- Ticketing system adalah solusi untuk mengelola permintaan pelanggan secara terstruktur. Setiap pesan berubah menjadi tiket dengan status, prioritas, dan penanggung jawab sehingga layanan lebih rapi dan terpantau.
- Respons tim menjadi lebih cepat dan efisien karena riwayat komunikasi otomatis tercatat dalam sistem, routing dilakukan otomatis, dan agen tidak perlu mencari data secara manual.
- Tidak ada komplain pelanggan yang terlewat berkat auto-routing, notifikasi sistem, dan standar SLA yang memastikan semua tiket diproses hingga selesai.
- Cocok untuk berbagai industri seperti CS helpdesk, after-sales, IT support, layanan publik, hingga e-commerce karena proses penanganannya fleksibel dan scalable.
- Barantum menawarkan ticketing system terintegrasi dengan CRM, WhatsApp API, call center, AI agent, dan dashboard SLA sehingga bisnis dapat meningkatkan kualitas layanan, kepuasan pelanggan, dan efisiensi operasional.
Di era digital saat ini, pelanggan menuntut layanan yang cepat, jelas, dan mudah diakses. Ketika sebuah bisnis menerima ratusan hingga ribuan pesan melalui WhatsApp, email, telepon, atau media sosial, pengelolaan manual sering kali membuat tim kewalahan. Akibatnya, respons menjadi lambat, keluhan terlewat, dan pengalaman pelanggan menurun.
Karena itu, semakin banyak bisnis mulai beralih menggunakan ticketing system untuk mengelola permintaan pelanggan secara lebih terorganisir, profesional, dan efisien. Sistem ini membantu mengubah setiap pertanyaan, komplain, atau permintaan pelanggan menjadi tiket yang dapat dipantau dari awal hingga selesai. Hasilnya, layanan lebih rapi, respons lebih cepat, dan tidak ada peluang yang terlewat.
Daftar Isi
Apa Itu Ticketing System?
Ticketing system adalah software yang digunakan untuk mengelola, memantau, dan menyelesaikan permintaan atau kendala pelanggan secara terstruktur. Sistem ini membantu bisnis mencatat setiap interaksi menjadi sebuah tiket yang memiliki status, prioritas, serta penanggung jawab.
Dengan menggunakan ticketing system, tim customer service tidak lagi menangani pesan secara manual atau berpindah aplikasi. Semua keluhan masuk dari berbagai channel akan tercatat dalam satu platform sehingga lebih mudah dikelola dan dipantau.
Selain itu, ticketing system juga membantu meningkatkan akurasi data layanan pelanggan, mempercepat penyelesaian kasus, serta membantu bisnis mengevaluasi performa layanan melalui analitik dan laporan real-time.
Manfaat Ticketing System untuk Bisnis Anda
Sebelum memutuskan menggunakan ticketing system, penting memahami nilai strategis yang ditawarkannya terhadap operasional dan pengalaman pelanggan. Seiring meningkatnya volume chat, email, atau permintaan layanan, proses manual menjadi semakin sulit dikontrol dan rawan kesalahan. Ticketing system hadir sebagai solusi yang membuat manajemen komplain lebih rapi, cepat, dan terukur. Dengan automasi dan workflow yang jelas, tim dapat memberikan layanan yang konsisten tanpa harus mencari satu per satu riwayat komunikasi pelanggan.
1. Mengelola Permintaan atau Komplain Pelanggan Terstruktur
Setiap pesan otomatis berubah menjadi tiket dengan kategori, prioritas, dan status penanganan. Dengan struktur ini, tim dapat melihat urutan kerja dengan jelas tanpa kebingungan atau tumpang tindih tugas antar agen.
2. Meningkatkan Kecepatan Respon & Penyelesaian Masalah
Dengan alur layanan yang sistematis, agen tidak perlu mencari riwayat pesan atau mengulang pertanyaan ke pelanggan. Semua informasi sudah tersedia sehingga respons dapat diberikan lebih cepat dan tepat.
3. Memastikan Tidak Ada Komplain Pelanggan yang Terlewat
Notifikasi otomatis dan auto-routing memastikan setiap tiket diproses oleh tim yang tepat. Sistem juga mencatat SLA sehingga tidak ada permintaan yang dibiarkan terlalu lama atau tidak ditindaklanjuti.
4. Membantu Tim CS Lebih Produktif & Terorganisir
Dengan dashboard terpusat, agen dapat memantau tugas, prioritas, dan progress tiket secara real-time. Proses kerja menjadi lebih teratur karena setiap tiket memiliki pemilik dan tahapan penyelesaian yang jelas.
5. Menyediakan Riwayat Layanan Pelanggan Secara Lengkap
Seluruh percakapan, status, serta interaksi sebelumnya tersimpan otomatis. Dengan akses ini, agen dapat melanjutkan komunikasi tanpa harus mengulang informasi yang sudah pernah diberikan pelanggan.
6. Memberikan Data untuk Evaluasi & Peningkatan Layanan
Sistem menyajikan laporan lengkap seperti response time, durasi penyelesaian tiket, volume komplain, hingga performa tim. Insight ini membantu bisnis mengidentifikasi bottleneck layanan dan meningkatkan customer experience secara berkelanjutan.
Cara Kerja Ticketing System
Untuk mendapatkan hasil optimal, penting memahami bagaimana proses ticketing system bekerja dan mengotomatisasi layanan. Dengan alur yang jelas, sistem ini membantu bisnis menangani setiap permintaan dengan rapi, terstruktur, dan terukur. Ticketing system bekerja dengan mengubah pesan pelanggan menjadi tiket, menetapkan prioritas, dan memastikan setiap tiket diproses oleh tim yang tepat hingga selesai.
1. Pesan Masuk dari Channel Pelanggan
Proses dimulai ketika pelanggan menghubungi bisnis melalui WhatsApp, email, telepon, media sosial, atau live chat. Sistem menangkap semua percakapan dari berbagai channel agar tim tidak perlu berpindah aplikasi atau perangkat.
2. Sistem Membuat Ticket Secara Otomatis
Begitu pesan masuk, sistem langsung mengubahnya menjadi tiket baru lengkap dengan nomor unik. Automasi ini membantu menjaga keteraturan alur layanan tanpa risiko kehilangan percakapan.
3. Ticket Ditugaskan ke Agent yang Tepat
Selanjutnya, sistem menetapkan tiket ke agent berdasarkan kategori, SLA, volume workload, atau prioritas. Dengan penugasan otomatis, pelanggan tidak perlu menunggu lama, dan distribusi kerja lebih merata.
4. Agent Menangani & Menyelesaikan Ticket
Agen kemudian memberikan solusi, mencatat perkembangan, dan terus berkomunikasi dengan pelanggan hingga masalah selesai. Semua interaksi tercatat sehingga tim lain dapat melanjutkan jika diperlukan.
5. Ticket Ditutup Ketika Selesai Ditangani
Setelah pelanggan menerima solusi dan kasus dianggap selesai, tiket diubah statusnya menjadi closed. Tahapan ini memastikan tidak ada tiket yang menggantung dan seluruh proses dapat dipantau melalui laporan layanan.
Contoh Penggunaan Ticketing System dalam Bisnis
Ticketing system tidak terbatas pada satu jenis industri; justru sebaliknya, sistem ini dapat diterapkan di berbagai sektor dengan kebutuhan layanan berbeda. Dengan adanya ticketing system, bisnis dapat menyederhanakan alur penanganan layanan, mengurangi beban pekerjaan manual, serta meningkatkan kualitas respon terhadap pelanggan. Selain itu, sistem ini membantu memastikan setiap permintaan tercatat, terkelola, dan selesai sesuai standar layanan yang ditetapkan.
1. Customer Service & Helpdesk
Pada layanan CS, tiket digunakan untuk menangani reservasi, pertanyaan layanan, hingga keluhan pelanggan. Dengan alur yang lebih rapi, tim dapat memprioritaskan kasus dan memberikan jawaban yang konsisten.
2. After Sales & Garansi Produk
Untuk industri yang menangani garansi, ticketing system membuat proses klaim lebih cepat dan transparan. Setiap proses dapat dilacak oleh pelanggan dan tim internal sehingga tidak lagi bergantung pada chat manual.
3. IT Support & Teknologi Informasi
Dalam divisi support teknis, tiket membantu mencatat permintaan troubleshooting, permintaan akses, atau kendala perangkat. Sistem otomatis memberi prioritas berdasarkan urgensi sehingga masalah yang kritis bisa ditangani lebih dulu.
4. Layanan Publik & Instansi Pemerintah
Pada sektor publik, ticketing system memudahkan pengelolaan permintaan layanan, perizinan, maupun laporan masyarakat. Dengan struktur data yang rapi, unit pelayanan dapat memastikan setiap permohonan diproses tanpa ada yang terlewat.
5. E-Commerce & Pengiriman Pesanan
Dalam operasional e-commerce, tiket membantu menangani tracking pesanan, keluhan logistik, hingga permintaan refund. Dengan workflow otomatis, pelanggan mendapatkan informasi lebih cepat tanpa harus menunggu admin merespons secara manual.
Ticketing System Terbaik untuk Semua Bisnis dengan Barantum
Setelah memahami fungsi dan manfaatnya, langkah selanjutnya adalah memilih platform yang memenuhi kebutuhan bisnis. Salah satu solusi yang tersedia di Indonesia adalah sistem ticketing dari Barantum, yang telah terintegrasi dengan CRM, WhatsApp API resmi, omnichannel chat, hingga automation.
Pendekatan ini membantu bisnis mempercepat respons, mengurangi beban CS, dan memastikan pengalaman pelanggan tetap konsisten meskipun jumlah chat meningkat.
Fitur Ticketing dari Barantum CRM
Sebelum memilih paket yang tepat, memahami kemampuan sistem menjadi langkah penting agar solusi ticketing benar-benar mendukung workflow bisnis Anda. Barantum CRM dirancang agar tim dapat bekerja lebih cepat, terarah, dan efisien melalui automasi, integrasi multi-channel, dan pelacakan performa layanan secara real-time. Dengan fitur yang saling terhubung, proses penanganan pelanggan menjadi lebih rapi, terukur, dan mudah dikontrol.
1. Multi-Channel Ticketing dalam 1 Tempat
Semua pesan yang masuk melalui WhatsApp, email, telepon, live chat website, marketplace chat, atau media sosial akan terkonsolidasi otomatis dalam satu dashboard. Dengan pendekatan ini, tim tidak lagi perlu membuka banyak aplikasi untuk menangani pelanggan, sehingga respons menjadi lebih cepat dan terstruktur.
2. AI Agent untuk Respon Pelanggan Otomatis
AI Agent membantu memberikan jawaban otomatis terhadap pertanyaan umum, seperti informasi pembayaran, status pesanan, atau panduan penggunaan. Fitur ini memastikan pelanggan tetap mendapatkan respons cepat bahkan ketika jam kerja selesai atau tim sedang overload.
3. Automasi Assign Ticket ke Agent yang Tepat
Setiap tiket yang masuk dapat dibagi otomatis berdasarkan kategori masalah, unit divisi, atau tingkat prioritas. Dengan routing otomatis ini, tugas tersalurkan lebih merata dan pelanggan mendapatkan penanganan dari agen dengan kompetensi yang tepat.
4. Auto-Response & Template Balasan Cepat
Template pesan membantu agen menjawab lebih cepat dan konsisten, terutama untuk pertanyaan berulang. Fitur ini tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga memastikan kualitas respons tetap profesional.
5. Integrasi CRM untuk Riwayat & Data Pelanggan
Setiap percakapan, transaksi, dan interaksi pelanggan tercatat otomatis di CRM. Dengan akses histori lengkap, agen dapat memberikan solusi lebih akurat tanpa harus meminta ulang informasi dari pelanggan.
6. Integrasi Call Center untuk Telepon Masuk & Keluar
Sistem menghubungkan chat dan telepon ke dalam satu platform terpadu. Dengan integrasi ini, tim dapat menangani layanan melalui berbagai saluran tanpa kehilangan konteks percakapan sebelumnya.
7. CSAT & NPS untuk Mengukur Tingkat Kepuasan Pelanggan
Setelah tiket selesai, sistem dapat mengirim survei otomatis menggunakan skor CSAT atau NPS. Hasil ini membantu bisnis mengukur kualitas layanan dan memahami area yang perlu ditingkatkan.
8. Dashboard Monitoring & Laporan SLA Real-Time
Manajemen dapat memantau performa layanan, SLA, response time, hingga tingkat penyelesaian tiket secara real-time. Insight berbasis data ini membantu memastikan standar layanan terpenuhi dan strategi peningkatan dapat dilakukan secara tepat.
Keunggulan Ticketing System Barantum
Memilih solusi ticketing yang tepat tidak hanya soal fitur teknis, tetapi juga stabilitas sistem, dukungan implementasi, dan keamanan data jangka panjang. Barantum dirancang untuk memenuhi kebutuhan bisnis modern yang ingin meningkatkan kualitas layanan, mempercepat penyelesaian keluhan, dan menjaga kepuasan pelanggan secara berkelanjutan. Dengan pendekatan all-in-one, platform ini mampu mendukung operasional CS, after-sales, hingga IT support tanpa perlu penggunaan banyak alat terpisah.
1. Integrasi Penuh dengan CRM & Call Center
Semua proses layanan pelanggan; mulai dari chat, telepon, hingga riwayat pelanggan; terhubung dalam satu sistem terpusat. Dengan integrasi ini, tim dapat menangani tiket lebih cepat tanpa harus mencari data manual atau berpindah aplikasi.
2. Terintegrasi Resmi dengan WhatsApp Business API
Sebagai mitra resmi, Barantum memastikan proses komunikasi melalui WhatsApp berjalan aman, legal, dan stabil. Pendekatan ini sangat penting terutama bagi bisnis dengan volume percakapan tinggi yang membutuhkan akses multi-agent dan automation.
3. Implementasi Cepat & Mudah Digunakan
Platform dirancang user-friendly sehingga onboarding dan penerapannya berlangsung lebih cepat. Dalam hitungan hari, tim sudah dapat menjalankan workflow ticketing tanpa proses teknis yang rumit.
4. Pelatihan & Dukungan Teknis Profesional
Barantum menyediakan pendampingan mulai dari konfigurasi awal, pelatihan penggunaan, hingga support lanjutan. Dengan adanya dukungan ini, bisnis tidak hanya mendapatkan teknologi, tetapi juga kemampuan untuk memaksimalkan fiturnya.
5. Keamanan Data Berstandar ISO 27001
Sistem mengikuti standar keamanan internasional yang memastikan data sensitif pelanggan tersimpan dengan aman. Enkripsi, audit log, dan kontrol akses memastikan operasional tetap sesuai praktik keamanan modern.
6. Harga Transparan & Paket Fleksibel
Setiap bisnis memiliki kebutuhan berbeda, sehingga paket dapat disesuaikan berdasarkan jumlah agent, channel yang digunakan, serta tingkat automasi. Pendekatan modular ini membantu bisnis membayar sesuai kebutuhan; tanpa biaya tersembunyi.
7. Rating 4.9/5 dari 1000+ Review Google Bisnis
Penilaian ini mencerminkan pengalaman nyata dari berbagai pengguna di industri berbeda. Reputasi tersebut menjadi bukti bahwa Barantum telah membantu banyak bisnis meningkatkan kualitas layanan dan efisiensi operasional.
Berapa Biaya Menggunakan Ticketing System Barantum?
Sebelum mulai berlangganan, memahami struktur biaya menjadi langkah penting agar keputusan sesuai dengan kebutuhan operasional dan skala bisnis. Ticketing system Barantum dirancang dengan skema harga yang fleksibel sehingga bisnis dapat memulai dari kapasitas kecil hingga enterprise tanpa harus membeli fitur yang belum diperlukan. Dengan model ini, perusahaan dapat mengoptimalkan biaya sambil tetap mendapatkan manfaat automation, multi-channel, dan CRM dalam satu platform.
1. Biaya Langganan Sistem per Bulan
Biaya ini mencakup akses penuh ke fitur utama seperti WhatsApp Business API resmi, CRM, automasi, multi-agent, dan ticketing system lengkap. Dengan satu paket langganan, bisnis dapat langsung mengelola layanan pelanggan secara profesional tanpa tambahan software lain.
2. Biaya Penggunaan AI Chatbot & Call Center (Opsional)
Jika bisnis ingin meningkatkan automasi dan layanan 24/7, tersedia opsi biaya tambahan berbasis penggunaan. Model ini membantu perusahaan hanya membayar layanan ekstra yang memang dibutuhkan, sehingga tetap efisien dan tidak membebani anggaran.
Jadwalkan Demo Ticketing Barantum Sekarang
Jika Anda ingin layanan pelanggan yang lebih cepat, rapi, dan terukur; sekarang saat yang tepat untuk beralih ke ticketing system. Dengan platform ini, Anda bisa mengelola keluhan, prioritas layanan, dan follow-up secara efisien tanpa pekerjaan manual berulang.
Jadwalkan demo dan lihat sendiri bagaimana Barantum membantu tim bekerja lebih mudah, lebih cepat, dan lebih profesional.
Tertarik dengan Barantum?
Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ) Tentang Ticketing System
Apa itu ticketing system dalam layanan pelanggan?
Ticketing system adalah platform yang membantu bisnis mencatat, mengelola, dan menyelesaikan permintaan pelanggan dalam bentuk tiket digital yang dapat dilacak.
Bagaimana cara kerja ticketing system dalam menangani permintaan pelanggan?
Ticketing system bekerja melalui alur terstruktur mulai dari pelanggan mengirimkan permintaan, tiket dibuat otomatis, ditugaskan ke agen terkait, diproses hingga selesai, lalu ditutup setelah penyelesaian.
Apa manfaat ticketing system bagi bisnis?
Ticketing system membantu meningkatkan efisiensi layanan, mengurangi pesan terlewat, mempercepat respon, meningkatkan transparansi, dan memberikan pengalaman layanan yang lebih konsisten.
Fitur apa saja yang biasanya tersedia dalam ticketing system modern?
Beberapa fitur umum meliputi manajemen tiket, otomatisasi alur kerja, laporan dan analitik, knowledge base, multi-channel support, SLA management, dan portal pelanggan.
Mengapa Barantum CRM cocok digunakan sebagai solusi ticketing system di Indonesia?
Barantum CRM menyediakan ticketing system terintegrasi dengan data pelanggan, automasi cerdas, AI agent 24/7, multi-channel support dan dashboard pelaporan, sehingga bisnis dapat meningkatkan respons dan kepuasan pelanggan.
CRM Specialist and SEO Content Writer.
As CRM Specialist and SEO Content Writer I craft compelling content that enhances brand identity and drives engagement, leveraging my expertise to connect with audiences and boost conversions.
