Pentingnya Sales Management System Untuk Perusahaan

Leads masuk, sales melakukan follow-up, dan penawaran mulai berjalan. Namun, manager masih harus mengumpulkan pembaruan dari chat, spreadsheet, atau catatan masing-masing anggota tim untuk memahami progres penjualan. Ketika konteks tersebar, perpindahan penanganan menjadi lebih sulit dan kesempatan yang membutuhkan perhatian bisa terlambat terlihat.

Sales management system membantu Anda menghubungkan pekerjaan tersebut dalam proses yang lebih terstruktur. Artikel ini menjelaskan pengertian, workflow dari leads hingga closing, fitur, serta cara memilih sistem berdasarkan model tim. Pembahasan kemudian mengarah pada penggunaan CRM untuk mendukung pekerjaan sales dan visibilitas manager.

Apa Itu Sales Management System?

Sales management system adalah sistem yang membantu tim menjalankan dan memantau proses penjualan, mulai dari leads, aktivitas, pipeline, forecast, hingga closing. Sistem ini menghubungkan pencatatan dengan aturan kerja sehingga sales dan manager memiliki konteks yang konsisten.

Sales management system berkaitan dengan tiga konsep berikut:

1. Sales Management sebagai Proses

Sales management adalah proses merencanakan, mengarahkan, memantau, dan mengevaluasi pekerjaan penjualan. Manager menentukan prioritas tim, sedangkan sales menjalankan aktivitas untuk mencapai tujuan bisnis karena keduanya memegang tanggung jawab yang berbeda. Selain target hasil, proses ini mencakup pembagian tanggung jawab dan penilaian perkembangan pekerjaan.

Karena itu, sales management tetap merupakan kegiatan pengelolaan yang tim lakukan, meskipun bisnis menggunakan software untuk membantu pelaksanaannya.

2. Sales Management System sebagai Sistem Operasional

Sales management system menyediakan sarana untuk menjalankan workflow dan pencatatan sales secara konsisten. Sistem membantu tim mengetahui siapa yang menangani leads, aktivitas yang sudah berjalan, dan perkembangan peluang penjualan sehingga kelanjutan pekerjaan lebih jelas. Misalnya, leads yang belum mempunyai owner dapat menjadi perhatian manager sehingga penanggung jawabnya bisa ditentukan.

Kemudian, aturan pencatatan yang sama membantu anggota tim memahami kelanjutan pekerjaan tanpa mengandalkan ingatan satu orang.

3. CRM sebagai Platform yang Mendukung Proses Sales

CRM adalah platform untuk mengelola data serta hubungan pelanggan yang dapat mendukung workflow sales management. Data kontak dan konteks kebutuhan menjadi dasar bagi sales untuk melanjutkan pembahasan, sementara proses penjualan mengatur kegiatan yang tim jalankan. Karena itu, istilah sales management system dan CRM adalah dua konsep yang berkaitan, dengan fokus yang dapat Anda bedakan dalam tabel berikut.

Perbedaan fokus tersebut membantu bisnis menempatkan software sebagai sarana menjalankan proses. Hubungan antarpekerjaan kemudian terlihat lebih jelas ketika Anda mengikuti alur leads masuk hingga closing.

Bagaimana Sales Management System Bekerja dari Lead hingga Closing?

Sales management system bekerja dengan menghubungkan leads masuk, qualification, assignment, follow-up, pipeline, forecast, dan hasil closing. Setiap tahap memperbarui konteks yang sales serta manager perlukan untuk melanjutkan pekerjaan.

Alur sales management system dari leads masuk hingga closing mencakup enam tahapan berikut:

1. Lead Masuk ke Sistem

Leads masuk ke sistem ketika tim mencatat identitas, sumber, kebutuhan awal, dan waktu masuk yang relevan. Misalnya, permintaan informasi dari form menjadi dasar untuk memahami produk yang pelanggan cari. Pencatatan minimum yang konsisten membantu sales memulai pembahasan dengan konteks jelas karena informasi awal tetap tersedia.

Selain itu, sumber leads memberi manager informasi awal untuk menilai hubungan aktivitas marketing dengan pekerjaan penjualan.

2. Lead Dikualifikasi

Qualification menilai kelayakan leads untuk follow-up berdasarkan kebutuhan, kecocokan solusi, dan kesiapan proses pembelian. Sales menggali informasi sehingga tim memahami pekerjaan yang perlu mereka prioritaskan. Misalnya, leads yang membutuhkan demo mempunyai langkah berikutnya berbeda dari pelanggan yang baru mencari informasi umum.

Dengan demikian, qualification membantu mengarahkan perhatian sales pada kebutuhan yang lebih jelas.

3. Lead Dialokasikan ke Sales

Assignment memberikan penanggung jawab atau owner yang jelas untuk setiap leads. Pembagian dapat mengikuti area, produk, atau beban kerja melalui cara manual maupun otomatis sesuai sistem. Karena itu, tim mengetahui siapa yang perlu melanjutkan komunikasi dan memberi pembaruan.

Selain itu, ownership yang konsisten membantu manager menangani perpindahan pekerjaan ketika anggota tim sedang tidak tersedia.

4. Aktivitas Follow-Up Dicatat

Pencatatan follow-up menyimpan aktivitas komunikasi, hasil pembahasan, dan langkah berikutnya dalam proses sales. Setelah demo, misalnya, sales mencatat kebutuhan pelanggan serta pembahasan lanjutan yang masih terbuka. Catatan ini kemudian membantu sales pengganti memahami konteks sebelum menghubungi pelanggan.

Selain itu, manager dapat melihat apakah kegiatan berikutnya sesuai perkembangan kebutuhan, bukan sekadar menghitung jumlah komunikasi.

5. Opportunity Bergerak di Pipeline

Opportunity bergerak melalui pipeline ketika peluang penjualan mengalami perkembangan berdasarkan tahap yang bisnis gunakan. Leads merupakan kontak atau kebutuhan awal, sedangkan opportunity memiliki konteks peluang penjualan yang lebih jelas. Pipeline kemudian menghubungkan tahap, aktivitas terakhir, dan hambatan proses.

Misalnya, peluang yang menunggu persetujuan pelanggan memerlukan langkah berbeda dari peluang yang masih membahas kebutuhan.

6. Forecast dan Hasil Closing Dipantau

Forecast memperkirakan potensi hasil dari pipeline, sedangkan pencatatan closing menunjukkan hasil aktual seperti won atau lost. Sales dan manager membutuhkan pembaruan yang konsisten agar estimasi tetap mengikuti perkembangan peluang. Namun, forecast tetap merupakan estimasi, bukan kepastian revenue.

Evaluasi alasan hasil penjualan kemudian membantu bisnis memahami fitur yang paling penting untuk menjaga kualitas proses.

Fitur Apa yang Penting dalam Sales Management System?

Fitur penting dalam sales management system mencakup pengelolaan leads dan opportunity, assignment, pipeline, automation, aktivitas, reporting, mobile access, serta integrasi. Setiap fitur perlu membantu pekerjaan yang tim jalankan, sehingga manfaatnya terlihat dalam workflow sehari-hari.

Evaluasi fitur sales management system mencakup enam kelompok berikut:

1. Lead dan Opportunity Management

Lead dan opportunity management membantu tim membedakan data kebutuhan awal dari peluang penjualan yang sedang berjalan. Identitas pelanggan, ownership, dan histori proses memberi sales konteks untuk menentukan langkah berikutnya. Karena itu, evaluasi leads management software perlu melihat hubungan antarcatatan tersebut.

Selain itu, pencatatan yang jelas membantu mengurangi penanganan ganda dan menjaga kontinuitas komunikasi saat pekerjaan berpindah.

2. Assignment dan Lead Scoring

Assignment menentukan penanggung jawab leads, sedangkan lead scoring membantu menentukan prioritas jika sistem menyediakan kemampuan tersebut. Kriteria dapat mengikuti kecocokan kebutuhan pelanggan dengan solusi bisnis. Misalnya, tim memberi perhatian lebih pada kebutuhan yang sesuai cakupan layanan dan mempunyai langkah pembelian yang jelas.

Namun, scoring tetap membantu keputusan tim dan tidak menggantikan pembahasan kebutuhan secara langsung dengan pelanggan.

3. Sales Pipeline Management

Fitur ini membantu tim melihat tahap peluang, nilai penjualan, dan progres sesuai data yang mereka catat. Sales mengetahui posisi pembahasan, sementara manager membaca area yang membutuhkan perhatian karena data tahap penjualan mempunyai konteks aktivitas. Misalnya, beberapa peluang menunggu persetujuan pelanggan dan membutuhkan pendekatan follow-up berbeda.

Dengan pipeline management yang konsisten, tim dapat menilai kegiatan yang mendukung kemajuan setiap opportunity.

4. Automation dan Activity Tracking

Automation membantu pekerjaan berulang, sedangkan activity tracking menjaga catatan kegiatan serta hasil follow-up. Sistem tertentu dapat menyediakan pengingat sebagai bagian workflow, sementara tim tetap menentukan tindakan berdasarkan kebutuhan pelanggan. Karena itu, manfaat automation perlu berkaitan dengan proses yang memang berulang.

Riwayat aktivitas kemudian membantu sales memahami pekerjaan sebelumnya sebelum mengambil langkah lanjutan.

5. Reporting dan Forecast

Reporting membantu manager mengevaluasi aktivitas dan hasil penjualan, sedangkan forecast membantu membaca potensi pipeline. Keduanya membutuhkan data yang konsisten karena pembahasan tim memerlukan dasar yang jelas. Misalnya, laporan menunjukkan perkembangan pekerjaan, kemudian manager menilai pengaruhnya terhadap peluang yang masih terbuka.

Namun, jenis laporan dan metode estimasi mengikuti kemampuan sistem serta cara bisnis mengelola penjualan.

6. Mobile Access dan Integrasi

Mobile access membantu sales menggunakan sistem ketika bekerja di luar kantor, sementara integrasi menghubungkan data dengan sistem lain yang proses bisnis butuhkan. Field sales, misalnya, memerlukan akses praktis untuk mencatat perkembangan setelah kunjungan. Selain itu, hak akses menjaga penggunaan data sesuai pekerjaan setiap anggota tim.

Kebutuhan mobilitas dan hubungan data ini menjadi dasar memilih sistem berdasarkan model tim Anda.

Bagaimana Memilih Sales Management System Sesuai Model Tim?

Pilih sales management system berdasarkan pola kerja tim, panjang siklus penjualan, kebutuhan mobilitas, integrasi, dan kesiapan pengguna. Inside sales, field sales, dan B2B sales mempunyai prioritas yang berbeda karena aktivitas serta kebutuhan konteksnya tidak sama.

Prioritas pemilihan sales management system mengikuti model tim dan kesiapan berikut:

1. Inside Sales dengan Volume Follow-Up Tinggi

Inside sales membutuhkan ownership, histori komunikasi, dan aktivitas berikutnya yang jelas untuk mengelola volume follow-up tinggi. Sales perlu melihat pembahasan terakhir sebelum menghubungi pelanggan, sedangkan manager membaca beban pekerjaan serta perkembangan peluang. Karena itu, sistem yang menjaga hubungan antara leads, kegiatan, dan pipeline lebih membantu daripada catatan komunikasi yang berdiri sendiri tanpa konteks kelanjutan.

2. Field Sales dengan Aktivitas di Lapangan

Field sales membutuhkan akses mobile yang praktis dan pencatatan aktivitas setelah kunjungan pelanggan. Sales kemudian dapat memperbarui kebutuhan, hasil pembahasan, dan langkah berikutnya ketika informasi masih segar. Selain mendukung pekerjaan di lapangan, catatan yang konsisten membantu manager memahami perkembangan tanpa menunggu laporan terpisah.

Kebutuhan mobilitas perlu mengikuti kondisi kerja tim, termasuk kenyamanan penggunaan serta hak akses data.

3. B2B Sales dengan Siklus Penjualan Lebih Panjang

B2B sales membutuhkan histori account, stakeholder, opportunity, dan aktivitas yang konsisten sepanjang siklus penjualan. Pembahasan dapat melibatkan beberapa pihak dan berlangsung melalui sejumlah pertemuan sebelum keputusan muncul. Karena itu, sistem perlu membantu sales memahami siapa yang terlibat serta kebutuhan yang masih terbuka.

4. Kesiapan Data, Integrasi, Migrasi, dan Adopsi Pengguna

Kesiapan implementasi mencakup data yang rapi, field serta stage yang jelas, ownership, hubungan antarsistem, migrasi, dan latihan pengguna. Data duplikat atau konteks yang hilang dapat menyulitkan pekerjaan karena tim kehilangan dasar pembahasan setelah perpindahan sistem. Karena itu, migrasi bertahap membantu tim menjaga catatan penting sambil membiasakan cara kerja baru.

Prioritas setiap model tim dapat Anda bandingkan melalui matriks berikut.

Kecocokan sistem terlihat ketika kebutuhan tim, aturan pencatatan, dan kesiapan pengguna saling mendukung. Dari prioritas tersebut, Anda dapat melihat bagaimana CRM membantu menjalankan proses penjualan yang lebih terarah.

Bagaimana Barantum Membantu Mengelola Proses Penjualan?

Barantum membantu mengelola proses penjualan melalui manajemen leads, data pelanggan, manajemen penjualan, komentar dan notifikasi, serta dashboard laporan standar. Manajemen alur kerja pada Professional juga mendukung pengelolaan proses sesuai cakupan paket.

Barantum adalah solusi CRM untuk membantu tim menjaga hubungan antara data pelanggan dan pekerjaan penjualan. Barantum mendukung pengelolaan proses sales melalui empat bagian berikut:

1. Data Leads dan Pelanggan Tersimpan Lebih Terpusat

Barantum menyediakan manajemen leads serta data kontak dan perusahaan pelanggan pada CRM Sales Standard. Tim menggunakan data tersebut untuk memahami kebutuhan pelanggan dan menjaga hubungan antara identitas dengan proses penjualan. Misalnya, informasi kebutuhan menjadi konteks bagi sales yang melanjutkan pembahasan.

2. Follow-Up dan Aktivitas Sales Lebih Mudah Dipantau

Komentar dan notifikasi pada CRM Sales Standard serta manajemen alur kerja pada Professional mendukung pengelolaan perkembangan pekerjaan sales. Tim dapat menggunakan catatan perkembangan untuk memahami hasil pembahasan dan pekerjaan berikutnya. Selain membantu kontinuitas follow-up, pengelolaan proses yang lebih rapi mempunyai contoh outcome produktivitas pada pelanggan yang menggunakan CRM dan call center Barantum.

“Dalam studi kasus FKS Multi Agro, penggunaan CRM dan call center Barantum diikuti peningkatan produktivitas tim hingga 70%.” Sumber: Studi kasus Barantum — FKS Multi Agro

Hasil pada FKS Multi Agro menunjukkan nilai pengelolaan pekerjaan melalui CRM dan call center dalam konteks pelanggan tersebut. Bagi tim Anda, kebutuhan utamanya adalah menjaga informasi follow-up tetap jelas agar kegiatan berikutnya mempunyai dasar.

3. Pipeline Membantu Melihat Progress Opportunity

Pipeline membantu tim memberi struktur pada progress opportunity dalam proses manajemen penjualan. Barantum menyediakan Manajemen Penjualan pada CRM Sales Standard, sedangkan tim menggunakan alur kerja penjualan untuk memahami perkembangan peluang. Misalnya, pembahasan kebutuhan dan langkah berikutnya menjadi konteks untuk menilai kemajuan.

Karena itu, pencatatan yang konsisten membantu sales dan manager membicarakan progres berdasarkan proses yang sama.

4. Manager Mendapatkan Visibilitas untuk Evaluasi Tim

Dashboard laporan standar pada CRM Sales Standard memberikan manager bahan evaluasi dari data proses penjualan. Manager menghubungkan informasi tersebut dengan pekerjaan yang tim catat untuk memahami area yang membutuhkan perhatian. Selain visibilitas proses, studi kasus pelanggan menunjukkan contoh perkembangan kualitas kinerja setelah penggunaan CRM Barantum.

“Studi kasus Pura Mayungan mencatat peningkatan kualitas kinerja tim hingga 50% setelah menggunakan Barantum CRM.” Sumber: Studi kasus Barantum — Pura Mayungan

Oleh karena itu, contoh Pura Mayungan memperkuat nilai pengelolaan data dan evaluasi proses dalam konteks pelanggan tersebut. Manager dapat menggunakan pembahasan evaluasi untuk menentukan kebutuhan workflow tim, kemudian melihat kecocokannya dengan solusi Barantum melalui demo.

Jadwalkan Demo Sales Management System Barantum

Jadwalkan demo Barantum untuk membahas pengelolaan leads, workflow follow-up, manajemen penjualan, dan laporan yang tim Anda butuhkan. Tim kami akan membantu Anda memahami penggunaan CRM untuk menghubungkan data pelanggan dengan pekerjaan sales sesuai model bisnis. Mulai dari kebutuhan yang paling sering menghambat proses, lalu lihat bagaimana pengelolaan data serta alur kerja dapat mendukung kontinuitas follow-up dan evaluasi manager.

Tertarik dengan Barantum?

Jangan tunggu nanti, perubahan besar dimulai dari langkah kecil hari ini! Dapatkan uji coba gratis 7 hari. Daftar dan buat akun Barantum CRM Anda sekarang.

Hubungi via WhatsApp

Coba Gratis 7 Hari

Herliana Isdianti

CRM Specialist and SEO Content Writer.
As CRM Specialist and SEO Content Writer I craft compelling content that enhances brand identity and drives engagement, leveraging my expertise to connect with audiences and boost conversions.

Reviewed by Nur Ahmad Syaepudin

Digital Marketing Lead with expertise in SEO, digital growth, and performance-driven marketing. I focus on developing data-driven strategies to strengthen online visibility, optimize digital performance, and drive sustainable business growth.