Mengelola komunikasi dengan ribuan pelanggan secara manual bukan hanya melelahkan, tetapi juga sangat tidak efektif. Membalas chat WhatsApp satu per satu, mencatat data secara manual, dan mengirim pesan promosi massal bisa memakan waktu dan rentan kesalahan, sementara pelanggan menginginkan respons cepat dan personal. Di sinilah Anda perlu melakukan otomasi WhatsApp.
Menurut survei yang dilakukan oleh Kantar dan Meta, 86% orang dewasa kirim pesan ke bisnis setidaknya sekali seminggu, dan 75% dari mereka lebih cenderung bertransaksi dengan perusahaan yang bisa dihubungi lewat chat (Financial Express). Artinya, semakin cepat dan praktis komunikasi dilakukan, semakin besar peluang pelanggan bertahan dan membeli produk.
Di sinilah WhatsApp Automation atau otomasi WhatsApp berperan penting yang bisa didapatkan dari WhatsApp Business Official Barantum.
Untuk lebih detailnya, yuk simak artikel ini sampai selesai!
Daftar Isi
Apa Itu Otomasi WhatsApp?
Otomasi WhatsApp adalah penggunaan sistem untuk menangani komunikasi di WhatsApp secara otomatis, mulai dari chat pertama masuk hingga proses penjualan. Dengan begitu, bisnis tidak perlu lagi repot menjawab chat satu per satu atau mencatat data pelanggan secara manual.
Lebih dari sekadar balasan cepat, otomasi WhatsApp bisa terhubung langsung dengan CRM dan Call Center. Setiap interaksi pelanggan terekam rapi dalam satu dashboard, sehingga tim lebih mudah melakukan analisis, memantau performa, dan menjaga kualitas layanan.
Ini adalah keunggulan yang bisa Anda dapatkan jika menggunakan WhatsApp Business Official dari mitra resmi WhatsApp Barantum yang tidak bisa Anda dapatkan jika menggunakan WhatsApp Business biasa.
Jadi, kalau ingin memberikan layanan yang profesional, cepat, dan terukur, beralih ke WhatsApp Business Official adalah pilihan tepat.
Kenapa Otomasi WhatsApp Itu Penting?
Mengandalkan cara manual dalam mengelola komunikasi bisnis memiliki banyak keterbatasan.
Apalagi kalau bisnis Anda sedang makin berkembang.
Berikut tiga masalah besar yang akan sering muncul pada internal bisnis Anda:
- Rawan kesalahan (Human Error): Tim salah menyebut nama pelanggan, pesan terkirim ganda, atau bahkan lupa follow-up leads yang potensial.
- Boros waktu: Ribuan jam kerja tim Anda habis untuk tugas berulang yang sebenarnya bisa dikerjakan secara otomatis.
- Sulit berkembang (tidak scalable): Semakin banyak pelanggan, semakin kewalahan tim CS atau sales dalam meladeni semua interaksi dan sulit sinkronasi data satu sama lain.
Namun, dengan WhatsApp Business Official, semua tantangan tersebut bisa teratasi.
Setiap interaksi kendala atau order dan data informasi terkait pelanggan akan tercatat otomatis di CRM, dan seluruh percakapan, baik dari WhatsApp, Facebook, Instagram, email, Shopee, Tokopedia, dan lainnya dapat dikelola langsung melalui WhatsApp Business Official dari Barantum.
Bayangkan Anda punya 10.000 pelanggan. Jika kirim pesan manual butuh 3 menit per orang, maka total waktu yang dibutuhkan adalah 500 jam. Itu sama dengan 21 hari penuh tanpa tidur atau lebih dari 2 bulan kerja normal (62,5 hari kerja) hanya untuk menekan kirim pesan.
Dengan Broadcast WhatsApp dari Barantum, pesan ke 10.000 pelanggan bisa selesai hanya dalam 2 menit 5 detik saja. Sehingga lebih hemat waktu dibanding kirim pesan secara manual.
Inilah mengapa otomasi WhatsApp menjadi penting bagi bisnis modern. Tapi keunggulannya tidak berhenti sampai di situ. Karena, yang benar-benar membuat perbedaan adalah bagaimana WhatsApp menjadi bagian dari ekosistem lengkap Barantum, yang menawarkan lebih dari sekadar akses ke WhatsApp.
Ekosistem Lengkap Barantum untuk Otomasi Bisnis: Lebih dari Sekadar BSP WhatsApp
Sebagian besar penyedia BSP (Business Solution Provider) hanya memberi satu hal: akses ke WhatsApp Business Official.
Ibaratnya, mereka hanya menyerahkan kunci pintu. Setelah itu, bisnis dibiarkan mengatur sendiri bagaimana menata rumahnya. Akibatnya, data pelanggan tercecer, keluhan sulit dipantau, dan koordinasi antar tim sering kali tidak efisien.
Barantum berbeda. Di Barantum tidak hanya memberi kunci pintu, tetapi juga menyediakan rumah lengkap dengan seluruh ruangannya.
Barantum menyediakan WhatsApp Business Official menjadi pintu masuk komunikasi pelanggan. CRM berfungsi sebagai otak yang menyimpan, menganalisis, dan mengelola data pelanggan.
Baca Juga: Apa Itu CRM? Pengertian dan Manfaatnya untuk Bisnis
Call Center & Omnichannel bertindak sebagai ruang kendali untuk memantau seluruh interaksi lintas channel. Dengan pendekatan menyeluruh ini, Barantum bukan sekadar BSP WhatsApp biasa, melainkan solusi all-in-one yang benar-benar terintegrasi penuh.
Dan semua keunggulan ini semakin terasa saat kita membahas fitur-fitur WhatsApp Automation yang sudah dirancang Barantum.
Uang bisa dicari, tapi waktu tidak bisa dibeli. Dengan Barantum, Anda menghemat keduanya.
Fitur WhatsApp Automation Barantum
Sebelum masuk ke detailnya, bayangkan fitur-fitur ini sebagai alat kerja otomatis yang membantu tim Anda melayani pelanggan dengan cara lebih cepat, personal, dan rapi.
Bedanya dengan BSP biasa, semua fitur WhatsApp di Barantum terintegrasi langsung dengan CRM dan Call Center. Sehingga setiap interaksi pelanggan tidak hanya terkirim, tetapi juga terekam, terkelola, dan siap ditindaklanjuti.
1. Broadcast (Blast) WhatsApp
Pakai broadcast atau blast WhatsApp Barantum, Anda dapat mengirim pesan satu per satu ke ribuan pelanggan jelas memakan waktu dan rawan kesalahan manusia. Sehingga Anda bisa mengirim pesan ke banyak kontak sekaligus hanya dalam sekali klik.
2. Pesan Carousel
Daripada mengirim pesan panjang berisi banyak pilihan, gunakan format carousel yang interaktif. Pelanggan bisa langsung klik produk atau layanan yang mereka butuhkan. Data pilihan mereka otomatis tersimpan di CRM sehingga tim sales dapat melakukan follow-up yang lebih relevan.
3. Personalisasi Pesan
Pelanggan tidak ingin diperlakukan sama. Menyapa dengan nama atau menyebutkan produk terakhir yang dibeli terasa jauh lebih hangat dibandingkan pesan general. Dengan WhatsApp Business Official, pesan bisa dipersonalisasi.
4. Jadwal Kirim Broadcast
Dengan fitur ini, Anda bisa merencanakan pengiriman pesan sesuai jam terbaik untuk setiap segmen pelanggan. Tidak hanya itu, adanya laporan pengiriman pesan membantu menganalisis pola interaksi pelanggan, misalnya, kapan mereka paling sering membuka pesan atau merespons chat. Hasilnya, setiap broadcast jadi lebih tepat sasaran, efisien, dan tidak terbuang percuma.
5. Chatbot AI
Pelanggan sering kali menghubungi bisnis di luar jam kerja. Dengan Chatbot AI, pelanggan tetap mendapat jawaban cepat sesuai knowledge yang sudah Anda masukan sekalipun di luar jam kerja.
6. WhatsApp Form
Registrasi event, pemesanan produk, hingga survey pelanggan bisa dilakukan melalui WhatsApp Form. Untuk mempermudah Anda, jawaban pelanggan bisa tercatan di kontak pelanggan dengan sistem CRM sesuai dengan field yang sudah tersedua sebelumnya. Sehingga data terpusat pada satu sistem dan memudahkan tim untuk mencari datanya.
Baca Juga: WhatsApp Form: Cara Kumpulkan Data Pelanggan via WA
7. Ticketing Automation
Dengan Ticketing Automation Barantum, setiap keluhan yang masuk dari WhatsApp maupun channel lainnnya dapat tercatat sebagai tiket. Statusnya bisa dipantau secara real-time, mulai dari siapa agen yang menangani, berapa lama waktu respon, hingga masalah apa saja yang paling sering muncul. Penanganannya tidak hanya dari chat saja, Anda bisa langsung menelepon pelanggan menggunakan call center dalam penyelesaiannya.
8. Bagi Pesan Secara Merata (Round Robin)
Agar beban kerja lebih adil, Anda bisa membagi pesan atau leads masuk ke agen. Hasilnya, tidak ada agen yang overload sementara yang lain kosong. Tim Anda bekerja lebih efisien dan pelanggan senang karena pelayanan yang cepat.
9. Spam Score & Quality Number
Terlalu sering mengirim broadcast tanpa strategi bisa membuat nomor bisnis berisiko dianggap spam dan akhirnya diblokir. Untuk mencegah hal ini, Barantum menyediakan fitur Spam Score yang membantu Anda mengecek tingkat keamanan setiap pesan sebelum dikirim.
Baca Juga: Tips Broadcast WhatsApp Biar Tidak Dianggap Spam & Terblokir
Selain itu, lewat Quality Number di Omnichannel Barantum, Anda dapat memantau kondisi nomor WhatsApp bisnis secara real-time. Dengan begitu, pengiriman pesan tetap aman, stabil, dan terjaga kualitasnya.
10. Integrasi CRM & Call Center
Agen Call Center tidak perlu lagi membuka banyak aplikasi, cukup lewat satu dashboard sudah bisa melihat riwayat lengkap pelanggan. Hasilnya, tim bisa memberikan pelayanan yang lebih cepat, konsisten, dan personal di setiap channel komunikasi. Manajemen pun lebih mudah memantau kualitas layanan secara menyeluruh.
11. Pipeline Deals
Setelah komunikasi awal lewat WhatsApp berjalan lancar dan keluhan pelanggan bisa dikelola, langkah berikutnya adalah memastikan alur penjualan tetap terkontrol. Di sinilah Pipeline Deals Barantum berperan.
Anda bisa melihat dengan jelas produk atau layanan mana yang paling diminati, rata-rata waktu dari leads masuk hingga closing, total pendapatan yang dihasilkan dalam periode tertentu.
Lebih dari itu, sistem ini memungkinkan Anda membandingkan hasil penjualan dari tahun ke tahun.
12. Monitoring Laporan Analitik Secara Real-Time
Dengan adanya laporan, bisnis Anda bisa memantau performa secara langsung dari berbagai aktivitas, mulai dari layanan pelanggan via chat atau telepon, hingga proses penjualan. Semua data open rate, click rate, respons pelanggan, sampai nilai transaksi terhubung dalam satu sistem CRM. Sehingga keputusan bisnis yang diambil lebih akurat.
Bisnis Makin Efektif dengan Sistem Barantum
Dengan Barantum, bisnis tidak hanya mendapat WhatsApp API, tetapi juga ekosistem lengkap CRM untuk menyimpan dan menganalisis data pelanggan, Call Center Omnichannel untuk melayani semua channel, Ticketing System untuk memastikan setiap keluhan tertangani, hingga Pipeline Deals untuk memantau perjalanan leads.
Bukan sekadar mengirim pesan cepat, tapi membangun customer journey yang efisien, personal, dan scalable.
Menggunakan sistem seperti bukan sekadar untuk mempercepat pekerjaan hari ini. Nilai sebenarnya justru terasa ketika dipakai secara berkelanjutan dari waktu ke waktu, dari tahun ke tahun. Dengan begitu, bisnis bisa membaca pola, membandingkan performa, dan memastikan setiap strategi yang dijalankan semakin efektif.
Selain contoh otomasi di atas, masih banyak solusi lain yang Barantum bisa buat sesuai kebutuhan spesifik bisnis Anda.
Barantum siap menerima tantangan otomasi bisnis Anda, baik untuk meningkatkan efisiensi, memperbaiki kualitas layanan, maupun memaksimalkan pengalaman pelanggan.
Klik tombol di bawah ini untuk berdiskusi langsung dengan tim profesional Barantum dan wujudkan otomasi sesuai kebutuhan bisnis Anda!
Selain itu, Anda juga bisa uji coba sistem Barantum selama 7 hari. Yuk, coba sekarang dan rasakan sendiri bagaimana otomasi bisa mempermudah bisnis Anda!
Tertarik dengan Barantum?
Jangan tunggu nanti, perubahan besar dimulai dari langkah kecil hari ini! Dapatkan uji coba gratis 7 hari. Daftar dan buat akun Barantum CRM Anda sekarang.
CRM Specialist and SEO Content Writer.
As CRM Specialist and SEO Content Writer I craft compelling content that enhances brand identity and drives engagement, leveraging my expertise to connect with audiences and boost conversions.
