Cara Menggunakan Pesan Balasan Otomatis WA Bisnis

Highlight

Pesan balasan otomatis WA Business membantu bisnis tetap responsif 24/7, bikin pelanggan merasa diperhatikan tanpa harus menunggu lama.
Dengan Barantum Omnichannel, semua chat dari WhatsApp, Instagram, Facebook, dan email bisa dipantau di satu tempat, bikin tim lebih rapi dan efisien.
Chatbot AI dan routing otomatis memastikan pesan pelanggan langsung sampai ke agen yang tepat, tanpa menumpuk atau tertunda.
Dashboard real-time menampilkan performa chat, waktu respon, dan kepuasan pelanggan, memudahkan manajer meningkatkan kualitas layanan dengan mudah.

Menggunakan balas pesan otomatis di WhatsApp Business bisa menjadi solusi cepat untuk meningkatkan layanan pelanggan. Fitur ini memungkinkan bisnis tetap responsif meskipun sedang sibuk atau di luar jam kerja. Sehingga pelanggan tetap merasa dihargai karena selalu mendapat respon pertama yang cepat.

Banyak pelaku usaha seringkali kewalahan menjawab chat yang masuk setiap harinya, apalagi jika jumlah pesan sudah ratusan. Tanpa adanya sistem balasan otomatis, risiko kehilangan pelanggan pun semakin besar karena mereka bisa merasa diabaikan. Padahal, respons pertama yang cepat sering kali menjadi penentu apakah pelanggan akan tetap melanjutkan percakapan atau justru beralih ke kompetitor.

Nah, lewat artikel ini, kita akan bahas mulai dari apa itu pesan balasan otomatis, jenis-jenisnya di WhatsApp Business, cara setting yang mudah, hingga bagaimana mengoptimalkannya menggunakan Barantuml.

Yuk, baca artikelnya sampai selesai!

Daftar Isi

Apa itu Pesan Balasan Otomatis di WA Bisnis?

Pesan balasan otomatis di WhatsApp Business adalah fitur yang memungkinkan Anda memberikan respons instan kepada pelanggan tanpa harus mengetik manual setiap kali ada pesan masuk.

Balasan ini bisa berbentuk sapaan awal, informasi saat bisnis sedang tidak aktif, atau jawaban cepat untuk pertanyaan yang sering diajukan. Dengan begitu, bisnis tetap terlihat profesional dan pelanggan merasa lebih diperhatikan.

Jenis Pesan Balasan Otomatis di WhatsApp Business

WhatsApp Business menyediakan beberapa jenis pesan otomatis yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda.

1. Greeting Message

Pertama, pesan sambutan yang otomatis terkirim ketika pelanggan pertama kali menghubungi bisnis Anda.

2. Away Message

Kedua, pesan otomatis yang dikirim ketika bisnis sedang di luar jam kerja atau tidak bisa merespon chat.

3. Quick Replies

Terakhir, fitur ini memungkinkan Anda menyimpan balasan singkat untuk pertanyaan umum, lalu memanggilnya dengan shortcut.

Cara Mengaktifkan Pesan Balasan Otomatis di WA Bisnis

Sebelum bisa menggunakan fitur greeting, away message, maupun quick replies, Anda perlu mengaktifkan balasan otomatis di aplikasi WhatsApp Business.

Buka aplikasi WhatsApp Business.
Masuk ke menu Setelan.
Pilih Fitur Bisnis.
Klik Pesan Otomatis.
Aktifkan fitur yang ingin digunakan (Greeting, Away, atau Quick Replies).

Cara Setting Greeting Message di WA Bisnis

Greeting message bisa membuat pelanggan merasa disambut dengan ramah sejak pertama kali menghubungi.

Buka aplikasi WhatsApp Business.
Klik titik tiga di pojok kanan atas, lalu pilih Fitur Bisnis.
Pilih menu Greeting Message.
Aktifkan tombol Kirim greeting message.
Tulis pesan sambutan sesuai kebutuhan bisnis Anda.
Klik oke dan simpan. Greeting message berhasil dibuat.

Cara Setting Away Message di WA Bisnis

Away message membantu memberi tahu pelanggan bahwa bisnis sedang tidak bisa merespon pesan secara langsung.

Buka aplikasi WhatsApp Business.
Klik titik tiga di pojok kanan atas, lalu pilih Fitur Bisnis.
Pilih Away Message.
Aktifkan tombol Kirim pesan saat tidak tersedia.
Tulis pesan sesuai situasi, misalnya di luar jam kerja.
Atur jadwal kapan pesan ini aktif (selalu, di jam tertentu, atau di luar jam kerja).
Klik simpan.

Cara Setting Quick Replies di WA Bisnis

Quick replies sangat berguna untuk mempercepat balasan pertanyaan yang sering muncul, misalnya harga produk atau alamat toko.

Buka aplikasi WhatsApp Business.
Klik titik tiga di pojok kanan atas, lalu pilih Fitur Bisnis.
Pilih Quick Replies.
Klik Tambah (+) untuk membuat balasan baru.
Tulis pesan singkat, misalnya: “Produk tersedia, Kak. Bisa langsung order ya 😊”.
Tentukan shortcut, misalnya “/produk”.
Klik simpan.

Contoh Kata-Kata Balasan Otomatis di WhatsApp Business

Supaya lebih mudah, berikut contoh template pesan otomatis yang bisa langsung digunakan:

1. Contoh Greeting Message

“Halo, terima kasih sudah menghubungi HiBeauty. Ada yang bisa kami bantu hari ini?”

2. Contoh Away Message

“Halo! Saat ini kami sedang di luar jam operasional. Jangan khawatir, pesan Anda akan kami balas segera setelah kami online kembali. 😊”

3. Contoh Quick Replies

(Shortcut: /alamat)
Balasan: “Alamat toko kami ada di Jl. Mawar No. 10, Jakarta. Kami buka setiap hari pukul 09.00–21.00 WIB.”

Optimalkan Pesan Balasan Otomatis dengan Barantum Omnichannel

Mengandalkan WhatsApp Business memang sudah membantu komunikasi dengan pelanggan, tetapi saat jumlah chat meningkat dan berasal dari berbagai channel seperti Instagram, Facebook, maupun email, mengelolanya secara manual menjadi sulit.

Barantum Omnichannel hadir sebagai solusi canggih untuk mengelola semua pesan secara efisien dan profesional.

1. Integrasi WhatsApp, Instagram, Facebook, dan Email

Pertama, semua pesan dari berbagai platform masuk ke satu dashboard terpusat. Dengan begitu, tim tidak perlu membuka aplikasi berbeda-beda, semua interaksi pelanggan dapat dipantau dengan mudah, memastikan tidak ada chat yang terlewat. Hal ini juga membuat koordinasi tim lebih rapi dan mengurangi risiko kesalahan komunikasi.

2. Chatbot AI untuk Balasan Otomatis 24/7

Selanjutnya, chatbot cerdas menangani pertanyaan pelanggan kapan saja, bahkan di luar jam kerja. Misalnya, pelanggan menanyakan produk, stok, atau status pesanan, sistem langsung memberikan jawaban otomatis. Sehingga membantu bisnis tetap responsif, mengurangi waktu tunggu, dan menjaga kepuasan pelanggan tanpa harus menambah staf.

3. Multi Agent & Routing Otomatis

Chat pelanggan otomatis dibagi ke agen yang tersedia sesuai divisi atau kriteria tertentu. Misalnya, pertanyaan tentang produk masuk ke tim sales, keluhan masuk ke CS. Sehingga sistem ini memastikan setiap pesan ditangani oleh orang yang tepat, mempercepat respons, dan mencegah menumpuknya chat di satu agen saja.

4. Template & Quick Replies Terpusat

Semua jawaban standar, balasan cepat, atau template pesan tersimpan di satu sistem. Sehingga bisa digunakan oleh seluruh tim. Hal ini menjaga konsistensi komunikasi, mempercepat respons, dan mengurangi kesalahan penulisan saat membalas chat pelanggan.

5. Analitik & Laporan Kinerja Pesan

Dashboard real-time menampilkan metrik penting seperti jumlah chat masuk, rata-rata waktu respon, tingkat penyelesaian, dan kepuasan pelanggan. Sehingga manager bisa mengevaluasi performa tim, mengidentifikasi chat yang perlu tindak lanjut, dan mengambil keputusan strategis untuk meningkatkan layanan pelanggan.

Dapatkan Uji Coba Gratis 7 Hari Sekarang

Pesan balasan otomatis adalah langkah awal untuk menjaga komunikasi dengan pelanggan tetap responsif. Namun, dengan Barantum Omnichannel, Anda bisa melangkah lebih jauh: integrasi channel, balasan otomatis cerdas, hingga laporan performa yang lengkap.

Yuk, coba Barantum Omnichannel sekarang juga dan nikmati uji coba gratis selama 7 hari. Rasakan sendiri bagaimana layanan pelanggan Anda jadi lebih cepat, profesional, dan bikin pelanggan semakin loyal!

Tertarik dengan Barantum?

Jangan tunggu nanti, perubahan besar dimulai dari langkah kecil hari ini! Dapatkan uji coba gratis 7 hari. Daftar dan buat akun Barantum CRM Anda sekarang.