Kelebihan dan Kekurangan Menggunakan WhatsApp Business

Di era digital saat ini, WhatsApp telah berkembang menjadi salah satu kanal komunikasi paling penting bagi bisnis. Banyak pelanggan lebih nyaman bertanya, memesan, hingga melakukan komplain langsung melalui chat dibandingkan telepon atau email. Tidak heran jika whatsapp business dan WA Business menjadi pilihan utama pelaku usaha untuk membangun komunikasi yang lebih dekat, cepat, dan personal dengan pelanggan.

Namun, sebelum menggunakannya secara maksimal, Anda perlu memahami bahwa WhatsApp Business memiliki kelebihan sekaligus keterbatasan. Artikel ini akan membantu Anda mengenali siapa yang cocok menggunakan WhatsApp Business, apa saja keunggulannya, kekurangannya dibanding solusi yang lebih advanced, hingga kapan saat yang tepat untuk upgrade ke level berikutnya.

Apa Itu WhatsApp Business?

WhatsApp Business adalah aplikasi gratis resmi dari WhatsApp yang dirancang khusus untuk pemilik usaha skala kecil hingga menengah. Berbeda dengan WhatsApp personal, aplikasi ini menyediakan fitur tambahan seperti profil bisnis, katalog produk, pesan otomatis, dan label chat untuk membantu pengelolaan komunikasi dengan pelanggan.

Melalui WA Business, Anda dapat menampilkan informasi bisnis seperti alamat, jam operasional, email, hingga website secara profesional. Hal ini membuat bisnis terlihat lebih kredibel di mata pelanggan. Berdasarkan tren penggunaan aplikasi chat, lebih dari 70% pelanggan di Indonesia cenderung menghubungi bisnis melalui WhatsApp sebelum melakukan pembelian, sehingga kehadiran WhatsApp Business menjadi semakin relevan untuk menunjang penjualan dan layanan pelanggan.

“Pesan WhatsApp Business memiliki open rate hingga 98%, jauh melampaui email marketing.”sumber: Meta (Business Messaging Insights)

Siapa yang Cocok Menggunakan WhatsApp Business?

WhatsApp Business tidak selalu cocok untuk semua jenis bisnis. Ada karakteristik tertentu yang membuat aplikasi ini ideal digunakan pada tahap tertentu dalam perjalanan bisnis Anda. Sebelum masuk ke kategori spesifik, penting untuk memahami bahwa WhatsApp Business dirancang untuk kebutuhan yang masih sederhana, dengan pengelolaan chat yang belum terlalu kompleks.

Bagi Anda yang masih mengelola komunikasi pelanggan secara mandiri atau dengan tim kecil, WhatsApp Business dapat menjadi solusi awal yang efektif dan efisien tanpa biaya tambahan. Berikut beberapa tipe bisnis yang paling cocok menggunakannya.

1. UMKM dengan Volume Chat Masih Rendah

UMKM yang baru memulai atau memiliki jumlah chat harian yang belum terlalu banyak sangat cocok menggunakan WhatsApp Business. Dengan volume chat rendah, Anda masih bisa membalas pesan secara manual tanpa risiko pesan terlewat. Fitur seperti quick reply dan label sudah cukup membantu mengelola percakapan sederhana. Pada tahap ini, penggunaan wa business mampu meningkatkan profesionalitas tanpa menambah kompleksitas operasional.

2. Bisnis dengan Tim CS atau Sales 1 Orang

Jika layanan pelanggan atau penjualan hanya ditangani oleh satu orang, WhatsApp Business menjadi pilihan yang masuk akal. Semua pesan masuk terpusat di satu perangkat sehingga mudah dikontrol. Anda dapat mengatur pesan salam otomatis dan pesan di luar jam kerja agar pelanggan tetap mendapatkan respons awal meskipun Anda sedang tidak online.

3. Bisnis yang Baru Memulai Layanan via WhatsApp

Bagi bisnis yang baru menjadikan WhatsApp sebagai channel komunikasi utama, WhatsApp Business berfungsi sebagai tahap awal pembelajaran. Anda bisa memahami pola chat pelanggan, jam sibuk, dan jenis pertanyaan yang sering masuk sebelum memutuskan untuk berinvestasi pada sistem yang lebih kompleks.

Kelebihan WhatsApp Business Dibanding WhatsApp Personal

WhatsApp Business hadir sebagai peningkatan dari WhatsApp personal dengan berbagai fitur tambahan yang mendukung aktivitas bisnis. Fitur-fitur ini dirancang untuk meningkatkan kepercayaan pelanggan sekaligus efisiensi komunikasi.

Berikut perbandingan kelebihan utama WhatsApp Business dibanding WhatsApp personal:

Dengan kelebihan ini, WhatsApp Business membantu bisnis terlihat lebih serius dan terpercaya tanpa perlu biaya tambahan. Inilah alasan banyak pelaku usaha mulai beralih dari akun personal ke WhatsApp Business.

Kekurangan WhatsApp Business Dibanding WhatsApp Business API

Meski memiliki banyak keunggulan, WhatsApp Business tetap memiliki keterbatasan, terutama ketika bisnis Anda mulai berkembang. Aplikasi ini tidak dirancang untuk menangani volume chat besar atau tim customer service yang banyak.

Berikut perbandingan kekurangan WhatsApp Business jika dibandingkan dengan WhatsApp Business API:

Jika chat pelanggan terus meningkat, keterbatasan wa business ini dapat menghambat kecepatan respon dan menurunkan kepuasan pelanggan.

Kapan Anda Perlu Upgrade Menggunakan WhatsApp Business API?

Seiring bisnis berkembang, jumlah interaksi pelanggan melalui WhatsApp biasanya ikut meningkat secara signifikan. Pada fase ini, WhatsApp Business mulai menunjukkan keterbatasan, terutama dalam hal kolaborasi tim, kecepatan respon, dan kontrol operasional. Jika tidak segera diantisipasi, kondisi ini dapat berdampak pada pengalaman pelanggan dan peluang penjualan. Inilah momen yang tepat bagi Anda untuk mempertimbangkan upgrade ke WhatsApp Business API agar komunikasi tetap terkelola dengan baik dan profesional.

1. Volume Chat Pelanggan Terus Meningkat

Saat jumlah chat masuk mencapai ratusan pesan per hari, proses balas manual menjadi tidak efektif dan rawan terlewat. WhatsApp Business API membantu Anda mengatur otomatisasi respon awal dan pembagian chat, sehingga setiap pesan pelanggan dapat ditangani tepat waktu tanpa mengorbankan kualitas layanan.

2. Tim CS atau Sales Lebih dari Satu Orang

Ketika layanan pelanggan atau penjualan ditangani oleh lebih dari satu orang, WhatsApp Business API menjadi solusi yang krusial. Semua agent dapat membalas chat secara bersamaan menggunakan satu nomor resmi, sehingga kolaborasi tim berjalan lebih rapi dan terkoordinasi.

3. Butuh Multi Agent & Distribusi Chat Otomatis

Dengan fitur distribusi chat otomatis, sistem akan langsung mengarahkan pesan pelanggan ke agent yang sedang tersedia. Pola kerja ini membantu mengurangi waktu tunggu pelanggan dan terbukti mampu meningkatkan kecepatan respon hingga 30% lebih cepat dibandingkan sistem manual.

4. Membutuhkan Broadcast WhatsApp Aman & Resmi

Jika bisnis Anda rutin mengirimkan pesan promosi atau informasi penting, WhatsApp Business API menyediakan fitur broadcast resmi yang sesuai kebijakan Meta. Dengan cara ini, pesan dapat dikirim lebih aman tanpa risiko nomor terblokir atau dianggap spam.

5. Memerlukan Laporan Aktivitas & KPI Tim

WhatsApp Business API memungkinkan Anda memantau aktivitas tim secara menyeluruh, mulai dari jumlah chat masuk, response time, hingga performa penjualan. Data ini membantu manajemen mengevaluasi kinerja tim dan mengambil keputusan strategis berbasis insight yang akurat.

Bagaimana Cara dan Syarat Mendapatkan WhatsApp Business API?

WhatsApp Business API tidak dapat Anda daftarkan secara mandiri tanpa melalui mitra resmi. WhatsApp menetapkan sejumlah persyaratan dan tahapan verifikasi untuk memastikan hanya bisnis yang valid dan kredibel yang dapat menggunakannya. Proses ini bertujuan menjaga keamanan ekosistem WhatsApp sekaligus melindungi pengalaman pengguna dari spam dan penyalahgunaan.

1. Penuhi Syarat Pendaftaran WhatsApp Business API

Bisnis Anda perlu menyiapkan dokumen legalitas yang jelas, seperti nama perusahaan resmi, website aktif, serta akun Facebook Business Manager yang telah terverifikasi. Selain itu, nama bisnis pada akun WhatsApp harus sesuai dengan identitas legal perusahaan agar proses persetujuan berjalan lancar tanpa revisi berulang.

2. Daftarkan Bisnis Anda ke BSP WhatsApp Barantum

Setelah semua persyaratan terpenuhi, langkah selanjutnya adalah mendaftarkan bisnis melalui BSP WhatsApp resmi yang telah terverifikasi oleh Meta. Dengan bantuan Barantum, proses registrasi menjadi lebih terarah, cepat, dan minim risiko penolakan. Tim Barantum juga akan membantu memastikan konfigurasi akun sesuai kebijakan WhatsApp agar siap digunakan untuk operasional bisnis.

Barantum – Solusi Penyedia WhatsApp Business API Terpercaya

Sebagai solusi komunikasi bisnis modern, Barantum membantu perusahaan mengelola WhatsApp Business API secara terintegrasi, aman, dan profesional. Barantum merancang platformnya untuk mendorong efisiensi operasional, mempercepat respon pelanggan, serta mendukung pertumbuhan bisnis dari skala menengah hingga enterprise dengan kebutuhan yang semakin kompleks.

1. BSP WhatsApp Resmi & Terverifikasi Meta

Barantum berperan sebagai mitra resmi WhatsApp (BSP) yang telah terverifikasi oleh Meta. Dengan status ini, Barantum memastikan proses onboarding berjalan sesuai kebijakan resmi, menjaga legalitas akun bisnis, serta meminimalkan risiko pemblokiran nomor WhatsApp perusahaan Anda.

2. Fitur Lengkap & Mudah Digunakan

Barantum menghadirkan dashboard yang intuitif dan tim Anda mudah pahami. Agent dapat mengelola chat, kontak, dan riwayat percakapan pelanggan dalam satu tampilan terpusat, sehingga proses kerja menjadi lebih cepat dan minim kesalahan.

3. Chatbot & WhatsApp CRM Terintegrasi AI

Barantum mengintegrasikan chatbot berbasis AI dengan WhatsApp CRM untuk membantu bisnis merespons pelanggan secara otomatis selama 24/7. Sistem ini menangani pertanyaan berulang, menyaring prospek, dan mendistribusikan chat ke agent yang tepat.

4. Laporan Analitik & Performa Agent Lengkap

Melalui fitur analitik, Anda dapat memantau KPI agent, SLA, response time, hingga produktivitas tim secara real-time. Data ini membantu manajemen mengambil keputusan yang lebih akurat dan berbasis performa nyata.

5. Dukungan Pelatihan & After Sales Terbaik

Barantum secara aktif memberikan pelatihan, onboarding, dan dukungan after sales berkelanjutan. Tim support siap membantu memastikan sistem berjalan optimal dan dapat dimaksimalkan sesuai kebutuhan bisnis Anda.

6. Keamanan Data Berstandar ISO 27001 & 9001

Barantum menerapkan standar keamanan internasional ISO 27001 dan ISO 9001 untuk melindungi data pelanggan. Dengan sistem keamanan yang kuat, perusahaan dapat menjaga kerahasiaan data sekaligus memastikan keandalan layanan jangka panjang.

Berapa Biaya Menggunakan WhatsApp Business API Barantum?

Biaya penggunaan WhatsApp Business API bersifat fleksibel dan menyesuaikan kebutuhan bisnis. Model biaya ini ada agar bisnis dapat bertumbuh tanpa beban berlebih di awal.

1. Biaya Langganan Per Bulan sesuai Kebutuhan Bisnis

Paket Standard mulai dari Rp897.000 per bulan untuk 3 user. Pada paket ini, Anda sudah dapat menggunakan broadcast WhatsApp resmi, mengelola chat dari berbagai saluran, serta menjalankan automasi pesan sederhana untuk komunikasi yang lebih rapi.

Untuk Paket Professional tersedia mulai Rp1.797.000 per bulan untuk 3 user. Paket ini membuka akses ke automasi pesan yang lebih canggih, termasuk chatbot dan AI Agent, sehingga tim menangani volume chat lebih tinggi secara efisien.

Sementara Paket Enterprise hadir dengan skema harga berbasis konsultasi. Paket ini mendukung kebutuhan custom, seperti pengaturan user, integrasi lanjutan, dan alur komunikasi lintas divisi sesuai proses bisnis.

2. Biaya Percakapan & Broadcast sesuai Kebijakan Meta

Selain biaya langganan, akan ada juga biaya broadcast sesuai kebijakan Meta. Biaya ini berdasarkan jenis template pesan yang dikirim ke satu nomor penerima.

Template Marketing kenakan biaya mulai Rp597 per pesan, sedangkan template Utility dan Authentication (OTP) biayanya mulai Rp367 per pesan sesuai kebijakan Meta.

Selanjutnya, jika Anda menggunakan fitur AI Agent, Barantum menerapkan biaya token AI berdasarkan jumlah respons yang sistem hasilkan. Biaya token AI mulai dari Rp150 per respons, sehingga pengeluaran dapat sesuai dengan volume percakapan dan aktivitas otomatisasi yang berjalan.

Jadwalkan Demo dengan Barantum Sekarang

Ingin merasakan langsung bagaimana WhatsApp Business API dapat meningkatkan layanan pelanggan dan penjualan Anda? Jadwalkan demo gratis bersama tim Barantum sekarang dan temukan solusi komunikasi yang paling sesuai untuk kebutuhan bisnis Anda. Dengan sistem yang tepat, Anda tidak hanya membalas chat, tetapi membangun pengalaman pelanggan yang lebih baik dan berkelanjutan.

Tertarik dengan Barantum?

Jangan tunggu nanti, perubahan besar dimulai dari langkah kecil hari ini! Dapatkan uji coba gratis 7 hari. Daftar dan buat akun Barantum CRM Anda sekarang.

Hubungi via WhatsApp

Coba Gratis 7 Hari

Herliana Isdianti

CRM Specialist and SEO Content Writer.
As CRM Specialist and SEO Content Writer I craft compelling content that enhances brand identity and drives engagement, leveraging my expertise to connect with audiences and boost conversions.