Cara Membangun Customer Service dengan Barantum CRM

Membangun customer service Barantum menjadi salah satu langkah penting bagi bisnis yang ingin memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan. Di era serba cepat seperti sekarang, konsumen tidak hanya mencari produk atau jasa berkualitas, tetapi juga pengalaman layanan yang cepat, responsif, dan solutif. 

Artikel ini akan membahas secara lengkap apa itu customer service, pentingnya peran customer service untuk bisnis, hingga bagaimana Barantum CRM dapat membantu Anda membangun layanan pelanggan yang profesional, efektif, dan mendukung pertumbuhan bisnis jangka panjang.

Yuk, baca artikel ini sampai selesai!

Apa itu Customer Service?

Customer service adalah layanan yang diberikan perusahaan kepada pelanggan, baik sebelum, saat, maupun setelah transaksi berlangsung. Fungsi utama customer service adalah memastikan pelanggan mendapatkan jawaban atas pertanyaan, solusi atas masalah, serta pengalaman menyenangkan dalam setiap interaksi dengan bisnis.

Customer service modern tidak lagi hanya sebatas menjawab telepon atau membalas email. Perannya kini jauh lebih strategis karena pelanggan berinteraksi lewat berbagai saluran digital seperti WhatsApp, media sosial, live chat, dan aplikasi pesan lainnya. Maka dari itu, bisnis perlu menyediakan layanan customer service yang terintegrasi dan mampu merespons kebutuhan pelanggan di berbagai platform dengan cepat.

Dengan kata lain, customer service bukan hanya tentang menyelesaikan masalah teknis, tetapi juga membangun hubungan jangka panjang dengan pelanggan. Layanan ini bisa menjadi kunci loyalitas sekaligus menjadi alat pemasaran tidak langsung karena pelanggan yang puas cenderung merekomendasikan bisnis Anda ke orang lain.

Kenapa Bisnis Wajib Menyediakan Customer Service?

Customer service adalah jembatan antara bisnis dan pelanggan. Tanpa layanan yang baik, bisnis berisiko kehilangan pelanggan meski produk atau jasa yang ditawarkan berkualitas. Berikut alasan mengapa customer service wajib dimiliki setiap bisnis:

1. Menjadi Saluran Utama Komunikasi dengan Pelanggan

Customer service berfungsi sebagai pintu masuk utama komunikasi pelanggan dengan bisnis. Baik untuk bertanya produk, mengajukan komplain, atau sekadar mencari informasi, pelanggan biasanya langsung menghubungi tim customer service. Dengan adanya layanan yang profesional, pelanggan merasa dihargai karena bisa mendapatkan jawaban dan bantuan tanpa harus menunggu lama.

2. Menumbuhkan Kepercayaan dan Loyalitas Pelanggan

Layanan pelanggan yang ramah, cepat, dan solutif akan membangun kepercayaan pelanggan terhadap bisnis Anda. Kepercayaan inilah yang menjadi modal utama untuk menciptakan loyalitas. Pelanggan yang sudah percaya tidak hanya akan melakukan pembelian berulang, tetapi juga cenderung merekomendasikan bisnis Anda ke orang lain.

3. Membantu Mengurangi Risiko Kehilangan Pelanggan

Banyak pelanggan meninggalkan sebuah merek bukan karena produk yang jelek, tetapi karena pengalaman buruk saat berinteraksi dengan customer service. Dengan menata customer service secara terstruktur, tim dapat menekan risiko ini. Sehingga mereka bisa menindaklanjuti keluhan pelanggan dengan cepat dan memastikan pelanggan merasa diperhatikan. 

4. Menjadi Sumber Feedback untuk Pengembangan Produk dan Layanan

Customer service adalah “mata dan telinga” bisnis. Dari interaksi dengan pelanggan, perusahaan bisa mendapatkan insight berharga terkait kebutuhan, masalah, maupun ekspektasi mereka. Misalnya, jika banyak pelanggan mengeluhkan fitur tertentu dalam produk, perusahaan bisa menjadikannya sebagai masukan untuk perbaikan. Dengan begitu, bisnis bisa terus beradaptasi dan berkembang sesuai kebutuhan pasar.

5. Meningkatkan Reputasi dan Daya Saing Bisnis

Dengan menyediakan layanan customer service yang profesional, bisnis dapat menjaga reputasi baik di mata publik. Hal ini sekaligus meningkatkan daya saing karena pelanggan lebih memilih perusahaan yang peduli dengan mereka dibandingkan hanya sekadar menjual produk.

Adopsi CRM bisa meningkatkan customer retention sebesar 25-40 % dan menaikkan penjualan hingga 15-30 %. (Researchgate)

Contoh Alur Kerja Customer Service Menggunakan Barantum CRM

Bayangkan ada seorang pelanggan yang baru saja membeli produk Anda dan memiliki pertanyaan. Proses customer service dengan Barantum CRM bisa berjalan seperti ini:

1. Chat pelanggan masuk. Semua pesan dari WhatsApp, website chat, atau media sosial otomatis terkumpul di satu dashboard Barantum CRM, jadi tidak ada pesan yang tercecer.
2. Pesan pertama ditangani Chatbot AI. Chatbot langsung menjawab pertanyaan dasar seperti jam operasional, cara pembayaran, atau status order, sehingga pelanggan tidak menunggu lama.
3. Jika masalah cukup rumit, chatbot mengalihkan ke agent CS. Pelanggan tidak perlu mengulang dari awal karena data percakapan sudah tercatat di sistem.
4. Distribusi pesan dengan WhatsApp Rotator. Chat otomatis dibagikan ke agent yang tersedia dengan sistem round robin, sehingga beban kerja lebih merata dan pelanggan lebih cepat dilayani.
5. Penanganan oleh agent CS. Agent bisa langsung membantu dengan melihat riwayat interaksi pelanggan sebelumnya, membuat percakapan lebih personal dan tepat sasaran.
6. Pembuatan ticket. Jika kasus butuh tindak lanjut, sistem membuat ticket agar progress bisa dipantau sampai tuntas.
7. Eskalasi ke call center (opsional). Jika masalah butuh komunikasi lebih intens, tiket bisa dialihkan ke agent call center untuk penyelesaian lebih cepat.
8. Ticket terselesaikan. Setelah masalah selesai ditangani, tiket ditutup dan status penyelesaian tercatat rapi di sistem.
9. Pengiriman survei kepuasan (CSAT/NPS). Sistem otomatis mengirim survei ke pelanggan untuk menilai kualitas layanan.
10. Feedback pelanggan. Masukan dari pelanggan dikumpulkan untuk menjadi bahan evaluasi dan perbaikan customer service di masa depan.
    

Dengan alur ini, bisnis dapat memastikan setiap pelanggan merasa diperhatikan, masalah terselesaikan cepat, dan tim punya transparansi dalam bekerja.

Keunggulan Menggunakan Barantum CRM untuk Customer Service Efektif

Menggunakan Barantum CRM tidak hanya mempermudah pekerjaan tim, tetapi juga meningkatkan kualitas layanan secara menyeluruh.

1. Menyediakan Layanan Pelanggan 24/7

Dengan integrasi chatbot dan otomatisasi, pelanggan tetap bisa mendapatkan jawaban meski di luar jam kerja. Sehingga membuat bisnis terlihat selalu siap melayani kapan pun dibutuhkan.

2. Mempercepat Waktu Respon dan Penyelesaian Masalah

Semua pesan masuk ke dalam satu dashboard sehingga tim bisa langsung merespons tanpa harus membuka banyak aplikasi. Alur kerja yang rapi ini mempercepat penyelesaian masalah.

3. Meningkatkan Kepuasan dan Loyalitas Pelanggan

Respon cepat dan solusi tepat meningkatkan kepuasan pelanggan. Semakin puas mereka, semakin besar peluang untuk tetap loyal terhadap bisnis Anda.

4. Mempermudah Koordinasi Tim Customer Service

Dengan fitur multi agent, koordinasi antar anggota tim jadi lebih lancar. Tidak ada lagi pesan yang terlewat atau terduplikasi.

5. Memberikan Transparansi dan Monitoring Kinerja Tim

Supervisor bisa melihat performa setiap agent melalui laporan real-time. Ini memudahkan untuk melakukan evaluasi sekaligus meningkatkan motivasi kerja.

6. Memberikan Insight Data untuk Pengambilan Keputusan Bisnis

Data interaksi pelanggan yang terekam bisa dianalisis untuk mengetahui tren, kebutuhan, hingga masalah berulang. Insight ini membantu manajemen dalam mengambil keputusan strategis.

Fitur-Fitur Barantum CRM Customer Service

Barantum CRM menghadirkan fitur lengkap yang menunjang layanan customer service.

1. Omnichannel (WhatsApp, Telepon, Email, Live Chat, Sosial Media)

Semua saluran komunikasi pelanggan bisa diakses dalam satu platform. Agent tidak perlu lagi membuka banyak aplikasi.

2. Riwayat Interaksi Pelanggan

Setiap interaksi tercatat rapi, sehingga agent bisa memahami konteks pelanggan sebelum menjawab.

3. Multi Agent & Round Robin

Dengan round robin, sistem otomatis membagi chat ke agent secara merata, sehingga beban kerja lebih seimbang.

4. Chatbot dan Integrasi AI

Chatbot bisa menjawab pertanyaan umum secara otomatis. Jika butuh, percakapan akan dialihkan ke agent manusia.

5. Ticketing, CSAT dan NPS

Masalah pelanggan bisa dibuat tiket agar lebih mudah dipantau. Survei CSAT (Customer Satisfaction) dan NPS (Net Promoter Score) membantu mengukur kepuasan pelanggan.

6. Integrasi CRM dan Call Center

Barantum CRM terhubung langsung dengan call center sehingga komunikasi via telepon juga bisa dicatat otomatis.

7. Laporan Performa dan Analytics

Pimpinan bisa memantau performa tim dan hasil layanan melalui laporan komprehensif.

Langkah-Langkah Membangun Customer Service untuk Bisnis Anda Menggunakan Barantum CRM Customer Service

Membangun layanan customer service bukan hanya soal merekrut tim dan menyediakan nomor WhatsApp. Prosesnya mirip dengan membangun sebuah rumah, perlu fondasi yang kokoh, perencanaan matang, dan peralatan yang tepat agar hasilnya bisa dipakai jangka panjang. 

Berikut adalah tahapan yang bisa Anda ikuti:

1. Buat Alur Kerja Customer Service dan SOP yang Jelas

Langkah pertama adalah membuat “peta jalan” customer service Anda. Bayangkan jika sebuah tim berjalan tanpa arahan, hasilnya pasti kacau dan tidak konsisten. SOP (Standard Operating Procedure) menjadi panduan penting agar semua agent melayani pelanggan dengan standar yang sama.

2. Rekrut Tim dan Berikan Pelatihan Dasar Customer Service

Setelah alur kerja siap, saatnya membangun “mesin utama” yaitu tim customer service. Merekrut orang yang tepat sama pentingnya dengan merekrut sales atau marketing. Tim CS harus punya keterampilan komunikasi, empati, dan mampu tetap tenang dalam situasi sulit. Pelatihan dasar bisa berupa cara menjawab pertanyaan umum, menangani komplain, hingga menjaga nada komunikasi yang sopan dan ramah.

3. Gunakan Barantum CRM Customer Service

Selanjutnya, saat SOP dan tim sudah siap, Anda bisa mulai mengintegrasikan Barantum CRM. Inilah tahap di mana teknologi mengambil peran penting. Semua pesan dari WhatsApp, telepon, email, hingga media sosial bisa masuk ke satu dashboard. Artinya, tim Anda tidak perlu lagi bolak-balik membuka banyak aplikasi.

Dengan menggunakan Barantum, tim Anda dapat bekerja lebih efisien, transparan, dan setiap prosesnya mudah dilacak Tidak ada lagi pesan yang hilang atau pelanggan yang terabaikan.

4. Implementasi Alur Kerja Customer Service Bisnis Anda

Setelah sistem aktif, masukkan SOP dan alur kerja ke dalam Barantum CRM. Misalnya, buat kategori tiket berdasarkan jenis masalah (penagihan, teknis, komplain, atau pertanyaan umum). Atur juga distribusi chat dengan fitur round robin agar semua agent mendapat beban kerja yang seimbang.

Di tahap ini, bisnis mulai “menjalankan mesin” yang sudah dirancang di awal. Sehingga Anda akan melihat bagaimana semua elemen saling terhubung dari pelanggan menghubungi, sistem otomatis mengarahkan hingga agent menindaklanjuti pesan pelanggan.

5. Pelatihan Penggunaan Barantum CRM ke Tim Customer Service Anda

Meski Barantum CRM memiliki tampilan yang user-friendly, pelatihan tetap diperlukan agar semua agent familiar. Latihan bisa berupa bagaimana membuat tiket, mencari riwayat interaksi pelanggan, atau menggunakan chatbot untuk menjawab pertanyaan berulang.

Bayangkan seperti memberi kunci mobil kepada orang yang baru belajar menyetir. Dengan pelatihan, mereka tidak hanya bisa menyalakan mesin, tapi juga mahir mengendarai dengan aman.

6. Go Live Flow Customer Service Anda dengan Barantum

Setelah tim merasa cukup percaya diri, saatnya go live! Layanan customer service mulai dibuka secara penuh untuk pelanggan. Di tahap ini, biasanya bisnis akan melihat perubahan signifikan: pelanggan lebih cepat mendapat respon, tim lebih mudah berkoordinasi, dan semua data tercatat rapi.

Anda bisa melakukan go live secara bertahap, misalnya dimulai hanya di WhatsApp terlebih dahulu. Setelah lancar, barulah menambahkan channel lain seperti telepon atau email. Strategi bertahap ini membantu tim beradaptasi dengan lebih mulus.

7. Pantau dan Lakukan Improvement Secara Berkala

Customer service bukan sesuatu yang sekali jadi lalu selesai. Selalu ada ruang untuk perbaikan. Dengan Barantum CRM, Anda bisa melihat laporan performa: berapa lama rata-rata waktu respons, siapa agent dengan performa terbaik, hingga masalah apa yang paling sering muncul.

Intinya, tahap ini adalah fase “maintenance” layaknya servis rutin pada mobil. Dengan pemantauan dan perbaikan berkelanjutan, customer service Anda akan terus relevan, efisien, dan memberi pengalaman terbaik untuk pelanggan.

Berapa Biaya Menggunakan Barantum CRM untuk Customer Service?

Setiap bisnis memiliki kebutuhan berbeda, sehingga biaya pun bisa disesuaikan.

1. Biaya Berlangganan per Bulan

Barantum CRM menyediakan berbagai paket mulai dari standar hingga enterprise. Biayanya mulai dari Rp897.000 per bulan, sudah termasuk untuk 3 user.

2. Biaya Saldo Penggunaan (Khusus WhatsApp dan Telepon)

Untuk kebutuhan komunikasi langsung dengan pelanggan, terdapat biaya saldo yang bisa digunakan untuk WhatsApp blast dan panggilan telepon.

3. Biaya Tambahan untuk Integrasi Khusus

Jika bisnis membutuhkan integrasi khusus, misalnya ada tambahan nomor WhatsApp atau akun sosial media lainnya, Anda akan dikenakan biaya tambahan mulai dari Rp100.000.

4. Biaya Implementasi (Opsional)

Jika bisnis membutuhkan implementasi atau pendampingan implementasi CRM, tersedia biaya tambahan sesuai kompleksitas kebutuhan atau bisa juga implementasi sendiri (self service) yang akan dipandu dengan artikel.

5. Biaya Nomor Cantik (Opsional)

Jika Anda ingin nomor bisnis mudah diingat (nomor cantik) atau nomor lokal khusus, ada biaya tambahan.

Testimoni dan Studi Kasus Penggunaan Barantum CRM untuk Customer Service

Partai Keadilan Sejahtera (PKS) menghadirkan Digital Service Center (DSC) sebagai jembatan komunikasi dengan masyarakat. Tantangan terbesar mereka adalah menyediakan layanan yang cepat, terukur, dan mudah diakses tanpa harus bergantung pada cara konvensional.

Setelah riset, PKS memilih Barantum CRM karena mampu menghadirkan solusi omnichannel dan call center yang efisien. Kini, DSC bisa melakukan panggilan nasional untuk verifikasi anggota, menindaklanjuti surat, hingga merespons aspirasi masyarakat lewat WhatsApp maupun Messenger, semuanya dalam satu sistem.

Hasilnya, layanan publik PKS menjadi lebih cepat, responsif, dan transparan. Dengan laporan otomatis mingguan dan bulanan, evaluasi kerja lebih mudah dilakukan. Yang paling terasa, biaya operasional telepon turun drastis berkat sistem call center Barantum yang lebih hemat dibanding pulsa reguler.

Menurut Dina Hanifa (Staf DSC PKS), kurang lebih 90% kami merasa dengan adanya sistem Barantum ini dapat membantu menyampaikan informasi, kebijakan, dan pernyataan partai kepada masyarakat.

 

Dapatkan Uji Coba 7 Hari Barantum CRM Sekarang

Jika Anda ingin membangun layanan customer service yang profesional, terukur, dan mendukung pertumbuhan bisnis, Barantum CRM adalah solusi tepatnya. Dengan fitur lengkap dan sistem yang mudah digunakan, tim Anda bisa melayani pelanggan dengan lebih cepat, responsif, dan efektif.

Coba gratis Barantum CRM selama 7 hari dan rasakan sendiri perbedaannya dalam mengelola customer service bisnis Anda!