Batch calling adalah solusi modern untuk menghubungi banyak pelanggan sekaligus tanpa mengorbankan kualitas layanan.
Bayangkan Anda seorang manajer call center atau pemilik UMKM yang setiap hari harus menghubungi ratusan bahkan ribuan pelanggan. Sehingga jika dilakukan satu per satu, proses ini tentu memakan waktu dan tenaga yang besar.
Di sinilah batch calling hadir sebagai jawaban. Memahami cara kerja batch calling bukan sekadar tambahan wawasan, tetapi bisa menjadi strategi penting untuk mendukung pertumbuhan bisnis Anda.
Yuk, baca artikelnya sampai selesai!
Daftar Isi
Apa itu Batch Calling?
Batch calling adalah metode melakukan panggilan telepon secara massal dalam satu kelompok (batch), bukan satu per satu secara manual.
Dengan sistem ini, tim penjualan atau layanan pelanggan bisa menjangkau banyak orang dalam waktu singkat, tanpa mengorbankan kualitas interaksi. Selain itu, beban kerja manual juga jadi jauh berkurang.
Secara teknis, batch calling menggunakan perangkat lunak khusus yang dapat:
- Mengatur daftar kontak.
- Menjadwalkan panggilan.
- Menyajikan laporan hasil panggilan secara real-time.
Bahkan, penerapan batch dialer(calling) untuk follow-up klien terbukti meningkatkan tingkat keberhasilan follow-up hingga 40% hanya dalam kuartal pertama (Optiserves).
Manfaat Batch Calling untuk Bisnis
Batch calling bukan hanya soal “lebih cepat menelepon banyak orang”. Ada sejumlah manfaat strategis yang bisa dirasakan bisnis, di antaranya:
1. Mempercepat Proses Panggilan Massal
Dengan batch calling, ratusan pelanggan dapat dihubungi dalam hitungan menit. Misalnya, perusahaan logistik dapat memberi informasi perubahan jadwal ke ribuan pelanggan, atau e-commerce bisa mengumumkan promo flash sale secara serentak.
2. Meningkatkan Efisien Tim
Tim bisa memfokuskan energi pada interaksi yang bernilai tinggi, bukan pada proses teknis panggilan.
3. Mengurangi Waktu Tunggu Antar Panggilan
Sistem otomatis menghubungkan ke kontak berikutnya setelah panggilan selesai. Sehingga idle time tim menjadi minimal.
4. Menjaga Konsistensi Pesan
Pesan dapat dipersiapkan sebelumnya agar informasi yang diterima pelanggan seragam, profesional, dan bebas dari kesalahan.
5. Menghemat Biaya Operasional
Kebutuhan akan staf tambahan untuk panggilan massal berkurang. Biaya gaji, pelatihan, dan manajemen bisa ditekan tanpa mengorbankan kualitas layanan.
Baca Juga: 25 Rekomendasi Aplikasi Call Center Terbaik untuk Bisnis
Jenis-Jenis Batch Calling
Berikut lima jenis utama:
1. Manual Batch Calling
Pada metode ini, agen secara manual memilih daftar kontak dalam batch dan melakukan panggilan satu per satu. Meskipun memakan waktu lebih lama, pendekatan ini cocok untuk bisnis dengan jumlah kontak terbatas dan membutuhkan sentuhan personal yang lebih intens, seperti follow-up klien potensial
2. Automated Batch Calling
Sistem akan secara otomatis menghubungi kontak dalam batch yang telah ditentukan. Proses ini ideal untuk penyebaran informasi massal, seperti pengumuman promo, pengingat pembayaran, atau notifikasi penting, karena dapat menjangkau banyak pelanggan dalam waktu singkat dengan konsistensi pesan yang terjaga.
3. Predictive Batch Calling
Jenis ini memanfaatkan algoritma untuk memprediksi kapan agen akan tersedia, sehingga sistem dapat segera memulai panggilan berikutnya tanpa jeda yang tidak perlu.
Baca Juga: Mengenal Predictive Call untuk Efisiensi Panggilan Bisnis
4. Progressive Batch Calling
Sistem akan memanggil kontak secara bertahap, hanya ketika agen benar-benar siap menerima panggilan. Pendekatan ini membantu memastikan setiap interaksi dapat ditangani secara langsung dan personal. Sehingga cocok untuk tim yang fokus pada percakapan mendalam dengan pelanggan.
Baca Juga: Pelajari Progressive Dialer untuk Efisiensi Panggilan Bisnis
5. Preview Batch Calling
Sebelum panggilan dilakukan, agen diberikan akses untuk melihat informasi detail pelanggan, seperti riwayat interaksi atau preferensi sebelumnya. Hal ini memungkinkan agen untuk menyesuaikan skrip atau gaya komunikasi agar lebih relevan dan tepat sasaran.
Cara Kerja Batch Calling
Batch calling memiliki alur kerja terstruktur agar pesan tersampaikan tepat sasaran.
1. Mengunggah atau Memasukkan Daftar Kontak Target
Langkah pertama adalah menyiapkan database pelanggan. Semakin rapi dan tersegmentasi daftar kontak, semakin efektif kampanye panggilan.
2. Penjadwalan Waktu Panggilan
Jadwal panggilan diatur sesuai zona waktu pelanggan. Misalnya, panggilan untuk penawaran bisnis dapat dijadwalkan pada jam kerja produktif untuk meningkatkan kemungkinan diangkat, sementara pengingat pembayaran dapat dilakukan di waktu yang telah disepakati sebelumnya.
3. Eksekusi Panggilan Secara Otomatis dalam Kelompok
Sistem batch calling menjalankan panggilan secara otomatis sesuai batch yang ditentukan. Hasil panggilan kemudian dilaporkan secara real-time untuk mempercepat evaluasi.
Strategi Menggunakan Batch Calling Secara Efektif
Agar batch calling memberi hasil maksimal, perlu strategi yang tepat.
1. Menentukan Segmentasi Kontak yang Tepat
Pertama, kelompokkan daftar kontak sesuai kriteria yang paling relevan, seperti kebiasaan belanja atau seberapa sering mereka berinteraksi dengan bisnis Anda. Sehingga pesan yang disampaikan akan terasa lebih tepat sasaran dan personal, sehingga peluang pelanggan untuk merespons menjadi lebih besar.
2. Menyusun Skrip Panggilan yang Relevan
Selanjutnya, gunakan skrip yang singkat, jelas, dan menyesuaikan dengan karakter target audiens. Hindari bahasa yang terlalu teknis jika targetnya adalah pelanggan umum, dan sertakan poin-poin penting yang harus disampaikan.
3. Mengintegrasikan Batch Calling dengan CRM
Berikutnya, integrasi batch calling dengan sistem Barantum CRM untuk mempermudah manajemen data pelanggan serta proses pencatatan dan pelacakan riwayat interaksi.
4. Memilih Waktu Panggilan yang Optimal
Pelajari kebiasaan dan pola aktivitas pelanggan untuk menemukan waktu terbaik melakukan panggilan. Misalnya, Anda bisa menghindari jam sibuk atau waktu istirahat, lalu memilih momen saat pelanggan lebih santai dan memiliki waktu untuk mendengarkan.
5. Mengevaluasi Hasil dan Tingkat Respons
Terakhir, manfaatkan laporan panggilan untuk mengukur efektivitas kampanye, termasuk tingkat jawaban, durasi percakapan, dan tingkat konversi.
Cara Tingkatkan Efektivitas Panggilan Massal dengan Batch Calling dari Barantum CRM Call Center
Menghubungi banyak pelanggan sekaligus sering kali memakan waktu, apalagi kalau dilakukan manual satu per satu.
Nah, di sinilah fitur Batch Calling dari Barantum CRM hadir sebagai solusi. Sehingga dengan sistem otomatisasi, tim Anda bisa menjalankan panggilan massal lebih efisien, cepat, dan terstruktur tanpa khawatir ada yang terlewat.
Berikut fitur unggulan Batch Calling Barantum yang siap meningkatkan kinerja bisnis Anda:
1. Campaign Call untuk Manajemen Panggilan Massal
Pertama, jalankan kampanye panggilan dalam jumlah besar dengan lebih terorganisir. Sehingga Anda bisa menargetkan pelanggan tertentu sekaligus memastikan pesan yang sama tersampaikan dengan konsisten.
2. Integrasi dengan CRM untuk Data yang Lebih Terpusat
Selanjutnya, setiap panggilan otomatis tercatat di Barantum CRM, lengkap dengan riwayat interaksi. Sehingga data pelanggan tersimpan rapi dan terpusat.
3. Robocall Otomatis untuk Efisiensi Waktu
Hemat waktu dengan fitur robocall otomatis yang mampu melakukan panggilan ke banyak nomor sekaligus. Tim Anda bisa fokus pada follow-up yang lebih personal tanpa harus repot melakukan panggilan manual.
4. Call Recording untuk Monitoring dan Evaluasi
Setiap panggilan dapat direkam dan disimpan, memudahkan tim leader atau supervisor untuk melakukan monitoring, evaluasi, sekaligus menjaga kualitas komunikasi dengan pelanggan.
5. Call Report & Analytics Real-Time
Terakhir, dapatkan laporan dan analitik panggilan secara langsung. Anda bisa melihat jumlah panggilan berhasil, tidak terjawab, hingga efektivitas kampanye yang sedang berjalan. Sehingga keputusan bisnis bisa lebih cepat dan tepat.
Kesimpulan
Dengan Batch Calling Barantum Call Center, komunikasi dengan pelanggan jadi lebih profesional, pelanggan merasa lebih diperhatikan, dan produktivitas tim meningkat drastis.
Yuk, saatnya optimalkan strategi panggilan massal Anda bersama Barantum CRM!
Tertarik dengan Barantum? Jangan tunggu nanti, perubahan besar dimulai dari langkah kecil hari ini! Dapatkan uji coba gratis 7 hari. Daftar dan buat akun Barantum CRM Anda sekarang.
CRM Specialist and SEO Content Writer.
As CRM Specialist and SEO Content Writer I craft compelling content that enhances brand identity and drives engagement, leveraging my expertise to connect with audiences and boost conversions.
