Banyak proses yang bisa diotomasi dengan CRM, terutama yang masih dikerjakan secara manual dalam operasional bisnis—seperti pengelolaan pelanggan, tindak lanjut prospek, hingga penyusunan laporan. Cara manual ini sering memakan waktu, rawan kesalahan, dan menghambat efisiensi kerja.
Dengan memanfaatkan CRM (Customer Relationship Management), bisnis dapat meningkatkan produktivitas sekaligus memastikan setiap interaksi pelanggan lebih terstruktur dan optimal.
Berikut ini adalah tantangan umum yang dihadapi sebelum menerapkan CRM dan bagaimana automasi bisa menjadi solusinya.
Baca juga: Alasan Kenapa Bisnis UMKM Harus Menggunakan CRM
Daftar Isi
Kendala yang Dihadapi Sebelum Menggunakan Automasi
1. Kesulitan Mengelola Leads Secara Efektif
Tanpa sistem yang terstruktur, tim sales sering kali kesulitan mengidentifikasi dan mengelola leads potensial.
Banyak leads yang tidak tercatat dengan baik, tidak mendapatkan follow-up tepat waktu, atau bahkan hilang karena kurangnya koordinasi antar tim.
2. Proses Follow-Up yang Lambat dan Tidak Konsisten
Follow-up pelanggan yang dilakukan secara manual bisa menyebabkan respon yang lambat dan tidak terjadwal dengan baik.
Akibatnya, peluang penjualan bisa hilang karena prospek sudah lebih dulu beralih ke kompetitor yang lebih responsif.
3. Kurangnya Kolaborasi antara Tim Sales dan Customer Service
Tim sales dan customer service sering kali bekerja dalam silo atau sistem yang terpisah, sehingga informasi pelanggan tidak selalu terupdate.
Hal ini dapat menyebabkan miskomunikasi dan menghambat pengalaman pelanggan yang optimal.
4. Data Pelanggan yang Berantakan dan Tidak Terintegrasi
Tanpa CRM, data pelanggan sering tersebar di berbagai platform atau dicatat secara manual dalam spreadsheet, yang menyulitkan analisis dan pengambilan keputusan berbasis data.
5. Peluang Penjualan yang Hilang akibat Proses Manual
Banyak bisnis kehilangan peluang upsell atau cross-sell karena tidak memiliki sistem otomatis yang dapat menganalisis pola pembelian pelanggan dan merekomendasikan penawaran yang tepat pada waktu yang tepat.
Baca juga: Pantau & Lacak Performa Tim Sales dengan Barantum CRM
Apa Saja Proses Kerja yang Bisa Diotomasi dengan CRM?
Berikut adalah proses yang bisa diotomasi dengan CRM, seperti:
1. Automasi Penyimpanan Data Pelanggan
Dengan CRM, data pelanggan seperti nama, kontak, dan riwayat interaksi akan otomatis tersimpan setiap kali ada formulir masuk, email, atau chat, sehingga tim tidak perlu mencatat manual dan dapat langsung mengakses informasi lengkap saat melayani pelanggan.
2. Automasi Follow-Up Pelanggan & Leads
Sistem CRM dapat membantu tim sales untuk melakukan follow-up otomatis kepada leads dan pelanggan melalui email atau WhatsApp.
Dengan workflow otomatis, bisnis bisa memastikan tidak ada leads yang terabaikan, meningkatkan konversi, dan mempercepat closing sales.
3. Automasi Penugasan & Distribusi Leads ke Tim Sales
Dengan sistem CRM, setiap leads dapat secara otomatis dialokasikan secara merata ke tim sales untuk memastikan beban kerja tetap seimbang dan tidak menumpuk pada agen tertentu.
Hal ini membantu mempercepat penanganan leads dan meningkatkan efektivitas tim sales dalam melakukan pendekatan.
4. Automasi Reminder Pembayaran dan Tagihan
CRM memungkinkan bisnis untuk mengirimkan pengingat pembayaran otomatis atau perpanjang langganan kepada pelanggan sebelum jatuh tempo.
Ini tidak hanya meningkatkan cash flow tetapi juga mengurangi kasus keterlambatan pembayaran.
5. Automasi Notifikasi & Email Marketing
CRM dapat mengotomatisasi kampanye email marketing dan notifikasi untuk menginformasikan pelanggan tentang promo terbaru, update layanan, atau informasi penting lainnya.
Dengan sistem ini, bisnis bisa tetap engage dengan pelanggan tanpa harus mengirim email satu per satu.
6. Automasi Eskalasi Tiket Customer Service
CRM memungkinkan pengelolaan tiket customer service secara otomatis. Jika tiket pelanggan belum terselesaikan dalam waktu tertentu, sistem dapat secara otomatis mengeskalasi tiket ke tim yang lebih berwenang untuk mempercepat penyelesaiannya.
7. Automasi Pengelompokan dan Segmentasi Data Pelanggan
Dengan CRM, bisnis dapat secara otomatis mengelompokkan pelanggan berdasarkan kebiasaan pembelian, preferensi, atau tingkat loyalitas. Ini memungkinkan bisnis untuk mengirimkan penawaran yang lebih personal dan relevan.
8. Automasi Pembuatan Laporan Kinerja
CRM dapat membantu memberikan laporan performa sales, customer service, atau pemasaran secara otomatis dalam hitungan detik.
Dengan data real-time, manajemen dapat mengambil keputusan strategis lebih cepat dan akurat.
9. Automasi Integrasi dengan WhatsApp dan Chatbot
CRM yang terintegrasi dengan WhatsApp Business API dan chatbot AI memungkinkan bisnis untuk memberikan respons instan kepada pelanggan dan menangani pertanyaan umum tanpa perlu penanganan manual dari agen customer service.
10. Automasi Pengingat Jadwal Meeting atau Follow-Up
CRM dapat secara otomatis mengirimkan pengingat jadwal meeting, demo produk, atau follow-up pelanggan melalui email atau notifikasi di dashboard sales. Dengan ini, tidak ada peluang yang terlewat.
11. Automasi Analisis dan Prediksi Data Pelanggan
CRM yang dilengkapi dengan AI dan analitik prediktif dapat membantu bisnis menganalisis pola perilaku pelanggan, mengidentifikasi peluang penjualan, dan memberikan rekomendasi strategi pemasaran yang lebih tepat sasaran.
Baca juga: Mengenal CRM Marketing Dalam Strategi Pemasaran
Keuntungan Menggunakan Automasi dengan CRM untuk Bisnis
Penerapan CRM yang tepat memberikan berbagai keuntungan utama bagi bisnis, lengkap dengan fitur-fitur yang mendukung pencapaian manfaat tersebut.
1. Meningkatkan Efisiensi Operasional dengan Automasi Workflow
Fitur workflow automation mengotomatiskan tugas-tugas manual seperti follow-up pelanggan, pengelolaan tiket, dan distribusi leads secara efisien. Ini menghemat waktu tim dan memungkinkan mereka fokus pada tugas yang lebih strategis.
2. Mempercepat Konversi Leads dengan Automasi Distribusi & Follow-Up
CRM memungkinkan distribusi leads secara otomatis ke agen sales yang sesuai, berdasarkan wilayah atau keahlian mereka.
Selain itu, automasi follow-up melalui email, WhatsApp, atau SMS memastikan leads mendapatkan perhatian yang cepat dan tepat waktu.
3. Meningkatkan Retensi Pelanggan dengan Pengingat Pembayaran & Notifikasi Otomatis
Dengan automasi pengingat pembayaran, pelanggan akan mendapatkan notifikasi sebelum jatuh tempo, mengurangi keterlambatan pembayaran.
CRM juga bisa mengirimkan notifikasi layanan atau promo terbaru untuk meningkatkan keterlibatan pelanggan.
4. Mempercepat Penyelesaian Keluhan dengan Automasi Tiket Customer Service
Fitur ticketing automation secara otomatis mengubah setiap keluhan pelanggan menjadi tiket dan mendistribusikannya ke tim yang tepat.
Jika tiket belum terselesaikan dalam waktu tertentu, sistem secara otomatis akan mengeskalasikannya ke level yang lebih tinggi untuk memastikan penyelesaian cepat.
5. Meningkatkan Personalization dengan Segmentasi Data Pelanggan
CRM dapat secara otomatis mengelompokkan pelanggan berdasarkan perilaku, preferensi, atau tingkat loyalitas mereka. Dengan fitur segmentasi otomatis, bisnis dapat menjalankan kampanye pemasaran yang lebih personal dan relevan.
6. Menghasilkan Laporan Kinerja Secara Real-Time
Dengan fitur automasi pelaporan, CRM dapat menyajikan data performa sales, customer service, atau pemasaran dalam hitungan detik. Ini membantu manajemen mengambil keputusan berbasis data yang lebih akurat.
7. Mengurangi Kesalahan Human Error dalam Manajemen Data
Fitur data entry automation secara otomatis menyimpan dan memperbarui informasi pelanggan di CRM, sehingga tim dapat mengurangi risiko kesalahan input data yang dapat memengaruhi analisis dan keputusan bisnis.
Baca juga: 30 Rekomendasi Software Aplikasi CRM Terbaik Indonesia
Tingkatkan Produktivitas Perusahaan dengan Barantum CRM
Bisnis dapat mengotomasi banyak proses yang bisa diotomasi dengan CRM untuk tidak hanya meningkatkan efisiensi, tetapi juga memberikan layanan pelanggan yang lebih responsif, mendorong kinerja tim sales, dan mengoptimalkan strategi pemasaran.
Dengan Barantum, bisnis dapat mengintegrasikan dengan omnichannel, call center dan WhatsApp API dalam satu platform, untuk membuat kolaborasi antar divisi semakin lebih efektif.
Ingin info lebih lanjut dan konsultasi kebutuhan bisnis Anda? Hubungi Kami segera untuk Demo Gratis sekarang!
Referensi:
- https://www.barantum.com/blog/crm-automation/
- https://www.zoho.com/blog/id/workplace/otomatisasi-bisa-bantu-5-proses-bisnis-ini-jadi-lebih-efektif.html
Tertarik dengan Barantum?
SEO & CRM Specialist.
I leverage advanced SEO strategies to not only build brand awareness but also drive quality leads and conversions, helping businesses achieve sustainable growth and measurable results through organic search.
