Apakah Manfaat Sistem CRM bagi Rumah Sakit atau Klinik?

Apa manfaat sistem CRM dalam Industri layanan kesehatan seperti Rumah sakit atau klinik? Kebanyakan Klinik dan Rumah Sakit modern saat ini masih mengabaikan salah satu kunci terpenting untuk sukses yaitu pengalaman pelanggan dan kepuasan pelanggan. Soal furnitur dan perlengkapan semua beromba untuk menyediakan alat – alat canggih, tetapi bagaimana dengan hasil analisis yang hilang, kesalahan data, dan bahkan kesalahan medis karena kesalahan administratif?

Sebetulnya ada solusi yang dapat mengurangi semua kesalahan ini, meningkatkan loyalitas dan kepuasan pelanggan, dan mengurangi biaya perawatan? Solusi ini adalah sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM) layanan kesehatan.

Baca Contoh Aplikasi CRM dan Pengertian CRM bila Anda ingin tahu lebih mendalam tentang sistem CRM.

Komponen utama CRM untuk Rumah Sakit

Perangkat lunak manajemen hubungan pelanggan atau sistem CRM dalam industri perawatan kesehatan memungkinkan pusat kesehatan untuk mengelola pasien dan semua informasi kesehatan mereka secara efisien. Sama seperti sistem CRM untuk penjualan, sistem CRM untuk Rumah Sakit memiliki beberapa modul standar.

• Modul komunikasi. Modul ini memiliki fitur untuk menjadwalkan, memulai, dan melacak interaksi dengan pasien. Ini juga mencakup fungsionalitas untuk mengatur pengingat dan menjadwalkan serta mengkonfirmasi janji.
• Modul manajemen tugas. Modul ini memungkinkan staf untuk menambah tugas, menugaskan mereka kepada orang-orang, melihat dan memperbaruinya, dan melacak kemajuan, tenggat waktu, prioritas, dan penyelesaian mereka.
• Modul laporan. Modul ini memungkinkan Anda untuk membuat dan menyesuaikan berbagai laporan, seperti laporan yang melacak ROI untuk kampanye/promosi atau laporan tentang jumlah rata-rata pasien yang tidak muncul.

Pada saat yang sama, CRM untuk Rumah Sakit mencakup beberapa fitur spesifik yang diperlukan untuk industri kesehatan yaitu:

• Modul manajemen pasien. Modul ini memungkinkan staf untuk menambah atau memperbarui catatan pasien, membagi pasien ke kelompok sasaran berdasarkan kondisi, dan berkomunikasi secara efektif dengan pasien.

Ini adalah komponen yang mendasar dari aplikasi CRM yang di peruntukan bagi Industri layanan Kesehatan. Tetapi dapat dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan masing-masing lembaga medis tertentu. Anda bisa membaca Komponen Utama dalam Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM) untuk pemahaman lebih lanjut tentang CRM

Siapa yang dapat memanfaatkan CRM kesehatan?

Berikut adalah jenis jenis Industri Perawatan Kesehatan yang dapat memanfaatkan sistem CRM :

• Rumah sakit
• Klinik kesehatan
• Pusat Kesehatan Masyarakat
• Unit Gawat Darurat
• Pusat medis rawat jalan
• Perusahaan Penyedia Alat Kesehatan

Perusahaan layanan kesehatan mana pun dapat menggunakan Sistem CRM untuk mengelola informasi pasien dengan lebih efisien. CRM yang dapat di kustomisasi dapat menyertakan beberapa fitur khusus untuk memenuhi kebutuhan klinik atau rumah sakit tertentu.

baca juga Tips Menggunakan Sistem CRM untuk Layanan Pelanggan

Apa manfaat yang diberikan CRM untuk Rumah Sakit?

CRM adalah sistem perangkat lunak yang kompleks yang membutuhkan waktu untuk diimplementasikan dan butuh waktu untuk terbiasa. Namun demikian, proses tersebut tidak ada artinya jika dibandingkan dengan keuntungan dan manfaat yang diberikan CRM kepada pasien dan bisnis Anda.

1. Sistem CRM Meningkatkan pengalaman pasien Rumah Sakit

Pelanggan saat ini terbiasa untuk mendapatkan pendekatan individual dalam setiap bidang kehidupan mereka. Industri medis seperti Rumah Sakit atau Klinik Kesehatan seharusnya tidak menjadi pengecualian. Berurusan dengan ratusan pasien setiap hari, sangat mudah untuk lupa akan janji panggilan atau pertemuan, belum lagi nama dan kondisi kesehatan setiap orang berbeda. Sistem CRM (manajemen hubungan pelanggan) mengelola semua tugas ini dan meningkatkan kepuasan pasien secara umum dengan layanan Anda. Begini caranya:

1. Personalisasi yang ditingkatkan

Sistem CRM tidak hanya menyimpan informasi kesehatan pribadi seorang pasien tetapi juga informasi tentang tanggal lahir, usia, jenis kelamin, profesi, dan lainnya. Dengan CRM, Anda dapat mengirim email yang dipersonalisasi untuk memberi ucapan selamat kepada pasien saat hari libur, memberi tahu mereka tentang diskon pada prosedur atau uji medis yang dapat membantu kondisi mereka, mengingatkan mereka tentang janji temu, atau membuat panggilan untuk mengingatkan mereka untuk meminum obat. Tindakan ini menunjukkan kepada pasien bahwa mereka dirawat, membantu mereka pulih lebih cepat, dan membuat mereka lebih puas dengan klinik atau Rumah Sakit Anda.

2. Mengurangi waktu tunggu

Lebih dari 60 persen dokter mengklaim bahwa alasan terbesar mereka terlambat adalah pasien datang lebih lambat dari waktu janji temu mereka.

Fitur pengingat dalam Sistem CRM akan menginformasikan pasien tentang janji temu, mengurangi jumlah pasien yang terlambat, dan membantu dokter mengikuti jadwal mereka dengan lebih efisien.

Selain itu, solusi manajemen hubungan pelanggan di industri perawatan kesehatan memfasilitasi komunikasi yang lebih erat antara pasien dan staf medis, mengurangi silo dan dengan demikian menunggu waktu, dan memberikan informasi medis penting secara tepat waktu.

3. Menyediakan dukungan pasca-pemulihan

Perawatan untuk pasien dan komunikasi dengan mereka tidak boleh berakhir ketika mereka meninggalkan klinik. Sistem CRM  dapat mengirim instruksi untuk pengingat perawatan atau jadwal cek up yang dipersonalisasi melalui telepon atau email dalam rentang waktu tertentu, sehingga meningkatkan kepuasan pasien dan memberikan kenyamanan kepada pasien.

2. Manfaat CRM Menghilangkan kesalahan administrasi

“Tahukah Anda bahwa 74 persen pasien melaporkan kasus ketika mereka harus memberikan informasi yang sama ke dokter atau lembaga medis yang berbeda beberapa kali? Selain itu, 60 persen pasien yang disurvei harus mengulang tes karena hasil awal hilang”

Sekarang ini fokus industri bergeser ke nilai layanan yang diberikan. Kualitas kesehatan pasien menjadi penting dan mempengaruhi pendapatan klinik. Hal ini mengakibatkan kerugian yang harus dihadapi oleh penyedia layanan kesehatan sebagai hasil dari kepuasan pelanggan yang rendah.

Kebutuhan untuk mengurangi kesalahan seminimal mungkin dan menyediakan layanan yang lebih baik lagi,sangat mendesak saat ini. Solusi CRM dalam industri perawatan kesehatan dapat menyelesaikan masalah ini. Bagaimana? CRM dapat mengotomatiskan sebagian besar proses administrasi dan meminimalkan interaksi manusia dalam proses administrasi (penyebab utama kesalahan). Sistem CRM menginformasikan staf tentang semua informasi yang perlu dimasukkan dan semua kegiatan yang perlu dilakukan.

Manfaat CRM untuk Rumah sakit bahkan lebih lagi dari itu, CRM akan menyimpan semua informasi tentang setiap pasien, termasuk catatan medis mereka. Ini mengatasi masalah besar dari rekam medis yang hilang (rekam medis pasien tidak dapat ditemukan hampir 30 persen dari kunjungan).

3. Melacak pasien rujukan untuk melanjutkan perawatan yang terputus

Masalah dengan merujuk pasien dari dokter perawatan pada puskesmas ke dokter spesialis rumah sakit, proses ini sulit dilacak tanpa sistem modern seperti CRM. Sekitar 25 hingga 50 persen dari dokter rujukan tidak dapat mengkonfirmasi apakah pasien mereka benar telah mengunjungi dokter atau rumah sakit yang di rujuk. Akibatnya, banyak pasien hilang begitu saja.

Salah satu manfaat CRM untuk layanan kesehatan memungkinkan dokter untuk mengelola pasien rujukan secara efektif dan menyimpan semua informasi yang relevan di satu tempat untuk akses cepat. Jika seorang pasien hilang dan tidak ada hasil dari spesialis, sistem memberitahu staf untuk memeriksa semuanya dan melanjutkan perawatan yang terputus sesegera mungkin.

4. Manfaat CRM untuk komunikasi inbound dan outbound

Komunikasi yang buruk antara klinik, rumah sakit atau dokter dan pasien mengakibatkan perawatan yang tidak memadai dan munculnya kembali masalah. Fakta bahwa pasien harus mengulangi pemeriksaan mereka beberapa kali ke beberapa klinik atau rumah sakit, melakukan tes yang sama lagi, atau melakukan tes yang tidak perlu karena miskomunikasi sehingga menurunkan kualitas perawatan.

Situasinya bahkan lebih buruk dalam hal perawatan kondisi kronis, ketika komunikasi intens yang terus-menerus sangat di perlukan. Sekitar 80 persen dari semua kesalahan medis yang serius, muncul karena miskomunikasi ketika pasien dipindahkan.

Manfaat CRM bagi Rumah Sakit atau industri layanan kesehatan memiliki banyak fitur yang memfasilitasi komunikasi antara dokter dan pasien, dokter dan dokter, klinik dan pasien, serta klinik dan mitra.

Komunikasi keluar (Outbond)

Cara Anda berkomunikasi dengan pasien Anda, klinik lain, dan mitra membangun citra klinik atau rumah sakit Anda. Berikut adalah masalah utama komunikasi keluar yang dihadapi oleh klinik modern yang dapat diselesaikan oleh CRM :

Komunikasi yang buruk dengan klinik dan spesialis lain

Masalah: Karena persaingan yang ketat, klinik dan rumah sakit tidak mau berbagi data, bahkan ketika mereka merujuk pasien satu sama lain.

Solusi: Tentu saja, sistem CRM tidak dapat membuat Anda menjadi ingin berbagi informasi tentang pasien dengan penyedia layanan kesehatan lainnya. Itu adalah Hak Anda. Namun, setelah Anda memutuskan untuk lebih terbuka dengan penyedia lain untuk meningkatkan pengalaman pasien dan kepuasan pasien, solusi CRM akan membantu Anda membagikan data tersebut dengan cara yang sesuai dengan HIPAA (Health Insurance Protability & Accountability). CRM dapat memungkinkan dokter atau klinik lain untuk mengakses informasi yang ingin Anda bagikan atau membiarkan Anda secara otomatis meminta informasi dari spesialis yang Anda rujuk ke pasien Anda.

Komunikasi yang buruk dengan pasien

Masalah: Klinik dan rumah sakit masih mencari cara yang murah namun dapat diandalkan untuk berkomunikasi dengan pasien mereka. Mereka menggunakan panggilan telepon, email, SMS, dan segala macam fitur chat lainnya. Tantangan terbesar di sini adalah menyimpan riwayat komunikasi di satu tempat dan mendapatkan akses cepat ke informasi ini.

Solusi: salah satu Manfaat CRM adalah memungkinkan karyawan untuk menambahkan setiap percakapan, email, panggilan, dan pesan SMS ke kolom khusus. Jika Anda menggunakan solusi CRM seperti CRM Barantum yang terintegrasi dengan Call Center, Anda dapat menjadikan fitur ini otomatis untuk menghemat waktu dan tenaga. Fitur lain yang dapat Anda otomatisasi adalah pengingat dan peringatan untuk janji temu dan acara pasien penting lainnya.

Kampanye pemasaran yang buruk

Masalah: Untuk menarik pasien, Rumah Sakit perlu meluncurkan kampanye pemasaran dengan promosi promosi terkait program kesehatan atau perawatan kesehatan bagi Pasien. Tetapi ketika Anda mengirim pesan yang sama ke semua pasien Anda, Anda akan  mendapatkan tingkat umpan balik/ respon yang rendah. Salah satu manfaat CRM anda bisa mengirimkan Email yang dipersonalisasi sesuai dengan profil pasien. Ini akan memberikan tingkat respon 6 kali lebih tinggi daripada email yang tidak dipersonalisasi. Misalnya, email yang dirancang untuk pasien pra-diabetes tidak hanya dapat meningkatkan kesadaran mereka tentang masalah tersebut, tetapi juga membantu mereka menjalani kehidupan yang lebih sehat dengan meningkatkan kondisi mereka.

Solusi: Sistem CRM mengumpulkan dan memproses data tentang pasien untuk memberi Anda informasi berharga yang dapat Anda gunakan untuk membuat pesan yang sangat personal. Ini akan memungkinkan Anda untuk mendidik pasien tentang kondisi mereka dan memberi tahu mereka tentang peristiwa atau uji medis yang dapat meningkatkan kesehatan mereka atau membantu mereka pulih lebih cepat.

Komunikasi masuk (Inbound)

Saluran komunikasi yang ketinggalan zaman di dalam rumah sakit dan klinik menyebabkan potensi pendapatan yang besar akan hilang dan ini merupakan kerugian. Kerugian tersebut terutama disebabkan oleh hal-hal berikut:

Platform komunikasi yang tidak efisien di dalam rumah sakit dan klinik

Masalah: Bahkan komunikasi yang paling sederhana di antara karyawan dapat menjadi masalah besar ketika mereka harus menunggu lama untuk mendapat jawaban. Masalahnya sangat kritis sehingga sekarang lebih dari 65 persen rumah sakit dan klinik mengklaim perawat mereka menggunakan ponsel pribadi untuk komunikasi klinis. Komunikasi semacam itu sulit dilacak dan mudah diretas karena karyawan menggunakan obrolan tidak aman, pesan SMS, dan panggilan telepon.

Solusi: Fungsionalitas obrolan yang dibangun dalam sistem CRM untuk Industri Rumah Sakit adalah solusi sempurna untuk klinik dan rumah sakit. Dengan menggunakan sistem terpusat, sehingga klinik dapat mengurangi kesalahan komunikasi dan mengamankan komunikasi dalam perusahaan mereka.

5. Sistem CRM Memberikan Informasi tentang pasien untuk membuat kampanye pemasaran yang lebih baik

Untuk memberikan kualitas perawatan yang lebih baik, meningkatkan layanan, dan membangun hubungan yang kuat dan loyal dengan pasien, setiap lembaga medis harus mengetahui siapa pelanggan mereka, apa yang mereka butuhkan, dan apa preferensi mereka.

Inilah yang menjadi salah satu Manfaat CRM, Anda dapat melacak kepuasan pasien, suasana hati, dan kemungkinan merujuk ke dokter atau rumah sakit. Anda dapat mengumpulkan data ini menggunakan survei otomatis dalam sistem CRM Anda. Hasil survei kemudian dapat digunakan untuk menghasilkan laporan otomatis dan memberikan wawasan berharga bagi eksekutif dan pembuat keputusan.

Selain itu, sistem CRM dapat mengukur ROI dari kampanye pemasaran. Dengan cara ini, lembaga layanan kesehatan dapat melacak hasil dan memperkirakan hasil dari setiap program pemasaran untuk menarik lebih banyak pasien dan meningkatkan kesadaran tentang gaya hidup sehat atau penyakit tertentu.

6. CRM Memastikan keamanan operasional Rumah Sakit

Keamanan adalah salah satu perhatian utama dalam industri perawatan kesehatan. Rata-rata, 17.000 catatan pasien dilanggar setiap hari. Bahkan hari ini, banyak klinik, rumah sakit, dan praktisi individu menyimpan dan mentransfer informasi kesehatan pasien. Misalnya, diperkirakan 74 persen praktik layanan kesehatan tidak mengenkripsi data di perangkat seluler mereka.

Dengan sistem CRM yang dibuat oleh perusahaan spesialis dibidang CRM seperti Barantum.com, memiliki mekanisme keamanan yang sangat ketat untuk melindungi klinik dan data pribadi pasien Anda dari serangan peretas. Langkah-langkah keamanan ini meliputi:

• Otentikasi banyak faktor
• Identifikasi biometrik
• Enkripsi data
• Tanda tangan digital
• Akses pengguna multi-level ke basis data
• Penyimpanan data yang sesuai dengan standar keamanan Internasional

Sistem CRM memungkinkan klinik dan rumah sakit untuk mengikuti undang-undang yang berlaku di Indonesia dan negara lainnya dan membantu menghindari hukuman finansial untuk penyimpanan data yang melanggar hukum dan kesalahan penanganan informasi pasien.

Kesimpulan

Sistem manajemen hubungan pelanggan di industri kesehatan bukan hanya tren yang akan segera menghilang. Hasil dunia nyata dari berbagai klinik menunjukkan bahwa sistem CRM membantu menyelesaikan beberapa masalah terbesar dalam bidang perawatan kesehatan, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan meningkatkan pendapatan.

CRM tidak lagi dilihat hanya sebagai perangkat lunak tambahan untuk meningkatkan layanan. Pada jaman sekarang, sistem CRM  adalah alat yang diperlukan untuk bertahan di pasar yang sangat kompetitif. Jika Anda siap untuk mulai mengubah klinik Anda, hubungi kami hari ini www.barantum.com dan lihat peningkatannya besok.

Anda bisa mencoba CRM Gratis dengan mengunjungi Link ini : Aplikasi CRM Barantum

Untuk membaca artikel mengenai CRM lainnya