Inilah Kegunaan IVR Dalam Bisnis

IVR (Interactive Voice Response) merupakan teknologi yang mengubah cara perusahaan berinteraksi dengan pelanggan melalui sistem suara otomatis. Dengan penggunaan sistem ini, pelanggan dapat berkomunikasi dengan perusahaan menggunakan suara atau keypad telepon untuk mendapatkan informasi, mengarahkan panggilan, atau menyelesaikan tugas tanpa perlu berbicara langsung dengan seorang agen.

Sistem ini mengotomatiskan tugas-tugas rutin seperti pengecekan saldo, menyediakan status pesanan, dan memberikan informasi umum. Sehingga perusahaan Anda dapat memastikan pelayanan yang cepat dan efisien tanpa mengabaikan kualitas komunikasi dengan pelanggan.

Untuk informasi lebih lanjut, yuk simak artikelnya sampai selesai!

Apa Itu IVR?

IVR (Interactive Voice Response) adalah teknologi yang memungkinkan interaksi antara pengguna dan sistem komputer melalui input suara atau tombol pada keypad telepon. IVR dirancang untuk memberikan pengalaman pengguna yang efisien dan interaktif dalam berbagai situasi. Misalnya, panggilan layanan pelanggan, pemesanan tiket, atau pengelolaan akun. Pengguna dapat berkomunikasi dengan sistem secara otomatis, mengikuti menu suara, dan memberikan jawaban atau instruksi menggunakan suara atau tombol keypad.

Sistem ini memberikan manfaat besar dalam mengotomatiskan proses komunikasi, mengarahkan panggilan ke departemen yang tepat. Sehingga tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional bagi perusahaan Anda, tetapi juga memberikan kenyamanan kepada pelanggan yang dapat dengan cepat mendapatkan jawaban atau melakukan transaksi tanpa menunggu lama.

Mengapa Bisnis Perlu Pakai IVR?

IVR menjadi suatu keharusan bagi bisnis modern karena membawa sejumlah manfaat signifikan. Pertama,meningkatkan efisiensi layanan pelanggan dengan memungkinkan otomatisasi pada tahap awal komunikasi. Pelanggan dapat dengan cepat memilih opsi yang sesuai melalui menu suara, yang mengarahkan mereka langsung ke departemen atau layanan yang diperlukan. Sehingga tidak hanya mengurangi waktu tunggu pelanggan tetapi juga mengoptimalkan penanganan panggilan oleh agen manusia, memungkinkan mereka fokus pada situasi yang lebih kompleks.

Selain itu, memungkinkan bisnis meningkatkan skala operasional dan meminimalkan biaya. Dengan mampu menangani volume panggilan yang besar secara otomatis, perusahaan dapat menyediakan layanan 24/7 tanpa memerlukan tim besar agen layanan pelanggan. Sehingga membantu bisnis untuk tetap responsif terhadap kebutuhan pelanggan kapan pun, meningkatkan kepuasan pelanggan.

Apa Fungsi IVR Bagi Bisnis?

Berikut adalah fungsi IVR bisnis bagi bisnis, yaitu:

1. Pengalihan Panggilan yang Efisien

Pertama, memberikan solusi cepat untuk pengalihan panggilan. Sehingga memungkinkan pelanggan untuk memilih opsi yang sesuai dengan kebutuhan mereka. Misalnya, mereka dapat dipandu untuk berbicara dengan layanan pelanggan, departemen penjualan, atau bahkan mendapatkan informasi umum tanpa harus menunggu lama atau berpindah-pindah antar menu.

2. Otomatisasi Tugas Rutin

Kedua, membantu otomatisasi tugas-tugas rutin yang memerlukan interaksi antara pelanggan dan sistem, seperti pengecekan saldo, memeriksa status pesanan, atau menyediakan informasi produk. Sehingga membebaskan waktu dan sumber daya agen layanan pelanggan untuk menangani pertanyaan atau masalah yang lebih kompleks.

3. Pemberian Informasi Cepat

Selanjutnya, memberikan informasi dengan cepat dan akurat. Pelanggan dapat mengakses data tertentu atau mendapatkan jawaban atas pertanyaan umum tanpa harus menunggu lama di garis. Sehingga meningkatkan kepuasan pelanggan dengan menyediakan layanan yang instan dan mudah diakses.

4. Manajemen Antrean

Berikutnya, membantu dalam manajemen antrean panggilan, memastikan bahwa setiap panggilan diberikan prioritas dan ditangani sesuai urutan masuk. Dengan menyediakan fungsi ini, bisnis dapat mengoptimalkan waktu layanan dan mencegah pelanggan menunggu terlalu lama sebelum berbicara dengan seorang agen.

5. Pemantauan Kinerja

Terakhir, dapat digunakan untuk memantau kinerja operasional bisnis dengan melacak dan menganalisis data panggilan. Bisnis dapat mengevaluasi pola panggilan, mengidentifikasi area untuk perbaikan, dan menyesuaikan menu IVR untuk meningkatkan efisiensi dan kepuasan pelanggan. Dengan pemantauan kinerja ini, bisnis dapat terus mengembangkan strategi layanan pelanggan yang lebih baik.

Dimana Bisa Mendapatkan Fitur IVR?

Fitur IVR dapat ditemukan dan diintegrasikan dengan mudah melalui platform CRM Call Center yang canggih seperti yang ditawarkan oleh Barantum. Dengan Barantum, perusahaan dapat dengan mudah menyesuaikan IVR sesuai kebutuhan bisnis mereka, mengatur menu suara, dan mengarahkan panggilan pelanggan ke departemen yang tepat, meningkatkan efisiensi operasional.

Integrasi IVR dengan Barantum CRM Call Center membawa manfaat luar biasa, terutama dalam hal manajemen hubungan pelanggan yang lebih baik. Pelanggan dapat dengan cepat mengakses informasi atau memilih opsi yang mereka butuhkan, sedangkan agen dapat mengoptimalkan waktu mereka untuk penanganan situasi yang lebih kompleks. Pemantauan dan analisis data panggilan yang disediakan oleh Barantum juga memungkinkan perusahaan Anda untuk terus meningkatkan pengalaman pelanggan, mengidentifikasi tren panggilan, dan menyelaraskan strategi bisnis mereka dengan kebutuhan pelanggan.

Dapatkan Fitur IVR Pada Sistem Call Center Terbaik

Dengan demikian, IVR membawa dampak positif dalam membentuk pengalaman pelanggan yang lebih efisien dan terkelola dengan baik. Integrasi IVR dengan sistem CRM (Customer Relationship Management) menjadi langkah penting untuk memaksimalkan manfaatnya.

Barantum CRM, sebagai solusi terkemuka dalam layanan manajemen hubungan pelanggan, menyediakan integrasi yang mulus dengan IVR untuk memastikan sinkronisasi dan analisis data panggilan yang lebih mendalam. Dengan Barantum CRM, perusahaan Anda dapat mengoptimalkan operasional mereka, mengelola informasi pelanggan dengan lebih baik, dan meningkatkan interaksi pelanggan melalui pemanfaatan fitur IVR yang terpadu.

Sebagai solusi terbaik di industri ini, Barantum CRM memberikan fondasi yang kokoh bagi perusahaan yang ingin meningkatkan layanan pelanggan mereka melalui penggunaan teknologi IVR yang efektif.