Sudah punya dokumen yang lengkap, tapi jawaban AI tidak sesuai, ragu-ragu, atau bahkan melewatkan informasi penting yang sebenarnya sudah tersedia?
Itu masalahnya bukan terletak pada isi dokumennya, melainkan cara penulisannya yang sulit dibaca oleh AI.
Kalimat yang terlalu panjang, struktur yang tidak rapi, atau istilah internal yang tidak dijelaskan sering kali membuat AI kesulitan memahami isi file Anda.
Di artikel ini, akan dibahas cara menyusun knowledge base yang mudah dipahami sistem AI, agar balasan yang diberikan tidak hanya cepat, tetapi juga akurat.
Daftar Isi
Apa Itu Knowledge Training AI?
Secara sederhana, Knowledge Training AI adalah proses memberi “bekal informasi” ke AI, supaya dia bisa menjawab pertanyaan berdasarkan data dan kebijakan dari perusahaan Anda sendiri.
Ibarat punya staf baru, Anda pasti ingin dia bisa menjawab pertanyaan pelanggan dengan cara yang sesuai brand, bukan? Nah, Knowledge Training ini adalah “training hari pertamanya”, tapi dalam bentuk file yang diunggah dan dibaca oleh AI.
Jadi, ketika AI menerima pertanyaan seperti “Apa kelebihan produk X?” atau “Bagaimana cara klaim garansi?”, dia tidak menjawab asal dari internet. Tapi dari dokumen yang memang Anda berikan.
Apa Fungsi Knowledge Training AI?
Kalau Anda ingin AI bekerja seperti karyawan internal yang paham seluk-beluk bisnis, maka Knowledge Training adalah kuncinya. Beberapa fungsinya antara lain:
- Membantu AI menjawab berdasarkan informasi valid, bukan asumsi.
- Meningkatkan konsistensi jawaban, terutama di tim customer service dan sales.
- Mempercepat proses layanan pelanggan sehingga mempercepat penyelesaian masalah dan penjualan.
- Meningkatkan efektivitas kerja tim.
Panduan Menulis Knowledge Training AI
Supaya AI bisa membaca dan memahami dokumen Anda dengan benar, ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan saat membuat atau menyusun file yang akan diunggah.
1. Format Penulisan
Gunakan gaya bahasa yang jelas, langsung, dan tidak berbelit. AI membaca teks seperti manusia, tapi tidak bisa mengira-ngira maksud yang ambigu.
Berikut tips penulisan yang efektif:
- Gunakan kalimat aktif dan singkat.
- Buat struktur tulisan yang rapi, ada judul, subjudul, dan poin-poin.
- Berikan penjelasan singkat jika ada singkatan atau istilah internal.
|
Contoh Format Penulisan: PRODUK WHATSAPP OFFICIAL Pengertian Barantum WhatsApp Official Fitur Barantum WhatsApp Official • Pengelolaan Pesan Terpusat |
2. Format dan Ukuran File
Agar file Anda bisa terbaca dengan baik oleh sistem, ikuti aturan teknis berikut:
- Jenis file yang didukung: PDF, doc, txt, (rekomendasi pakai doc untuk atur penulisannya)
- Ukuran maksimal per file: 25 MB
- Jumlah maksimal dalam satu kali unggah: 5 file
- File tidak boleh dikunci, dienkripsi, atau hanya dibuka dengan password
Catatan: Nama dan format file yang sama akan me-refresh file yang sudah ada sebelumnya.
FAQ Seputar Knowledge Training AI
1. Berapa banyak dokumen yang bisa saya upload?
Jawaban: Dalam sekali unggah, maksimal 5 file. Tapi Anda bisa unggah lebih dari itu secara bertahap.
2. Apa batas ukuran file-nya?
Jawaban: Setiap file maksimal berukuran 25 MB.
3. Apa bisa hapus file yang sudah di-upload?
Jawaban: Bisa, selama terdapat lebih dari 1 file. Jika hanya ada 1 file, Anda perlu upload dokumen baru dan jika sudah ter-upload, Anda bisa menghapus file yang lama.
4. Apakah dokumen saya bisa tercampur dengan milik perusahaan lain?
Jawaban: Tidak. Setiap akun bersifat privat. File Anda hanya bisa digunakan oleh tim Anda sendiri.
5. Kalau saya update dokumen, AI langsung ngerti?
Jawaban: Tidak langsung. Setelah file diganti atau ditambah, sistem butuh waktu beberapa saat untuk “membaca” isi dokumen sebelum AI bisa menjawab berdasarkan data baru.
6. Apakah apakah AI akan cari jawaban dari resource di luar knowledge training, misalnya Google?
Jawaban: Tidak, AI hanya membaca informasi sesuai knowledge training yang di-upload.
7. Apa file knowledge training harus di-upload di server Barantum atau bisa berikan link saja ke portal/website perusahaan?
Jawaban: Untuk saat ini informasi yang bisa dibaca AI dari knowledge training yang di-upload saja.
Tertarik dengan Barantum?
CRM Specialist and SEO Content Writer.
As CRM Specialist and SEO Content Writer I craft compelling content that enhances brand identity and drives engagement, leveraging my expertise to connect with audiences and boost conversions.
