Daftar Isi
Helpdesk Software, Solusi Tingkatkan Layanan Bisnis Anda
Bisnis modern saat ini menuntut perusahaan untuk memberikan layanan pelanggan yang cepat, responsif, dan efisien. Namun, manajemen tiket layanan pelanggan yang kompleks dan sulit diatur seringkali menghambat efisiensi perusahaan dan mengganggu hubungan pelanggan yang sehat. Solusinya adalah dengan menggunakan helpdesk software yang tepat. Helpdesk software adalah solusi yang tepat untuk memudahkan manajemen tiket layanan pelanggan, mempercepat penyelesaian masalah, dan meningkatkan kepuasan pelanggan secara keseluruhan.
Jika Anda mempertimbangkan untuk memperbarui sistem tiket layanan pelanggan perusahaan Anda atau mencari solusi yang lebih baik, maka artikel ini bisa menjadi bahan referensi yang tepat untuk Anda. Yuk, ketahui helpdesk software terbaik untuk bisnis Anda!
Apa Yang Dimaksud Dengan Helpdesk Software?
Helpdesk software adalah sistem yang dirancang untuk membantu tim dukungan pelanggan atau IT dalam mengelola dan menyelesaikan tiket atau permintaan pelanggan. Software ini dapat membantu tim layanan pelanggan, seperti customer service dan call center dalam mengelola permintaan layanan pelanggan, masalah teknis, dan pertanyaan umum yang seringkali dialami oleh pelanggan. Dalam penggunaannya, software ini dapat membantu tim layanan bisnis Anda dalam melakukan tugas-tugas seperti mengirim email, melakukan panggilan telepon, atau mengelola diskusi dalam sebuah tiket.
Biasanya software ini dilengkapi dengan fitur pelaporan dan analisis untuk membantu tim dukungan dalam memantau kinerja mereka dan mengidentifikasi masalah yang sering terjadi. Dengan fitur analisis yang lengkap, dapat membantu Anda untuk mengukur kepuasan pelanggan dan menganalisis data untuk menemukan area yang perlu diperbaiki. Selain itu, beberapa helpdesk software juga dilengkapi dengan fitur manajemen inventaris yang membantu tim dukungan dalam mengelola perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan pelanggan.
Dalam mengimplementasikan software ini, Anda dapat memilih untuk meng-hosting aplikasi di lingkungan internal mereka atau menggunakan layanan cloud. Dalam memilihnya, Anda harus mempertimbangkan fitur-fitur yang diperlukan, ukuran organisasi, dan kemampuan anggaran. Salah satu helpdesk software yang populer, yaitu Barantum. Dengan menggunakan software ini, Anda dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas tim dukungan pelanggan mereka, mengurangi waktu respons untuk masalah pelanggan, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Mengapa Helpdesk Software Diperlukan?
Helpdesk software dibutuhkan untuk membantu tim dukungan pelanggan dalam mengelola dan menyelesaikan tiket atau permintaan pelanggan dengan lebih efisien. Dalam banyak kasus, pelanggan mengalami kesulitan dalam menggunakan produk atau layanan yang mereka beli, dan mereka membutuhkan dukungan atau bantuan teknis. Tanpa adanya sistem yang tepat, proses dukungan pelanggan dapat menjadi lambat dan sulit untuk dilacak. Software ini membantu tim dukungan untuk mengelola dan menyelesaikan tiket pelanggan dengan lebih cepat dan efisien.
Selain itu, software ini juga memungkinkan tim dukungan untuk memberikan dukungan pelanggan yang lebih baik. Dengan fitur pelaporan dan analisis yang disediakan oleh helpdesk software, tim dukungan dapat mengukur kepuasan pelanggan dan menganalisis data untuk menemukan area yang perlu diperbaiki. Dengan cara ini, mereka dapat memperbaiki proses dukungan pelanggan dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Dalam jangka panjang, hal ini akan membantu meningkatkan loyalitas pelanggan dan membantu organisasi dalam mempertahankan pelanggan mereka.
Selain itu, juga dapat membantu tim dukungan untuk mengatur prioritas dan menyelesaikan tiket dengan lebih cepat. Dalam beberapa kasus, beberapa tiket pelanggan lebih mendesak dan memerlukan perhatian lebih cepat. Dengan software inilah tim dukungan dapat mengelola prioritas dan menyelesaikan tiket dengan lebih efisien. Hal ini memungkinkan mereka untuk mengatasi masalah pelanggan dengan lebih cepat, dan membantu meningkatkan efisiensi tim dukungan secara keseluruhan. Dalam keseluruhan, helpdesk software sangat penting bagi organisasi untuk memberikan dukungan pelanggan yang baik dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Apa Manfaat Helpdesk Software Untuk Bisnis?
Beberapa manfaat helpdesk software, yaitu:
1. Meningkatkan Efisiensi
Manfaat pertama dari penggunaan helpdesk software adalah meningkatkan efisiensi tim dukungan pelanggan. Dengan adanya software ini, tim dukungan pelanggan dapat mengelola permintaan pelanggan dengan lebih mudah dan efisien. Helpdesk software memungkinkan tim dukungan untuk mengelola dan menyelesaikan tiket dengan lebih cepat, serta mengalokasikan sumber daya dengan lebih baik.
Selain itu, juga memungkinkan tim dukungan untuk mengotomatisasi beberapa tugas. Dengan cara ini, tim dukungan dapat memfokuskan waktu dan energi mereka untuk menyelesaikan masalah pelanggan yang lebih kompleks.
2. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Manfaat kedua dari penggunaan helpdesk software adalah meningkatkan kepuasan pelanggan. Dengan menggunakan software ini, organisasi dapat memberikan dukungan pelanggan yang lebih baik dan lebih responsif. Helpdesk software menyediakan berbagai fitur seperti pelacakan tiket, pelaporan dan analisis data, dan manajemen basis pengetahuan, yang dapat membantu tim dukungan pelanggan dalam meningkatkan efektivitas dan responsifitas mereka dalam menyelesaikan permintaan pelanggan.
Dalam jangka panjang, meningkatkan kepuasan pelanggan melalui penggunaan helpdesk software dapat membantu Anda dalam mempertahankan pelanggan mereka. Ketika pelanggan merasa didengar dan diakomodasi dalam permintaan mereka, mereka lebih cenderung untuk tetap setia dan bahkan merekomendasikan produk atau layanan organisasi ke orang lain. Akhirnya, meningkatkan kepuasan pelanggan melalui penggunaan helpdesk software dapat membantu organisasi dalam meningkatkan reputasi mereka dan menghasilkan lebih banyak bisnis di masa depan.
3. Meningkatkan Kolaborasi Tim
Manfaat selanjutnya, yaitu meningkatkan kolaborasi tim dalam organisasi. Helpdesk software menyediakan fitur pelacakan tiket, yang memungkinkan tim dukungan pelanggan untuk bekerja sama dengan lebih efektif. Setiap tiket dapat diatribusikan kepada anggota tim tertentu, yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan permintaan tersebut. Selain itu, fitur pelacakan tiket membantu memastikan bahwa tim dukungan pelanggan tidak terlewatkan atau mengabaikan tiket yang membutuhkan perhatian mereka.
Helpdesk software juga menyediakan fitur kolaborasi yang lebih luas. Fitur integrasi memungkinkan tim dukungan pelanggan untuk berkomunikasi dengan tim lain dalam organisasi dengan lebih efektif. Misalnya, jika permintaan pelanggan membutuhkan bantuan dari tim IT atau tim produk, tim dukungan pelanggan dapat dengan mudah menghubungi anggota tim tersebut melalui fitur integrasi. Fitur ini memungkinkan tim layanan bisnis Anda untuk memecahkan masalah yang lebih kompleks dan memastikan bahwa pelanggan menerima dukungan yang konsisten dan berkualitas. Dengan meningkatkan kolaborasi tim melalui helpdesk software, perusahaan Anda dapat meningkatkan efisiensi dan kualitas layanan mereka. Sehingga memperkuat reputasi dan citra positif di mata pelanggan.
4. Keamanan Data
Manfaat berikutnya adalah meningkatkan keamanan data. Tim layanan pelanggan sering memproses informasi sensitif seperti informasi akun pelanggan, detail transaksi, dan informasi kartu kredit. Dalam hal ini, helpdesk software dapat membantu organisasi memastikan bahwa data pelanggan dan data organisasi yang sensitif dijaga dengan aman. Helpdesk software menyediakan fitur pengaturan hak akses, yang memungkinkan Anda untuk mengontrol siapa yang memiliki akses ke data yang sensitif. Sehingga mengurangi risiko terhadap kebocoran data.
Selain itu, helpdesk software juga menyediakan fitur otentifikasi pengguna, yang memastikan bahwa hanya pengguna yang terdaftar dan diverifikasi yang dapat mengakses data yang sensitif. Fitur ini memberikan lapisan keamanan tambahan dan membantu mencegah akses yang tidak sah ke data organisasi. Dengan demikian, Anda dapat memastikan bahwa tim layanan pelanggan Anda mematuhi kebijakan keamanan perusahaan.
5. Meningkatkan Analisis dan Laporan
Manfaat terakhir, adalah meningkatkan analisis dan pelaporan. Helpdesk software menyediakan fitur pelaporan dan analisis data yang dapat membantu organisasi dalam memahami permintaan pelanggan dan meningkatkan layanan mereka. Dengan adanya fitur pelaporan, Anda dapat menghasilkan laporan yang memberikan wawasan tentang kinerja tim dukungan pelanggan, tren permintaan pelanggan, dan area di mana organisasi perlu meningkatkan layanan mereka.
Selain itu, fitur analisis data helpdesk software dapat membantu organisasi dalam menemukan pola atau tren dalam permintaan pelanggan. Dengan cara ini, organisasi dapat memprediksi jenis permintaan yang mungkin diterima di masa depan dan menyesuaikan strategi mereka untuk mengakomodasi permintaan tersebut. Fitur analisis data juga dapat membantu organisasi dalam memahami aspek-aspek yang paling penting dalam layanan pelanggan. Sehingga Anda dapat mengalokasikan sumber daya dengan lebih efektif.
Apa Helpdesk Software Terbaik Untuk Bisnis?
Ada beberapa helpdesk software yang dapat Anda pertimbangkan untuk bisnis, di antaranya:
1. Barantum
Rekomendasi pertama, yaitu Barantum. Helpdesk software berbasis cloud dari Barantum memiliki semua fitur untuk mengelola pusat panggilan pelanggan masuk, keluar, atau kombinasi anda secara efisien. Dengan sistem ini, Anda bisa mendapatkan berbagai kemudahan fiturnya, seperti:
- IVR multilevel: Berikan pelanggan Anda pengalaman Anda yang terpersonalisasi dan terdengar profesional dengan solusi IVR.
- Notifikasi realtime: Notifikasi secara real time untuk meminimalisasi kehilangan pelanggan potensial.
- Integrasi banyak saluran: Lakukan panggilan serentak tanpa batas pada nomor yang sama.
- Rekaman panggilan: Pantau panggilan tiap agen dengan pelanggan dan buat keputusan bisnis yang lebih baik.
- Analisis panggilan: Dapatkan analisa terperinci tentang semua kampanye yang Anda jalankan dengan informasi tentang status tiap panggilan.
- Laporan email harian: Ketahui bagaimana kinerja tim Anda pada panggilan. Dapatkan laporan harian terperinci dengan statistik panggilan.
- Mudah mengukur key performance indicator (KPI): Tiap aktivitas dan riwayat panggilan terdata dengan rapi dan valid sehingga memudahkan penilaian KPI dengan adil.
2. Freshsales
Rekomendasi lainnya, yaitu Freshsales. Freshsales menawarkan semua yang dibutuhkan oleh perusahaan, seperti telepon, email, penilaian dari calon pelanggan, laporan yang dapat dikostumisasi, pelacakan berbagai interaksi, serta laporan penjualan visual yang disajikan dalam satu platform.
Macam-macam fitur yang ditawarkan:
- Ticketing
- Collaboration
- Automations
- Reporting & Analytics
- Email tracking
- Event tracking
- Manajemen sales
3. Hubspot
Rekomendasi terakhir, yaitu HubSpot. HubSpot memiliki kode pelacakan unik untuk setiap akun HubSpot yang digunakan untuk memantau lalu lintas di website Anda.
Macam-macam fitur yang ditawarkan:
- Manajemen Pipeline
- Email Marketing
- Otomatisasi Pemasaran
- Manajemen Penjualan
- Laporan dan analisis bisnis
- Kontak manajemen
Kini Anda mengetahui manfaat helpdesk software dan beberapa rekomendasi software untuk bisnis. Dalam memilih software tersebut, sebaiknya pilihlah sistem yang menyediakan fitur untuk memenuhi kebutuhan Anda.
Misalnya helpdesk software, seperti CRM Barantum yang memungkinkan Anda menyimpan informasi kontak pelanggan dan prospek, mengidentifikasi peluang penjualan, mencatat masalah layanan, dan mengelola kampanye pemasaran. Juga membuat informasi tentang setiap interaksi pelanggan yang tersedia bagi siapa saja di perusahaan Anda yang mungkin membutuhkannya.
Teknologi CRM All-in-One, yang ada dalam Barantum CRM telah membantu ribuan perusahaan dalam mendorong peningkatan kinerja SDM, peningkatan penjualan, memperbaiki produktivitas, serta meningkatkan pelayanan kepada pelanggan.
Dapatkan Sekarang!
