- Cara menggunakan CRM Anda mulai dengan memilih platform yang sesuai kebutuhan, melakukan setup, mengimpor data pelanggan, mengintegrasikan channel komunikasi, mengelola leads dan pipeline, lalu mengevaluasi penggunaannya secara berkala.
- Sebelum menggunakan CRM, bisnis perlu menentukan tujuan, menyiapkan data pelanggan, mengatur akses pengguna, serta menyusun workflow atau SOP agar implementasi berjalan lebih terarah.
- Bagi pemula, manfaatkan free trial atau demo CRM untuk memahami fitur dan memastikan sistem sesuai dengan kebutuhan bisnis sebelum digunakan lebih luas.
- Barantum CRM adalah platform CRM all-in-one yang membantu bisnis mengelola data pelanggan, penjualan, komunikasi, dan layanan pelanggan secara terintegrasi dalam satu sistem.
Penggunaan CRM sebaiknya tidak Anda lakukan tanpa persiapan. Data yang belum rapi, pengaturan akses yang tidak jelas, hingga workflow yang belum ditentukan dapat membuat sistem sulit tim Anda gunakan secara optimal.
“Sebanyak 68% perusahaan masih kesulitan menyatukan informasi pelanggan secara menyeluruh, sementara 39% lainnya menghadapi masalah terkait kualitas data dalam penerapan CRM.”
Sumber: Forrester Research
Oleh karena itu, penting untuk memahami cara menggunakan CRM secara bertahap sejak awal. Simak panduan lengkapnya berikut ini.
Daftar Isi
Bagaimana Cara Mulai Menggunakan CRM bagi Pemula?
Cara paling mudah untuk mulai menggunakan CRM bagi pemula adalah mencoba versi gratis atau free trial, membuat akun dan melengkapi profil, mempelajari fitur dasar secara bertahap, memanfaatkan panduan yang tersedia, lalu mempertimbangkan paket berbayar setelah memahami kebutuhannya.
Dengan cara tersebut, Anda dapat mengenal cara kerja CRM terlebih dahulu sebelum menggunakannya secara lebih luas. Berikut langkah awal yang bisa Anda lakukan:
1. Pilih CRM Gratis atau yang Menyediakan Free Trial
Langkah pertama adalah memilih CRM yang menyediakan versi gratis atau free trial agar Anda dapat mencoba sistem sebelum berlangganan. Gunakan periode ini untuk mengevaluasi fitur, kemudahan penggunaan, dan kesesuaiannya dengan kebutuhan bisnis.
2. Buat Akun dan Lengkapi Profil
Setelah memilih platform, buat akun dan lengkapi informasi dasar perusahaan, data pengguna, serta struktur tim. Pastikan data yang Anda masukkan sudah benar agar proses konfigurasi selanjutnya lebih mudah.
3. Eksplor Fitur Dasar Secara Bertahap
Mulailah dengan fitur CRM yang paling sering bisnis Anda gunakan, seperti menambah data pelanggan, membuat leads, mencatat follow-up, dan mengelola pipeline. Setelah terbiasa, lanjutkan ke fitur lain seperti automation, dashboard, laporan, dan integrasi.
4. Manfaatkan Panduan atau Tutorial yang Disediakan
Gunakan dokumentasi, tutorial, video, atau pelatihan dari vendor untuk memahami fitur dan cara setup CRM dengan benar. Jika mengalami kendala, manfaatkan panduan atau hubungi tim support untuk mendapatkan bantuan.
5. Upgrade ke Paket Berbayar Setelah Terbiasa
Setelah terbiasa menggunakan CRM, pertimbangkan upgrade ke paket berbayar jika kebutuhan bisnis mulai berkembang. Pilih paket berdasarkan fitur, jumlah pengguna, integrasi, dan kapasitas yang benar-benar bisnis Anda butuhkan.
Dengan mengikuti langkah tersebut, Anda dapat mempelajari dan menggunakan CRM secara bertahap sesuai kebutuhan tanpa harus langsung menggunakan seluruh fitur yang tersedia. Namun, sebelum mulai menggunakannya, ada beberapa persiapan penting yang perlu Anda lakukan agar CRM dapat tim Anda terapkan dengan lebih optimal.
Apa Saja Persiapan Sebelum Menggunakan CRM?
Hal yang perlu Anda persiapkan sebelum menggunakan CRM yaitu menentukan tujuan penggunaan, menyiapkan dan merapikan data pelanggan, menetapkan peran serta hak akses setiap pengguna, serta menyusun workflow atau SOP yang akan Anda terapkan di dalam sistem.
Persiapan ini membantu proses setup berjalan lebih terarah dan memudahkan tim menggunakan CRM sejak awal. Berikut beberapa hal yang perlu dipersiapkan:
1. Tentukan Tujuan dan Kebutuhan Penggunaan CRM
Tentukan tujuan dan kebutuhan utama penggunaan CRM sesuai proses bisnis Anda. Misalnya, untuk mengelola leads dan pipeline penjualan atau memantau riwayat serta interaksi pelanggan. Dengan tujuan yang jelas, Anda dapat menentukan fitur dan workflow CRM yang benar-benar bisnis Anda butuhkan.
2. Siapkan dan Rapikan Data Pelanggan yang Akan Diinput
Pastikan data pelanggan sudah lengkap, rapi, dan tidak duplikat sebelum Anda masukkan ke CRM. Tentukan juga data yang Anda butuhkan, seperti nama, kontak, perusahaan, sumber leads, dan status pelanggan agar proses import lebih mudah.
3. Tentukan Peran dan Akses Pengguna (User Role)
Tentukan siapa saja yang akan menggunakan CRM dan akses yang Anda butuhkan sesuai perannya. Pengaturan user role yang tepat membantu menjaga keamanan data sekaligus memastikan setiap pengguna dapat mengakses informasi yang mereka butuhkan untuk pekerjaannya.
4. Siapkan Alur Kerja atau SOP Tim yang Akan Diterapkan
Petakan alur kerja atau SOP tim yang akan diterapkan dalam CRM, mulai dari leads masuk, pembagian leads, follow-up, hingga perubahan status. Dengan workflow yang jelas, CRM dapat Anda sesuaikan dengan proses bisnis dan tim Anda gunakan secara konsisten.
Dengan persiapan yang tepat, penggunaan CRM dapat berjalan lebih terarah dan sesuai dengan kebutuhan bisnis. Setelah tujuan, data pelanggan, akses pengguna, dan workflow siap, langkah selanjutnya adalah memahami bagaimana cara menggunakan CRM dalam aktivitas sehari-hari.
Bagaimana Cara Menggunakan CRM untuk Bisnis?
Cara menggunakan CRM dimulai dengan memilih platform yang sesuai kebutuhan, melakukan setup sistem, mengimpor data pelanggan, mengintegrasikan saluran komunikasi, mengelola leads dan pipeline penjualan, lalu mengevaluasi penggunaannya secara berkala.
Setiap tahap perlu di lakukan secara berurutan agar CRM dapat mendukung workflow bisnis secara optimal. Berikut langkah-langkahnya:
1. Pilih Platform CRM yang Sesuai Kebutuhan
Pilih CRM yang sesuai dengan kebutuhan dan proses bisnis, bukan hanya berdasarkan jumlah fitur. Pertimbangkan kemudahan penggunaan, integrasi, fleksibilitas, keamanan, biaya, dan dukungan vendor. Jika tersedia, manfaatkan demo atau free trial sebelum memilih.
2. Setup dan Atur CRM Sesuai Kebutuhan Bisnis
Atur CRM sesuai dengan workflow dan kebutuhan bisnis, mulai dari pengguna, hak akses, pipeline, tahapan leads, hingga data pelanggan. Konfigurasi yang tepat akan membuat CRM lebih mudah tim Anda gunakan dalam aktivitas sehari-hari.
3. Import Data Pelanggan ke Sistem
Masukkan data pelanggan yang sudah Anda bersihkan dan sesuaikan formatnya ke dalam CRM. Gunakan fitur import untuk data dalam jumlah besar, lalu lakukan pengecekan untuk memastikan data masuk dengan benar dan tidak duplikat.
4. Integrasikan Saluran Komunikasi yang Digunakan
Hubungkan CRM dengan saluran komunikasi yang digunakan bisnis, seperti WhatsApp, email, atau telepon. Integrasi ini membantu tim mengelola komunikasi dan melihat riwayat interaksi pelanggan secara lebih terpusat.
5. Mulai Kelola Leads dan Pipeline Penjualan
Mulai gunakan CRM untuk mencatat leads, mengelola pipeline, menjadwalkan follow-up, dan memperbarui status peluang. Dengan proses yang terstruktur, tim dapat memantau perkembangan leads dan mengurangi risiko follow-up terlewat.
6. Pantau dan Evaluasi Penggunaan Secara Berkala
Evaluasi penggunaan CRM secara berkala dengan memantau konsistensi penggunaan, kualitas data, efektivitas workflow, dan pencapaian KPI. Gunakan hasil evaluasi untuk memperbaiki konfigurasi dan mengoptimalkan penggunaan CRM sesuai kebutuhan bisnis
“Setiap US$1 yang dikeluarkan untuk CRM dapat memberikan rata-rata keuntungan sebesar US$3,10. Lebih dari separuh manfaat tersebut berasal dari peningkatan produktivitas dan efisiensi proses kerja.” Sumber: Nucleus Research
Dengan implementasi yang tepat, perusahaan dapat mengelola data pelanggan, mempercepat proses penjualan, meningkatkan kualitas layanan, serta mengambil keputusan berdasarkan data yang lebih akurat. Oleh karena itu, memilih CRM yang sesuai dengan kebutuhan bisnis menjadi langkah penting untuk mendukung pertumbuhan perusahaan dalam jangka panjang.
Kenapa Persiapan Sebelum Menggunakan CRM Itu Penting?
Persiapan sebelum menggunakan CRM penting untuk memastikan data, pengguna, dan workflow siap sebelum sistem Anda terapkan. Tanpa persiapan yang baik, data yang Anda impor dapat berantakan, pembagian akses menjadi tidak jelas, dan tim kesulitan memahami cara menggunakan sistem. Akibatnya, CRM berisiko tidak tim Anda gunakan secara konsisten sejak awal.
Sebaliknya, persiapan yang matang membuat proses implementasi lebih terarah. Tim mengetahui tujuan penggunaan CRM, data yang perlu Anda kelola, tanggung jawab setiap pengguna, dan workflow yang harus tim Anda jalankan.
Dengan begitu, bisnis dapat mengurangi hambatan saat implementasi dan lebih cepat memanfaatkan CRM dalam aktivitas sehari-hari.
Bagaimana Memilih CRM yang Mudah Disiapkan dan Digunakan?
Untuk memilih CRM yang mudah Anda siapkan dan gunakan, pilih sistem yang mudah Anda konfigurasi sesuai workflow bisnis, mudah pengguna pahami, serta di dukung proses onboarding yang jelas. Beberapa hal yang perlu Anda perhatikan meliputi:
- Kemudahan setup dan import data
- Tampilan dan navigasi yang mudah Anda gunakan
- Fleksibilitas konfigurasi sesuai workflow
- Kemampuan integrasi dengan sistem lain
- Ketersediaan demo atau free trial
- Dokumentasi dan tutorial yang lengkap
- Onboarding dan pelatihan dari vendor
- Support yang responsif
Dengan mempertimbangkan faktor tersebut, Anda dapat memilih CRM yang tidak hanya memiliki fitur lengkap, tetapi juga lebih mudah tim Anda terapkan dalam operasional sehari-hari.
Barantum CRM, Mudah Disiapkan dan Digunakan Sejak Hari Pertama
Barantum adalah solusi CRM all-in-one untuk bisnis yang mengintegrasikan pengelolaan penjualan, data pelanggan, WhatsApp CRM, omnichannel, AI Agent, hingga call center dalam satu platform. Sistem ini di rancang untuk membantu bisnis memulai penggunaan CRM dengan proses setup, onboarding, integrasi, dan pendampingan yang mendukung kebutuhan pengguna sejak awal.
Berikut beberapa keunggulan yang membantu bisnis lebih mudah memulai dan menggunakan Barantum CRM:
- Fitur lengkap untuk kebutuhan operasional, analitik, dan kolaboratif.
- Fleksibel dan dapat Anda sesuaikan dengan kebutuhan berbagai industri.
- Harga transparan tanpa biaya tersembunyi.
- Support lokal yang responsif dan implementasi yang cepat.
- Keamanan data bersertifikasi ISO 27001.
- Rating 4,9/5 dari lebih dari 1.200 ulasan di Google. (sumber: Detik)
Dengan kemudahan setup dan dukungan selama proses penggunaan, bisnis dapat lebih fokus mengadopsi CRM ke dalam aktivitas sehari-hari tanpa harus memulai semuanya sendiri.
“Hercudor merasakan peningkatan efisiensi operasional setelah menggunakan Barantum CRM. Menurut perusahaan, sekitar 80–90% operasional sehari-hari kini terbantu karena seluruh pesan pelanggan dari satu nomor WhatsApp dapat dikelola dalam sistem Barantum, sehingga proses monitoring dan pengelolaan respons tim menjadi lebih mudah.” Sumber: Barantum
Jadwalkan Demo Barantum CRM Sekarang
Jadwalkan demo Barantum CRM untuk melihat langsung cara menggunakan fitur, melakukan setup, mengelola data pelanggan, hingga menyesuaikan CRM dengan workflow bisnis Anda.
Sampaikan kebutuhan, proses kerja, jumlah pengguna, serta kendala yang sedang Anda hadapi saat sesi demo. Tim Barantum dapat membantu menunjukkan bagaimana CRM dapat Anda terapkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Jadwalkan demo Barantum CRM sekarang dan temukan cara yang lebih mudah untuk mulai mengelola penjualan, pelanggan, dan aktivitas tim dalam satu platform terintegrasi.
Tertarik dengan Barantum?
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Saya belum pernah menggunakan CRM, harus mulai dari mana?
Mulailah dengan menentukan kebutuhan bisnis yang ingin diselesaikan, lalu pilih CRM yang sesuai. Anda dapat memanfaatkan free trial atau demo untuk mempelajari fitur dasar sebelum mulai menggunakannya bersama tim.
Apakah saya harus menyiapkan data pelanggan sebelum menggunakan CRM?
Ya. Sebaiknya merapikan data pelanggan terlebih dahulu dengan menghapus data duplikat, melengkapi informasi penting, dan menyamakan format data.
Apakah CRM sulit digunakan jika tim saya belum pernah memakainya?
Tidak selalu. Pilih CRM yang mudah digunakan serta menyediakan onboarding, pelatihan, dokumentasi, dan support. Mulailah dari fitur dasar yang paling dibutuhkan, seperti pengelolaan data pelanggan, leads, dan follow-up, kemudian gunakan fitur lainnya secara bertahap.
Berapa lama waktu yang dibutuhkan sampai CRM bisa digunakan bisnis?
Barantum CRM memiliki proses implementasi sekitar 3–7 hari kerja, sehingga penerapan sistem dapat dilakukan dengan cepat tanpa mengganggu operasional bisnis yang sudah berjalan.
Bagaimana cara mengetahui CRM yang cocok untuk bisnis saya sebelum berlangganan?
Barantum CRM menyediakan demo online dan free trial, sehingga Anda dapat melihat cara kerja sistem, mencoba fitur, serta memahami penerapannya pada proses bisnis sebelum memutuskan untuk berlangganan.
CRM Specialist and SEO Content Writer.
As CRM Specialist and SEO Content Writer I craft compelling content that enhances brand identity and drives engagement, leveraging my expertise to connect with audiences and boost conversions.
Digital Marketing Lead with expertise in SEO, digital growth, and performance-driven marketing. I focus on developing data-driven strategies to strengthen online visibility, optimize digital performance, and drive sustainable business growth.
