Kesulitan dalam Menjalankan Call Center dan Cara Mengatasinya

call center

Cara Mengatasi Kesulitan dalam Menjalani Call Center

Hampir seluruh perusahaan memiliki layanan call center yang berperan dalam melayani pelanggan melalui saluran telepon. Call center sendiri merupakan sebuah sistem informasi terpusat sebagai sarana percakapan pelanggan dengan pihak customer service yang terhubung khusus melalui saluran telepon. Membina hubungan yang baik dengan pelanggan adalah hal yang krusial dan salah satu kunci sukses perusahaan.Oleh karena itu, layanan call center dituntut agar cepat tanggap dalam menangani serta memahami kebutuhan pelanggan. Perusahaan pastinya membutuhkan staff customer service yang handal.

Berbagai macam pelanggan dengan berbagai latar belakang serta permasalahan atau kebutuhannya, menjadi tantangan utama layanan call center dalam menjalankan tugasnya.  Namun, hal ini bukanlah bagian tersulit. 

Lalu, hal apa sajakah yang tersulit dari sistem call center? Lihat poin-poin berikut untuk dijadikan evaluasi perusahaan Anda.

Ketidakpuasan karyawan

Bekerja selama delapan jam, bahkan lebih untuk menjawab sejumlah panggilan telepon tentunya melelahkan. Belum lagi frustasi menghadapi pelanggan yang tidak ramah atau tidak berhasil memenuhi kebutuhan mereka. Tentu saja hal ini membuat staff call center stress dan kehilangan motivasi kerja. Akibatnya, mereka memilih untuk keluar dari perusahaan Anda, sehingga terjadi pengurangan karyawan. Kurangnya sumber daya manusia (dalam hal ini staff call center) membuat kinerja menjadi lambat, produktivitas rendah, dan perusahaan mengeluarkan biaya lagi untuk perekrutan dan pelatihan.

Anda sebagai pemilik bisnis atau perusahaan, seyogianya memberikan gaji yang kompetitif disertai dengan tunjangan yang baik. Berikan juga pelatihan terbaik untuk staff call center untuk mendapatkan SDM yang berkualitas serta mumpuni dalam menjalankan tanggung jawabnya. Ciptakan suasana kerja yang kondusif serta mendukung juga merupakan bentuk support Anda untuk mereka bekerja dengan semangat dan termotivasi.

Menggunakan teknologi atau alat yang kurang mendukung

Meskipun staff call center telah bekerja dengan giat, namun apabila teknologi yang digunakan kurang mendukung, tentu akan mengurangi performa kinerja mereka. Teknologi yang belum diperbaharui akan menghambat proses kerja, sehingga target kerja yang telah ditentukan tidak tercapai. Selain itu, baik staff call center maupun pelanggan akan sama-sama mengalami kesulitan. Menggunakan teknologi atau sistem yang ketinggalan jaman juga membuat staf harus menggunakan alat atau aplikasi tambahan untuk menunjang pekerjaan. Tentu hal ini sungguh merepotkan dan tidak praktis.

Sudah saatnya perusahaan Anda meng-upgrade cara lama ke cara baru dengan memanfaatkan teknologi, salah satunya adalah dengan menggunakan sistem CRM. Di situasi bisnis sekarang ini, perusahaan-perusahaan secara global menggunakan sistem CRM sebagai strategi untuk mempermudah dan mengotomatiskan aktivitas bisnis. Terutama dalam menjalin interaksi dengan para pelanggan. Layanan call center dapat diintegrasikan ke sistem CRM, sehingga kinerja call center lebih mudah, cerdas, dan efisien. Tentu saja, teknologi ini tidak hanya mensejahterakan karyawan Anda, namun juga membawa profit yang besar untuk bisnis Anda.

Lihat bagaimana CRM mengefisienkan kinerja layanan call center Anda pada artikel berikut: Sistem call center terbaik untuk monitoring agen customer service Anda

Rendahnya tingkat kepuasan pelanggan

Pastinya Anda sudah sering mendengar bagaimana banyak orang mengeluh soal layanan call center perusahaan yang kurang baik, sehingga membuat mereka frustasi. Entah karena staf tidak memberikan solusi, kurang tanggap, respon yang lambat, serta pemberian informasi yang kurang lengkap atau bertele-tele, dan sebagainya. 

Selain memberikan pelatihan yang memadai, penggunaan aplikasi CRM seperti yang telah disebutkan sebelumnya adalah cara yang sangat efisien untuk melayani pelanggan. Dengan fitur-fiturnya yang lengkap, kepuasan pelanggan akan tercapai dan menjadikan mereka pelanggan yang loyal. Tak hanya itu, CRM juga akan mendatangkan prospek dan pelanggan yang lebih banyak.

 

Saat menjalankan sistem layanan call center, Anda harus menyeimbangkan kinerja karyawan dengan energi, teknik, dan teknologi. Dengan SDM yang mumpuni serta teknologi atau sistem yang dapat diandalkan, retensi pelanggan dan target perusahaan tercapai, profit pun meningkat.

Aplikasi CRM Barantum tentu saja akan menghindarkan bisnis Anda dari masalah dan hal-hal sulit yang tidak perlu. Sistem CRM yang terintegrasi sempurna dengan call center, akan mengefisienkan pekerjaan. 

Yuk join Barantum di sini dan coba free trial selama 7 hari!

 

 

In this article

Join the Conversation

5 × three =