- Pesan otomatis di luar jam kerja adalah balasan otomatis yang dikirim ketika pelanggan menghubungi bisnis di luar jam operasional untuk memberi informasi, kepastian, dan menjaga respons cepat.
- Tanpa auto-reply, pelanggan merasa diabaikan, komunikasi tidak jelas, CS kewalahan, dan peluang hilang karena pelanggan beralih ke kompetitor yang merespons lebih cepat.
- Barantum Omnichannel memungkinkan bisnis mengatur auto-reply sesuai jam kerja, template pesan fleksibel, trigger otomatis, hingga AI Agent yang bisa membalas, follow up, dan melayani pelanggan 24/7 secara natural dan profesional.
Cara membuat pesan otomatis adalah hal penting bagi bisnis yang ingin tetap responsif meskipun tim sedang tidak online. Banyak pelanggan menghubungi WhatsApp bisnis di luar jam kerja, dan tanpa balasan otomatis, mereka bisa merasa diabaikan. Dengan membuat pesan otomatis, bisnis dapat memberi respons cepat, memberikan informasi, serta memastikan customer tetap merasa diperhatikan.
Pesan otomatis juga membantu menjaga kesan profesional, terutama jika bisnis Anda menerima banyak pertanyaan setiap hari. Yuk, baca artikelnya sampai selesai!
Daftar Isi
Apa Itu Pesan Otomatis di Luar Jam Kerja?
Pesan otomatis di luar jam kerja adalah pesan balasan yang dikirimkan secara otomatis ketika pelanggan menghubungi bisnis di luar waktu operasional. Pesan ini biasanya berisi ucapan terima kasih, pemberitahuan jam operasional, dan informasi penting lainnya. Dengan begitu, pelanggan tahu kapan pesan mereka akan ditanggapi.
Fungsi pesan otomatis bukan hanya sebagai formalitas, tetapi juga untuk memberikan kepastian bahwa pesan mereka telah diterima. Hal ini membantu membangun kepercayaan pelanggan terhadap bisnis Anda karena mereka tahu bahwa sistem Anda tetap bekerja meskipun tim sedang tidak aktif.
Mengapa Bisnis Perlu Pesan Otomatis di Luar Jam Kerja?
Membuat pesan otomatis di luar jam kerja bukan hanya soal teknis, tetapi juga strategi customer experience. Di era digital, pelanggan ingin dilayani dengan cepat dan tidak ingin menunggu lama tanpa kepastian. Memberikan pesan otomatis berarti Anda menghargai komunikasi mereka dan membantu menjaga kualitas pelayanan.
Selain itu, pesan otomatis membantu bisnis terlihat profesional dan terstruktur. Bisnis yang memiliki sistem respons otomatis akan terlihat lebih siap dan terpercaya di mata pelanggan dibandingkan bisnis yang tidak merespons sama sekali saat jam non-operasional.
1. Menjaga Respons Cepat kepada Pelanggan
Pesan otomatis memastikan pelanggan tetap mendapat respon meskipun belum bisa dilayani. Respons cepat seperti ini penting karena pelanggan merasa dihargai. Tanpa balasan, pelanggan mungkin merasa bisnis Anda tidak aktif atau lambat merespons.
Dengan adanya pesan otomatis, pelanggan tetap mendapatkan informasi sementara hingga tim bisa melanjutkan percakapan saat jam operasional.
2. Meningkatkan Profesionalitas Bisnis
Bisnis yang memiliki auto-reply terlihat lebih profesional karena menunjukkan adanya manajemen komunikasi yang baik. Hal ini juga memberikan kesan bahwa bisnis telah memiliki sistem kerja yang rapi dan teratur.
Profesionalitas dalam komunikasi meningkatkan kepercayaan pelanggan, terutama bagi bisnis yang baru berkembang.
3. Mencegah Pelanggan Beralih ke Kompetitor
Saat pelanggan tidak menerima balasan, mereka cenderung mencari alternatif lain yang merespons lebih cepat. Pesan otomatis dapat mencegah hal ini dengan memberi kepastian bahwa pesan telah diterima.
Dengan demikian, pelanggan lebih sabar menunggu karena bisnis Anda sudah memberi informasi jelas dan sopan.
4. Mengurangi Beban Tim Customer Service
Dengan adanya auto reply, tim CS tidak perlu membalas pesan yang sama berulang kali. Pesan otomatis menangani pertanyaan awal yang umum seperti jam operasional dan alur pelayanan.
Ini membuat tim lebih fokus menangani customer yang sudah berada di tahap lanjutan seperti pembelian atau konsultasi.
5. Memberikan Informasi Awal Secara Konsisten
Auto-reply memungkinkan penyampaian informasi yang konsisten kepada pelanggan. Jika dilakukan manual, ada risiko informasi berbeda karena ketidaksinkronan komunikasi. Dengan pesan otomatis, semua pelanggan menerima informasi standar yang telah disiapkan dan disetujui oleh bisnis.
Contoh Pesan Otomatis di Luar Jam Kerja untuk Bisnis
Sebelum membuat pesan otomatis, Anda perlu menyiapkan format pesan yang tepat sesuai jenis bisnis Anda. Setiap bisnis memiliki karakteristik pesan yang berbeda tergantung jenis layanan, target pelanggan, dan tujuan komunikasi.
Dengan contoh berikut, Anda bisa memilih yang paling sesuai atau menggunakannya sebagai referensi untuk personalisasi lanjutan.
1. Pesan Otomatis untuk Toko Online
“Terima kasih sudah menghubungi kami! Saat ini toko kami sedang offline. Kami buka kembali besok pukul 09.00–18.00 WIB. Pesan Anda sudah kami terima dan akan segera dibalas saat jam operasional. Terima kasih sudah menunggu 😊”
Pesan ini cocok untuk bisnis penjualan produk karena memberikan informasi jam dan memastikan pesan tersimpan.
2. Pesan Otomatis untuk Layanan Jasa
“Halo! Terima kasih sudah menghubungi layanan kami. Saat ini kami sedang berada di luar jam kerja. Kami akan membalas chat Anda segera setelah tim kami online kembali. Mohon ditunggu ya 🙏”
Jenis pesan ini lebih fleksibel dan cocok untuk konsultan, freelancer, atau layanan teknis.
3. Pesan Otomatis untuk Klinik & Layanan Kesehatan
“Terima kasih telah menghubungi klinik kami. Saat ini kami sedang tidak beroperasi. Jika Anda dalam kondisi darurat, silakan hubungi layanan darurat terdekat. Untuk pendaftaran konsultasi, tim kami akan membalas saat jam kerja. Terima kasih.”
Pesan ini memberi arahan jelas sehingga pelanggan tidak bingung.
4. Pesan Otomatis untuk Customer Service Umum
“Pesan Anda telah kami terima. Tim kami sedang offline dan akan merespons pada jam operasional berikutnya. Terima kasih sudah menghubungi kami.”
Pesan ini simple namun tetap sopan, cocok untuk berbagai jenis bisnis.
5. Pesan Otomatis untuk Layanan Booking & Reservasi
“Halo! Terima kasih sudah menghubungi kami. Untuk reservasi, silakan tulis format: Nama – Tanggal – Jumlah Orang. Tim kami akan memproses saat jam kerja. Sampai jumpa!”
Pesan ini bukan hanya memberi informasi tetapi juga mempersiapkan data sebelum follow-up.
Hal yang Perlu Disiapkan Sebelum Membuat Pesan Otomatis
Sebelum mulai membuat pesan otomatis di WhatsApp, ada beberapa hal yang wajib Anda siapkan. Persiapan ini membantu memastikan sistem berjalan dengan baik dan pesan otomatis sesuai kebutuhan bisnis.
Semakin baik persiapan, semakin efektif auto reply yang Anda gunakan.
1. Gunakan Omnichannel Platform dari Barantum
Pertama, Barantum menyediakan sistem omnichannel yang mendukung pesan otomatis, analytics, dan integrasi CRM. Dengan platform ini, Anda bisa mengatur respons otomatis dengan lebih fleksibel dan profesional.
Menggunakan platform resmi juga menjamin akun Anda aman dari risiko pemblokiran.
2. Buat Template Pesan yang Singkat & Informatif
Template pesan harus singkat, jelas, dan mudah dipahami pelanggan. Anda bisa menambahkan emoji agar pesan lebih ramah dan human-friendly.
Pesan yang baik adalah pesan yang menyampaikan informasi inti tanpa membuat pelanggan menunggu lama membaca.
3. Atur Pesan Otomatis di Luar Jam Kerja di Barantum
Setelah template siap, Anda dapat mengatur trigger waktu agar pesan hanya terkirim saat jam operasional berakhir. Dengan begitu, auto reply berjalan otomatis tanpa perlu intervensi manual.
Pengaturan sederhana ini membuat komunikasi tetap berjalan 24/7.
Cara Membuat Pesan Otomatis di Luar Jam Kerja dengan Barantum
Barantum menawarkan fitur auto responder yang mudah digunakan bahkan tanpa keahlian teknis. Hanya dengan beberapa langkah, sistem otomatis dapat langsung aktif dan berfungsi.
Berikut langkah detailnya.
1. Masuk ke Dashboard Barantum Omnichannel
Perama, login menggunakan akun Anda dan pastikan Anda memiliki akses ke menu pengaturan WhatsApp. Setelah masuk, Anda dapat melanjutkan ke halaman pengaturan.
Dashboard akan menampilkan menu lengkap untuk pengaturan sistem.
2. Pilih Menu Setting > Auto Responder
Selanjutnya, di dalam menu pengaturan, pilih Auto Responder untuk mengaktifkan mode balasan otomatis. Anda dapat membuat lebih dari satu template sesuai kebutuhan.
Pengaturan ini sangat fleksibel sehingga dapat diatur berdasarkan kondisi tertentu.
3. Atur & Simpan Template Pesan Otomatis untuk Luar Jam Kerja
Masukkan template yang telah dibuat, tentukan waktu jam kerja dan non-operasional, lalu simpan. Setelah disimpan, sistem akan bekerja otomatis sesuai jadwal.
Pengaturan ini membantu memastikan pelanggan mendapatkan respons tanpa menunggu tim online.
Solusi Tetap Respons di Luar Jam Kerja dengan AI Agent Barantum
Jika bisnis Anda membutuhkan respons lebih dari sekadar auto reply, maka solusi AI Agent Barantum adalah pilihan yang tepat. AI Agent dapat memberikan jawaban yang lebih lengkap dan interaktif dibanding pesan otomatis.
Dengan teknologi ini, pelanggan tetap bisa bertanya, melakukan pemesanan, hingga mendapatkan informasi tanpa interaksi manusia.
1. Respons & Jawab Pelanggan Otomatis 24/7
AI Agent dapat merespons pesan secara real time sepanjang hari. Sistem ini bekerja tanpa henti sehingga pelanggan tidak perlu menunggu esok hari.
Hal ini meningkatkan pengalaman pelanggan dan mempercepat proses komunikasi.
2. Jawaban Natural Seperti Manusia
AI Barantum dirancang agar pesan terdengar natural seperti percakapan manusia. Hal ini membantu pelanggan merasa nyaman saat berinteraksi.
Tidak ada lagi kesan bahwa mereka sedang berbicara dengan robot kaku.
3. Bisa Eskalasi ke Agent Saat Dibutuhkan
Jika percakapan membutuhkan campur tangan manusia, AI dapat meneruskannya ke agent. Proses ini membantu memastikan pelanggan tetap mendapat respons terbaik.
Dengan fitur ini, sistem otomatis tetap fleksibel dan tidak menghambat komunikasi.
4. Follow Up Otomatis untuk Pelanggan yang Belum Respons
AI juga dapat mengirimkan follow-up otomatis ke pelanggan yang belum membalas pesan tertentu. Ini membantu meningkatkan engagement tanpa perlu kerja manual dari tim.
Dengan follow-up otomatis, peluang closing menjadi lebih tinggi.
5. Terintegrasi Penuh dengan CRM dan Omnichannel
Karena terhubung dengan CRM Barantum, seluruh percakapan tercatat sebagai database pelanggan. Data ini sangat berguna untuk penjualan, retensi pelanggan, hingga analisis bisnis.
Integrasi ini membuat pekerjaan tim lebih rapi dan efisien.
Jadwalkan Demo dengan Barantum Sekarang
Jika Anda ingin bisnis tetap responsif walaupun tim sedang libur atau di luar jam kerja, maka sistem pesan otomatis dan AI Omnichannel dari Barantum adalah solusi terbaik. Barantum membantu bisnis meningkatkan responsivitas, pengalaman pelanggan, dan efisiensi operasional dalam satu platform.
Klik untuk menjadwalkan demo dan rasakan bagaimana fitur ini membantu bisnis Anda berkembang lebih cepat.
Tertarik dengan Barantum?
CRM Specialist and SEO Content Writer.
As CRM Specialist and SEO Content Writer I craft compelling content that enhances brand identity and drives engagement, leveraging my expertise to connect with audiences and boost conversions.
