Untuk sebuah perusahaan dapat mengukur seberapa efektif mereka dalam mencapai tujuan dan sasaran bisnis yang telah ditetapkan diperlukan metrik yang disebut KPI (Key Performance Indicator).
Tanpa alat pengukuran yang tepat, sebuah perusahaan mungkin akan kesulitan menentukan apakah mereka sedang berada di jalur yang benar untuk mencapai tujuan strategisnya.
Melalui KPI, perusahaan dapat memahami seberapa baik mereka menjalankan strategi yang telah direncanakan. Untuk memahami penjelasan lebih lengkapnya, simak artikel berikut ini.
Daftar Isi
Pengertian KPI (Key Performance Indicator)
KPI atau Key Performance Indicator, adalah alat yang digunakan untuk mengukur kinerja dan keberhasilan suatu organisasi atau proyek.
Dengan KPI, organisasi dapat memastikan bahwa mereka berada di jalur yang benar menuju tujuan mereka, sambil memantau perkembangan secara berkala untuk mengidentifikasi dan mengatasi hambatan yang mungkin muncul.
Melalui KPI, organisasi dapat mengevaluasi efektivitas strategi mereka dalam berbagai aspek, seperti keuangan, operasional, dan kepuasan pelanggan.
Selain membantu menjaga fokus pada tujuan utama, KPI juga memberikan wawasan yang penting tentang area-area yang memerlukan perhatian lebih agar dapat ditingkatkan
Apa Bedanya KPI dan OKR?
Walaupun keduanya sering digunakan dalam perencanaan strategis, KPI dan OKR memiliki fokus yang berbeda. KPI adalah alat pengukuran untuk menilai kinerja terhadap target yang telah ditentukan. KPI bersifat kuantitatif, spesifik, dan biasanya digunakan untuk pemantauan rutin.
Sementara itu, OKR (Objectives and Key Results) adalah kerangka kerja manajemen tujuan yang lebih luas.
OKR terdiri dari tujuan yang ambisius dan hasil kunci yang dapat diukur. OKR lebih fleksibel dan mendorong pertumbuhan melalui eksperimen dan inovasi, sedangkan KPI berfokus pada kinerja yang stabil dan terukur.
Kenapa Key Performance Indicator Penting?
Key Performance Indicator (KPI) diperlukan untuk mengukur kinerja suatu organisasi, departemen, atau individu, serta memastikan bahwa mereka bergerak menuju tujuan yang telah ditetapkan.
Penting juga untuk menyelaraskan antara KPI perusahaan dan karyawan, karena jika tidak akan menyebabkan penurunan produktivitas karyawan (sumber: Geckoboard.com )
Selain itu, dengan KPI, perusahaan dapat:
- Memantau kinerja secara real-time
- Mengidentifikasi area yang perlu perbaikan
- Memberikan dasar pengambilan keputusan berbasis data
- Meningkatkan akuntabilitas individu dan tim
Baca juga: Cara Menghitung KPI Yang Tepat dan Contohnya
Apa Saja Jenis KPI?
Menerapkan KPI tidak bisa di sama ratakan untuk setiap divisi, setiap departemen pasti akan membutuhkan KPI berbeda.
1. KPI Keuangan (Financial KPI)
KPI yang terkait dengan aspek keuangan umumnya difokuskan pada pendapatan atau margin keuntungan.
Pengukuran yang tepat dari laba bersih bisa memberikan gambaran valid tentang pendapatan bersih setelah semua pengeluaran seperti pajak dan bunga dikurangi. Data untuk metrik ini biasanya diambil dari laporan keuangan perusahaan.
2. KPI Operasional (Operational KPI)
KPI ini digunakan untuk memantau kinerja operasional di berbagai divisi dalam perusahaan. Dengan metrik ini, Anda bisa menganalisis bagaimana proses kerja berlangsung dan apakah ada hambatan yang memengaruhi kualitas serta kinerja.
3. KPI Strategis (Strategic KPI)
Untuk KPI strategis ini seringnya dipantau oleh level manajemen atas untuk menilai apakah arah bisnis sudah sesuai roadmap jangka panjang.
KPI strategis digunakan untuk mengukur kemajuan perusahaan dalam mencapai tujuan jangka panjang dan misi besar organisasi. Metrik ini biasanya berfokus pada pertumbuhan, daya saing pasar, dan pencapaian visi perusahaan.
4. KPI Kualitas (Quality KPI)
KPI ini fokus pada seberapa baik produk atau layanan memenuhi standar kualitas yang telah ditentukan. Kualitas yang konsisten dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan mengurangi biaya akibat perbaikan atau retur.
5. KPI Produktivitas (Productivity KPI)
KPI ini sangat relevan dalam proyek berbasis target waktu, seperti konstruksi, pengembangan perangkat lunak, dan produksi massal.
Produktivitas mengukur seberapa efektif sumber daya digunakan untuk menghasilkan output. KPI ini membantu tim dan manajer menilai efisiensi operasional harian.
6. KPI Sumber Daya Manusia (Human Resource KPI)
Dengan HR KPI yang tepat, perusahaan bisa menjaga keseimbangan antara produktivitas, budaya kerja yang sehat, dan retensi karyawan jangka panjang.
HR KPI digunakan untuk mengukur efektivitas departemen SDM dalam mengelola karyawan, retensi, dan pengembangan talenta di perusahaan.
Contoh Key Performance Indicator untuk Setiap Departemen Divisi
Contoh lainnya untuk KPI yang sesuai untuk setiap bisnis.
1. KPI Sales
- Total Penjualan Bulanan: Metrik ini menunjukkan nilai total transaksi penjualan dalam satu bulan. Ini digunakan untuk mengevaluasi performa tim sales terhadap target revenue yang ditentukan, serta membantu memperkirakan tren pendapatan ke depan.
- Conversion Rate dari Prospek ke Pelanggan: Mengukur persentase prospek yang berhasil dikonversi menjadi pelanggan aktual. Semakin tinggi angkanya, semakin efisien tim sales dalam menindaklanjuti dan menutup penjualan.
- Nilai Rata-Rata Transaksi: Rata-rata nilai dari setiap transaksi penjualan. Indikator ini penting untuk mengetahui potensi pendapatan per pelanggan dan strategi upselling atau bundling yang efektif.
Baca juga: KPI Sales: 12 Indikator Pengukuran Untuk Tim Sales
2. KPI Marketing
- Website Traffic Bulanan: Mengukur jumlah kunjungan ke situs web dalam periode tertentu. Ini menjadi indikator awal efektivitas kampanye digital dan daya tarik konten yang disajikan.
- Engagement Rate di Media Sosial: Persentase interaksi (like, comment, share) dibandingkan dengan jumlah followers atau reach. Metrik ini menunjukkan seberapa relevan dan menarik konten bagi audiens.
- Cost per Lead (CPL): Biaya rata-rata yang dikeluarkan untuk mendapatkan satu prospek (lead). CPL digunakan untuk menilai efisiensi biaya kampanye pemasaran dalam menghasilkan leads berkualitas.
3. KPI Customer Service
- Average Response Time (ART): Rata-rata waktu yang dibutuhkan tim layanan pelanggan untuk memberikan respons pertama terhadap pertanyaan atau keluhan pelanggan. ART yang rendah menandakan responsivitas yang baik.
- First Contact Resolution Rate (FCR): Persentase kasus pelanggan yang terselesaikan dalam satu kali kontak, tanpa perlu eskalasi atau follow-up tambahan. Metrik ini mencerminkan efektivitas dan kualitas layanan.
- Customer Satisfaction Score (CSAT): Skor kepuasan yang diberikan langsung oleh pelanggan setelah menerima layanan. Biasanya diperoleh melalui survei skala 1–5 atau 1–10, setelah interaksi selesai.
4. KPI Human Resource (HR)
- Turnover Rate: Tingkat karyawan keluar dari perusahaan dalam periode tertentu.
Employee Satisfaction Index: Skor rata-rata dari survei kepuasan kerja. - Training Completion Rate: Persentase karyawan yang menyelesaikan pelatihan wajib atau pengembangan kompetensi.
- Absenteeism Rate: Frekuensi ketidakhadiran karyawan sebagai indikator engagement dan kondisi kerja.
5. KPI Finance
- Rasio Likuiditas: Rasio likuiditas mengukur kemampuan perusahaan dalam mengelola dan melunasi utang jangka pendeknya menggunakan aset jangka pendek yang tersedia. Rasio ini dihitung dengan membagi aset lancar dengan kewajiban lancar.
- Rasio Profitabilitas: Rasio ini, sering disebut sebagai net profit margin, digunakan untuk menilai efisiensi perusahaan dalam menghasilkan keuntungan dari penjualan dengan biaya serendah mungkin.
- Rasio Solvabilitas: KPI ini membandingkan total utang dengan total aset untuk menilai kemampuan perusahaan dalam melunasi utang jangka panjang, yang mencerminkan efektivitas keuangan dalam jangka panjang.
- Rasio Perputaran: KPI ini mengukur seberapa cepat perusahaan mampu memutar barang dari produksi hingga terjual.
6. KPI Produktivitas
- Output per Employee: Jumlah unit barang atau jasa yang dihasilkan per karyawan.
- Utilisasi Waktu Kerja: Persentase waktu kerja yang benar-benar dimanfaatkan untuk pekerjaan produktif.
- Project Completion Rate: Rasio proyek yang selesai tepat waktu terhadap total proyek yang dimulai.
- Lead Time: Durasi dari awal proses hingga produk/jasa siap digunakan.
7. KPI Kualitas
- Defect Rate (Tingkat Cacat): Persentase produk cacat dari total produksi.
Customer Complaint Rate: Jumlah keluhan pelanggan per periode. - Return Rate: Jumlah produk yang dikembalikan oleh pelanggan, indikator kualitas produk atau kesesuaian ekspektasi.
- Service Quality Score: Penilaian pelanggan terhadap kualitas layanan, biasanya diambil dari survei CSAT atau NPS.
8. KPI Operasional
- Efisiensi Produksi: KPI ini mengukur waktu yang dibutuhkan di setiap tahap produksi dibandingkan dengan total waktu proses keseluruhan.
- Waktu Siklus Total: KPI ini digunakan oleh manajer untuk menganalisis total waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu proses.
- Throughput: KPI ini menghitung jumlah unit produksi yang dihasilkan dibagi dengan waktu produksi per unit untuk mengukur kecepatan proses produksi.
9. KPI Strategis
- Market Share (Pangsa Pasar): Mengukur seberapa besar bagian pasar yang berhasil dikuasai perusahaan dibanding kompetitor.
- Customer Lifetime Value (CLV): Menilai nilai total pelanggan selama mereka berinteraksi dengan brand.
- Pertumbuhan Pendapatan Tahunan: Menunjukkan tren pertumbuhan finansial sebagai cerminan kinerja jangka panjang.
- Jumlah Pelanggan Baru vs. Pelanggan Hilang: Indikator loyalitas dan keberhasilan akuisisi pasar.
Cara Menentukan & Menyusun KPI yang Tepat
Berikut adalah panduan untuk dapat membuat Key Performance Indicator yang tepat.
1. Tentukan Goal dan Tujuan Bisnis Secara Spesifik
Pastikan KPI memiliki tujuan yang spesifik dan relevan dengan sasaran bisnis untuk menghindari pemborosan sumber daya. Komunikasikan dengan baik kepada semua pihak terkait agar tujuan bisnis dapat dipahami dan dijalankan dengan efektif.
2. Gunakan Prinsip SMART
KPI harus mengikuti prinsip SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) untuk memastikan efektivitas dan relativitas.
3. Libatkan Tim yang Relevan
KPI tidak bisa ditentukan sepihak. Libatkan pihak terkait agar KPI yang ditetapkan realistis dan memiliki dukungan penuh dari tim pelaksana.
4. Gunakan Data Historis
Analisis performa masa lalu bisa menjadi dasar realistis untuk menetapkan target KPI yang menantang namun bisa dicapai.
5. Evaluasi dan Peningkatan
Tinjau dan evaluasi KPI secara periodik, baik mingguan atau bulanan, untuk melacak kemajuan dan menyesuaikan jika diperlukan.
Setelah tujuan tercapai, evaluasi efektivitasnya dan pertimbangkan untuk mengembangkan KPI baru yang lebih sesuai dengan tujuan bisnis berikutnya.
Kesalahan yang Perlu Dihindari Saat Menyusun KPI
Untuk dapat memberikan hasil maksimal, hindari hal berikut dalam menyusun KPI.
1. Terlalu Banyak KPI
Memiliki terlalu banyak KPI sering kali membuat tim kebingungan dalam menentukan prioritas dan tindakan yang perlu diambil.
KPI yang berlebihan juga dapat mengalihkan perhatian dari yang benar-benar penting, menyebabkan kurangnya fokus dan konsistensi dalam pencapaian tujuan.
2. KPI Tidak Selaras dengan Tujuan Bisnis
Salah satu kesalahan terbesar dalam pengelolaan KPI adalah memilih indikator yang tidak selaras dengan tujuan jangka panjang perusahaan.
KPI yang tidak relevan tidak hanya membuang waktu dan sumber daya, tetapi juga dapat menyesatkan tim dalam mencapai tujuan yang lebih besar.
3. Menggunakan KPI yang Tidak Terukur dengan Data
KPI yang tidak didukung oleh data konkret hanya akan menjadi indikator yang subjektif dan tidak dapat ditindaklanjuti. Misalnya, KPI seperti “meningkatkan semangat kerja tim” terdengar baik, tetapi sulit diukur tanpa parameter yang jelas.
Idealnya, KPI harus memiliki sumber data yang valid dan sistem pengukuran yang konsisten. Tanpa ini, evaluasi kinerja akan penuh spekulasi dan berisiko bias.
4. Tidak mengevaluasi dan Menyesuaikan KPI Secara Berkala
Kondisi pasar, strategi bisnis, dan struktur organisasi bisa berubah seiring waktu. Jika KPI tidak ikut dievaluasi dan disesuaikan secara rutin (misalnya tiap kuartal atau semester), maka indikator tersebut bisa menjadi usang dan tidak lagi relevan.
Evaluasi rutin juga memungkinkan identifikasi dini terhadap KPI yang tidak efektif dan memberi ruang untuk perbaikan.
Contoh: KPI “jumlah pelanggan baru” mungkin tepat di tahap awal bisnis, namun seiring bertumbuh, perusahaan bisa lebih fokus pada Customer Retention Rate atau CLV sebagai indikator jangka panjang.
5. Menjadikan KPI Sebagai Alat Penghakiman, Bukan Perbaikan
KPI seharusnya menjadi alat untuk mengarahkan, bukan menghukum. Jika digunakan hanya untuk menilai siapa yang gagal, hal ini dapat menimbulkan rasa takut dan menurunkan motivasi karyawan.
Pendekatan yang benar adalah menggunakan KPI sebagai dasar untuk diskusi, pembelajaran, dan peningkatan kinerja tim.
Libatkan tim dalam pembahasan hasil KPI, cari tahu kendala yang dihadapi, dan tentukan langkah perbaikan bersama. Pendekatan kolaboratif ini jauh lebih efektif dalam membangun budaya kerja yang sehat dan produktif.
Mudah Susun dan Monitor KPI dengan Barantum CRM
Dengan fitur lengkap dan tampilan dashboard yang intuitif, Barantum CRM memudahkan Anda menyusun, memantau, dan menganalisis KPI dari berbagai divisi secara real-time. Mulai dari sales hingga customer service, semua indikator kinerja dapat diatur dan dipantau dalam satu platform terintegrasi.
Tertarik mencoba? Nikmati kemudahan monitoring KPI dan optimalkan performa tim Anda dengan uji coba gratis Barantum CRM selama 7 hari.
Tertarik dengan Barantum?
CRM Specialist and SEO Content Writer.
As CRM Specialist and SEO Content Writer I craft compelling content that enhances brand identity and drives engagement, leveraging my expertise to connect with audiences and boost conversions.
