Mengelola permintaan bantuan pelanggan dalam jumlah besar bisa menjadi tantangan, terutama jika tim helpdesk sering kewalahan dengan banyaknya tiket masuk atau respons yang tertunda. Untuk mengatasi hal ini, bisnis Anda perlu menggunakan CRM helpdesk—solusi yang dapat menyatukan seluruh interaksi pelanggan dalam satu sistem terintegrasi.
Dengan CRM helpdesk, tim Anda dapat merespons lebih cepat, mengelola tiket lebih efisien, dan meningkatkan kepuasan pelanggan secara menyeluruh.
Penasaran bagaimana sistem ini bisa membantu operasional Anda? Mari cari tahu manfaat lengkapnya di sini!
Daftar Isi
Apa Itu CRM Help Desk?
CRM help desk membantu tim customer support menangani permintaan pelanggan secara lebih terstruktur dan efisien. Sistem ini mencatat setiap pertanyaan, keluhan, atau permintaan bantuan sebagai tiket yang tertata rapi, sehingga memudahkan tim dalam proses penanganan.
Sistem ini juga memungkinkan integrasi berbagai channel komunikasi seperti email, WhatsApp, Instagram, Facebook, Line, Telegram serta e-commerce Shopee dan Tokopedia ke dalam satu sistem, sehingga tim tidak perlu berpindah-pindah aplikasi.
Hasilnya? Proses kerja lebih cepat, respons lebih akurat, dan pelanggan lebih puas.
Fitur Utama CRM Help Desk
Agar layanan pelanggan semakin optimal, CRM helpdesk harus memiliki fitur-fitur berikut:
1. Customer Database Terpusat agar Informasi Pelanggan Mudah Diakses
Semua riwayat interaksi pelanggan tersimpan dalam satu database. Tim help desk bisa langsung melihat riwayat komunikasi sebelumnya, serta kebutuhan pelanggan tanpa harus mencari-cari data di berbagai tempat. Ini memastikan layanan yang lebih cepat dan personal.
2. Omnichannel Support untuk Terhubung di Berbagai Channel Komunikasi
Pelanggan kini menghubungi bisnis melalui berbagai channel seperti telepon, email, WhatsApp, Instagram, Facebook, Line, Telegram, live chat, serta e-commerce Shopee dan Tokopedia.
Dengan fitur omnichannel support, semua pesan dari berbagai channel tersebut akan terpusat dalam satu sistem. Ini memudahkan tim CRM helpdesk dalam memonitor dan merespons pelanggan tanpa harus berpindah aplikasi.
3. Ticketing System agar Keluhan Pelanggan Tertata & Mudah Ditangani
Saat pelanggan menyampaikan keluhan atau pertanyaan, sistem secara otomatis mencatatnya sebagai tiket. Tim kemudian dapat menetapkan prioritas, menugaskan tiket ke agen yang tepat, dan melacak progres penyelesaiannya.
Berkat sistem ticketing, tim helpdesk tidak lagi melewatkan atau melupakan keluhan pelanggan.
4. Automation & Workflow untuk Mempercepat Proses Customer Support
Otomatisasi yang ada di CRM membantu tugas-tugas berulang tim help desk seperti pengiriman pesan konfirmasi dan follow-up pelanggan dilakukan secara otomatis. Ini mengurangi beban kerja tim dan meningkatkan efisiensi operasional.
5. AI Chatbot untuk Respons Otomatis
AI Chatbot bisa menangani pertanyaan umum pelanggan secara instan, seperti status pesanan, informasi produk, atau panduan pemakaian. Dengan begitu, tim CRM help desk bisa fokus menangani kasus yang lebih kompleks.
6. Round Robin untuk Distribusi Tiket Secara Merata ke Tim Support
Sistem akan membagi tiket pelanggan secara otomatis dan merata ke setiap agen yang tersedia. Ini memastikan tidak ada agen yang kelebihan beban kerja dan setiap pelanggan mendapatkan pelayanan yang cepat.
7. Reporting & Analytics untuk Evaluasi dan Peningkatan Layanan
Dengan fitur analitik dan laporan, bisnis bisa memantau performa tim help desk, melihat tren keluhan pelanggan, dan mengevaluasi layanan berdasarkan data real-time. Ini membantu dalam pengambilan keputusan untuk meningkatkan kualitas layanan.
Contoh Alur Penggunaan CRM Help Desk
AI chatbot merespons secara otomatis ketika pelanggan menghubungi bisnis melalui WhatsApp atau email, terutama untuk menjawab pertanyaan yang sering diajukan.
Jika masalahnya lebih kompleks, sistem secara otomatis membuat tiket dan meneruskannya ke agen help desk yang aktif.
Agen akan menganalisis keluhan, memberikan solusi, dan memastikan pelanggan mendapatkan jawaban yang sesuai.
Jika masalah memerlukan tindak lanjut, sistem akan menjadwalkan follow-up hingga tim menyelesaikan masalah tersebut. Setelah itu, sistem mengirimkan survei kepuasan (CSAT) kepada pelanggan untuk mengumpulkan feedback atas layanan yang telah diberikan.
Solusi CRM Help Desk Terbaik Menggunakan Barantum
Agar tim CRM helpdesk bekerja lebih efisien, pilih CRM yang sudah terbukti andal. Barantum CRM hadir dengan fitur lengkap untuk membantu bisnis meningkatkan kualitas layanan pelanggan.
Kenapa Harus Barantum CRM?
Terintegrasi dengan Berbagai Channel Komunikasi: Telepon, email, WhatsApp, Instagram, Facebook, Line, Telegram, live chat, serta e-commerce Shopee dan Tokopedia dalam satu sistem.
- Sistem Ticketing yang Canggih: Semua keluhan pelanggan tertata rapi dengan status yang jelas.
- AI Chatbot & Automasi: Respons lebih cepat tanpa beban kerja berlebih.
- Database Pelanggan Terpusat: Histori pelanggan bisa diakses dalam hitungan detik.
- Distribusi Tiket Otomatis (Round Robin): Beban kerja agen merata, layanan lebih optimal.
- Analisis Performa Tim: Laporan real-time untuk evaluasi layanan dan peningkatan kualitas.
Dukungan WhatsApp Centang Biru: Meningkatkan kepercayaan bisnis Anda.
Dengan Barantum CRM, tim help desk bisa bekerja lebih efisien, pelanggan lebih puas, dan bisnis makin berkembang. Yuk, tingkatkan layanan pelanggan dengan CRM terbaik sekarang juga!
Tertarik dengan Barantum?
CRM Specialist and SEO Content Writer.
As CRM Specialist and SEO Content Writer I craft compelling content that enhances brand identity and drives engagement, leveraging my expertise to connect with audiences and boost conversions.
