Cara Tepat Memilih Vendor CRM Yang Sesuai Dengan Kebutuhan Bisnis

Customer Relationship Management (CRM) adalah salah satu bagian penting dari suatu bisnis yang bertujuan untuk mengelola hubungan antara perusahaan dengan pelanggan. Dengan menggunakan CRM, Anda bisa memahami dan memenuhi kebutuhan pelanggan dengan lebih baik. Namun, memilih vendor CRM yang tepat tidaklah mudah. Banyak hal yang harus dipertimbangkan, seperti pengalaman, fitur yang dibutuhkan, harga, pelayanan, dan kualitas sistem.

Untuk membantu Anda memilih vendor CRM yang tepat, kami telah merangkum berbagai tips untuk Anda. Sehingga Anda dapat memilih vendor CRM yang sesuai dengan kebutuhan bisnis. Dengan begitu, Anda tidak perlu mengganti-ganti vendor ataupun menggunakan banyak vendor untuk memenuhi kebutuhan bisnis Anda.

Ingin tahu apa saja cara memilih vendor CRM yang tepat untuk bisnis? Yuk, baca tipsnya dalam artikel ini sampai selesai!

Apa Itu Vendor CRM?

Vendor CRM adalah perusahaan yang menyediakan sistem Customer Relationship Management untuk keperluan bisnis atau perusahaan. Vendor yang berkualitas biasanya menyediakan dukungan teknis yang kuat, integrasi yang lancar dengan sistem yang sudah ada, serta pembaruan sistem secara berkala untuk menjaga keamanan dan kinerja.

Dalam memilih vendor CRM, Anda perlu mempertimbangkan kebutuhan khusus, skala operasi, dan anggaran yang tersedia. Selain itu, pemilihan vendor CRM yang sesuai membuat perusahaan Anda dapat memanfaatkan teknologi yang tepat untuk mengoptimalkan pengelolaan hubungan pelanggan, meningkatkan efisiensi, dan menghasilkan dampak positif pada pengalaman pelanggan serta pertumbuhan bisnis.

Mengapa Memilih Vendor CRM Yang Tepat itu Penting?

Memilih vendor CRM yang tepercaya itu penting agar Anda bisa mendapatkan sistem CRM yang sesuai dengan kebutuhan bisnis. Tentunya setiap bisnis memiliki kebutuhan dan tujuan yang berbeda dalam hal manajemen pelanggan. Sehingga dengan memilih vendor yang tepat akan memastikan bahwa sistem yang ditawarkan menjadi solusi yang memenuhi harapan dan menjawab kebutuhan bisnis Anda.

Selain itu, memilih vendor CRM yang tepat dapat memastikan bahwa bisnis Anda menerima dukungan yang diperlukan. Vendor CRM yang baik akan memastikan bahwa bisnis Anda memiliki akses ke tim support dan menyediakan pelatihan yang diperlukan untuk mengoptimalkan pengalaman kliennya.

Tidak hanya itu, memilih vendor CRM yang tepat dapat memastikan bahwa bisnis Anda memiliki solusi yang dapat berkembang sesuai dengan pertumbuhan bisnis. Vendor CRM yang baik akan memastikan bahwa solusi yang diterima dapat berkembang dan beradaptasi dengan kebutuhan perusahaan seiring waktu, memastikan bahwa bisnis Anda tetap menjadi kompetitif dan berkembang. Oleh sebab itu, dalam memilih vendor CRM, Anda perlu mengetahui ciri-ciri vendor yang baik dan tepercaya serta tepat untuk bisnis Anda.

Bagaimana Cara Memilih Vendor CRM Yang Tepat?

Beberapa cara memilih vendor CRM yang tepat, yaitu:

1. Tingkat Pengalaman

Tips memilih CRM yang pertama, yaitu dilihat dari tingkat pengalaman. Vendor yang memiliki banyak pengalaman akan memiliki lebih banyak saran untuk memberikan solusi yang efektif untuk menyelesaikan masalah bisnis ataupun kendala selama penerapan dan pengoperasian sistem. Selain itu, vendor CRM yang pengalamannya lebih banyak memiliki peluang untuk menawarkan tim service dan support yang layanannya efektif dan membantu bisnis Anda mencapai tujuan. Dengan banyaknya pengalaman ini pun membuktikan bahwa vendor tersebut mampu bersaing dan menyediakan sistem dan layanan terbaik untuk para pelanggannya.

2. Banyaknya Existing Client

Banyaknya existing client menunjukkan popularitas dan keberhasilan vendor CRM dalam menjawab kebutuhan pelanggan mereka. Sebaliknya, jika banyak pelanggan yang berhenti bekerja sama dengan vendor tersebut berarti vendor tersebut tidak dapat menjawab kebutuhan pelanggan. Pelanggan yang berhenti berlangganan bisa disebabkan oleh banyak hal, baik faktor internal klien maupun faktor eksternal (vendor). Dari faktor eksternal, misalnya pelayanan pelanggan yang tidak responsif, implementasi yang terlalu lama, dan lainnya.

Di sisi lain, Anda pun perlu melihat jenis industri apa saja yang sudah berlangganan dengan vendor tersebut. Semakin banyak jenis industri yang ditangani, semakin luas pula pengalaman mereka dalam menjawab kebutuhan pelanggan. Salah satu vendor CRM di Indonesia, yaitu Barantum, memiliki ribuan existing client dari beragam jenis industri, seperti Barantum dengan jenis industri seperti pemerintahan, retail, otomotif, chemical, kesehatan, logistik, tur dan travel, asuransi, konstruksi, media, properti, dan lain sebagainya. Banyak perusahaan besar yang telah menggunakan sistem Barantum selama bertahun-tahun, misalnya BPOM, Waskita, DPR RI, AnterAja, Kompas Gramedia Express, SiCepat, Moka POS, dan masih banyak yang lainnya.

3. Layanan Pelanggan Yang Responsif

Tips lainnya memilih vendor CRM, yaitu dilihat dari layanan pelanggan yang cepat. Bayangkan, jika Anda memilih vendor yang memberikan pelayanan tidak responsif dan lama untuk memberikan solusi. Tentu Anda akan merasa kesal, terlebih jika kendala yang bisnis Anda hadapi merupakan hal yang urgent. Oleh sebab itu, pilihlah vendor CRM yang memiliki layanan pelanggan yang responsif dan cepat dalam menangani kendala bisnis pelanggannya. Sehingga operasional bisnis Anda pun tidak terganggu saat mengalami kendala.

Vendor CRM yang baik mampu memahami bahwa pelanggan adalah aset terpenting bagi bisnis mereka dan berusaha untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dengan baik.

Layanan pelanggan yang responsif melibatkan banyak hal, seperti waktu tanggap yang cepat, staf yang ramah dan bersahabat, dan memberikan solusi yang tepat untuk masalah bisnis Anda. Mereka juga memastikan bahwa Anda merasa diakui dan dihargai, serta merasa puas dengan solusi yang diberikan. Dengan begitu, dapat membantu membangun hubungan jangka panjang dan meningkatkan loyalitas pelanggan.

4. Testimoni atau Review Yang Baik

Pada umumnya, sebelum membeli sesuatu seseorang akan melihat testimoni atau review dari orang lain terlebih dahulu. Hal ini dilakukan untuk meriset apakah lebih banyak dari mereka yang merasa puas atau tidak. Dengan penilaian tersebut, dapat membantu untuk menentukan pilihan yang terbaik bagi bisnis Anda. Sama halnya dengan memilih CRM, Anda perlu mengetahui testimoni pelanggan vendor terlebih dahulu. Anda bisa melihat penilaian pelanggan terhadap suatu vendor, baik melalui ulasan di Google Business, ulasan di aplikasi, maupun komentar di media sosial.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan saat membaca ulasan, yaitu tingkat kepuasan pengguna, masalah apa saja yang mungkin timbul, dan bagaimana pihak vendor merespons dan menyelesaikan masalah tersebut. Dengan ulasan ini dapat memberikan informasi mengenai kualitas layanan pelanggan dan tim support yang diterima kliennya. Dengan mempertimbangkan rekomendasi ini, Anda dapat membuat keputusan berdasarkan informasi tentang vendor CRM yang tepat untuk bisnis Anda.

5. Fitur yang Lengkap dan Mudah Digunakan

Dengan fitur yang lengkap, vendor dapat memenuhi semua kebutuhan pelanggannya, mulai dari tampilan yang menarik, performa yang baik, hingga mudah dalam penggunaannya. Dengan begitu agen Anda merasa nyaman dan puas saat menggunakan sistem CRM. Selain itu, sistem CRM haruslah user-friendly. Sehingga agen Anda dapat dengan mudah menggunakan produk tersebut dengan cepat dan efisien. Salah satu vendor yang memenuhi kriteria ini, yaitu Barantum, yang memungkinkan menjadi solusi kendala bisnis Anda dengan fitur yang dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan bisnis.

6. Fitur yang Berkembang Seiring Pertumbuhan Bisnis

Tips berikutnya untuk memilih vendor CRM, yaitu dilihat dari kemampuan fiturnya yang berkembang seiring pertumbuhan bisnis. Semakin berkembangnya bisnis Anda, maka Anda akan memerlukan fitur yang mumpuni untuk memenuhi kebutuhan bisnis. Jika tidak, operasional bisnis Anda akan terhambat karena sistem yang tidak up-to-date.

Sebagai contoh, saat Anda sudah memakai CRM sales untuk kebutuhan bisnis yang baruAnda dirikan. Seiring berkembangnya waktu, bisnis Anda memiliki banyak pelanggan dan minat masyarakat tinggi terhadap produk Anda. Sehingga bisnis Anda bisa mendapatkan chat puluhan hingga ratusan tiap harinya. Melihat situasi tersebut, untuk optimalkan pengalaman pelanggan, Anda tentu membutuhkan sistem yang bisa menjadi solusi dalam layanan bisnis. Untuk menjawab permasalahan tersebut, Anda bisa menggunakan CRM omnichannel yang mampu mengintegrasikan seluruh saluran komunikasi dalam satu halaman. Pesan yang masuk pun otomatis terbagi secara merata ke tiap agen Anda yang aktif.

Dilihat dari kasus di atas, penting bagi Anda untuk memilih vendor yang menyediakan beragam fitur dan sistem yang mampu diintegrasikan sehingga Anda tidak perlu menggunakan berbagai sistem di banyak vendor. Cukup dengan sistem dari satu vendor, sudah bisa menjadi solusi dari masalah bisnis Anda.

7. Tim Support Yang Profesional

Selanjutnya, pastikan vendor yang Anda pilih memiliki tim support terlatih dan profesional yang memahami produknya dengan baik. Tiap vendor CRM memang menyediakan tim support. Namun, tidak semua vendor memiliki staf tim support yang profesional dan berpengalaman. Untuk mengetahuinya, Anda bisa menanyakan tentang kualifikasi tim support dan bagaimana mereka menangani masalah pelanggan. Selain itu, sebaiknya Anda memilih vendor CRM yang memberikan jaminan maintenance dan perawatan sistem untuk jangka panjang serta up-to-date dengan mengimprovisasi berbagai fitur.

Untuk mendapatkan support yang optimal, Anda bisa mendapatkannya dari vendor dalam negeri. Hal itu selain karena vendor dalam negeri kualitasnya tidak kalah bagus dengan yang di luar negeri, Anda pun dapat dengan mudah melakukan komunikasi dan penanganan kendala sistem yang terjadi. Coba bayangkan, saat Anda memakai vendor luar negeri dan mengalami kendala sistem. Selain kemungkinan terkendala perbedaan waktu, penanganan kendala pun lebih rumit dibandingkan dengan vendor dalam negeri. Dengan memakai vendor dalam negeri Anda bisa lebih mendapatkan layanan yang optimal. Anda pun bisa langsung mengunjungi kantor vendor jika diperlukan. Sehingga lebih mudah dalam berkomunikasi dan menjalin kerja sama.

8. Harga dan Kualitas

Tips memilih vendor berikutnya, yaitu melihat harga dan kualitas sistem. Banyak vendor yang menawarkan opsi harga yang berbeda, misalnya harga bulanan, harga tahunan dan perbedaan harga paket langganan. Ini memungkinkan Anda untuk memilih opsi harga yang sesuai dengan anggaran dan kebutuhan bisnis Anda.

Namun, Anda harus memastikan bahwa vendor yang Anda pilih memiliki reputasi baik dengan cara membaca ulasan atau testimoni vendor terlebih dahulu. Di sisi lain, penting untuk mempertimbangkan kualitas sistem yang ditawarkan oleh penyedia CRM. Sebelum memilih provider, pastikan untuk mengevaluasi fungsi dan kemampuan sistem. Seperti integrasi dengan aplikasi lain, mobilitas dan keamanan data.

9. Timeline Pekerjaan Yang Tepat Waktu

Tips berikutnya yang bisa Anda lakukan, yaitu melihat dari timeline pengerjaan dari staf vendor CRM. Vendor CRM yang baik, memberikan estimasi waktu pengerjaan yang realistis. Sehingga pengerjaannya tepat waktu dan sesuai timeline yang dijanjikan. Selain itu, Anda bisa membandingkan waktu implementasi dari masing-masing vendor. Dengan memastikan bahwa vendor yang Anda pilih dapat memenuhi waktu penyelesaian yang diperlukan, Anda dapat memastikan bahwa proyek CRM Anda berjalan sesuai rencana dan dapat membantu meningkatkan bisnis Anda.

10. Rekomendasi

Tips terakhir yang bisa Anda lakukan dalam memilih vendor CRM, yaitu dari rekomendasi. Rekomendasi dari orang lain dapat membantu Anda memahami bagaimana CRM tertentu diterapkan dan bagaimana fitur-fiturnya memenuhi kebutuhan bisnis Anda. Ini juga dapat memberikan wawasan tentang kehandalan dan kinerja CRM tersebut, serta apakah memenuhi standar industri yang relevan. Selain itu, rekomendasi ini bisa membantu Anda memahami biaya yang terkait dengan implementasi, pemeliharaan, dan dukungan CRM. Ini juga dapat memberikan informasi tentang apakah ada biaya tambahan atau pembaruan yang harus dibayar setelah implementasi pertama.

11. Tingkat Mobilitas

Untuk meningkatkan performa agen bisnis Anda, maka diperlukan vendor yang menawarkan solusi berbasis cloud dan aplikasi seluler yang andal. Sehingga agen Anda dapat mengakses data di mana pun dan kapan pun mereka berada. Baik dalam hal mengakses data hingga mengelola data pelanggan.

Fitur-fitur yang diperlukan pun seperti akses real-time, kemampuan kerja offline, dan antarmuka pengguna yang mudah diakses pada perangkat mobile harus menjadi fokus utama dalam memilih vendor.

12. Keamanan dan Kualitas Sistem yang Unggul

Keamanan adalah hal utama yang harus diprioritaskan karena sangat penting bagi klien untuk menjaga privasi dan integritas informasi mereka. Vendor yang baik, seperti Barantum memiliki standar keamanan yang tinggi, seperti sertifikasi ISO 27001 yang memastikan bahwa sistem mereka telah diuji dan memenuhi standar keamanan yang ketat. Selain itu, memiliki prosedur recovery yang efektif jika terjadi serangan cyber.

Di samping segi keamanan, kualitas sistem juga merupakan ciri utama vendor yang baik. Vendor yang baik harus memiliki sistem yang berkualitas dan andal sehingga menjamin kinerja yang optimal dan memenuhi kebutuhan klien. Selain itu, perlu memastikan bahwa sistem mereka terus diperbarui dan ditingkatkan agar sesuai dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan klien.

Barantum, Pilihan Vendor CRM Terbaik di Indonesia

Barantum telah berpengalaman selama 8 tahun sejak 2015 menjadi vendor CRM terbaik di Indonesia. Sepak terjang Barantum menjadi vendor CRM telah diakui kualitasnya oleh ribuan perusahaan dari berbagai sektor industri. Banyaknya pelanggan yang berlangganan selama bertahun-tahun karena Barantum selalu melakukan improvement sehingga sistem yang digunakan ter-up-to-date seiring berkembangnya teknologi dunia.

Barantum memiliki variasi harga yang dapat Anda pilih sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda, yaitu paket Standar, Professional, dan Enterprise. Jika kebutuhan Anda telah terpenuhi dengan fitur standar CRM, Anda dapat memilih paket standar. Namun, jika Anda memerlukan kustomisasi fitur, Anda bisa memilih paket enterprise.

Pelayanan yang fast respons juga menjadi salah satu keunggulan dari Barantum. Tim support yang terlatih dan siap membantu Anda dengan respons yang cepat. Barantum memahami pentingnya solusi CRM yang efektif bagi bisnis Anda dan selalu siap membantu dalam mengatasi masalah atau memberikan dukungan teknis.

Teknologi CRM All-in-One, yang ada dalam Barantum CRM telah membantu ribuan perusahaan dalam mendorong peningkatan kinerja SDM, peningkatan penjualan, memperbaiki produktivitas, serta meningkatkan pelayanan kepada pelanggan.