Customer support 24/7 menjadi kebutuhan penting di era digital ketika pelanggan mengharapkan respons cepat kapan saja. Pelanggan tidak lagi terikat jam kerja bisnis dan dapat menghubungi perusahaan di luar jam operasional. Jika bisnis tidak siap, potensi kehilangan kepercayaan pelanggan akan semakin besar.
Selain itu, persaingan bisnis yang semakin ketat menuntut layanan pelanggan yang responsif dan profesional. respons yang lambat dapat berdampak langsung pada kepuasan dan loyalitas pelanggan. Oleh karena itu, memahami cara membangun customer support 24/7 secara efektif menjadi langkah strategis. Pastikan Anda membaca artikel ini hingga selesai untuk mendapatkan gambaran lengkapnya.
Daftar Isi
Apa Itu Customer Support 24/7?
Customer support 24/7 adalah sistem layanan pelanggan yang selalu aktif sepanjang waktu tanpa jeda. Layanan ini mencakup penanganan pertanyaan, komplain, hingga permintaan informasi pelanggan. Tujuannya adalah memastikan pelanggan selalu mendapatkan bantuan kapan pun dibutuhkan.
Meskipun demikian, customer support 24/7 tidak selalu berarti seluruh proses dilakukan oleh manusia. Sehingga banyak bisnis memanfaatkan teknologi otomatisasi untuk menjaga ketersediaan layanan. Dengan pendekatan yang tepat, kualitas respons tetap dapat terjaga meskipun layanan berjalan non-stop.
Tantangan Membangun Customer Support 24/7
Meskipun terdengar ideal, membangun customer support (CS) 24/7 bukanlah hal yang mudah. Banyak bisnis menghadapi kendala dari sisi operasional, biaya, hingga kualitas layanan. Tanpa perencanaan yang matang, sistem ini justru dapat membebani perusahaan. Oleh karena itu, berikut beberapa tantangan utama yang sering dihadapi bisnis saat membangun customer support 24/7.
1. Keterbatasan SDM untuk Jam Operasional Panjang
Pertama, menyediakan layanan 24 jam membutuhkan jumlah staff yang tidak sedikit. Perusahaan harus mengatur shift kerja agar layanan tetap berjalan tanpa henti. Sehingga kondisi ini sering kali sulit diterapkan, terutama bagi bisnis skala kecil.
Selain itu, beban kerja yang tinggi dapat menurunkan performa CS. Kelelahan berpotensi mempengaruhi kualitas respons. Akibatnya, kepuasan pelanggan justru menurun.
2. Biaya Operasional yang Tinggi
Kedua, operasional customer support 24/7 memerlukan biaya tambahan yang signifikan. Mulai dari gaji staff, tunjangan shift malam, hingga biaya infrastruktur pendukung. Sehingga ini menjadi tantangan besar bagi bisnis dengan anggaran terbatas.
Di sisi lain, peningkatan biaya tidak selalu sebanding dengan hasil jika tidak dikelola dengan baik. Tanpa efisiensi, profitabilitas bisnis dapat tertekan.
3. Kesulitan Menjaga Kualitas Respons
Selanjutnya, menjaga kualitas respons secara konsisten selama 24 jam bukan perkara mudah. Setiap CS memiliki gaya komunikasi dan pemahaman yang berbeda. Sehingga dapat menyebabkan perbedaan kualitas layanan.
Selain itu, respons yang tidak konsisten berpotensi menurunkan kepercayaan pelanggan. Standar layanan pun sulit dipertahankan tanpa sistem yang terstruktur.
4. Manajemen Antrean & Volume Chat yang Tinggi
Berikutnya, lonjakan chat sering terjadi di jam-jam tertentu. Tanpa manajemen antrean yang baik, pelanggan harus menunggu lama. Kondisi ini dapat memicu ketidakpuasan.
Di sisi lain, CS dapat kewalahan menghadapi volume chat yang tinggi. Tanpa bantuan sistem otomatis, produktivitas tim menjadi menurun.
5. Tidak Adanya Sistem Monitoring & Evaluasi yang Konsisten
Terakhir, tanpa sistem monitoring, performa customer support sulit dievaluasi. Manajemen tidak memiliki data akurat untuk menilai kecepatan dan kualitas respons. Akibatnya, perbaikan layanan menjadi tidak terarah.
Selain itu, evaluasi manual membutuhkan waktu dan rentan kesalahan. Data yang tidak real time membuat pengambilan keputusan menjadi kurang tepat.
Cara Membangun Customer Support 24/7 Secara Efektif
Untuk mengatasi berbagai tantangan tersebut, bisnis perlu menerapkan strategi yang tepat. Pendekatan ini harus menggabungkan teknologi dan manajemen yang terstruktur. Dengan cara ini, customer support 24/7 dapat berjalan lebih efisien. Maka dari itu, berikut langkah-langkah yang dapat diterapkan untuk membangun customer support 24/7 secara efektif.
1. Gunakan AI Agent untuk Menjawab Chat Otomatis 24/7
Pertama, AI Agent memungkinkan bisnis menjawab pertanyaan pelanggan secara otomatis sepanjang waktu. Sistem ini dapat menangani pertanyaan umum tanpa campur tangan manusia. Dengan demikian, pelanggan tetap mendapatkan respons cepat kapan saja.
Selain itu, AI membantu mengurangi beban kerja CS. Tim dapat fokus pada kasus yang lebih kompleks. Efisiensi operasional pun meningkat.
2. Menyusun SOP dan Template Respons Bersama AI Agent
Kedua, SOP dan template respons membantu menjaga konsistensi layanan. AI Agent dapat dilatih menggunakan standar tersebut agar jawaban tetap seragam. Sehingga penting untuk menjaga citra profesional bisnis.
Selain itu, SOP memudahkan proses eskalasi ke CS manusia. Alur penanganan menjadi lebih jelas dan terstruktur. Kualitas layanan pun lebih terjaga.
3. Membuat Sistem Prioritas Tiket dengan Bantuan AI
Berikutnya, AI dapat membantu mengelompokkan tiket berdasarkan tingkat urgensi. Chat dengan prioritas tinggi dapat ditangani lebih cepat. Sistem ini membantu mencegah penumpukan antrean.
Di sisi lain, CS dapat bekerja lebih fokus dan terarah. Waktu respons menjadi lebih optimal. Kepuasan pelanggan pun meningkat.
4. Menerapkan Omnichannel agar Semua Chat Terpusat
Selanjutnya, omnichannel memungkinkan seluruh percakapan dari berbagai kanal terpusat dalam satu sistem. CS tidak perlu berpindah-pindah platform untuk membalas pesan. Sehingga meningkatkan efisiensi kerja.
Selain itu, riwayat percakapan pelanggan tersimpan dengan rapi. CS dapat memberikan respons yang lebih relevan. Pengalaman pelanggan pun menjadi lebih baik.
5. Monitoring Performa CS & AI Agent Secara Real Time
Monitoring real time membantu manajemen memantau kinerja layanan. Sehingga Anda dapat menganalisis data seperti kecepatan respons dan volume chat dengan mudah. Dengan begitu, tim dapat melakukan evaluasi secara cepat.
Selain itu, masalah layanan dapat terdeteksi lebih awal. Tindakan perbaikan pun bisa segera dilakukan. Kualitas customer support tetap terjaga.
6. Menyediakan Knowledge Base untuk Melatih AI & CS
Terakhir, knowledge base berisi informasi produk dan layanan yang lengkap. AI Agent dapat menggunakan data ini untuk memberikan jawaban yang akurat. Selain itu, CS juga terbantu saat menangani pertanyaan pelanggan.
Dengan knowledge base yang terstruktur, proses pembelajaran menjadi lebih cepat. Konsistensi jawaban pun lebih terjaga. Sehingga efisiensi layanan meningkat secara signifikan.
Bangun Customer Support 24/7 dengan AI Agent Barantum
Setelah memahami strategi yang tepat, bisnis membutuhkan solusi teknologi yang andal. AI Agent Barantum dirancang untuk membantu bisnis membangun customer support 24/7 secara efisien. Sistem ini menggabungkan otomatisasi dan kontrol penuh dalam satu platform.
Dengan pendekatan berbasis AI, layanan pelanggan dapat berjalan non-stop tanpa membebani tim. Kualitas respons tetap terjaga dengan dukungan sistem yang terintegrasi.
Fitur AI Agent Barantum untuk Customer Support 24/7
Untuk mendukung layanan pelanggan tanpa henti, tersedia berbagai fitur unggulan. Fitur-fitur ini dirancang agar AI dan CS dapat bekerja secara kolaboratif. Dengan sistem yang tepat, customer support 24/7 menjadi lebih mudah dikelola. Berikut fitur utama AI Agent Barantum.
1. Respons Otomatis 24/7 dengan Balasan Cepat
Pertama, AI Agent memberikan respons otomatis tanpa batas waktu. Pelanggan mendapatkan jawaban dalam hitungan detik. Sehingga mampu meningkatkan kepuasan pelanggan secara signifikan.
Selain itu, beban kerja CS berkurang. Tim dapat fokus pada penanganan lanjutan. Efisiensi layanan pun meningkat.
2. Eskalasi Otomatis ke CS Manusia Jika Diperlukan
Kedua, AI Agent dapat mengeskalasi chat ke CS manusia saat dibutuhkan. Proses ini berjalan otomatis berdasarkan kondisi tertentu. Sehingga pelanggan tetap mendapatkan bantuan yang relevan.
Dengan sistem ini, kasus kompleks tidak terabaikan. Alur penanganan menjadi lebih lancar. Kualitas layanan tetap terjaga.
3. Analisa Sentimen untuk Mendeteksi Chat Urgent
Berikutnya, fitur analisa sentimen membantu mendeteksi emosi pelanggan. Chat dengan indikasi marah atau urgent dapat diprioritaskan. Sehingga ini mencegah potensi konflik.
Selain itu, CS dapat merespons dengan pendekatan yang tepat. Pengalaman pelanggan menjadi lebih positif. Risiko churn dapat ditekan.
4. Membaca Teks & Gambar untuk Jawaban Lebih Akurat
Selanjutnya, AI Agent mampu memahami teks dan gambar yang dikirim pelanggan. Fitur ini membantu memberikan jawaban yang lebih relevan. Proses klarifikasi menjadi lebih cepat.
Dengan kemampuan ini, pelanggan tidak perlu menjelaskan berulang kali. respons menjadi lebih efisien. Kepuasan pelanggan meningkat.
5. Follow Up Otomatis untuk Chat yang Belum Direspons
Sistem dapat melakukan follow up otomatis pada chat yang belum direspons. Hal ini memastikan tidak ada pesan yang terlewat. Pelanggan merasa lebih diperhatikan.
Selain itu, CS tidak perlu mengecek chat secara manual. Proses kerja menjadi lebih efisien. Layanan tetap konsisten.
6. Integrasi WhatsApp API Resmi & Omnichannel
Integrasi WhatsApp API resmi memungkinkan komunikasi yang lebih profesional. Seluruh kanal terhubung dalam satu dashboard. CS dapat mengelola percakapan dengan mudah.
Selain itu, riwayat pelanggan tersimpan rapi. Analisis layanan menjadi lebih akurat. Pengalaman pelanggan semakin baik.
7. Laporan & Analitik Kinerja AI dan CS Secara Real Time
Laporan real time membantu memantau performa layanan. Data seperti response time dan volume chat mudah dianalisis. Evaluasi menjadi lebih objektif.
Manajemen dapat mengambil keputusan berbasis data. Perbaikan layanan pun lebih terarah. Produktivitas meningkat.
8. Atur Semuanya Melalui Prompt yang Fleksibel
AI Agent dapat dikustomisasi melalui prompt yang fleksibel. Bisnis dapat menyesuaikan gaya komunikasi sesuai brand. Hal ini menjaga konsistensi layanan.
Selain itu, perubahan dapat dilakukan dengan cepat. Tidak diperlukan proses teknis yang rumit. Sistem menjadi lebih adaptif.
9. Belajar dari Knowledge Base Bisnis Anda
Terakhir, AI Agent dapat belajar dari knowledge base internal. Informasi bisnis digunakan untuk meningkatkan akurasi jawaban. Proses pembelajaran berlangsung berkelanjutan.
Dengan sistem ini, kualitas respons terus meningkat. CS dan AI bekerja lebih sinkron. Layanan pelanggan menjadi semakin optimal.
Keunggulan AI Agent Barantum untuk Customer Support 24/7
Selain fitur yang lengkap, AI Agent Barantum juga memiliki berbagai keunggulan. Keunggulan ini mendukung operasional layanan pelanggan secara menyeluruh. Sistem dirancang untuk kebutuhan bisnis jangka panjang.
Berikut keunggulan utama yang dapat Anda manfaatkan.
1. CS Bisa Fokus ke Kasus Penting, AI Menangani Sisanya
Pertama, AI menangani pertanyaan rutin secara otomatis. CS dapat fokus pada kasus yang membutuhkan sentuhan manusia. Pembagian kerja menjadi lebih efektif.
Dengan cara ini, kualitas penanganan kasus penting meningkat. Beban kerja tim menjadi lebih seimbang. Produktivitas pun naik.
2. Hemat Biaya Operasional dengan Otomasi AI
Kedua, otomasi AI membantu mengurangi kebutuhan SDM tambahan. Biaya operasional dapat ditekan secara signifikan. Bisnis tetap dapat menyediakan layanan 24/7.
Efisiensi ini berdampak langsung pada profitabilitas. Investasi teknologi menjadi lebih bernilai. Anggaran dapat dialokasikan ke area lain.
3. Meningkatkan Kecepatan respons Hingga 10x
Berikutnya, AI Agent mampu merespons jauh lebih cepat dibandingkan respons manual. Pelanggan mendapatkan jawaban instan. Waktu tunggu dapat diminimalkan.
Kecepatan respons yang tinggi meningkatkan kepuasan pelanggan. Pengalaman layanan menjadi lebih positif. Loyalitas pelanggan pun meningkat.
4. Dashboard Monitoring CS & AI secara Real Time
Selanjutnya, dashboard real time memudahkan pemantauan layanan. Manajemen dapat melihat performa CS dan AI secara langsung. Evaluasi menjadi lebih mudah.
Selain itu, data membantu mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki. Tindakan dapat diambil lebih cepat. Kualitas layanan tetap terjaga.
5. Scalable untuk Bisnis Kecil hingga Enterprise
Sistem dirancang fleksibel untuk berbagai skala bisnis. Baik bisnis kecil maupun enterprise dapat menggunakannya. Skalabilitas mendukung pertumbuhan jangka panjang.
Bisnis tidak perlu mengganti sistem saat berkembang. Investasi teknologi menjadi lebih efisien. Operasional tetap stabil.
6. Keamanan Data Standar ISO 27001 & 9001
Keamanan data menjadi prioritas utama. Sistem menerapkan standar ISO 27001 dan 9001. Sehingga data pelanggan terlindungi dengan baik.
Kepatuhan standar meningkatkan kepercayaan pengguna. Bisnis dapat menjalankan operasional dengan lebih aman. Risiko kebocoran data diminimalkan.
7. After Sales Support Terbaik di Indonesia
Terakhir, dukungan after sales membantu bisnis memaksimalkan penggunaan sistem. Tim support siap membantu saat dibutuhkan. Proses implementasi menjadi lebih lancar.
Selain itu, pembaruan dan peningkatan sistem dilakukan secara berkala. Bisnis selalu mendapatkan solusi yang relevan. Kepuasan pengguna tetap terjaga.
Berapa Biaya Menggunakan Barantum CRM?
Biaya menjadi pertimbangan penting dalam memilih solusi customer support 24/7. Struktur biaya yang fleksibel membantu bisnis menyesuaikan anggaran. Dengan perencanaan yang tepat, investasi dapat lebih optimal.
Berikut gambaran biaya penggunaan Barantum CRM.
1. Biaya Langganan Per Bulan sesuai Kebutuhan Bisnis
Pertama, biaya langganan Barantum terdiri dari tiga pilihan paket: Standard, Professional, dan Enterprise. Harga mulai dari Rp897.000 per bulan, sudah termasuk 3 user dengan fitur seperti WhatsApp Cloud API, multi-agent, automation, dan omnichannel dashboard.
Paket yang lebih tinggi memberi ruang bagi bisnis untuk bertumbuh. Jika tim Anda membutuhkan workflow yang lebih kompleks, AI Agent, atau level keamanan dan manajemen lebih tinggi, Anda cukup upgrade paket, tanpa mengganti sistem. Jadi, bisnis bisa berkembang secara bertahap tanpa hambatan atau biaya besar di awal.
2. Biaya Broadcast WhatsApp & AI Agent
Biaya broadcast WhatsApp dan AI Agent bersifat opsional dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis. Untuk broadcast, biaya dihitung per pesan yang berhasil terkirim sesuai kategori Meta:
- Marketing: Rp597 per template pesan terkirim ke nomor Indonesia.
- Authentication: Rp367per template pesan terkirim ke nomor Indonesia
- Utility: Rp367 per template pesan terkirim ke nomor Indonesia atau gratis jika pelanggan masih berada dalam jendela percakapan aktif 24 jam terakhir.
Selain itu, ada biaya AI Agent yang tersedia di paket langganan Professional dengan harga Rp1.797.000 per bulan, termasuk 3 user. Selain biaya paket, AI dikenai biaya berdasarkan penggunaan token yang dimulai dari Rp150 per respons, tergantung panjang percakapan. AI membantu menangani pertanyaan berulang 24/7 sehingga tim bisa fokus pada penjualan dan kasus penting.
Coba AI Agent Barantum Sekarang
Untuk merasakan manfaatnya secara langsung, Anda dapat mencoba AI Agent Barantum sekarang. Solusi ini membantu Anda membangun customer support 24/7 yang responsif dan efisien. Proses implementasi dilakukan dengan mudah.
Selain itu, manfaatkan kesempatan ini untuk meningkatkan kualitas layanan pelanggan. Dengan dukungan AI yang tepat, bisnis Anda siap bersaing di era digital. Jangan lewatkan peluang untuk mencobanya sekarang.
Tertarik dengan Barantum?
CRM Specialist and SEO Content Writer.
As CRM Specialist and SEO Content Writer I craft compelling content that enhances brand identity and drives engagement, leveraging my expertise to connect with audiences and boost conversions.
