Pelajari Pengertian Layanan Pelanggan Selengkapnya!

Layanan pelanggan atau customer service merupakan layanan yang disediakan khusus oleh bisnis untuk menangani pelanggan. Pelayanan ini mulai dari sebelum, selama, ataupun sesudah membeli produk atau jasa. Agen akan menjawab dan memberi informasi mengenai produk atau jasa yang ditawarkan kepada pelanggan.

Dengan cara komunikasi dan penjelasan dari customer service yang baik inilah yang bisa meningkatkan kepuasan pelanggan sekaligus penjualan bisnis Anda. Sehingga customer service memiliki andil penting dalam kemajuan penjualan bisnis.

Apa itu Layanan Pelanggan?

Layanan pelanggan atau customer service adalah profesi yang berperan penting untuk memberikan pelayanan kepada pelanggan pada saat sebelum, selama, atau setelah pembelian produk atau jasa.

Adanya customer service</em menjadi salah satu barisan terdepan dalam menghadapi pelanggan, baik pelanggan yang memberikan saran, komplain, maupun bertanya seputar detail produk atau jasa yang ditawarkan.

Oleh sebab itu, umumnya bisnis memiliki divisi customer service tersendiri yang berperan dalam memberikan pelayanan optimal ke pelanggan. Hal itu bertujuan agar pelanggan nyaman menggunakan produk atau jasa Anda dan tidak berpaling ke kompetitor lain.

Apa Saja Tugas dari Layanan Pelanggan?

Tugas layanan pelanggan tidak hanya terkait menjawab pertanyaan atau memberikan solusi kepada pelanggan saja. Melainkan, juga perlu memahami produk/jasa hingga melakukan penjualan.

Berikut ini beberapa tugas utamanya dalam bisnis:

1. Memahami produk/jasa perusahaan

Dalam menyelesaikan permasalahan pelanggan atau menjawab pertanyaan mereka, layanan pelanggan harus memahami produk atau jasa yang ditawarkan. Coba bayangkan, jika agen Anda tidak mengetahui produk atau jasa bisnis yang ditawarkan. Mereka pasti akan terbata-bata saat menjawab pertanyaan pelanggan. Alhasil, pelanggan merasa agen Anda tidak membantu menyelesaikan kendala mereka. Hal itu berdampak pada pelanggan tidak merasa puas dengan pelayanan bisnis Anda.

2. Melayani pelanggan dan bangun hubungan yang baik

Memberikan pelayanan kepada pelanggan menjadi tugas utama seorang agen untuk melayani pelanggan. Dalam melayani pelanggan, agen perlu membangun hubungan pelanggan yang baik. Hal itu untuk menciptakan kenyamanan pelanggan hingga meningkatkan potensi menjadi pelanggan potensial.

3. Menjelaskan dan memberikan solusi permasalahan

Tak jarang agen menerima pesan atau telepon dari pelanggan tiap harinya. Semakin besar perusahaannya, semakin banyak juga pelanggan yang menghubungi perusahaan. Baik keluhan pelanggan atau saran maupun yang menanyakan tentang produk atau jasa bisnis. Di sinilah tugas agen untuk memberikan solusi kepada mereka.

4. Meyakinkan pelanggan

Pelanggan akan merasa yakin jika customer service memberikan penjelasan dengan percaya diri dan tanpa keraguan. Misalnya, ada seorang pelanggan menanyakan produk skin care kepada agen perusahaan A. Ia bertanya apakah produk sunblock keluaran terbaru perusahaan A bisa bertahan lama. Namun, agen menjawab dengan nada yang tidak begitu yakin dan hanya menjawab sekadarnya.

Sedangkan pada perusahaan B, agen bicara dengan percaya diri saat dan memberikan detail produk sunblock tersebut kepada pelanggan. Jika Anda menjadi pelanggan, produk perusahaan manakah yang kemungkinan besar akan Anda beli?

Apa Tanggung Jawab dari Layanan Pelanggan?

Tanggung jawab dari layanan pelanggan adalah tanggung jawab bisnis untuk memberikan dukungan dan layanan yang berkualitas kepada pelanggannya. Termasuk menanggapi pertanyaan dan keluhan pelanggan, menyediakan informasi produk yang akurat, serta membantu pelanggan dalam proses pembelian dan pengiriman produk.

Seperti halnya tugas, berikut manfaat layanan pelanggan untuk bisnis:

1. Responsif

Agen Anda harus siap untuk menanggapi pertanyaan dan keluhan pelanggan dengan cepat dan tepat, baik melalui telepon, email, atau media sosial. Ini dapat membantu pelanggan untuk mendapatkan dukungan yang mereka butuhkan dan meningkatkan kepuasan mereka.

2. Menyediakan Informasi Produk Yang Akurat

Agen Anda harus memiliki pengetahuan yang cukup tentang produk yang dijual oleh perusahaan, termasuk fitur, harga, dan pengiriman. Ini dapat membantu pelanggan untuk membuat keputusan pembelian yang informatif dan tepat.

3. Membantu Proses Pembelian dan Pengiriman Produk

Terakhir, agen Anda harus siap untuk membantu pelanggan dalam proses pembelian, termasuk menyediakan panduan dan petunjuk yang jelas, serta memproses pembayaran dan pengiriman produk.

Bagaimana Layanan Pelanggan Yang Baik?

Layanan pelanggan yang baik berarti bersedia memberikan dukungan dan layanan yang berkualitas kepada pelanggan. Hal ini termasuk menjawab pertanyaan dan keluhan pelanggan dengan cepat dan tepat, menyediakan informasi produk yang akurat dan lengkap, serta membantu pelanggan dalam proses pembelian dan pengiriman produk. Agen yang baik juga harus bersedia mendengarkan dan menanggapi umpan balik pelanggan, sehingga dapat memperbaiki pengalaman pelanggan dan membangun kepercayaan dan loyalitas. Dengan menyediakan layanan yang baik, bisnis dapat mempertahankan pelanggan yang ada dan menarik pelanggan baru, serta membantu pertumbuhan dan kesuksesan bisnis.

Apa Saja Jenis dari Layanan Pelanggan?

Jenis layanan pelanggan semakin beragam seiring berkembangnya zaman. Jika dulu hanya menggunakan media telepon, sekarang pelanggan dapat menghubungi bisnis dari beragam media komunikasi.

Berikut ini 5 jenis layanan pelanggan yang wajib diketahui oleh bisnis:

1. Layanan pelanggan berjalan

Saat pelanggan ada keluhan mereka akan mengunjungi departemen layanan pelanggan. Namun, jenis yang satu ini sangat menyita waktu. Hal itu karena layana pelanggan harus mengunjungi layanan perusahaan secara langsung.

Jika saat ini bisnis Anda bergerak di bidang online dan Anda ingin menjaga kepuasan pelanggan, jangan khawatir untuk mencari cara baru. Anda dapat menghemat banyak waktu dan uang untuk berinvestasi dengan lebih mengefisiensikan jumlah agen bisnis Anda.

2. Layanan pelanggan melalui email

Harapan setiap konsumen sudah berubah. Mereka menginginkan tanggapan yang cepat, pengiriman yang cepat dan tepat waktu, serta pengalaman pribadi lainnya.

Sebenarnya, layanan melalui email tidak sepenuhnya ketinggalan zaman. Masih banyak perusahaan yang menggunakan layanan jenis ini. Namun, memang untuk layanan melalui email, respons yang diberikan bisnis lebih lamban dibandingkan melalui telepon.

Jadi, jika Anda memiliki perusahaan B2B maka layanan menggunakan email adalah hal yang tetap bisa Anda terapkan. Namun, Anda tetap harus mengatur waktu respons awal yang cepat atau baik, meski setelah itu waktu penyelesaian masalah mungkin akan cukup lama.

3. Layanan panggilan telepon

Layanan panggilan telepon merupakan layanan yang paling umum dimiliki oleh setiap bisnis. Pelanggan yang memiliki kendala atau keluhan terhadap penggunaan produk atau jasa bisnis, maka mereka otomatis akan menghubungi bisnis tersebut untuk mendapatkan solusi dengan cepat. Hal yang pertama kali akan dilakukan biasanya pelanggan adalah mencari nomor telepon layanan yang bisa dihubungi dari produk atau layanan jasa tersebut.

4. Layanan chat secara langsung melalui website/media sosial

Semakin berkembangnya teknologi, semakin marak pula aplikasi media sosial yang populer di masyarakat. Untuk mengikuti perkembangan zaman, banyak perusahaan yang menerima pelayanan pelanggan melalui pesan atau chat di media sosial maupun website perusahaan.

Pada saat ini, layanan melalui chat merupakan metode yang paling populer. Karena hampir tiap masyarakat memiliki akun media sosial sehingga memudahkan mereka untuk mengirim pesan ke perusahaan yang mereka tuju. Dan, perusahaan pun kini banyak yang meningkatkan fast respons di akun media sosial mereka.

5. Layanan IVR (Interactive Voice Response)

Layanan IVR (Interactive Voice Response) atau respons suara interaktif merupakan layanan yang menggunakan teknologi yang mampu memutar rekaman suara dalam menyampaikan informasi yang dibutuhkan oleh pelanggan.

Dengan adanya layanan IVR akan memandu pelanggan dengan mengintruksi langkah-langkah yang diperlukan untuk memperoleh informasi yang diinginkan. Sebagai contoh, seorang pelanggan menelepon perusahaan untuk mengetahui cara membatalkan pesanan. Pada saat telepon tersambung, pelanggan akan mendengar intruksi dari layanan IVR tersebut. Misalnya, “Tekan 1 untuk informasi pemesanan, tekan 2 untuk cara pembatalan pesanan, tekan 3 untuk mengetahui proses pengiriman barang, atau tekan 4 untuk berbicara kepada layanan customer service kami.”

Dengan begitu, pelanggan hanya perlu menekan tombol atau angka sesuai dengan instruksi yang diberikan.

Dapatkan Sistem Layanan Pelanggan Terbaik Sekarang!

pengalaman terbaik dalam mengelola layanan pelanggan yang efektif menggunakan Sistem Layanan Pelanggan (Customer Service) terbaik dari Barantum. Kami percaya, perusahaan yang berhasil adalah perusahaan yang berhasil menyediakan service atau layanan terbaik untuk pelanggannya. Untuk itu, Anda sebagai calon pelanggan dan partner terbaik kami. Kami akan menyediakan dan memberikan layanan terbaik pula untuk Anda.

Aplikasi CRM Call Center berbasis cloud dari Barantum memiliki semua fitur untuk mengelola pusat panggilan masuk, keluar atau kombinasi keduanya secara efisien. Sederhanakan sistem dukungan pelanggan Anda dengan sistem tiket otomatis yang mengubah permintaan pelanggan yang datang dari berbagai saluran menjadi tiket yang siap di tindak lanjuti oleh tim yang di tugaskan secara otomatis dan lacak seluruh interaksi dengan pelanggan Anda