Perusahaan menetapkan KPI (Key Performance Indicator) sebagai metrik untuk mengukur efektivitas pencapaian tujuan dan sasaran bisnis mereka.
Jika perusahaan tidak memiliki alat pengukuran yang tepat, mereka akan kesulitan menentukan apakah sudah berada di jalur yang benar menuju tujuan strategisnya.
Untuk penjelasan lebih lengkap, simak artikel berikut ini.
Daftar Isi
Pengertian KPI (Key Performance Indicator)
KPI atau Key Performance Indicator atau Performance Measure adalah alat yang digunakan untuk mengukur kinerja dan keberhasilan suatu organisasi atau proyek.
Dengan KPI, organisasi dapat memastikan bahwa mereka berada di jalur yang benar menuju tujuan mereka, sambil memantau perkembangan secara berkala untuk mengidentifikasi dan mengatasi hambatan yang mungkin muncul.
Melalui KPI, organisasi dapat mengevaluasi efektivitas strategi mereka dalam berbagai aspek, seperti keuangan, operasional, dan kepuasan pelanggan.
Perusahaan menjaga fokus tim pada tujuan utama sambil menggunakan performance measure untuk menggali wawasan penting dan mengidentifikasi area yang perlu mereka tingkatkan.
Apa Bedanya KPI dan OKR?
Meskipun Anda sering menggunakan keduanya dalam perencanaan strategis, KPI dan OKR memiliki fokus yang berbeda. KPI mengukur kinerja terhadap target yang telah Anda tetapkan secara kuantitatif dan spesifik, serta biasanya Anda pakai untuk pemantauan rutin.
Sedangkan OKR (Objectives and Key Results) berfungsi sebagai kerangka kerja manajemen tujuan yang lebih luas.
OKR menetapkan tujuan yang ambisius dan hasil kunci yang dapat Anda ukur. OKR lebih fleksibel dan mendorong pertumbuhan melalui eksperimen dan inovasi, sementara KPI memusatkan perhatian pada kinerja yang stabil dan terukur.
Kenapa Key Performance Indicator Penting?
Pemimpin perusahaan menetapkan Key Performance Indicator (KPI) untuk mengukur kinerja tim, mengevaluasi kontribusi individu, dan memastikan semua bagian bergerak menuju tujuan yang telah mereka tetapkan.
Penting juga untuk menyelaraskan antara KPI perusahaan dan karyawan, karena jika tidak akan menyebabkan penurunan produktivitas karyawan (sumber: Geckoboard.com )
Selain itu, dengan Key Performance Indicator, perusahaan dapat:
- Memantau kinerja secara real-time
- Mengidentifikasi area yang perlu perbaikan
- Memberikan dasar pengambilan keputusan berbasis data
- Meningkatkan akuntabilitas individu dan tim
Baca juga: Cara Menghitung KPI Yang Tepat dan Contohnya
Apa Saja Jenis Key Performance Indicator?
Menerapkan KPI tidak bisa di sama ratakan untuk setiap divisi, setiap departemen pasti akan membutuhkan tujuan yang berbeda.
1. KPI Keuangan (Financial)
Perusahaan biasanya menetapkan Key Performance Indicator (KPI) keuangan yang berfokus pada pendapatan atau margin keuntungan.
Tim keuangan mengukur laba bersih secara akurat untuk memberikan gambaran yang jelas tentang pendapatan setelah mengurangi semua pengeluaran, seperti pajak dan bunga. Mereka mengambil data untuk metrik ini langsung dari laporan keuangan perusahaan.
2. KPI Operasional (Operational)
Key Performance Indicator ini digunakan untuk memantau kinerja operasional di berbagai divisi dalam perusahaan. Dengan metrik ini, Anda bisa menganalisis bagaimana proses kerja berlangsung dan apakah ada hambatan yang memengaruhi kualitas serta kinerja.
3. KPI Strategis (Strategic)
Untuk Performance Indicator strategis ini seringnya dipantau oleh level manajemen atas untuk menilai apakah arah bisnis sudah sesuai roadmap jangka panjang.
Key Performance Indicator strategis digunakan untuk mengukur kemajuan perusahaan dalam mencapai tujuan jangka panjang dan misi besar organisasi. Metrik ini biasanya berfokus pada pertumbuhan, daya saing pasar, dan pencapaian visi perusahaan.
4. KPI Kualitas (Quality)
Perusahaan menggunakan Key Performance Indicator ini untuk menilai seberapa baik produk atau layanan mereka memenuhi standar kualitas yang telah ditentukan. Kualitas yang konsisten dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan mengurangi biaya akibat perbaikan atau retur.
5. KPI Produktivitas (Productivity)
Key Performance Indicator ini sangat relevan dalam proyek berbasis target waktu, seperti konstruksi, pengembangan perangkat lunak, dan produksi massal.
Produktivitas mengukur seberapa efektif sumber daya digunakan untuk menghasilkan output. KPI ini membantu tim dan manajer menilai efisiensi operasional harian.
6. KPI Sumber Daya Manusia (Human Resource)
Dengan Key Performance Indicator yang tepat, perusahaan bisa menjaga keseimbangan antara produktivitas, budaya kerja yang sehat, dan retensi karyawan jangka panjang.
Performance measure digunakan untuk mengukur efektivitas departemen SDM dalam mengelola karyawan, retensi, dan pengembangan talenta di perusahaan.
Contoh Key Performance Indicator untuk Setiap Departemen Divisi
Contoh lainnya untuk Key Performance Indicator yang sesuai untuk setiap bisnis.
1. KPI Sales
- Total Penjualan Bulanan: Metrik ini menunjukkan nilai total transaksi penjualan dalam satu bulan. Ini digunakan untuk mengevaluasi performa tim sales terhadap target revenue yang ditentukan, serta membantu memperkirakan tren pendapatan ke depan.
- Conversion Rate dari Prospek ke Pelanggan: Mengukur persentase prospek yang berhasil dikonversi menjadi pelanggan aktual. Semakin tinggi angkanya, semakin efisien tim sales dalam menindaklanjuti dan menutup penjualan.
- Nilai Rata-Rata Transaksi: Rata-rata nilai dari setiap transaksi penjualan. Indikator ini penting untuk mengetahui potensi pendapatan per pelanggan dan strategi upselling atau bundling yang efektif.
Baca juga: KPI Sales: 12 Indikator Pengukuran Untuk Tim Sales
2. KPI Marketing
- Website Traffic Bulanan: Mengukur jumlah kunjungan ke situs web dalam periode tertentu. Ini menjadi indikator awal efektivitas kampanye digital dan daya tarik konten yang disajikan.
- Engagement Rate di Media Sosial: Persentase interaksi (like, comment, share) dibandingkan dengan jumlah followers atau reach. Metrik ini menunjukkan seberapa relevan dan menarik konten bagi audiens.
- Cost per Lead (CPL): Biaya rata-rata yang dikeluarkan untuk mendapatkan satu prospek (lead). CPL digunakan untuk menilai efisiensi biaya kampanye pemasaran dalam menghasilkan leads berkualitas.
3. KPI Customer Service
- Average Response Time (ART): Rata-rata waktu yang dibutuhkan tim layanan pelanggan untuk memberikan respons pertama terhadap pertanyaan atau keluhan pelanggan. ART yang rendah menandakan responsivitas yang baik.
- First Contact Resolution Rate (FCR): Persentase kasus pelanggan yang terselesaikan dalam satu kali kontak, tanpa perlu eskalasi atau follow-up tambahan. Metrik ini mencerminkan efektivitas dan kualitas layanan.
- Customer Satisfaction Score (CSAT): Pelanggan memberikan skor kepuasan secara langsung setelah menerima layanan, biasanya melalui survei dengan skala 1–5 atau 1–10 setelah interaksi selesai.
4. KPI Human Resource (HR)
- Turnover Rate: Tingkat karyawan keluar dari perusahaan dalam periode tertentu.
Employee Satisfaction Index: Skor rata-rata dari survei kepuasan kerja. - Training Completion Rate: Persentase karyawan yang menyelesaikan pelatihan wajib atau pengembangan kompetensi.
- Absenteeism Rate: Frekuensi ketidakhadiran karyawan sebagai indikator engagement dan kondisi kerja.
5. KPI Finance
- Rasio Likuiditas: Rasio likuiditas mengukur kemampuan perusahaan dalam mengelola dan melunasi utang jangka pendeknya menggunakan aset jangka pendek yang tersedia. Cara menghitungnya adalah dengan membagi aset lancar dengan kewajiban lancar.
- Rasio Profitabilitas: Perusahaan menghitung net profit margin untuk menilai seberapa efisien mereka mengubah penjualan menjadi keuntungan dengan biaya minimal.
- Rasio Solvabilitas: KPI ini membandingkan total utang dengan total aset untuk menilai kemampuan perusahaan dalam melunasi utang jangka panjang, yang mencerminkan efektivitas keuangan dalam jangka panjang.
- Rasio Perputaran: KPI ini mengukur seberapa cepat perusahaan mampu memutar barang dari produksi hingga terjual.
6. KPI Produktivitas
- Output per Employee: Hitung jumlah unit barang atau jasa yang setiap karyawan hasilkan untuk mengukur produktivitas individu.
- Utilisasi Waktu Kerja: Ukur berapa persen waktu kerja yang tim gunakan secara efektif untuk kegiatan produktif.
- Project Completion Rate: Tim membandingkan jumlah proyek yang mereka selesaikan tepat waktu dengan total proyek yang mereka mulai sejak awal.
- Lead Time: Tim mencatat durasi mulai dari awal proses hingga mereka menyelesaikan produk atau jasa dan siap menyerahkannya kepada pelanggan.
7. KPI Kualitas
- Hitung Defect Rate (Tingkat Cacat) dengan membandingkan jumlah produk cacat terhadap total produksi.
- Catat Customer Complaint Rate dengan menghitung jumlah keluhan pelanggan setiap periode.
- Ukur Return Rate dari banyaknya produk yang dikembalikan pelanggan sebagai indikator kualitas produk atau kesesuaian ekspektasi.
8. KPI Operasional
- Tim mencatat waktu (efisiensi waktu) yang dibutuhkan pada setiap tahap produksi dan membandingkannya dengan total durasi proses untuk mengukur efisiensi kerja.
- Analisis waktu siklus total dengan menghitung berapa lama tim menyelesaikan seluruh proses dari awal hingga akhir.
- Tim produksi membagi jumlah unit yang mereka hasilkan dengan waktu produksi per unit untuk menghitung throughput dan menilai kecepatan proses produksi.
9. KPI Strategis
- Market Share (Pangsa Pasar): Perusahaan mengambil alih bagian pasar dari kompetitor dan menghitung persentasenya untuk mengetahui seberapa besar dominasi mereka dalam industri.
- Customer Lifetime Value (CLV): Menilai nilai total pelanggan selama mereka berinteraksi dengan brand.
- Pertumbuhan Pendapatan Tahunan: Menunjukkan tren pertumbuhan finansial sebagai cerminan kinerja jangka panjang.
- Jumlah Pelanggan Baru vs. Pelanggan Hilang: Indikator loyalitas dan keberhasilan akuisisi pasar.
Cara Menentukan & Menyusun Key Performance Indicator yang Tepat
Berikut adalah panduan untuk dapat membuat Key Performance Indicator yang tepat.
1. Tentukan Goal dan Tujuan Bisnis Secara Spesifik
Pastikan Anda menetapkan Performance Indicator dengan tujuan yang spesifik dan relevan dengan sasaran bisnis untuk menghindari pemborosan sumber daya. Komunikasikan tujuan bisnis dengan jelas kepada semua pihak terkait agar mereka dapat memahami dan menjalankannya secara efektif.
2. Gunakan Prinsip SMART
Terapkan prinsip SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) saat membuat KPI agar Anda memastikan efektivitas dan relevansi indikator tersebut.
3. Libatkan Tim yang Relevan
Libatkan pihak terkait saat menentukan KPI, agar tim pelaksana menetapkan target yang realistis dan memberikan dukungan penuh terhadap pencapaiannya.
4. Gunakan Data Historis
Analisis performa masa lalu sebagai dasar untuk menetapkan target KPI yang menantang namun dapat Anda capai secara realistis.
5. Evaluasi dan Peningkatan
Setiap minggu atau bulan, evaluasi KPI bersama tim. Lacak kemajuan secara aktif dan sesuaikan strategi Anda saat menghadapi hambatan agar tetap berada di jalur yang tepat.
Setelah mencapai tujuan, evaluasi sendiri efektivitas KPI yang telah Anda tetapkan, lalu rumuskan KPI baru yang lebih relevan dengan arah bisnis berikutnya.
Kesalahan yang Sering Dilakukan Tim Saat Menyusun Key Performance Indicator (KPI)
Untuk dapat memberikan hasil maksimal, hindari hal berikut dalam menyusun KPI.
1. Terlalu Banyak KPI
Terlalu banyak KPI sering kali membuat tim kebingungan menentukan prioritas dan tindakan yang perlu mereka ambil.
Performance metric yang berlebihan juga dapat mengalihkan perhatian dari yang benar-benar penting, menyebabkan kurangnya fokus dan konsistensi dalam pencapaian tujuan.
2. KPI Tidak Selaras dengan Tujuan Bisnis
Salah satu kesalahan terbesar dalam pengelolaan KPI adalah memilih indikator yang tidak selaras dengan tujuan jangka panjang perusahaan.
Performance Indicator yang tidak relevan tidak hanya membuang waktu dan sumber daya, tetapi juga dapat menyesatkan tim dalam mencapai tujuan yang lebih besar.
3. Menggunakan Key Performance Indicator yang Tidak Terukur dengan Data
Jika Anda tidak mendukung Performance Indicator dengan data konkret, indikator tersebut hanya menjadi subjektif dan tidak dapat Anda tindaklanjuti. Misalnya, performa seperti “meningkatkan semangat kerja tim” terdengar baik, tetapi Anda akan kesulitan mengukurnya tanpa parameter yang jelas.
Idealnya, KPI harus memiliki sumber data yang valid dan sistem pengukuran yang konsisten. Tanpa ini, evaluasi kinerja akan penuh spekulasi dan berisiko bias.
4. Tidak mengevaluasi dan Menyesuaikan KPI Secara Berkala
Kondisi pasar, strategi bisnis, dan struktur organisasi bisa berubah seiring waktu. Jika Anda tidak mengevaluasi dan menyesuaikan performance secara rutin (misalnya tiap kuartal atau semester), indikator tersebut akan menjadi usang dan tidak lagi relevan.
Evaluasi rutin juga memungkinkan identifikasi dini terhadap Performance Indicator yang tidak efektif dan memberi ruang untuk perbaikan.
Contoh: Performance Indicator”jumlah pelanggan baru” mungkin tepat di tahap awal bisnis, namun seiring bertumbuh, perusahaan bisa lebih fokus pada Customer Retention Rate atau CLV sebagai indikator jangka panjang.
5. Menjadikan KPI Sebagai Alat Penghakiman, Bukan Perbaikan
Key Performance Indicator harus menjadi alat untuk mengarahkan, bukan menghukum. Jika Anda menggunakan KPI hanya untuk menilai siapa yang gagal, hal itu akan menimbulkan rasa takut dan menurunkan motivasi karyawan.
Gunakan Performance Indicator sebagai dasar untuk diskusi, pembelajaran, dan peningkatan kinerja tim.
Libatkan tim dalam pembahasan hasil performance, tanyakan kendala yang mereka hadapi, dan tentukan langkah perbaikan bersama. Dengan pendekatan kolaboratif ini, Anda membangun budaya kerja yang sehat dan produktif secara lebih efektif.
Mudah Susun dan Monitor KPI dengan Barantum CRM
Dengan fitur lengkap dan tampilan dashboard yang intuitif, Barantum CRM memudahkan Anda menyusun, memantau, dan menganalisis Key Performance Indicator dari berbagai divisi secara real-time. Anda dapat mengatur dan memantau semua indikator kinerja, mulai dari sales hingga customer service, dalam satu platform terintegrasi.
Tertarik mencoba? Nikmati kemudahan monitoring KPI dan optimalkan performa tim Anda dengan uji coba gratis Barantum CRM selama 7 hari.
Tertarik dengan Barantum?
CRM Specialist and SEO Content Writer.
As CRM Specialist and SEO Content Writer I craft compelling content that enhances brand identity and drives engagement, leveraging my expertise to connect with audiences and boost conversions.
