Ketahui Informasi Lengkap Seputar Education CRM

Dalam era digital yang terus berkembang, institusi pendidikan menghadapi tuntutan yang semakin tinggi dalam mengelola informasi pelanggan, meningkatkan komunikasi, dan memenuhi kebutuhan siswa dan orang tua. Inilah mengapa Education CRM (Customer Relationship Management) menjadi sebuah solusi yang sangat penting dan efektif bagi instansi pendidikan.

Education CRM adalah sistem yang dirancang untuk membantu instansi pendidikan mengelola dan memaksimalkan interaksi dengan siswa, orang tua, dan pemangku kepentingan lainnya.

Dengan adanya Education CRM, instansi pendidikan dapat mengelola data siswa, berkomunikasi secara efektif, dan memantau kinerja siswa dengan lebih baik. Selain itu, penerapan Education CRM membawa banyak manfaat, seperti peningkatan efisiensi operasional, peningkatan kualitas pendidikan, dan membangun hubungan yang lebih kuat dengan siswa dan orang tua.

Jika Anda tertarik untuk mengetahui informasi lengkapnya, yuk simak artikel ini sampai selesai!

Apa Itu Education CRM?

Education CRM adalah sistem manajemen hubungan pelanggan yang dirancang khusus untuk instansi pendidikan. Sistem ini bertujuan untuk mengelola informasi pelanggan, meningkatkan komunikasi, dan memperkuat hubungan dengan siswa, orang tua, guru, staf, dan pekerja lainnya dalam lingkungan pendidikan.

Education CRM memungkinkan institusi pendidikan untuk mengumpulkan, mengelola, dan menganalisis data pelanggan, seperti profil siswa, riwayat pendidikan, kebutuhan akademik, dan catatan kontak. Dengan Education CRM, institusi pendidikan dapat mengoptimalkan proses penerimaan, menyediakan layanan yang personal, dan memantau perkembangan siswa dengan lebih efisien.

Apa Kendala yang Dialami Instansi Pendidikan Tanpa Menggunakan CRM?

Berikut adalah kendala instansi pendidikan yang tidak menerapkan CRM, yaitu:

1. Data Peserta Didik Tidak Terpusat

Pertama, tanpa Education CRM, instansi pendidikan akan mengalami risiko dalam mendata informasi peserta didik. Data yang tersebar di berbagai platform dan file akan sulit untuk diakses dan dianalisis. Sehingga dapat menghambat efisiensi operasional, mengganggu proses pengambilan keputusan, dan kurang bisa memberikan pelayanan yang tepat.

2. Proses Pendaftaran dan Pengelolaan Data yang Lama

Kedua, tanpa Education CRM, instansi pendidikan berisiko mengalami sulit mengelola proses pendaftaran dan pengelolaan data peserta didik. Proses pendaftaran manual yang memakan waktu dan adanya risiko kesalahan data dapat menghambat efisiensi operasional. Sehingga menyebabkan ketidaknyamanan bagi peserta didik dan orang tua. Selain itu, pengelolaan data siswa seperti jadwal, kehadiran, dan perkembangan akademik yang tidak terotomatisasi juga dapat menyebabkan kesulitan dalam memantau dan mengelola informasi siswa secara efektif.

3. Sulitnya Melakukan Komunikasi

Selanjutnya, tanpa Education CRM, instansi pendidikan berisiko menghadapi kendala dalam menjalin komunikasi yang efektif dengan peserta didik dan orang tua. Komunikasi manual melalui surat atau telepon dapat memakan waktu dan menyebabkan keterlambatan dalam penyebaran informasi penting. Selain itu, Anda tidak dapat melacak komunikasi yang terjadi dan mungkin kehilangan jejak percakapan dengan peserta didik dan orang tua. Sehingga memengaruhi pelayanan dan keterlibatan mereka.

4. Sulit Melakukan Analisis Data

Selanjutnya, tanpa Education CRM, instansi pendidikan berisiko mengalami kesulitan dalam menganalisis data siswa secara efektif. Sehingga Anda tidak dapat memperoleh informasi valid dan detail tentang kebutuhan, keinginan, dan performa peserta didik. Hal ini dapat menyebabkan ketidaktahuan dalam mengidentifikasi pola perilaku peseeta didik.

5. Promosi Kurang Tepat Sasaran

Tanpa Education CRM, instansi pendidikan sulit untuk mengidentifikasi dan mengelompokkan calon peserta didik potensial secara tepat. Sehingga menyebabkan ketidakefisienan dalam pengeluaran promosi dan kampanye yang tidak relevan dengan target pasar yang diinginkan.

6. Kurangnya Personalisasi dan Keterlibatan Peserta Didik

Terakhir, tanpa Education CRM, instansi pendidikan berisiko mengalami kesulitan dalam memberikan pengalaman promosi yang personal dan melibatkan calon peserta didik atau audiens. Dengan keterbatasan akses data dan pengelolaan informasi, Anda tidak dapat memahami kebutuhan, minat, atau preferensi calon peserta didik secara detail.

Mengapa Instansi Pendidikan Penting Menggunakan CRM?

Education CRM menjadi sangat penting bagi bisnis dalam sektor pendidikan karena memungkinkan instansi pendidikan untuk mengelola informasi pelanggan dengan lebih efisien. Dengan adanya Education CRM, Anda dapat mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola data peserta didik, orang tua, guru, dan stakeholders lainnya dalam satu platform terpusat.

Hal ini memudahkan akses dan analisis data, sehingga memungkinkan bisnis untuk membuat keputusan yang lebih cerdas dan strategis. Selain itu, Education CRM juga membantu meningkatkan komunikasi dengan pelanggan. Dengan fitur-fitur seperti pengiriman pesan massal, pengingat jadwal, dan integrasi saluran komunikasi, bisnis dapat berkomunikasi dengan pelanggan secara efektif dan tepat waktu. Sehingga meningkatkan kepuasan pelanggan, memperkuat hubungan, dan membangun loyalitas.

Selain itu, Education CRM juga membantu bisnis pendidikan dalam meningkatkan tingkat retensi peserta didik dan membangun reputasi bisnis sebagai institusi pendidikan yang peduli dan responsif terhadap kebutuhan peserta didik.

Apa Saja Fitur Yang Wajib Ada Dalam Education CRM?

Berikut adalah beberapa fitur penting yang ada dalam Education CRM:

1. Manajemen Data Peserta Didik

Pertama, fitur ini memungkinkan pengelolaan data peserta didik secara lengkap. Hal ini termasuk informasi pribadi, akademik, dan kesehatan. Sehingga memudahkan penyimpanan, pembaruan, dan akses data siswa dengan cepat dan akurat.

2. Manajemen Prospek dan Pendaftaran

Kedua, fitur ini membantu pengelolaan prospek calon peserta didik mulai dari tahap awal hingga pendaftaran. Dengan adanya fitur ini, instansi pendidikan dapat melacak dan mengelola informasi calon peserta didik, mengirimkan pemberitahuan, mengelola formulir pendaftaran, dan melakukan tindak lanjut yang diperlukan. Sehingga memudahkan proses rekruitmen peserta didik baru dan mengoptimalkan konversi peserta didik tersebut.

3. Komunikasi dan Kolaborasi

Selanjutnya, fitur ini memungkinkan komunikasi efektif antara instansi pendidikan, peserta didik, orang tua, dan staf pengajar. Dalam Education CRM, terdapat fitur seperti pengiriman pesan massal dengan integrasi berbagai saluran komunikasi, termasuk email, pesan teks, ataupun media sosial. Selain itu, fitur kolaborasi memungkinkan staf internal saling mengetahui informasi up to date dengan mudah.

4. Manajemen Pemasaran

Berikutnya, fitur ini membantu instansi pendidikan dalam merencanakan, melaksanakan, dan melacak kegiatan pemasaran atau promosi. Dalam Education CRM, terdapat fitur manajemen pemasaran yang memungkinkan pengelolaan kampanye pemasaran, seperti pengiriman email massal, kampanye iklan, atau kegiatan promosi lainnya. Fitur ini juga memungkinkan analisis kinerja kampanye pemasaran, seperti tingkat respons, konversi, atau ROI (Return on Investment). Sehingga instansi pendidikan dapat mengoptimalkan strategi pemasaran mereka.

5. Manajemen Tiket

Fitur lainnya, yaitu manajemen tiket. Fitur ini memfasilitasi pengelolaan dan pelacakan permintaan, pertanyaan, atau keluhan dari peserta didik, orang tua, atau calon peserta didik melalui sistem tiket yang terintegrasi. Hal ini memungkinkan pelacakan status tiket, penugasan tugas, dan memonitor waktu respons. Sehingga memberikan pengalaman pelayanan yang lebih baik.

6. Laporan dan Analisis

Terakhir, fitur ini memungkinkan pengelolaan dan pemantauan kinerja peserta didik secara efektif. Education CRM dapat menyimpan riwayat aktivitas seputar instansi pendidikan. Sehingga Anda bisa menentukan strategi yang akan diterapkan selanjutnya.

Bagaimana Contoh Penerapan CRM Dalam Instansi Pendidikan?

Adapun contoh penerapan CRM dalam instansi pendidikan, yaitu dilakukan oleh Wall Street English (WSE). WSE menggunakan Barantum CRM untuk mengoptimalkan operasional bisnisnya.

WSE merupakan salah satu tempat kursus bahasa Inggris terkemuka di dunia, yang sudah berpengalaman kurang lebih 51 tahun sejak didirikan pada 1972. Di Indonesia, WSE pertama kali berdiri pada tahun 2007 dan kini telah tersedia di 9 lokasi yang tersebar di Indonesia.

Kendala Tanpa CRM:

Banyaknya minat masyarakat Indonesia untuk kursus bahasa Inggris di WSE, mengalami kendala dalam pelayanan pelanggan mereka. Terlebih banyaknya pesan yang masuk tiap harinya membuat WSE membutuhkan sistem yang mampu mengintegrasi pesan-pesan yang masuk dan mempermudah kinerja marketing dalam memberikan informasi terkait WSE ke pelanggan.

Solusi CRM:

Penggunaan Barantum CRM memudahkan tim WSE dalam melakukan pekerjaan mereka, baik dari sisi live chat ataupun call dengan prospek atau customer. Selain itu, sistem yang interface-nya simpel dan mudah dipahami ini membuatnya mudah digunakan oleh berbagai kalangan usia.

Sejak menggunakan Barantum, chat yang masuk ke nomor bisnis WSE dapat direspons lebih cepat 30% daripada sebelumnya.

Selain itu, Barantum CRM memudahkan WSE dalam hal memonitor pekeriaan, mulai dari monitoring live chat dan untuk call-nya. Ditambah, bisa untuk dengar recording dari call mereka sebelum-sebelumnya. Sehingga memudahkan evaluasi bisnis

Solusi CRM Terbaik Untuk Instansi Pendidikan Anda!

Untuk memaksimalkan penggunaan Education CRM, penting untuk memilih sistem yang tepat. Salah satu pilihan terbaik yang dapat Anda pertimbangkan adalah Barantum CRM. Barantum CRM telah dipercaya oleh ribuan klien dari berbagai jenis industri, termasuk instansi pendidikan. Klien tersebut di antaranya, yaitu Binus Center, Bina Industri Konstruksi Nasional, Universitas Muhammadiyah Ponorogo, Wall Street English, dan masih banyak yang lainnya.

Barantum juga menawarkan fitur omnichannel yang memungkinkan bank untuk memberikan pengalaman pelanggan yang terintegrasi melalui berbagai saluran komunikasi melalui telepon, email, obrolan maupun pesan melalui media sosial, seperti WhatsApp, Instagram, Facebook, Telegram, Line, dan lainnya.

Teknologi CRM All-in-One, yang ada dalam Barantum CRM telah membantu ribuan perusahaan dalam mendorong peningkatan kinerja SDM, peningkatan penjualan, memperbaiki produktivitas, serta meningkatkan pelayanan kepada pelanggan.