Melacak Aktivitas Penjualan: Apa & Bagaimana

Sudah menjadi tugas seorang manajer sales dalam memantau kinerja harian timnya, baik itu aktivitas penjualan maupun pencapaian target. Tim sales juga senantiasa memberikan laporan kepada sales manager agar manager tahu perkembangan tahapan kinerja dari tiap stafnya. Bilamana adanya kendala, manager bisa turut  memberikan jalan keluar segera. Itulah pentingnya memonitoring kinerja serta laporan harian tim sales. Hal ini sangat penting, mengingat kinerja berpengaruh terhadap pencapaian profit perusahaan. Terutama aktivitas penjualan.

Pelacakan aktivitas penjualan, menggunakan alat pelacak penjualan harian adalah cara untuk menentukan bagaimana setiap komponen dalam proses penjualan secara individual memengaruhi hasil penjualan secara keseluruhan. Melacak seluruh aktivitas penjualan mungkin menakutkan, tetapi alat pelacak yang efektif akan membantu menangani detailnya.

Mungkin Anda bertanya, mengapa harus menggunaka alat pelacak penjualan harian? Manfaat utama dari menggunakan alat pelacak penjualan harian adalah Anda memiliki semua informasi yang diperlukan untuk ditinjau di satu tempat. Bagi sales manager ini dapat berfungsi sebagai dasar untuk mengevaluasi kinerja tim mereka. Selain itu, Anda juga dapat menggunakan informasi dari alat pelacak untuk mengidentifikasi tren dan melakukan perbaikan jika diperlukan.

Indikator yang dilacak

Dalam melacak aktivitas penjualan, ada dua kategori indikator yang dilacak, yaitu kuantitatif dan kualitatif. Indikator kuantitatif mencakup data mentah yang benar-benar tidak bias. Menganalisis data ini umumnya lebih mudah dan langsung. Beberapa contoh data kuantitatif adalah:

Jumlah pertemuan yang disiapkan dan peluang yang tercipta

Peluang pada dasarnya adalah percakapan yang dapat berakhir dalam pertemuan, membuka jalan untuk diskusi penjualan lebih lanjut. Penting untuk mengidentifikasi KPI pada tahap ini, yang melayani tujuan keseluruhan. Sulit untuk mengatur terlalu banyak rapat, jadi melacak rapat setiap hari menggunakan pelacak tentu berguna.

Sumber peluang teratas

Dengan mencatat sumbernya, bisnis dapat fokus pada sumber prospek yang paling menguntungkan. Dengan ini, mereka dapat melacak bagaimana mereka berinvestasi di setiap sumber dan memanfaatkan anggaran mereka. Menganalisis sumber prospek juga berfungsi sebagai parameter indikasi dalam meningkatkan dan memodifikasi strategi. Ini membantu Anda mengenali sifat dinamis bisnis Anda, dan menyusun rencana Anda sesuai dengan itu.

Jumlah rata-rata waktu yang dihabiskan untuk sebuah prospek

Sebelum memutuskan berapa banyak waktu yang akan dihabiskan untuk sebuah prospek, sangat penting untuk menentukan apa itu prospek untuk bisnis Anda. Hal ini memungkinkan bisnis untuk mengidentifikasi biaya per lead. Melacak jumlah waktu yang dihabiskan untuk leads setiap hari akan membantu Anda mengenali seberapa efisien waktu dan sumber daya yang digunakan.

Jumlah prospek dalam berbagai tahap jalur penjualan

Ini adalah waktu rata-rata yang dibutuhkan oleh staf sales untuk menindaklanjuti dengan prospek. Anda dapat menggunakan strategi yang berbeda, seperti memutuskan untuk menghubungi prospek yang meminta penawaran paling awal dan menunggu waktu yang tepat untuk menghubungi prospek yang baru saja mengunduh uji coba gratis.

Jumlah transaksi yang ditutup (closing deal)

Indkator ini memungkinkan manajer untuk menganalisis kinerja tim sales. Jika Anda melacak jumlah total transaksi yang ditutup oleh setiap staf sales, Anda dapat dengan mudah mengidentifikasi tantangan apa yang mereka hadapi. Manajer akan dapat membantu tim mereka dengan lebih baik dengan mengubah strategi yang tidak tepat. Tidak hanya akan meningkatkan proses penjualan Anda tetapi juga akan meningkatkan motivasi bagi tim Anda ketika penjualan mulai meningkat.

Metrik kualitatif  merupakan data kualitatif  yang berasal dari data kuantitatif yang dikumpulkan. Berikut adalah beberapa contoh data kualitatif yang dapat direkam di tracker harian Anda:

Seberapa baik kinerja tenaga sales Anda?

Data ini dapat diturunkan dari metrik kuantitatif yang disebutkan sebelumnya, seperti jumlah prospek yang dihasilkan, jumlah pertemuan yang dibuat, dan jumlah transaksi yang ditutup per hari oleh tiap staf sales.

Mengapa orang memilih untuk membeli atau menolak produk Anda?

Ini dapat dihitung berdasarkan alasan hilangnya prospek. Dari contoh ini, kita dapat melihat betapa pentingnya melacak umpan balik dari setiap prospek.

Seberapa produktif waktu yang digunakan?

Ini sekali lagi dapat didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan untuk setiap sumber yang berpotensi menghasilkan prospek, dan pada akhirnya penjualan.

Cara melacak aktivitas penjualan

Alat pelacak penjualan harian memungkinkan manajer sales menyusun rencana yang jelas alih-alih mengandalkan harapan sebagai strategi. Dengan memeriksa hasil penjualan, manajer memiliki wawasan yang tepat tentang apa yang berhasil dan apa yang tidak. Mengambil masukan dari sini, mereka dapat membuat dan menerapkan rencana penjualan yang dioptimalkan dan memimpin tim mereka menuju kesuksesan.

Tetapkan tujuan dan harapan

Langkah pertama untuk merekam aktivitas apa pun adalah memiliki visi untuk masa depan. Tanpa memiliki tujuan yang jelas, pencatatan hanyalah statistik dan buang-buang waktu. Jadi, langkah pertama yang harus Anda lakukan adalah menetapkan tujuan dan harapan untuk tim sales dan membagikan rencana tersebut pada tiap stafnya. Orientasi karyawan akan lebih cepat bila Anda memiliki pelacak penjualan, sehingga mereka tahu bagaimana dan dari mana harus memulai.

Putuskan apa yang akan Anda lacak dan konsisten

Langkah selanjutnya adalah membuat daftar kegiatan yang mengarah pada penjualan. Kemudian, Anda dapat membuat daftar semua aktivitas yang perlu dilakukan setiap orang setiap hari untuk mencapai langkah berikutnya. Sangat penting untuk menetapkan standar bagi tim penjualan, sehingga mereka tahu apa yang diharapkan dari mereka.

Memutuskan di mana harus melacak untuk menjaga akurasi

Pada akhirnya, alat pelacak yang dimaksud adalah CRM atau Customer Relationship Management. Memiliki CRM  akan membuat semua orang mendapat informasi tentang kinerja tim, serta melacak kemajuan pada tingkat individu. Beberapa bisnis masih menggunakan spreadsheet, meskipun menggunakan CRM memastikan bahwa data dicatat secara akurat dan konsisten.

CRM tidak hanya melacak penjualan Anda, tetapi juga memungkinkan Anda untuk membuat proses penjualan yang efisien dan efektif dalam bisnis Anda. CRM akan melacak prospek, peluang, dan penjualan di sepanjang perjalanan mereka di perusahaan Anda dan memberdayakan Anda untuk menjalin hubungan bisnis jangka panjang.