Case study CRM dalam Industri Finance

Tantangan

Catatan pelanggan dan prospek disimpan pada spreadsheet yang disimpan di hard drive lokal, petunjuk tentang tindak lanjut atau progress yang sedang berjalan hanya dapat dilihat dalam buku catatan pada spreadsheet masing masing karyawan, dan dokumen yang terkait dengan setiap pelanggan atau prospek pada spreadsheet disimpan dalam sistem terpisah. Bagian penjualan juga menggunakan catatan order manual dengan spreadsheet. Jika ada karyawan yang sedang cuti sakit, maka karyawan lain yang meneruskan perkerjaannya akan sangat kesulitan untuk menemenemukan daftar progress prospek dari karyawan yang sedang cuti tersebut .

Bisa dibayangkan bila dalam sebuah tim yang terdiri dari enam orang menangani 200 klien baru setiap tahun. Rata-rata, Perusahaan dalam sektor finance/pembiayaan keuangan menampung sekitar 500 klien sekaligus. Itu berarti ada ribuan dokumen yang harus di simpan, dikelola, dan diambil. Hal ini akan membuat semua orang khawatir kehilangan informasi penjualan dan dokumentasi.

Solusinya

Dengan mengimplementasikan CRM Barantum, maka masalah seperti diatas akan dengan cepat teratasi dan seketika kinerja staff penjualan dan pemasaran pun semakin meningkat dan tidak terbeban akan kesulitan mencari data.

Fitur Leads

Semua catatan prospek dapat dimasukan dalam “Leads” oleh tim penjualan. Semua detail Prospek dengan lengkap dapat tercatat dan terekam dalam modul ini. Seluruh karyawanpun dapat mengaksesnya dengan mudah dan mengetahui informasi lengkap mengenai Prospek tersebut serta mengetahui sudah sampai sejauh mana perkembang atau progres dari Prospek tersebut dan apakah Prospek tersebut potensial atau tidak potensial dapat di tandai dalam modul ini.

Fitur Contact

Semua prospek yang sudah menjadi nasabah dapat di konversikan dari Leads, menjadi contact kedalam modul ini. Sehingga karyawan dari Divisi terkait dapat dengan mudah mengetahui seluruh informasi pelanggan/nasabah baru dan juga nasabah lama, beserta catatan history pendanaan yang sudah disetujui atau catatan tunggakan berikut history panggilan ataupun komunikasi dengan nasabah tersebut.

Fitur Pipeline

Karyawan dari divisi terkait, dapat dengan mudah mengatur setiap progress atau tahapan proses yang sedang di tempuh oleh nasabah, misalnya prospek tersebut masih dalam tahapan seleksi, lalu setelah lolos dari tahapan seleksi maka dapat dengan mudah di pindahkan ke tahapan selanjutnya (tinggal drag & drop dengan mouse) yaitu ke tahapan pengajuan, setelah pengajuan di setujui maka di pindahkan ke tahapan selanjutnya Approve dan seterusnya. Dan dalam modul inipun atasan dan pimpinan perusahaan dapat melihat serta menganalisa berapa lama waktu yang dibutuhkan setiap nasabah dan karyawannya dalam memproses setiap tahapan tersebut.

Fitur Global Search

Setiap karyawan ataupun pimpinan dapat langsung melakukan pencarian sesuai nama nasabah ataupun berdasarkan keterangan atau informasi yang ada pada nasabah tersebut, sehingga tidak memakan waktu lama untuk menemukan suatu data yang di inginkan.

Fitur Check in/Check Out

Bagi divisi sales atau penjualan dan juga debt collection fitur ini akan sangat berguna, sehingga dapat memberikan laporan langsung secara real time kepada Perusahaan terkait hasil kunjungan dengan Prospek ataupun dengan Nasabah.Fitur ini juga memudahkan Pimpinan untuk memantau kinerja dan progress tim lapangan, sehingga kinerja dari tim terkait dapat terukur dengan jelas dan dapat memberikan arahan langsung terkait kendala yang dialami saat di lapangan ataupun penilaian performance pada karyawan divisi terkait.

Fitur Calls dan Email

Dengan fitur ini dengan mengintegrasikan CRM Barantum dengan Call Center Software Barantum maka karyawan dapat langsung melakukan panggilan kepada Prospek ataupun Nasabahnya dari CRM tanpa perlu berpindah sistem atau menginput kembali nomornya pada ponsel atau telepon mereka. Karyawan juga dapat langsung mengirimkan pesan lewat email kepada Nasabahnya apabila ada informasi terbaru ataupun promo terbaru bahkan menjawab keluhan pelanggan dan ini semua tercatat dan terekam dalam satu sistem sehingga pimpinan dapat langsung mendengarkan recording percakapan telepon atau histori email.

Hasil yang di dapatkan

Seluruh Informasi – mulai dari angka-angka yang terkait dengan bisnis secara keseluruhan hingga detail tentang prospek terbaru – dapat dilihat dengan satu sentuhan tombol. Ini meningkatkan efisiensi dan kapasitas manajemen. Perusahaan tidak merasa seolah-olah berisiko kehilangan informasi lagi.

Setiap hari Pimpinan Perusahaan atau Pimpinan divisi terkait dapat mengetahui bagaimana bisnis ini berjalan dan karyawan juga selalu tahu apa yang perlu dilakukan. Mereka dapat menghasilkan laporan dari informasi langsung selama pertemuan penjualan – ini tidak bisa dilakukan bila tanpa melibatkan CRM Barantum.

Sekarang, jika seorang anggota staf sedang sakit, seorang kolega dapat dengan mudah melihat CRM Barantum untuk tugas-tugas mereka dan melakukan tindak lanjut untuk hari itu, dan kemudian menanganinya. Sebelumnya, jika seorang pelanggan atau calon pelanggan memiliki pertanyaan, karyawan harus secara manual mencari file terbaru di dalam folder komputer yang mungkin sudah disimpan satu atau dua bulan karyawan tersebut sehingga akan memankan waktu.

• Mengelola Ribuan dokumen dan ratusan kesepakatan baru setiap tahunnya menjadi lebih mudah
• Bahkan karyawan yang sudah tua sekalipun dapat menjadi lebih produktif
• Keuntungan efisiensi memberikan tim, kapasitas untuk mengelola prospek baru yang jauh lebih besar
• Memberikan transparansi bisnis, membuat perusahaan lebih mudah dikelola
• Laporan langsung dihasilkan dengan satu sentuhan tombol
• Sejak melibatkan CRM Barantum, tidak ada yang menggunakan spreadsheet untuk melacak peluang dan pesanan penjualan
• Permintaan tindak lanjut prospek mencegah peluang kesepakatan yang terlewat
• Berbagi informasi secara langsung semakin meningkatkan efektivitas tim
• Mengurangi ketergantungan pada masing-masing karyawan
• Secara dramatis mengurangi risiko kehilangan informasi penting
• Akses instan ke informasi meningkatkan kepercayaan diri dan efisiensi staf
• Peningkatan efisiensi manajemen dan kinerja bisnis