Ketahui Cara Menghitung KPI Yang Efektif

Saat mengambil keputusan bisnis, KPI memainkan peran yang sangat penting untuk memastikan bahwa perusahaan bergerak ke arah yang benar. Misalnya dalam mengukur kinerja sales, customer service, marketing, hingga manajer, Namun, banyak perusahaan merasa kesulitan untuk menentukan dan menghitung KPI yang tepat.

Pada artikel kali ini, kami akan membahas cara menghitung KPI yang tepat dan memberikan beberapa contoh yang dapat membantu Anda memahaminya. Yuk, baca artikel ini sampai selesai untuk mengetahui informasi lebih lengkap!

Kenapa Harus Ada KPI?

Diperlukannya KPI untuk membantu perusahaan melacak kemajuan mereka. Dengan KPI ini memberikan ukuran yang jelas apakah perusahaan berada di jalur yang tepat untuk mencapai tujuannya. Ini membantu organisasi membuat perubahan dan mengambil tindakan pencegahan ketika masalah muncul. KPI juga membantu perusahaan memastikan bahwa mereka fokus pada tujuan mereka dan tidak terlalu terpengaruh oleh hal-hal yang mungkin tidak penting.

Selain itu, KPI membantu perusahaan fokus pada prioritas. Sehingga membantu Anda memprioritaskan hal yang paling penting dan memastikan tetap fokus pada hal-hal yang memiliki pengaruh besar pada tujuan bisnis. KPI juga membantu perusahaan memastikan bahwa mereka tidak kehilangan fokus dan terlalu fokus pada hal-hal yang tidak relevan. Di samping itu, KPI membantu Anda untuk melihat potensi masalah dan memberikan informasi penting untuk membuat keputusan yang tepat.

Secara keseluruhan, KPI adalah alat penting bagi organisasi untuk memastikan bahwa Anda telah mencapai tujuan secara efektif dan efisien. KPI membantu perusahaan memantau kemajuan mereka, fokus pada prioritas dan mengidentifikasi masalah. Oleh karena itu, sangat penting bagi perusahaan untuk memastikan bahwa mereka memiliki KPI yang tepat untuk membantu mereka mencapai tujuannya.

Apa Ciri Utama KPI Yang Baik?

Ciri utama KPI yang baik adalah yang memenuhi kriteria sebagai berikut:

1. Relevan: KPI harus relevan dengan tujuan dan strategi bisnis organisasi. Ini memastikan bahwa KPI membantu perusahaan melacak kemajuan mereka untuk mencapai tujuan mereka.
2. Jelas: KPI harus dipahami dengan jelas oleh semua pihak termasuk manajemen, karyawan dan pemangku kepentingan lainnya.
3. Dapat Diukur: KPI sebaiknya menggunakan angka atau data yang dapat diukur dan dianalisis secara objektif.
4. Dapat Dicapai: KPI harus realistis dan dapat dicapai dalam jangka waktu tertentu.
5. Berprogress: KPI harus dapat mengukur kemajuan perusahaan dalam mencapai tujuannya dan membantu melacak kemajuannya.
6. Fleksibel: KPI harus fleksibel dan dapat diperbarui sesuai dengan perubahan bisnis atau lingkungan.

Dengan memastikan bahwa KPI selaras dengan karakteristik utama di atas, organisasi dapat memastikan bahwa mereka memiliki alat yang berguna untuk mengukur kinerja dan pencapaian tujuan.

Apa Faktor Yang Mempengaruhi Efektifitas KPI?

KPI adalah ukuran kunci dari kinerja suatu organisasi, departemen atau proyek. Faktor-faktor yang dapat mempengaruhi efektivitas KPI antara lain:

1. Tujuan dan Strategi Organisasi

Tujuan dan strategi organisasi harus jelas dan terkait dengan KPI yang digunakan. KPI yang tidak terkait dengan tujuan dan strategi organisasi tidak memberikan informasi yang berguna dalam proses pengambilan keputusan.

2. Data yang Tepat

Data yang digunakan untuk mengukur KPI harus akurat, mutakhir, dan mudah diakses. Jika data yang digunakan tidak memenuhi persyaratan tersebut, maka KPI yang dihasilkan tidak sesuai dengan kenyataan yang sebenarnya dan tidak memberikan informasi yang berguna.

3. Sistem Pengukuran

Penggunaan sistem pengukuran KPI harus mudah digunakan dan memberikan hasil yang akurat. Sistem pengukuran yang kompleks dan sulit dikelola melemahkan efektivitas KPI.

4. Keterlibatan Stakeholder

Melibatkan stakeholder seperti manajer, karyawan, dan pelanggan sangat penting untuk memastikan bahwa KPI memenuhi kebutuhan mereka dan memberikan informasi yang berguna.

5. Frekuensi Pengukuran

Rentang atau frekuensi pengukuran KPI harus mencerminkan kecepatan perubahan bisnis dan dalam jangka waktu yang cukup lama untuk memberikan gambaran yang jelas tentang hasilnya.

6. Budaya Perusahaan

Adanya budaya perusahaan ini memengaruhi cara pemangku kepentingan menggunakan dan menerima KPI. Budaya yang mendorong transparansi dan keterbukaan membantu meningkatkan efektivitas KPI.

7. Pendidikan dan Pelatihan

Pelatihan yang tepat sangat penting untuk memastikan bahwa pemangku kepentingan memahami bagaimana KPI digunakan dan bagaimana KPI dapat memengaruhi kinerja.

Dengan memperhatikan faktor-faktor tersebut, Anda dapat memastikan bahwa KPI yang digunakan efektif.

Bagaimana Cara Menghitung KPI?

Berikut adalah rumus dan cara menghitung KPI beserta contohnya:

1. Attendance Rate (Jumlah Hadir)

Rumusnya: Jumlah hari hadir / jumlah hari kerja x 100%

Cara menghitungnya adalah dengan membagi jumlah hari yang dihadiri karyawan dengan jumlah hari kerja yang tersedia dalam periode tertentu (biasanya bulan atau tahun) dan memperoleh hasilnya dalam persentase.

Contoh: Jika seorang karyawan hadir selama 22 hari dari total 25 hari kerja, maka Attendance Rate adalah 22/25 x 100% = 88%.

2. Quality of Work (Kualitas Hasil Kerja)

Rumus Quality of Work bervariasi tergantung pada industri dan jenis pekerjaan. Namun, pada umumnya melibatkan penilaian dari atasan atau rekan kerja terkait kualitas hasil pekerjaan karyawan.

Cara menghitungnya adalah dengan memberikan penilaian skala 1-10 atau 1-5 pada kualitas hasil pekerjaan karyawan dan menjumlahkan hasilnya untuk memperoleh rata-rata.

Contoh: Jika seorang karyawan menerima nilai rata-rata 8 dari 10 rekan kerja dan atasan, maka Quality of Work-nya dianggap baik.

3. Sales per Employee (Tingkat Penjualan)

Rumusnya: Total penjualan / jumlah karyawan

Cara menghitungnya adalah dengan membagi total penjualan perusahaan dengan jumlah karyawan.

Contoh: Jika perusahaan Anda memperoleh penjualan sebesar 500 juta dan mempekerjakan 10 karyawan, maka sales per employee adalah 500 juta / 10 = 50 juta per karyawan.

4. Customer Satisfaction (Penilaian Pelanggan)

Rumus Customer Satisfaction bervariasi tergantung pada industri dan jenis pekerjaan, tetapi pada umumnya melibatkan survei atau penilaian dari pelanggan terkait pengalaman mereka dengan karyawan.

Cara menghitungnya adalah dengan memberikan survei atau penilaian skala 1-10 atau 1-5 pada kualitas layanan karyawan dan menjumlahkan hasilnya untuk memperoleh rata-rata.

Contoh: Jika seorang karyawan menerima nilai rata-rata 9 dari 10 pelanggan, maka Customer Satisfaction-nya dianggap sangat baik.

Penghitungan KPI yang tepat tergantung pada tujuan dan strategi perusahaan Anda. Namun, memonitor KPI dapat memakan banyak waktu. Terutama jika dilakukan secara manual. Ini mengapa banyak bisnis mencari cara yang lebih efisien untuk memonitor KPI mereka.

Salah satu cara yang efisien untuk memonitor KPI adalah dengan menggunakan CRM (Customer Relationship Management). CRM memungkinkan bisnis untuk mengumpulkan dan menganalisis data yang berhubungan dengan kinerja bisnis secara otomatis dan real time. Hal ini membuat proses menghitung KPI menjadi lebih mudah dan efisien.