Bagaimana cara perusahaan mengukur kinerjanya dibandingkan pihak lain dan mencari cara untuk terus meningkatkan performa? Jawabannya adalah dengan menggunakan benchmarking.
Dengan ini, organisasi atau perusahaan tidak hanya belajar dari kesuksesan perusahaan lain, tetapi juga mempersiapkan diri untuk menghadapi tantangan dengan solusi yang lebih efektif.
Simak artikel berikut untuk penjelasan lebih lengkapnya.
Daftar Isi
Apa itu Benchmarking?
Benchmarking atau juga disebut ‘tolok ukur’ adalah proses sistematis untuk membandingkan kinerja, praktik, atau proses suatu organisasi dengan standar terbaik yang ada, baik dalam industri yang sama maupun lintas industri.
Benchmarking Data & Research mencatat bahwa para ahli mulai menggunakan istilah ini pada pertengahan tahun 1800-an, bertepatan dengan saat mereka memperkenalkan bubuk mesiu.
Anda dapat menggunakan benchmarking untuk menilai apakah produk atau jasa Anda telah memenuhi standar yang berlaku.
Jika hasilnya melampaui standar, itu menunjukkan kinerja yang baik. Namun, jika nilainya berada di bawah standar, Anda perlu melakukan evaluasi lebih lanjut.
Apa Saja Tujuan dari Benchmarking?
Berikut adalah manfaat penerapan benchmarking dalam bisnis:
1. Meningkatkan Performa secara Menyeluruh
Benchmarking berfungsi sebagai cermin refleksi untuk organisasi, membantu mengevaluasi kinerja internal secara mendalam. Dengan wawasan ini, perusahaan dapat memperbaiki performa di berbagai aspek operasional.
2. Memahami Posisi di Peta Persaingan
Dengan benchmarking, organisasi dapat membaca peta persaingan dengan lebih jelas, mengetahui posisi bisnisnya di pasar, dan memahami apakah produk atau layanan masih relevan bagi pelanggan.
3. Mengungkap Peluang Perbaikan
Benchmarking membuka mata terhadap area yang perlu perhatian khusus, seperti efisiensi, penghematan biaya, dan proses internal. Ini membantu perusahaan memfokuskan upaya untuk mencapai hasil optimal.
4. Meningkatkan Infrastruktur dan Operasional
Dengan membandingkan praktik terbaik, benchmarking mendorong pengembangan infrastruktur yang lebih kokoh, produktivitas yang lebih tinggi, dan sistem manajemen yang lebih efektif.
5. Memberikan Tolok Ukur yang Jelas
Perusahaan menggunakan benchmarking untuk memperoleh data komparatif yang mereka jadikan pedoman bagi manajemen senior dan pemangku kepentingan dalam pengambilan keputusan. Mereka menggunakan informasi ini untuk membuat keputusan strategis yang lebih terarah dan berbasis fakta.
6. Membangkitkan Semangat Tim
Saat perusahaan mengevaluasi kinerja dan membandingkannya dengan tim atau entitas lain, benchmarking mendorong tim untuk keluar dari rasa stagnasi.
Perusahaan memanfaatkan hasil perbandingan ini untuk membangkitkan motivasi, mendorong kerja lebih giat, dan menumbuhkan semangat inovasi di seluruh tim.
7. Mewujudkan Konsistensi Standar
Benchmarking membantu organisasi menyelaraskan standar di seluruh departemen atau cabang, menciptakan harmoni dalam operasi dan pelayanan di berbagai lini.
Jenis-Jenis Benchmarking
Secara umum, terdapat empat jenis benchmarking yang sering digunakan dalam dunia bisnis. Berikut penjelasan yang berbeda dan menarik tentang masing-masing jenisnya:
1. Internal Benchmarking
Ibarat melihat ke dalam cermin, internal benchmarking berfokus pada membandingkan proses dan kinerja antara departemen atau unit kerja dalam satu organisasi. Tujuannya adalah untuk menemukan praktik terbaik di dalam perusahaan sendiri dan menerapkannya secara konsisten di seluruh bagian organisasi.
2. Competitive Benchmarking
Ini seperti berlomba di lintasan yang sama, di mana perusahaan membandingkan dirinya dengan pesaing langsung di pasar. Dengan mempelajari kekuatan dan kelemahan kompetitor, perusahaan dapat mengidentifikasi strategi yang dapat meningkatkan daya saingnya.
3. Functional Benchmarking
Layaknya belajar dari tetangga yang sukses, functional benchmarking melibatkan perbandingan kinerja dengan perusahaan di industri yang berbeda tetapi memiliki fungsi serupa. Contohnya, sebuah perusahaan manufaktur dapat mempelajari praktik terbaik dalam logistik dari perusahaan e-commerce terkemuka.
4. Generic Benchmarking
Seperti mencari inspirasi di luar kebiasaan, generic benchmarking melibatkan analisis proses atau praktik terbaik yang berlaku secara umum, terlepas dari industrinya. Hal ini membantu perusahaan mengadopsi pendekatan yang inovatif dan relevan untuk meningkatkan efisiensi dan kinerja.
5. Strategic Benchmarking
Strategic Benchmarking melibatkan perbandingan strategi bisnis dan pendekatan jangka panjang antara organisasi dengan pesaing atau perusahaan lain yang dianggap berhasil. Fokus dari jenis ini adalah untuk mengidentifikasi dan menerapkan strategi yang terbukti efektif dalam menciptakan keunggulan kompetitif yang berkelanjutan.
6. Performance Benchmarking
Performance Benchmarking berfokus pada perbandingan kinerja organisasi, seperti produktivitas, kualitas, dan biaya, dengan standar atau pesaing terkemuka di industri. Tujuannya adalah untuk mengidentifikasi gap dalam kinerja dan menentukan langkah-langkah yang diperlukan untuk meningkatkan hasil yang ada.
7. Process Benchmarking
Process Benchmarking melibatkan perbandingan proses internal organisasi dengan proses terbaik yang digunakan oleh pesaing atau perusahaan terkemuka di industri. Tujuan dari jenis ini adalah untuk menemukan cara-cara yang lebih efisien dalam melaksanakan operasi bisnis dan untuk meningkatkan kualitas dan efektivitas proses bisnis.
Baca juga: Ketahui 15 Teknik Closing Sales untuk Meningkatkan Penjualan
Langkah dan Proses Benchmarking
Benchmarking adalah sebuah metode yang melibatkan langkah-langkah terstruktur untuk membandingkan kinerja atau proses dengan yang terbaik dalam industri.
Berikut adalah langkah-langkah yang dapat diikuti untuk melakukan benchmarking yang efektif:
1. Menentukan Tujuan Benchmarking
Langkah pertama dalam benchmarking adalah menetapkan tujuan yang jelas. Apakah tujuannya untuk meningkatkan efisiensi, menurunkan biaya, atau meningkatkan kualitas produk atau layanan?
Menentukan tujuan yang spesifik akan membantu dalam memilih area yang tepat untuk dibandingkan.
2. Memilih Proses atau Area yang Akan Dibandingkan
Setelah menetapkan tujuan benchmarking, perusahaan memilih proses atau area tertentu dalam organisasi sebagai objek perbandingan.
Mereka dapat fokus pada proses operasional, kualitas produk, manajemen sumber daya manusia, atau aspek lain yang relevan dengan tujuan yang ingin dicapai.
3. Mengidentifikasi Mitra atau Pesaing untuk Dibandingkan
Sebagai langkah awal, perusahaan mengidentifikasi mitra atau pesaing yang dapat dijadikan acuan dalam benchmarking. Perusahaan dapat memilih organisasi dari industri yang sama, atau bahkan dari luar industri, selama proses atau kinerjanya terbukti sebagai yang terbaik di kelasnya.
Baca juga: Barantum vs Kompetitor: Keunggulan dan Perbedaannya
4. Mengumpulkan Data dan Informasi yang Relevan
Setelah menetapkan mitra atau pesaing sebagai pembanding, perusahaan segera mengumpulkan data dan informasi yang relevan.
Untuk mendapatkan data yang akurat, perusahaan dapat melakukan survei, wawancara, atau studi literatur yang mendalam. Langkah ini menjadi dasar penting untuk proses benchmarking yang valid dan objektif.
5. Menganalisis Data dan Menentukan Gap
Setelah menyelesaikan pengumpulan data, perusahaan langsung menganalisis hasil dan menemukan gap antara proses internal dan standar yang berlaku.
Berdasarkan temuan ini, perusahaan menentukan area yang membutuhkan perbaikan dan merancang tindakan konkret untuk mencapai standar yang lebih tinggi serta meningkatkan daya saing.
6. Mengembangkan Rencana Aksi Perbaikan
Organisasi menganalisis data, menemukan gap dalam kinerjanya, lalu menyusun rencana aksi perbaikan untuk menutup kekurangan tersebut. Dalam rencana ini, organisasi menetapkan strategi dan langkah konkret untuk menutup gap yang ada dan mencapai hasil yang lebih baik.
7. Menerapkan Perubahan dan Memantau Hasilnya
Perusahaan menyelesaikan proses benchmarking dengan menerapkan perubahan yang telah mereka rencanakan.
Perusahaan kemudian memantau hasil perubahan dan mengevaluasi apakah perbaikan yang diinginkan telah tercapai. Jika hasilnya belum memuaskan, mereka segera menyesuaikan strategi berdasarkan temuan dari pemantauan tersebut.
Peran CRM dalam Benchmarking Perusahaan
CRM memiliki peran penting dalam benchmarking perusahaan, terutama dalam mengukur dan membandingkan performa dalam hal pengelolaan dan interaksi dengan pelanggan. Berikut beberapa peran utama CRM dalam benchmarking:
1. Mengukur Kepuasan dan Retensi Pelanggan
CRM memungkinkan perusahaan untuk melacak berbagai metrik yang berhubungan dengan kepuasan pelanggan, seperti waktu respons, tingkat penyelesaian masalah, dan retensi pelanggan. Data ini dapat dibandingkan dengan standar industri untuk mengetahui apakah pelayanan perusahaan memenuhi atau melebihi ekspektasi pasar.
2. Analisis Konversi Penjualan
CRM membantu perusahaan melacak seluruh perjalanan pelanggan, mulai dari prospek hingga penjualan. Ini terjadi karena perusahaan membandingkan konversi di setiap tahap penjualan untuk menemukan dan memperbaiki titik lemah dalam proses tersebut.
3. Benchmarking Efektivitas Kampanye Pemasaran
Melalui CRM, perusahaan dapat melacak hasil dari berbagai kampanye pemasaran, termasuk kampanye email, media sosial, dan iklan digital.
Perusahaan menganalisis ROI dan efektivitas kampanye, lalu membandingkannya dengan tolok ukur industri untuk mengidentifikasi strategi pemasaran terbaik.
4. Optimasi Waktu Respons dan Kualitas Layanan
Perusahaan memanfaatkan CRM untuk melacak kecepatan dan efektivitas tim layanan pelanggan dalam menanggapi keluhan maupun pertanyaan. Setelah itu, perusahaan membandingkan waktu respons dan kualitas penyelesaian dengan standar industri atau kompetitor guna mengevaluasi apakah perlu meningkatkan kualitas pelayanan.
5. Pemetaan Preferensi dan Kebiasaan Pelanggan
CRM membantu perusahaan memahami preferensi dan kebiasaan pelanggan dengan mengumpulkan data yang relevan. Benchmarking preferensi ini dapat menjadi acuan untuk mengembangkan produk atau layanan baru yang sesuai dengan tren pasar.
6. Evaluasi dan Peningkatan Loyalitas Pelanggan
Perusahaan mengevaluasi loyalitas pelanggan dengan bantuan CRM melalui data program loyalitas, pembelian ulang, dan umpan balik. Perusahaan kemudian membandingkan data tersebut dengan standar industri dan mengambil langkah konkret untuk meningkatkan loyalitas pelanggan.
Baca juga: Penyedia Layanan CRM Consultant Terbaik di Indonesia
Tingkatkan Efisiensi Bisnis Anda dengan Barantum CRM
Barantum merupakan aplikasi CRM yang dirancang sebagai solusi untuk mengelola data pelanggan secara menyeluruh. Barantum CRM juga menawarkan integrasi Omnichannel Chat, Call Center, dan WhatsApp Business API untuk membantu Anda mengidentifikasi peluang perbaikan, melacak kinerja tim, dan membandingkan pencapaian dengan standar industri.
Dengan fitur-fitur canggih seperti pelacakan KPI, analisis data, dan laporan yang mendalam, Barantum CRM memudahkan Anda untuk mengambil keputusan berbasis data, meningkatkan produktivitas, dan menyelaraskan strategi bisnis dengan praktik terbaik.
Jadi, tunggu apalagi? Hubungi tim Barantum dan coba gratis Barantum selama 7 hari atau konsultasikan kebutuhan Anda tanpa biaya, sekarang!
Referensi:
- https://benchmarking.com.au/insights-trends/the-history-of-benchmarking
Tertarik dengan Barantum?
CRM Specialist and SEO Content Writer.
As CRM Specialist and SEO Content Writer I craft compelling content that enhances brand identity and drives engagement, leveraging my expertise to connect with audiences and boost conversions.
