Daftar Isi
Begini Cara Assign Chat WhatsApp Secara Otomatis
Dalam era digital yang semakin maju, WhatsApp telah menjadi salah satu platform komunikasi yang populer dan digunakan oleh banyak bisnis untuk berinteraksi dengan pelanggan. Namun, ketika volume chat masuk semakin tinggi, menangani semua chat secara manual menjadi tidak efisien dan memakan waktu. Di sinilah fitur auto assign chat WhatsApp hadir sebagai solusi yang efektif.
Fitur ini memanfaatkan algoritma atau aturan penugasan yang telah ditentukan sebelumnya untuk menentukan agent mana yang akan menerima chat masuk. Misalnya, penugasan dapat dilakukan berdasarkan ketersediaan agent, prioritas eskalasi, atau bahkan kemampuan dan kinerja agen.
Dengan menggunakan fitur ini, bisnis dapat memastikan bahwa setiap chat pelanggan ditangani dengan cepat dan efisien oleh agen yang paling sesuai. Lalu bagaimana cara assign chat WA ke tiap agent?
Yuk, baca artikel ini sampai habis untuk mengetahui informasi detailnya!
Apa Itu Auto Assign Chat WA?
Auto assign chat WhatsApp (WA) adalah kemampuan dalam sistem atau platform yang memungkinkan untuk secara otomatis mengarahkan chat masuk ke agen yang tersedia dan paling sesuai dengan kriteria tertentu. Sehingga Anda dapat menghindari proses manual dalam menentukan agen yang menangani setiap chat dan mengoptimalkan efisiensi operasional.
Pada dasarnya, auto assign chat WA bekerja berdasarkan aturan dan logika yang telah ditentukan sebelumnya. Misalnya, aturan dapat dibuat berdasarkan prioritas chat, keahlian agen, atau pembagian jumlah chat. Ketika chat masuk, sistem akan secara otomatis menentukan agen yang paling tepat untuk menanganinya berdasarkan aturan yang telah ditetapkan. Sehingga membantu menghemat waktu dan upaya dalam penugasan chat, memastikan bahwa setiap chat ditangani oleh agen yang paling sesuai dengan kebutuhan pelanggan.
Selain itu, dengan auto assign chat WA, Anda dapat meningkatkan respons dan penanganan chat yang lebih cepat, mengoptimalkan waktu dan sumber daya agen, serta memberikan pengalaman pelanggan yang lebih baik. Sehingga memungkinkan perusahaan Anda lebih efisien dalam mengelola chat WhatsApp yang masuk.
Mengapa Bisnis Penting Menggunakan Auto Assign Chat WA?
Bisnis penting menggunakan auto assign chat WhatsApp karena dapat meningkatkan efisiensi operasional. Sehingga chat WhatsApp yang masuk dapat segera diteruskan kepada agent yang tersedia untuk menanganinya. Tanpa fitur ini, penugasan chat harus dilakukan secara manual, yang memakan waktu dan memungkinkan terjadinya keterlambatan dalam penanganan. Jadi, dengan menggunakan fitur auto assign, proses penugasan chat menjadi otomatis, menghemat waktu dan memastikan bahwa setiap chat ditangani secara tepat dan cepat.
Auto assign chat WA ini juga membantu meningkatkan pengalaman pelanggan. Dengan penugasan pesan otomatis, pelanggan dapat segera berkomunikasi dengan agen yang paling tepat untuk menangani permintaan atau pertanyaan mereka. Sehingga memungkinkan respons yang lebih cepat dan personal, meningkatkan kepuasan pelanggan.
Selain itu, auto assign juga membantu dalam pembagian beban kerja di antara agen-agen yang ada, memastikan bahwa tidak ada agen yang terlalu terbebani atau kurang mendapatkan tugas. Sehingga bisnis dapat memberikan pelayanan yang lebih baik kepada pelanggan dan membangun hubungan yang kuat.
Apa Manfaat Auto Assign Chat WA?
Berikut adalah manfaat fitur auto assign chat WA dalam bisnis:
1. Efisiensi Penugasan
Pertama, auto assign chat WhatsApp memungkinkan bisnis untuk secara otomatis menugaskan chat kepada agen yang tersedia dan paling sesuai dengan jenis pertanyaan atau permintaan pelanggan. Sehingga Anda tidak perlu lagi melakukan penugasan manual yang memakan waktu dan berpotensi terjadi kesalahan. Ini membantu meningkatkan efisiensi operasional, menghemat waktu, dan memastikan bahwa setiap chat ditangani dengan cepat.
2. Responsif
Kedua, dengan auto assign chat WA, pelanggan dapat langsung terhubung dengan agent yang paling tepat untuk menangani pertanyaan atau permintaan mereka. Sehingga memungkinkan respons yang lebih cepat dan mengurangi waktu tunggu pelanggan. Respons yang cepat sangat penting dalam memberikan pengalaman pelanggan yang baik, membantu membangun kepuasan dan kepercayaan pelanggan.
3. Penanganan yang Tepat
Selanjutnya, auto assign chat WA dapat memastikan bahwa chat ditugaskan kepada agen yang memiliki pengetahuan yang sesuai dengan jenis pertanyaan atau masalah yang diajukan oleh pelanggan. Sehingga memastikan pelanggan mendapatkan penanganan yang tepat dan solusi yang memadai. Dengan penugasan yang tepat, bisnis dapat memberikan pelayanan yang lebih baik dan memenuhi harapan pelanggan.
4. Pembagian Tugas yang Adil
Berikutnya, auto assign chat WA juga membantu dalam pembagian beban kerja di antara agen-agen yang ada. Fitur ini dapat secara cerdas mendistribusikan chat secara merata, mencegah satu agen menjadi terlalu terbebani atau tidak cukup mendapatkan tugas. Pembagian beban kerja yang adil membantu menjaga produktivitas dan kesejahteraan agen, yang pada gilirannya akan berdampak positif pada kualitas pelayanan yang diberikan.
5. Mudah Memonitor dan Analisis
Terakhir, dengan menggunakan auto assign chat WA, bisnis dapat melacak dan menganalisis data terkait chat yang ditugaskan. Data ini dapat memberikan informasi berharga tentang pola interaksi pelanggan, jenis permintaan yang paling umum, atau area yang membutuhkan perhatian lebih. Dengan informasi ini, bisnis dapat mengambil keputusan yang lebih baik dalam meningkatkan strategi pelayanan pelanggan dan mengoptimalkan operasionalnya.
Bagaimana Cara Kerja Auto Assign Chat WA?
Cara kerja auto assign chat WA ini bisa Anda dapatkan dengan fitur Round Robin yang terdapat pada sistem CRM, seperti Barantum. Berikut cara auto assign chat WA, yaitu:
1. Buatlah tim yang ingin Anda assign chat.
2. Atur penugasan agent berdasarkan tim yang sudah dibuat. Selain chat WA, Anda bisa mengatur penugasan penerimaan chat dari media komunikasi lainnya, seperti Facebook, Instagram, Twitter, Telegram, Line, dan lainnya.
3. Anda bisa melakukan assign chat WA ke tim lain jika diperlukan.
Dengan penggunaan auto assign chat WA ini dapat memudahkan Anda dalam mengoptimalkan pengalaman pelanggan dan kepuasan pelanggan. Sehingga menciptakan pelanggan loyalitas.
Dapatkan Fitur Auto Assign Chat WA Terbaik Sekarang!
Dengan menggunakan sistem Barantum CRM Omnichannel & Call Center, Anda dapat memanfaatkan fitur auto assign chat WhatsApp secara efektif. Sistem ini memberikan solusi yang komprehensif dengan mengintegrasikan WhatsApp dan CRM. Sehingga data pelanggan lebih terpusat dan pengelolaan chat menjadi lebih efisien.
Auto assign chat WhatsApp di Barantum CRM memungkinkan Anda untuk mengatur aturan penugasan chat berdasarkan kriteria yang telah ditentukan, contohnya ketersediaan agen dan skala prioritas.
Dengan menggunakan sistem Barantum, Anda dapat mengoptimalkan waktu dan sumber daya dalam menangani chat WhatsApp. Setiap chat masuk akan secara otomatis ditugaskan ke agen yang paling sesuai berdasarkan aturan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Hal ini memastikan bahwa setiap pelanggan mendapatkan respons yang cepat dan penanganan yang tepat. Selain itu, dengan integrasi WhatsApp API dan CRM, semua data chat dan informasi pelanggan akan tercatat secara terpusat, memudahkan analisis dan pengambilan keputusan yang lebih baik.
Teknologi CRM All-in-One Solutions yang ada dalam Barantum CRM telah membantu ribuan perusahaan dalam mendorong peningkatan kinerja SDM, peningkatan penjualan, memperbaiki produktivitas, serta meningkatkan pelayanan kepada pelanggan.
Jadwalkan Demo
