Apa itu WhatsApp auto-reply?

Kenyamanan pelanggan dalam mencari informasi terhadap sebuah produk sudah menjadi perhatian utama bisnis atau perusahaan. Kenyamanan ini tentu saja akan membangun customer eperience yang positif sehingga menciptakan loyalitas pelanggan. Melihat kebutuhan ini, WhatsApp meluncurkan WhatsApp Business khusus untuk para pebisnis dalam memasarkan serta menjual produk mereka. Dalam hal membangun customer experience yang baik, WhatsApp Business menyediakan berbagai fitur canggih agar permintaan pelanggan terpenuhi. Salah satunya adalah fitur WhatsApp auto-reply  atau menjawab pesan secara otomatis.

WhatsApp auto reply adalah sebuah fitur pada WhatsApp Business yang untuk menjawab pesan masuk secara otomatis. Contoh auto reply WhatsApp Business seperti greeting message, harga produk, membantu transaksi, memberikan gambar produk, dan lainnya. Alur percakapan atau balasan auto reply dapat diatur atau didesain sesuai kebutuhan bisnis. Dengan adanya fitur ini, pelanggan dapat menghubungi bisnis kapanpun berdarkan kenyamanan mereka. Jadi meskipun bisinis sudah berakhir jam operasionalnya (8-12 jam), pelanggan akan tetap bisa menghubungi mereka.

Ada dua cara untuk menggunakan fitur ini, yaitu:

• Menggunakan WhatsApp Business: Aplikasi WhatsApp Business memungkinkan Anda terhubung dengan pelanggan, mengirimkan pemberitahuan penting, dan mengumpulkan umpan balik tepat waktu dari mereka. Ini berfungsi seperti alat obrolan langsung, yang memungkinkan Anda mengatur pesan untuk berkomunikasi dengan pelanggan Anda bahwa Anda pergi dan akan segera menghubungi mereka.
• Menggunakan WhatsApp Business API:  API WhatsApp Business memungkinkan Anda mengotomatiskan percakapan dan mengirim pesan tepat waktu. Dengan chatbot WhatsApp, Anda dapat mengotomatiskan tanggapan ke FAQ Anda dan tetap terhubung dengan pelanggan Anda 24/7, sepanjang waktu.

Baca juga: Fitur Dalam WhatsApp API Optimalkan Kinerja Layanan Pelanggan

Cara mengaktifkan auto reply pada WhatsApp Business

Perlu Anda ketauhi bahwa WhatsApp Business diperuntukkan bagi usaha kecil hingga menengah. Dalam versi ini, fitur auto reply mengatur away messages atau pesan sibuk ketika Anda sedang online maupun sedang offline. WhatsApp away messages memungkinkan Anda memberi tahu pelanggan bahwa Anda sedang tidak tersedia atau sibuk dan mendorong mereka untuk bergerak di dalam saluran penjualan dengan lebih mudah.

Anda dapat mengatur auto reply dan menjadwalkannya sesuai waktu yang Anda inginkan.

• Langkah 1:  Putuskan siapa yang mendapat pesan apa. Anda dapat memutuskan apakah satu pesan pergi dikirim ke semua pelanggan Anda atau hanya ke pelanggan tertentu.
• Langkah 2: adalah menjadwalkan pesan balasan otomatis ke fungsi tertentu pada waktu tertentu. Waktu pemicu yang disarankan adalah selama jam tutup bisnis Anda.

Jika pelanggan menghubungi Anda selama jam sibuk ini, pesan balasan otomatis akan dikirim berdasarkan preferensi Anda.

 Langkah-langkah untuk mengaktifkan fitur auto reply pada WhatsApp Business:

1. Ketuk tiga titik vertikal di kanan atas aplikasi WhatsApp Anda. Dari sana, klik ‘Setelan’
2. Klik opsi ‘Fitur Bisnis’. Opsi ini memuat beberapa fitur yang dapat Anda manfaatkan untuk keperluan bisnis Anda, seperti: profil bisnis, katalog, fitur perpesanan, label pesan, serta opsi untuk membagikan tautan akun WhatsApp bisnis Anda.
3. Selanjutnya, edit isi pesan pada ‘Fitur Perpesanan’. Untuk mengaktifkan WhatsApp auto reply, Anda dapat mengedit isi pesan yang ingin Anda kirimkan pada prospek/pelanggan yang menghubungi Anda.

• Pesan di luar jam kerja

Adalah pesan kepada orang yang menghubungi diluar jam kerja Anda secara otomatis.

• Salam

Fitur ini akan menyambut prospek/pelanggan baru secara otomatis.

• Balas cepat

Anda dapat mengatur dan menyimpan jawaban yang sering ditanyakan kepada Anda sehingga Anda tidak perlu repot mengetik jawaban yang sama untuk setiap pertanyaan sama yang masuk ke akun Anda.

Selain dapat mengatur jadwal pengiriman pesan, Anda juga dapat mengatur siapa saja penerima pesan auto reply pada akun WhatsApp Business Anda.

Baca juga: Bangun Customer Journey yang Baik Dengan WhatsApp Business API

Cara mengaktifkan auto reply pada WhatsApp Business API

Jika Anda telah memiliki akun WhatsApp Business API, maka Anda tinggal mengaktifkan fitur tersebut. Namun, jika belum memilikinya, maka Anda harus mendaftar terlebih dahulu melalui mitra resmi WhatsApp. Berbeda dengan WhatsApp Business biasa, pemasangan WhatsApp Business API terbilang rumitdan bersifat teknis. Oleh karena itu, Anda membutuhkan  Business Solution Provider (BSP) atau mitra resmi WhatsApp. BSP akan mendaftarkan nomor Anda ke WhatsApp untuk mendapatkan API dan membantu Anda dalam setiap proses memiliki akun. Maka dari itu, Anda perlu memilih vendor atau mitra resmi WhatsApp yang terpercaya dan solutif, seperti Barantum.

Langkah-langkah untuk mengaktifkan fitur auto reply pada WhatsApp Business API:

1. Setelah Anda memiliki kredensial dari BSP, Anda akan menggunakannya sebagai akses login ke WhatsApp Business API. Tampilan menu milik agen/admin dan supervisor setelah login akan berbeda. Hal ini karena agen hanya akan mampu membalas pesan yang masuk sedangkan supervisor juga dapat memantau pesan masuk serta melakukan beberapa pengaturan.

2. Pilih opsi Settings untuk mengatur sistem auto reply dan template. Pada tahapan ini, Anda dapat masuk ke opsi ‘Pengaturan’ di sebelah kiri, kemudian klik opsi ‘chat’. Dengan bantuan Barantum, Anda dapat membangun sistem auto responder, jam kerja, berbagai template, dan juga tags dengan praktis.

Manfaat fitur auto reply bagi bisnis Anda

Fitur WhatsApp auto reply sangat penting bagi komunikasi bisnis dengan pelanggan. Ini karena bisnis dapat mengirimkan pesan secara otomatis kepada pelanggan, terutama dalam memberikan informasi. Dengan begitu, pelanggan akan selalu merasa diperhatikan dan tentu hal ini akan membuat mereka senang, nyaman, dan puas.

Berikut manfaat auto reply bagi bisnis Anda.

#1 Sebagai solusi layanan pelanggan 24/7

WhatsApp auto reply akan memberikan respon setiap kali pelanggan butuhkan, tanpa dibatasi jam operasional bisnis. Pertanyaan tersebut dibalas cepat dan real-time yang mempercepat penyelesaian masalah pelanggan.

#2 Aman untuk digunakan

WhatsApp dilengkapi keamanan enkripsi end-to-end encryption dimana semua pesan yang masuk dan keluar dijamin kerahasiaannya. Pengguna dan bisnis yang terlibat dalam percakapan yang dapat melihat isi obrolannya.

#3 Meningkatkan customer relation

Auto reply membangun percakapan responsif dan proaktif dengan pelanggan. Alur percakapan dapat didesain personalisasi salah satunya dengan fitur greeting message untuk menciptakan hubungan dengan pelanggan lebih baik.

#4 Mengumpulkan umpan balik pelanggan

WhatsApp auto reply  Business dapat tim customer service manfaatkan  untuk meminta umpan balik atau masukan dari pelanggan. Hal ini berguna bagi bisnis untuk lebih memahami kebutuhan pelanggan yang dapat menjadi bahan dalam menyusun strategi peningkatan bisnis.

#5 Hemat biaya

Auto reply mampu merespon secara otomatis selama 24 jam non-stop. Dengan demikian, membuat bisnis mengurangi pengeluaran biaya operasional customer service seperti biaya telepon dan gaji karyawan.

#6 Meningkatkan penjualan

Sebagian besar pelanggan mendapatkan rekomendasi dan solusi dari pertanyaan dari jawaban auto reply, tanpa melalui tim customer service. Hal ini menunjukan peningkatan pada customer experience yang berpengaruh pada reputasi lebih baik. Dengan reputasi bisnis yang baik, kesempatan untuk menambah jumlah penjualan lebih besar.

Baca juga: WhatsApp Marketing: Tips & Apa yang Tidak Boleh Dilakukan

Cara mendapatkan WhatsApp auto reply secara mudah

WhatsApp auto reply akan lebih bekerja dengan maksimal pada WhatsApp Business API. Seperti yang telah kami terangkan sebelumnya, bahwa untuk mendapatkan WhatsApp versi ini, Anda harus menggunakan jasa BSP atau mitra resmi WhatsApp seperti Barantum. Dengan begitu, Anda akan dapat meningkatkan kualitas komunikasi Anda dengan pelanggan. Sehingga terciptalah customer experience yang sempurna.