Bayangkan kalau tim sales atau call center Anda bisa langsung tersambung ke calon pelanggan begitu mereka siap, tanpa harus menekan nomor satu per satu, menunggu nada sambung, atau terjebak di voicemail. Nah, itulah yang dilakukan progressive dialer system.
Hasilnya? Percakapan jadi lebih lancar dan alami, waktu kerja lebih maksimal, dan semua data panggilan tersimpan rapi untuk strategi berikutnya.
Yuk, kita bahas lebih lengkap di artikel ini.
Daftar Isi
Apa itu Progressive Dialer System?
Progressive dialer system adalah teknologi panggilan otomatis yang menghubungi daftar nomor secara berurutan hanya ketika ada agen yang benar-benar siap bicara.
Jadi, agen tinggal fokus pada percakapan, bukan proses teknis. Bukan cuma di call center, teknologi ini juga populer di tim telesales, follow-up pelanggan, atau bisnis dengan target panggilan harian yang tinggi.
Sebuah studi oleh Contact Babel, dilansir dari Drop Cowboy, menemukan bahwa predictive dialer dapat meningkatkan waktu berbicara agen hingga 300% dibandingkan dengan panggilan manual.
Manfaat Menggunakan Progressive Dialer dalam Bisnis
Sebelum kita masuk ke cara kerjanya, mari lihat dulu kenapa progressive dialer bisa jadi “senjata rahasia” tim penjualan atau layanan pelanggan Anda.
1. Mengoptimalkan Waktu Kerja Agen
Pertama, dengan sistem ini, agen langsung terhubung ke prospek yang menjawab. Lebih banyak percakapan, lebih sedikit waktu terbuang.
2. Tim Jawab Setiap Panggilan dengan Profesional
Selanjutnya, tidak ada lagi kejadian pelanggan menjawab tapi agen belum siap. Sistem hanya memanggil ketika ada agen yang available. Sehingga interaksi terasa lebih profesional dan nyaman.
3. Meningkatkan Rasio Koneksi dengan Pelanggan
Sistem otomatis menyaring nomor tidak aktif, sibuk, atau tidak valid.
4. Mengurangi Risiko Panggilan Terabaikan
Koordinasi buruk sering membuat panggilan terlewat. Progressive dialer mengurangi risiko ini dengan menghubungkan pelanggan ke agen yang standby dalam hitungan detik.
5. Meningkatkan Produktivitas Tim Penjualan
Terakhir, semakin banyak waktu agen untuk bicara, semakin besar peluang closing.
Cara Kerja Progressive Dialer System
Berikut cara kerjanya:
1. Menghubungi Nomor Berdasarkan Ketersediaan Agen
Pertama, sistem membaca status setiap agen (sedang bicara, istirahat, standby). Nomor baru hanya dipanggil ketika ada agen yang siap menerima.
2. Mengatur Urutan dan Kecepatan Panggilan Secara Otomatis
Nomor dipanggil sesuai daftar, dengan ritme yang menyesuaikan kapasitas tim. Tidak ada tumpukan panggilan, tidak ada agen yang menunggu lama.
3. Menyaring Nomor Tidak Valid atau Tidak Terhubung
Agen tidak perlu mendengar nada dering yang membuang waktu.
Baca Juga: Mengenal Predictive Call untuk Efisiensi Panggilan Bisnis
Strategi Mengimplementasikan Progressive Dialer dengan Efektif
Teknologi secanggih apapun tetap butuh strategi agar hasilnya maksimal.
1. Menentukan Tujuan dan KPI yang Jelas
Pertama, apakah targetnya menambah follow-up, mempercepat respon, atau meningkatkan closing rate? Gunakan KPI seperti panggilan terhubung per jam atau durasi percakapan rata-rata sebagai acuan.
2. Integrasi dengan CRM
Selanjutnya, integrasi ini memastikan data pelanggan, riwayat panggilan, dan catatan follow-up tersimpan rapi. Agen bisa melihat histori interaksi sebelum bicara. Sehingga percakapan lebih personal.
Baca Juga: 30 Rekomendasi Software Aplikasi CRM Terbaik Indonesia
3. Menyusun Skrip Panggilan yang Efektif
Berikutnya, meski prosesnya otomatis, percakapan tetap butuh arah. Skrip membantu agen menjaga konsistensi pesan, mengatasi keberatan, dan mengarahkan pelanggan ke tahap closing.
4. Melatih Tim untuk Penggunaan Maksimal
Tidak semua agen langsung mahir. Pelatihan singkat tentang cara kerja, fitur penting, dan tips efisiensi akan mempercepat adaptasi.
5. Memantau dan Mengevaluasi Kinerja Secara Berkala
Terakhir, gunakan dashboard laporan untuk melihat performa agen, jam panggilan paling efektif, dan pola koneksi pelanggan. Data ini akan membantu Anda mengoptimalkan strategi di masa depan.
Optimasi Panggilan Bisnis Anda dengan Progressive Dialer dari Barantum CRM
Barantum CRM menghadirkan progressive dialer dan auto dialer system. Sehingga dengan fitur ini, agen hanya fokus pada hal terpenting, berbicara dengan pelanggan dan menutup penjualan.
Sudah waktunya bisnis Anda melangkah lebih efisien bersama Barantum CRM.
Tertarik dengan Barantum? Jangan tunggu nanti, perubahan besar dimulai dari langkah kecil hari ini! Dapatkan uji coba gratis 7 hari. Daftar dan buat akun Barantum CRM Anda sekarang.
CRM Specialist and SEO Content Writer.
As CRM Specialist and SEO Content Writer I craft compelling content that enhances brand identity and drives engagement, leveraging my expertise to connect with audiences and boost conversions.
