi saya senang membantu Anda sekarang. Ketik Ya jika Anda ingin melanjutkan percakapan ini.

2. Template WhatsApp: Konfirmasi Pemesanan

Halo Komi, kami telah menerima pembayaran Anda untuk pesanan terbaru. Kami akan mengirimkannya sesegera mungkin. Anda dapat mengecek status pengiriman pada menu Pesanan Saya di aplikasi kami www.beautywoman.com.

3. Template WhatsApp: Konfirmasi Pesanan Telah Dikirim

Rana pesanan Anda telah dikirimkan dan saat ini sedang dalam perjalanan menuju lokasi pengiriman. Berikut resi pengiriman barang Anda: BRTM01. Anda dapat mengecek perkembangan pengiriman barang Anda melalui resi tersebut. Beri tahu kami jika Anda memiliki pertanyaan. 

4. Template WhatsApp: Konfirmasi Janji Temu

Hai Daniel, Anda telah berhasil menjadwalkan janji temu Anda dengan dr. Rino pada Sabtu, 5 November 2022 pukul 13.00 WIB di RS Semesta Sehat. Harap datang 15 menit sebelum janji temu dan kirim pesan kepada kami jika Anda memiliki pertanyaan.

Terima kasih.

5. Template WhatsApp: Konfirmasi Reservasi

Terima kasih Kay atas reservasi Anda di Hotel Nusantara. Kami berharap dapat menyambut Anda dengan baik pada Minggu, 6 November 2022. Anda dapat check in mulai pukul 12.00 WIB. Jangan ragu untuk mengirimkan pesan kepada kami jika Anda memiliki pertanyaan.

6. Template WhatsApp: Informasi Perubahan Jadwal

Mohon maaf Kirana, jadwal penerbangan Anda dari Bandara Soekarno Hatta ke Bandara Aogashima hari ini mengalami penundaan. Perkiraan waktu keberangkatan yang semula pukul 11.00 WIB menjadi pukul 14.45 WIB. Kami akan memberi tahu Anda informasi lebih lanjut 1 jam sebelum keberangkatan.

Sekali lagi mohon maaf atas ketidaknyamanan Anda. Terima kasih. 

7. Template WhatsApp: Informasi Tiket Pelanggan

Halo pelanggan setia Air Nusantara Jaya, Rima.

Berikut informasi tiket dan boarding pass Anda untuk penerbangan dari Bandara Soekarno Hatta ke Bandara Gwangju. Tiket dan boarding pass Anda dapat dilihat pada laman berikut: airnusantarajaya.com. Untuk informasi lebih lanjut, Anda dapat menghubungi kami dengan membalas pesan ini. 

Semoga perjalanan Anda menyenangkan!

8. Template WhatsApp: Konfirmasi Pembuatan Akun Berhasil

Hai Gomu, pendaftaran akunmu berhasil! Kini kamu bisa menikmati berbagai layanan dan film dari berbagai negara dengan mudah hanya dalam satu aplikasi. Yuk, tonton film pertamamu di aplikasi Flaxy!

9. Template Blast: Informasi Transfer Berhasil

Dana senilai Rp1.000.000 berhasil diterima dari nomor rekening 54555xxx. Anda dapat mengecek saldo Anda di menu Informasi Saldo. Hubungi kami jika Anda memiliki pertanyaan. Terima kasih.

10. Template WhatsApp: Informasi Kendala Sistem ke Pelanggan

Mohon maaf Khasa saat ini sistem kami sedang mengalami kendala dan sedang tahap perbaikan oleh tim Kami. Kami akan segera memberi tahu Anda jika sistem sudah dapat berjalan normal kembali. Sekali lagi mohon maaf atas gangguan sistem yang dialami.

Terima kasih.

11. Template WhatsApp: Informasi Umum Kepada Pelanggan

Hai Juniar, selamat datang di Roomiet! Kami senang Anda telah bergabung bersama kami. Jika Anda memiliki pertanyaan, jangan ragu untuk bertanya langsung ke tim kami. Yuk, mulai aktivitas pertamamu di Roomiet. 

12. Template WhatsApp: Informasi Pesan di Luar Jam Kerja

Terima kasih atas pesan Anda . Mohon maaf sekarang tim kami tidak dapat merespons pesan Anda karena pesan dikirim di luar jam kerja. Kami akan segera merespons pesan Anda di saat jam kerja kami nanti. Jam operasional kami mulai dari Senin – Sabtu, pukul 09.00 – 18.00 WIB. 

Terima kasih.

Cara mudah untuk mengakses template WhatsApp ini, Anda perlu menggunakan WhatsApp Business API. Sebaiknya Anda mendapatkan WhatsApp Business API dari Mitra Resmi WhastApp, seperti Barantum, agar keamanan data bisnis Anda terjamin dan tidak terkena blokir.

Dapatkan Fitur Template WhatsApp Dengan Mitra Resmi WhatsApp Indonesia

Berikut langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk menggunakan fitur dan layanan dari WhatsApp Business API:

1. Daftarkan Bisnis Anda ke BSP WhatsApp Terbaik, Barantum

Langkah pertama untuk mendapatkan dan menggunakan WhatsApp API adalah mendaftarkan bisnis Anda pada BSP WhatsApp Resmi, Barantum.

2. Lakukan Verifikasi Akun Facebook Business Manager Anda

Langkah selanjutnya, Anda perlu melakukan verifikasi akun Facebook Business Manager. Sebagai BSP WhatsApp resmi yang terbaik dan terpercaya, Barantum akan membantu Anda untuk mendapatkan verifikasi di Facebook Business Manager Anda.

Proses ini penting untuk membuktikan bahwa bisnis Anda adalah bisnis yang sah dan resmi. Untuk melakukan proses verifikasi, Anda hanya perlu menyiapkan dokumen seperti:

• Nama Perusahaan
• URL Website
• Email Domain
• SIUP/NIB/NPWP bisnis

3. Implementasi dan Training Penggunaan Fitur WhatsApp API

Hal yang perlu dilakukan selanjutnya, yaitu proses implementasi. Karena Anda telah memilih Barantum sebagai partner BSP WhatsApp Anda, Barantum akan membantu untuk proses implementasi yang dibutuhkan untuk bisnis Anda, seperti implementasi flow chatbot, office hour, multi-agent dan sebagainya. Barantum juga akan membantu Anda dengan memberikan training penggunaan untuk semua fitur yang disediakan.

4. Fitur Template WhatsApp Sudah Siap Digunakan

Kini Anda dapat menggunakan template WhatsApp dengan mudah pada fitur WhatsApp Business API. Pastikan bahwa Anda dan karyawan telah mengerti cara menulis template WhatsApp yang tepat.

Dapatkan Template WhatsApp dari Mitra Resmi WhatsApp Terbaik Sekarang!

Dapatkan kemudahan dan tingkatkan performa bisnis Anda dalam memberikan pelayanan terbaik pada pelanggan dengan fitur WhatsApp Business API dari Barantum sebagai Mitra Resmi WhatsApp Official Terbaik di Indonesia. Daftar sekarang!