Bagaimana cara untuk mengukur dan menjawab pertanyaan “Seberapa baik kinerja kita dibandingkan dengan yang lain, dan bagaimana kita bisa menjadi lebih baik?”. Jawabannya adalah dengan menggunakan benchmarking.
Dengan ini, organisasi atau perusahaan tidak hanya belajar dari kesuksesan perusahaan lain, tetapi juga mempersiapkan diri untuk menghadapi tantangan dengan solusi yang lebih efektif.
Simak artikel berikut untuk penjelasan lebih lengkapnya.
Daftar Isi
Apa itu Benchmarking?
Benchmarking atau juga disebut ‘tolok ukur’ adalah proses sistematis untuk membandingkan kinerja, praktik, atau proses suatu organisasi dengan standar terbaik yang ada, baik dalam industri yang sama maupun lintas industri.
Dikutip dari Benchmarking Data & Research, istilah ini muncul pada pertengahan tahun 1800-an bersamaan dengan diperkenalkannya bubuk mesiu.
Dengan benchmarking, Anda bisa mengetahui apakah produk/jasa Anda telah memenuhi standar. Apabila tercapai bahkan lebih, itu berarti baik. Namun, apabila nilainya dibawah berarti ada yang perlu dievaluasi.
Apa Saja Tujuan dari Benchmarking?
Berikut adalah manfaat penerapan benchmarking dalam bisnis:
1. Meningkatkan Performa secara Menyeluruh
Benchmarking berfungsi sebagai cermin refleksi untuk organisasi, membantu mengevaluasi kinerja internal secara mendalam. Dengan wawasan ini, perusahaan dapat memperbaiki performa di berbagai aspek operasional.
2. Memahami Posisi di Peta Persaingan
Dengan benchmarking, organisasi dapat membaca peta persaingan dengan lebih jelas, mengetahui posisi bisnisnya di pasar, dan memahami apakah produk atau layanan masih relevan bagi pelanggan.
3. Mengungkap Peluang Perbaikan
Benchmarking membuka mata terhadap area yang perlu perhatian khusus, seperti efisiensi, penghematan biaya, dan proses internal. Ini membantu perusahaan memfokuskan upaya untuk mencapai hasil optimal.
4. Meningkatkan Infrastruktur dan Operasional
Dengan membandingkan praktik terbaik, benchmarking mendorong pengembangan infrastruktur yang lebih kokoh, produktivitas yang lebih tinggi, dan sistem manajemen yang lebih efektif.
5. Memberikan Tolok Ukur yang Jelas
Benchmarking menawarkan data komparatif yang dapat dijadikan pedoman oleh manajemen senior dan pemangku kepentingan untuk membuat keputusan strategis yang lebih baik.
6. Membangkitkan Semangat Tim
Ketika kinerja dievaluasi dan dibandingkan dengan tim atau entitas lain, benchmarking dapat mematahkan rasa stagnasi dan memotivasi tim untuk bekerja lebih giat dan inovatif.
7. Mewujudkan Konsistensi Standar
Benchmarking membantu organisasi menyelaraskan standar di seluruh departemen atau cabang, menciptakan harmoni dalam operasi dan pelayanan di berbagai lini.
Jenis-Jenis Benchmarking
Secara umum, terdapat empat jenis benchmarking yang sering digunakan dalam dunia bisnis. Berikut penjelasan yang berbeda dan menarik tentang masing-masing jenisnya:
1. Internal Benchmarking
Ibarat melihat ke dalam cermin, internal benchmarking berfokus pada membandingkan proses dan kinerja antara departemen atau unit kerja dalam satu organisasi. Tujuannya adalah untuk menemukan praktik terbaik di dalam perusahaan sendiri dan menerapkannya secara konsisten di seluruh bagian organisasi.
2. Competitive Benchmarking
Ini seperti berlomba di lintasan yang sama, di mana perusahaan membandingkan dirinya dengan pesaing langsung di pasar. Dengan mempelajari kekuatan dan kelemahan kompetitor, perusahaan dapat mengidentifikasi strategi yang dapat meningkatkan daya saingnya.
3. Functional Benchmarking
Layaknya belajar dari tetangga yang sukses, functional benchmarking melibatkan perbandingan kinerja dengan perusahaan di industri yang berbeda tetapi memiliki fungsi serupa. Contohnya, sebuah perusahaan manufaktur dapat mempelajari praktik terbaik dalam logistik dari perusahaan e-commerce terkemuka.
4. Generic Benchmarking
Seperti mencari inspirasi di luar kebiasaan, generic benchmarking melibatkan analisis proses atau praktik terbaik yang berlaku secara umum, terlepas dari industrinya. Hal ini membantu perusahaan mengadopsi pendekatan yang inovatif dan relevan untuk meningkatkan efisiensi dan kinerja.
5. Strategic Benchmarking
Strategic Benchmarking melibatkan perbandingan strategi bisnis dan pendekatan jangka panjang antara organisasi dengan pesaing atau perusahaan lain yang dianggap berhasil. Fokus dari jenis ini adalah untuk mengidentifikasi dan menerapkan strategi yang terbukti efektif dalam menciptakan keunggulan kompetitif yang berkelanjutan.
6. Performance Benchmarking
Performance Benchmarking berfokus pada perbandingan kinerja organisasi, seperti produktivitas, kualitas, dan biaya, dengan standar atau pesaing terkemuka di industri. Tujuannya adalah untuk mengidentifikasi gap dalam kinerja dan menentukan langkah-langkah yang diperlukan untuk meningkatkan hasil yang ada.
7. Process Benchmarking
Process Benchmarking melibatkan perbandingan proses internal organisasi dengan proses terbaik yang digunakan oleh pesaing atau perusahaan terkemuka di industri. Tujuan dari jenis ini adalah untuk menemukan cara-cara yang lebih efisien dalam melaksanakan operasi bisnis dan untuk meningkatkan kualitas dan efektivitas proses bisnis.
Baca juga: Ketahui 15 Teknik Closing Sales untuk Meningkatkan Penjualan
Langkah dan Proses Benchmarking
Benchmarking adalah sebuah metode yang melibatkan langkah-langkah terstruktur untuk membandingkan kinerja atau proses dengan yang terbaik dalam industri.
Berikut adalah langkah-langkah yang dapat diikuti untuk melakukan benchmarking yang efektif:
1. Menentukan Tujuan Benchmarking
Langkah pertama dalam benchmarking adalah menetapkan tujuan yang jelas. Apakah tujuannya untuk meningkatkan efisiensi, menurunkan biaya, atau meningkatkan kualitas produk atau layanan?
Menentukan tujuan yang spesifik akan membantu dalam memilih area yang tepat untuk dibandingkan.
2. Memilih Proses atau Area yang Akan Dibandingkan
Setelah tujuan ditentukan, langkah berikutnya adalah memilih proses atau area tertentu dalam organisasi yang akan dibandingkan.
Hal ini bisa mencakup proses operasional, kualitas produk, manajemen sumber daya manusia, atau aspek lainnya yang relevan dengan tujuan yang telah ditetapkan.
3. Mengidentifikasi Mitra atau Pesaing untuk Dibandingkan
Benchmarking memerlukan identifikasi mitra atau pesaing yang dapat dijadikan acuan. Ini bisa melibatkan perusahaan dalam industri yang sama atau bahkan perusahaan di luar industri yang memiliki proses atau kinerja yang diakui sebagai terbaik dalam kelasnya.
Baca juga: Barantum vs Kompetitor: Keunggulan dan Perbedaannya
4. Mengumpulkan Data dan Informasi yang Relevan
Setelah menentukan mitra atau pesaing yang akan dibandingkan, langkah selanjutnya adalah mengumpulkan data dan informasi yang relevan.
Ini bisa melibatkan survei, wawancara, atau studi literatur untuk mendapatkan data yang diperlukan untuk melakukan perbandingan yang akurat.
5. Menganalisis Data dan Menentukan Gap
Setelah data dikumpulkan, langkah berikutnya adalah menganalisis data dan menentukan perbedaan (gap) antara kinerja atau proses organisasi Anda dengan standar yang telah ditetapkan.
Analisis ini akan menunjukkan area mana yang membutuhkan perbaikan dan tindakan apa yang perlu diambil untuk mencapai standar yang lebih tinggi.
6. Mengembangkan Rencana Aksi Perbaikan
Berdasarkan hasil analisis data dan gap yang ditemukan, organisasi perlu mengembangkan rencana aksi perbaikan. Ini mencakup strategi dan langkah-langkah konkret yang akan diambil untuk menutup gap yang ada dan mencapai hasil yang lebih baik.
7. Menerapkan Perubahan dan Memantau Hasilnya
Langkah terakhir dalam proses benchmarking adalah implementasi perubahan yang telah direncanakan. Setelah perubahan diterapkan, penting untuk memantau hasilnya dan mengevaluasi apakah perbaikan yang diharapkan telah tercapai. Pemantauan ini juga membantu untuk menyesuaikan strategi jika diperlukan.
Peran CRM dalam Benchmarking Perusahaan
CRM memiliki peran penting dalam benchmarking perusahaan, terutama dalam mengukur dan membandingkan performa dalam hal pengelolaan dan interaksi dengan pelanggan. Berikut beberapa peran utama CRM dalam benchmarking:
1. Mengukur Kepuasan dan Retensi Pelanggan
CRM memungkinkan perusahaan untuk melacak berbagai metrik yang berhubungan dengan kepuasan pelanggan, seperti waktu respons, tingkat penyelesaian masalah, dan retensi pelanggan. Data ini dapat dibandingkan dengan standar industri untuk mengetahui apakah pelayanan perusahaan memenuhi atau melebihi ekspektasi pasar.
2. Analisis Konversi Penjualan
CRM membantu perusahaan melacak seluruh perjalanan pelanggan, mulai dari prospek hingga penjualan. Dengan membandingkan tingkat konversi dari setiap tahapan penjualan, perusahaan dapat memahami di mana terdapat kelemahan dalam proses penjualan yang perlu ditingkatkan.
3. Benchmarking Efektivitas Kampanye Pemasaran
Melalui CRM, perusahaan dapat melacak hasil dari berbagai kampanye pemasaran, termasuk kampanye email, media sosial, dan iklan digital. Ini membantu dalam menganalisis ROI dan efektivitas kampanye, yang bisa dibandingkan dengan tolok ukur industri untuk menemukan strategi pemasaran yang paling efektif.
4. Optimasi Waktu Respons dan Kualitas Layanan
CRM dapat melacak seberapa cepat dan efektif tim layanan pelanggan menanggapi keluhan atau pertanyaan pelanggan. Waktu respons dan kualitas penyelesaian masalah ini dapat dibandingkan dengan perusahaan lain untuk melihat apakah perusahaan perlu meningkatkan standar pelayanan.
5. Pemetaan Preferensi dan Kebiasaan Pelanggan
CRM mengumpulkan data tentang preferensi dan kebiasaan pelanggan, yang membantu perusahaan memahami apa yang disukai pelanggan. Benchmarking preferensi ini dapat menjadi acuan untuk mengembangkan produk atau layanan baru yang sesuai dengan tren pasar.
6. Evaluasi dan Peningkatan Loyalitas Pelanggan
Dengan CRM, perusahaan dapat mengevaluasi tingkat loyalitas pelanggan melalui program loyalitas, frekuensi pembelian ulang, dan umpan balik yang diterima. Data ini bisa dibandingkan dengan standar industri, sehingga perusahaan bisa mengambil langkah untuk meningkatkan loyalitas pelanggan.
Baca juga: Penyedia Layanan CRM Consultant Terbaik di Indonesia
Tingkatkan Efisiensi Bisnis Anda dengan Barantum CRM
Barantum merupakan aplikasi CRM yang dirancang sebagai solusi untuk mengelola data pelanggan secara menyeluruh. Barantum CRM juga menawarkan integrasi Omnichannel Chat, Call Center, dan WhatsApp Business API untuk membantu Anda mengidentifikasi peluang perbaikan, melacak kinerja tim, dan membandingkan pencapaian dengan standar industri.
Dengan fitur-fitur canggih seperti pelacakan KPI, analisis data, dan laporan yang mendalam, Barantum CRM memudahkan Anda untuk mengambil keputusan berbasis data, meningkatkan produktivitas, dan menyelaraskan strategi bisnis dengan praktik terbaik.
Jadi, tunggu apalagi? Hubungi tim Barantum dan coba gratis Barantum selama 7 hari atau konsultasikan kebutuhan Anda tanpa biaya, sekarang!
Tertarik dengan Barantum?
Referensi:
- https://benchmarking.com.au/insights-trends/the-history-of-benchmarking/
CRM Specialist and SEO Content Writer.
As CRM Specialist and SEO Content Writer I craft compelling content that enhances brand identity and drives engagement, leveraging my expertise to connect with audiences and boost conversions.
Materi yang sangat baik dan sangat membantu. Terimakasih sukses selalu.