Ketahui Seputar Predictive Dialer System Bagi Bisnis Anda

Apakah Anda pernah menerima panggilan telepon dari nomor asing hanya untuk menemukan diri Anda terjebak dalam lamunan hampa saat Anda mengangkat telepon? Itulah contoh umum dari sebuah teknologi canggih yang disebut predictive dialer system. Sederhananya, ini adalah sistem yang digunakan oleh perusahaan call center untuk mengatur dan mengelola panggilan keluar secara efisien.

Namun, apa yang membuatnya begitu menarik adalah kemampuannya untuk mengantisipasi kapan seorang agen akan tersedia untuk menerima panggilan berikutnya dan menghubungi nomor terkait secara otomatis, dengan harapan mendapatkan hubungan langsung dengan pelanggan atau calon pelanggan.

Untuk lebih jelas mengenai predictive dialer system, yuk simak artikelnya sampai selesai!

Apa Itu Predictive Dialer System?

Predictive dialer system adalah sebuah teknologi yang revolusioner dalam dunia telekomunikasi yang dirancang untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi bagi perusahaan yang melakukan panggilan masuk dan keluar secara massal, terutama dalam bidang layanan pelanggan, pemasaran, dan penjualan. Sistem ini bekerja dengan menggunakan algoritma pintar yang memprediksi kapan seseorang akan tersedia untuk dihubungi berdasarkan data historis dan pola perilaku.

Dengan sistem ini, Anda dapat mengalami peningkatan drastis dalam jumlah panggilan yang terhubung, meningkatkan kesempatan penjualan, dan memberikan pengalaman pelanggan yang lebih baik secara keseluruhan. Teknologi ini juga memungkinkan perusahaan untuk mengelola waktu dan sumber daya dengan lebih efisien, mengoptimalkan tingkat kehadiran karyawan, dan mengurangi biaya operasional yang terkait dengan panggilan manual.

Bagaimana Cara Kerja Predictive Dialer System?

Berikut adalah cara kerja predictive dialer system, yaitu:

1. Seleksi Daftar Kontak

Pertama, sistem prediktif dialer membantu dalam pemilihan daftar kontak yang akan dipanggil. Daftar ini biasanya berisi nomor telepon pelanggan atau calon pelanggan yang telah ditentukan sebelumnya.

2. Analisis Ketersediaan Agen

Kedua, sistem menganalisis tingkat ketersediaan agen berdasarkan panggilan sebelumnya. Sehingga sistem ini mampu menghitung jumlah agen yang sedang tersedia dan siap menerima panggilan berikutnya.

3. Prediksi Waktu Ketersediaan Agen

Berikutnya, berdasarkan analisis ketersediaan agen, sistem dapat memprediksi kapan agen akan tersedia untuk panggilan berikutnya. Sehingga didasarkan pada waktu rata-rata yang diperlukan agen untuk menyelesaikan panggilan sebelumnya.

4. Memulai Panggilan Secara Otomatis

Setelah memprediksi waktu ketersediaan agen, sistem memulai panggilan secara otomatis saat agen tersedia. Panggilan tersebut dialamatkan ke nomor telepon yang tercantum dalam daftar kontak.

5. Deteksi Pesan Suara

Sistem prediktif dialer dilengkapi dengan fitur pendeteksi pesan suara. Jika panggilan terhubung ke mesin penjawab, sistem akan mendeteksi hal tersebut dan dapat mengambil tindakan yang sesuai secara otomatis. Misalnya, meninggalkan pesan atau menjadwalkan panggilan ulang.

6. Pengalihan Panggilan ke Agen yang Tersedia

Sistem membantu dalam mengarahkan panggilan tersebut ke agen yang tersedia untuk melayani pelanggan tersebut. Sehingga agen juga dapat melihat informasi penting pelanggan di layar mereka untuk memberikan layanan yang lebih personal.

7. Pengulangan Proses Secara Otomatis

Terakhir, setelah panggilan selesai, sistem prediktif dialer akan mengulangi proses ini untuk panggilan berikutnya dalam daftar kontak. Sistem ini juga akan terus mengoptimalkan kecepatan panggilan berdasarkan ketersediaan agen dan tingkat keberhasilan panggilan sebelumnya.

Apa Manfaat Predictive Dialer System Bagi Bisnis?

Adapun manfaat predictive dialer system, yaitu:

1. Meningkatkan Produktivitas

Pertama, membantu meningkatkan produktivitas agen dengan mengotomatisasi proses panggilan keluar. Sehingga dengan memprediksi waktu ketersediaan agen dan memulai panggilan secara otomatis, sistem ini mengurangi waktu terbuang sia-sia antara panggilan dan meningkatkan jumlah panggilan yang berhasil terhubung.

2. Efisiensi Operasional

Dengan mengoptimalkan kecepatan panggilan dan mengarahkan panggilan hanya kepada agen yang tersedia, sistem ini membantu mengurangi biaya operasional dan meningkatkan efisiensi dalam pusat kontak. Sehingga dapat menghasilkan penghematan yang signifikan bagi bisnis.

3. Meningkatkan Tingkat Terhubungnya Panggilan

Melalui analisis data yang cerdas dan prediksi waktu ketersediaan agen, sistem ini membantu meningkatkan tingkat terhubungnya panggilan. Sehingga Anda dapat meningkatkan peluang untuk berinteraksi dengan pelanggan potensial dan meningkatkan penjualan.

4. Memperbaiki Pengalaman Pelanggan

Dengan menyediakan layanan yang lebih responsif dan meminimalkan waktu tunggu, sistem ini membantu memperbaiki pengalaman pelanggan. Akses yang lebih cepat ke agen yang tersedia dan layanan yang lebih efisien dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan memperkuat hubungan bisnis.

5. Analisis Data

Predictive dialer system juga menyediakan data yang mendalam tentang kinerja panggilan, termasuk tingkat terhubungnya panggilan, durasi percakapan, dan hasil panggilan. Sehingga informasi ini dapat digunakan untuk melakukan analisis lebih lanjut dan mengidentifikasi peluang-peluang untuk perbaikan dalam strategi komunikasi dan pemasaran.

Dapatkan Predictive Dialer System Terbaik Untuk Bisnis Anda

Dalam artikel ini, kita telah membahas secara mendalam tentang fungsi dan cara kerja predictive dialer system serta manfaatnya bagi bisnis. Dengan memahami bagaimana teknologi ini dapat meningkatkan produktivitas, efisiensi operasional, dan pengalaman pelanggan, bisnis dapat mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk mengoptimalkan operasi pusat kontak mereka.

Sebagai tambahan, integrasi predictive dialer system dengan Barantum CRM Call Center dapat menjadi solusi yang sempurna bagi perusahaan untuk mengelola panggilan keluar dan masuk mereka dengan lebih efektif. Sehingga Anda dapat memperkuat hubungan dengan pelanggan, meningkatkan penjualan, dan mencapai kesuksesan dalam lingkungan bisnis yang kompetitif.