Anda mendapati pelanggan harus mengulang ceritanya dari awal tiap kali pindah agen? Atau Anda kesulitan memantau aktivitas tim sales dan support lewat telepon? Kalau iya, bisa jadi bisnis Anda butuh telephony system, solusi komunikasi yang makin hari makin krusial di era digital ini.
Di artikel ini, kita akan bahas tuntas soal telephony system: mulai dari definisi, jenis-jenisnya, sampai bagaimana sistem ini bisa meningkatkan efisiensi komunikasi dan pelayanan pelanggan di perusahaan Anda.
Yuk, tunggu apalagi, baca artikel sampai selesai untuk mendapatkan informasi lengkapnya.
Daftar Isi
Apa Itu Telephony System?
Komunikasi lewat telepon memang bukan hal baru dalam dunia bisnis. Tapi saat ini, sistem telepon sudah berkembang jauh dari sekadar perangkat analog biasa. Inilah yang disebut dengan telephony system.
Telephony system adalah sistem komunikasi suara yang digunakan dalam lingkungan bisnis, baik menggunakan teknologi tradisional maupun digital.
Sistem ini memungkinkan perusahaan Anda untuk mengelola panggilan masuk dan keluar secara lebih terstruktur, terintegrasi, dan efisien, baik untuk kebutuhan sales, customer service, maupun koordinasi internal tim.
Jenis-Jenis Telephony System
Masing-masing bisnis punya kebutuhan dan skala operasional yang berbeda. Itulah kenapa telephony system hadir dalam beberapa jenis.
Di bagian ini, kita akan bahas empat jenis utama yang umum digunakan di berbagai perusahaan.
1. Sistem Telepon Analog
Jenis paling dasar. Biasanya masih menggunakan jaringan telepon rumah konvensional (PSTN). Cocok untuk bisnis kecil yang butuh sistem sederhana dengan biaya minim.
2. Sistem VoIP (Voice over IP)
Teknologi ini memungkinkan Anda melakukan panggilan melalui internet. Biaya lebih efisien, fleksibel, dan cocok untuk bisnis yang sudah go digital.
3. Sistem PBX (Private Branch Exchange)
Sistem ini memungkinkan perusahaan mengelola banyak sambungan telepon internal dan eksternal secara terpusat. Bisa analog, IP, atau hybrid. Cocok untuk perusahaan skala menengah hingga besar.
4. Sistem Cloud Telephony
Solusi paling modern, semua layanan telepon berbasis cloud. Tidak perlu perangkat fisik khusus. Bisa diakses dari mana saja, dan cocok untuk tim remote atau bisnis dengan banyak cabang.
Manfaat Telephony System bagi Perusahaan
Mengapa semakin banyak perusahaan beralih ke telephony system? Jawabannya ada pada manfaat praktis yang bisa langsung dirasakan, terutama dalam meningkatkan kualitas komunikasi internal maupun eksternal.
Berikut ini penjelasan beberapa manfaat utamanya.
1. Meningkatkan Efisiensi Komunikasi
Dengan sistem yang terintegrasi, setiap panggilan dapat dialihkan secara otomatis ke orang yang tepat. Tidak ada lagi waktu terbuang karena salah sambung atau agen yang bingung menangani keluhan.
2. Kemudahan Pemantauan dan Pengelolaan
Telephony system memungkinkan Anda memantau performa tim melalui dashboard: berapa panggilan yang diterima, durasi percakapan, siapa agen yang paling aktif, dan sebagainya.
3. Menyediakan Fitur Otomatisasi
Dari pengalihan panggilan otomatis, penjadwalan follow-up, hingga pesan suara interaktif, semuanya bisa diatur secara otomatis.
4. Mempercepat Waktu Respons
Dengan fitur seperti robocall dan bagi pesan secara merata ke tiap agent, pelanggan tidak perlu menunggu terlalu lama. Agen juga bisa langsung terhubung ke pelanggan tanpa proses yang berbelit.
Fitur-Fitur Penting dalam Telephony System
Supaya Anda bisa memilih sistem telepon yang tepat, penting untuk tahu fitur-fitur apa saja yang sebaiknya ada dalam sebuah telephony system modern.
Fitur ini bukan hanya “tambahan keren”, tapi elemen penting untuk produktivitas dan pelayanan optimal.
1. Integrasi dengan CRM
Sambungkan data pelanggan dan riwayat interaksi secara otomatis dengan sistem CRM. Agen tidak perlu bertanya ulang karena semua informasi sudah muncul saat panggilan masuk.
2. Rekaman Panggilan (Call Recording)
Penting untuk kontrol kualitas, pelatihan agen, dan kebutuhan audit. Anda bisa mendengarkan ulang percakapan untuk memahami permasalahan secara objektif.
3. Pesan Suara Interaktif (IVR)
Fitur yang memungkinkan pelanggan memilih layanan dengan menekan angka. Membantu menyaring kebutuhan sebelum terhubung ke agen manusia.
4. Jawab Panggilan Otomatis (Robocall)
Ideal untuk mengirimkan notifikasi massal ke pelanggan, seperti info promo, reminder pembayaran, atau update layanan.
5. Distribusi Panggilan Otomatis (ACD)
Mendistribusikan panggilan ke agen yang tersedia atau yang sesuai dengan kriteria tertentu. Efisien dan mengurangi antrean.
6. Manajemen Antrean (Queue)
Fitur ini memastikan pelanggan menunggu dengan tertib, disertai informasi posisi antrean, waktu tunggu, atau bahkan musik dan pesan promosi.
7. Local / GSM / Premium Number & Toll Free
Memberikan pilihan nomor lokal, internasional, atau bebas pulsa, yang bisa disesuaikan dengan segmentasi pelanggan dan lokasi operasional bisnis Anda.
Barantum: Solusi Telephony System dan CRM Terbaik
Barantum menghadirkan solusi lengkap untuk komunikasi bisnis, dari telephony system berbasis cloud, call center system, hingga CRM omnichannel yang saling terintegrasi.
Anda bisa menerima dan melakukan panggilan langsung dari satu platform, lengkap dengan catatan percakapan, riwayat pelanggan, dan fitur-fitur automasi yang mempercepat kerja tim Anda.
Tak hanya itu, Barantum juga menyediakan nomor GSM, premium, hingga lokal dan internasional, semua bisa Anda sesuaikan sesuai kebutuhan bisnis.
Dengan sistem yang mudah digunakan, fleksibel, dan siap mendukung pertumbuhan tim, Barantum cocok untuk bisnis kecil, menengah, hingga perusahaan besar yang ingin meningkatkan kualitas layanan pelanggan tanpa repot.
Tertarik dengan Barantum?
CRM Specialist and SEO Content Writer.
As CRM Specialist and SEO Content Writer I craft compelling content that enhances brand identity and drives engagement, leveraging my expertise to connect with audiences and boost conversions.
