Pelajari Informasi Tentang WhatsApp CRM

WhatsApp merupakan salah satu aplikasi pesan online dengan pengguna paling banyak di seluruh dunia termasuk Indonesia. Untuk memudahkan pelanggan lebih terhubung dengan perusahaan, WhatsApp menunjuk beberapa perusahaan pengembang software service atau CRM seperti Barantum, untuk mengintergrasikannya antara WhatsApp dengan CRM melalui API (application programming interface).

Apa itu WhatsApp CRM?

WhatsApp CRM adalah sistem komunikasi perpesanan melalui WhatsApp yang terintegrasi dengan aplikasi CRM. CRM yang terintegrasi dengan WhatsApp merupakan bagian dari teknologi omnichannel.

Sistem komunikasi yang terintegrasi ini dapat digunakan oleh perusahaan untuk memberikan kemudahan akses bagi pelanggannya. Sehingga pelanggan lebih terhubung dengan perusahaan melalui berbagai channel atau saluran komunikasi.

Dalam dunia bisnis saat ini, penjualan dan pelayanan pelanggan menjadi semakin kompleks. Banyak perusahaan yang memakai beragam saluran komunikasi untuk memasarkan produk atau jasa usahanya. Sehingga pebisnis berlomba-lomba untuk mengadopsi strategi penjualan omnichannel pada perusahaannya.

Dengan adanya fenomena ini, sistem software CRM pun dikembangkan agar dapat terintegrasi berbagai saluran komunikasi, termasuk yang paling gencar saat ini ialah WhatsApp.

Oleh sebab itu, hadirlah istilah WhatsApp CRM untuk menjawab kebutuhan para pelaku bisnis. Yang diperuntukkan salah satunya agar pelanggan agar dapat lebih mudah berinteraksi dengan perusahaan ataupun sebaliknya.

Apa itu CRM?

CRM adalah sebuah sistem yang membantu mengelola pelanggan, menumbuhkan, dan mengotomasikan proses penjualan dalam bisnis Anda.

CRM juga merupakan strategi perusahaan yang bertujuan untuk mengelola hubungan dengan pelanggan yang memadukan proses antara manusia dan teknologi. Sistem CRM membantu mendapatkan prospek penjualan, mengkonversi mereka menjadi pelanggan, dan mempertahankan pelanggan yang sudah ada menjadi pelanggan yang puas dan loyal.

Pada CRM mengumpulkan semua data pelanggan, lalu merekam aktivitas tenaga penjual dalam berhubungan dengan pelanggan. Sebuah CRM akan memperkuat semua data Anda di semua saluran penjualan ke dalam satu sistem.

Mengapa Bisnis Perlu Menggunakan WhatsApp CRM?

Dengan menggunakan WhatsApp CRM akan sangat memberikan kemudahan baik bagi tim sales dan customer service perusahaan dalam melayani pelanggan dengan cepat dan terorganisir. Sekaligus dapat mengukur kinerja dan performa tim dalam melakukan penjualan ataupun dalam melayani permintaan dan keluhan pelanggan. Berikut beberapa fitur utama dan kelebihannya:

1. Menyimpan riwayat obrolan

Aplikasi CRM yang terintegrasi dengan WhatsApp akan menyimpan semua interaksi yang Anda lakukan dalam WhatsApp ke dalam satu dashboard. Sehingga manajer perusahaan dapat mengetahui apa saja yang dikomunikasikan oleh karyawan mereka atau bagaimana dan apa saja respons dari pelanggan.

Riwayat percakapan ini disimpan oleh sistem CRM sehingga Anda dapat melihat semua data kapan pun dalam satu tempat dan dari mana saja. Adanya riwayat percakapan ini pun dapat memudahkan Anda untuk melakukan evaluasi. Sehingga pelayanan pelanggan oleh karyawan Anda semakin membaik.

2. Pengambilan data instan

CRM secara otomatis memasukkan semua informasi kontak baru dan profil pengguna ke dashboard CRM Anda tanpa harus melakukan entri data secara manual. Hal ini akan mengotomatisasi perusahaan Anda sehingga akan mengurangi jumlah karyawan dalam bidang tersebut dan tentu saja dapat mengurangi biaya yang harus dikeluarkan.

3. Meningkatnya kolaborasi tim

Sistem ini menggabungkan semua obrolan WhatsApp dalam satu dashboard sehingga seluruh tim di perusahaan Anda akan menggunakan satu nomor telepon WhatsApp. Hal ini dapat meningkatkan kolaborasi tim, menciptakan transparansi dan memungkinkan perusahaan untuk dapat melayani calon pelanggan dan pelanggan Anda dengan lebih baik.

4. Sistem alokasi tugas karyawan

Dengan integrasi ini, perusahaan akan memiliki sebuah sistem untuk mengalokasi tugas karyawannya. Sistem alokasi tugas karyawan ini akan memungkinkan Anda untuk menetapkan satu atau lebih anggota tim di setiap obrolan WhatsApp. Pesan yang masuk ke akun WhatsApp Anda pun akan dibagi secara merata. Sehingga tidak ada karyawan yang mendapatkan tugas membalas pesan pelanggan lebih banyak dibandingkan yang lainnya.

5. Integrasi berbagai saluran komunikasi (channel)

Sistem WhatsApp CRM terbaik seperti Barantum CRM, sudah mempunyai fitur omnichannel yang terintegrasi dengan aplikasi pesan lainnya, seperti Line, Telegram, Facebook dan saluran obrolan lainnya dalam satu platform. Hal ini dapat memudahkan komunikasi dengan para pelanggan dalam sebuah platform tunggal.

Apa Keunggulan dari WhatsApp CRM?

Integrasi CRM dengan WhatsApp dapat meningkatkan potensi untuk pendapatan omzet perusahaan lebih tinggi bagi perusahaan. Integrasi ini sekaligus akan menyempurnakan strategi customer based oriented (CBO) dalam perusahaan Anda. Sehingga memberikan pengalaman pelanggan terbaik dan meningkatkan loyalitas pelanggan kepada perusahaan.

Beberapa keuntungan dari integrasi CRM dengan WhatsApp Business API, yaitu:

1. Meningkatkan performance dari tim sales dan marketing

Pelanggan lama dan baru menjadi mudah  untuk di layani dan pelanggan pun lebih mudah untuk menghubungi perusahaan Anda. Sehingga konsep perusahaan berdasarkan customer based oriented bisa dijalankan.

2. Meningkatkan produktivitas perusahaan

Integrasi WhatsApp dengan aplikasi CRM, akan memudahkan sales ataupun customer service dalam melakukan pekerjaannya. Semua saluran komunikasi dikerjakan dalam satu platform sehingga seluruh permintaan atau keluhan pelanggan yang masuk dari berbagai saluran dapat tertangani dengan baik dan cepat

3. Meningkatkan customer lifetime value

Integrasi CRM dengan WhatsApp dapat memberikan pelayanan yang lebih personal kepada pelanggan sekaligus meningkatkan kualitas pengalaman pelanggan. Hal ini akan berdampak pada kepuasan pelanggan yang akan menjadi pelanggan setia perusahaan Anda.

4. Menjangkau pelanggan lebih luas lagi

Dengan WhatsApp Business API, pelanggan akan lebih mudah terhubung dengan perusahaan dan respons perusahaan pun menjadi lebih cepat.

Perusahaan akan jadi lebih mudah membangun sistem contact center atau layanan dukungan pelanggan dengan sistem yang powerful dan komplit. CRM, call center, omnichannnel, email dan WhatsApp semua dalam 1 platform.

Apa Saja Fitur Utama dari WhatsApp CRM?

Sebagai sebuah aplikasi bisnis, CRM mempunyai segudang fitur yang bermanfaat bagi perusahaan Anda sekaligus memberikan pengalaman baru bagi pelanggan. Berikut beberapa fitur utama dari CRM yang terintegrasi dengan WhatsApp Business API:

1. Profil Bisnis
   Dengan fitur profil bisnis, Anda dapat mencantumkan semua identitas informasi bisnis Anda, mulai dari nama toko / bisnis, deskripsi, alamat, kategori bisnis, jam kerja dan sebagainya. Fitur ini merupakan fitur basic yang bisa bisa Anda temui pada versi WhatsApp Business biasa.
2. Pesan Otomatis
   Dengan fitur ini para pemilik bisnis tidak perlu standby setiap saat untuk membalas pesan dari konsumen secara manual. Cukup dengan mengaktifkan fitur ini, Anda sudah bisa mengirimkan pesan balasan secara otomatis kepada konsumen dalam waktu yang sudah Anda tentukan dan atur sebelumnya.
   Terdapat tiga fitur pesan otomatis pada aplikasi ini, yaitu:
   • Away Message: Anda bisa membalas pesan dari konsumen secara otomatis sehingga meskipun sedang sibuk.
   • Greeting Message: Anda bisa menggunakan untuk menyapa dan menyambut pelanggan baru melalui pesan otomatis.
   • Quick Replies: Anda bisa membalas pesan dari pelanggan dengan pertanyaan yang sama.
3. Katalog
   Dengan fitur katalog, memungkinkan Anda untuk menambahkan katalog dari produk-prroduk Anda dan menampilkannya di profile WhatsApp Business Anda. Sehingga calon pelanggan bisa melihat produk apa saja yang Anda tawarkan untuk mereka melalui katalog tersebut.
4. Centang Hijau (Verified Account)
   Centang hijau atau green tick adalah identitas untuk akun WhatsApp yang telah terverifikasi. Dengan akun yang terverifikasi dan mendapatkan centang hijau di sebelah nama profil bisnis Anda, hal ini akan sangat berdampak dan meningkatnya kepercayaan pelangaan terhadap bisnis Anda dan meningkatnya kredibilitas bisnis Anda di mata pelanggan.
5. ChatBot (Robot Chat)
   Berbeda dengan pesan otomatis, ChatBot atau Robot Chat ini memungkinkan Anda untuk mengarahkan pelanggan ke dalam tujuan tertentu melalui step atau langkah-langkah yang sudah Anda atur sebelumnya. Misal untuk proses transaksi penjualan, transaksi pembayaran, konfirmasi penjualan, klaim garansi, pengajuan return produk dan sebagainya.
   ChatBot ini bisa diterapkan pada kegiatan yang membutuhkan pelanggan untuk mengikuti langkah-langkah yang harus dilakukan terlebih dahulu, seperti mengirimkan faktur pembelian, detail alamat, bukti pembayaran dan sebagainya.
6. Multi-User
   Dengan fitur multi-user ini memungkinkan Anda untuk mengakses akun WhatsApp Business Anda dari berbagai device, seperti handphone, tablet atau komputer. Memungkinkan akun untuk diakses lebih dari satu orang, di tempat berbeda dan di device yang berbebda.
7. Alokasi Agent
   Fitur Alokasi Agent memungkinkan Anda untuk mengatur pembagian pesan yang datang secara merata kepada seluruh agent atau admin Anda. Contoh: Jika Ada memiliki 3 agent dan ada 150 pesan masuk yang datang setiap harinya pada nomor WhatsApp Business Anda, maka akan ada sebanyak 50 pesan masuk yang diterima per masing-masing agent Anda.
8. Jam Kerja (Office Hours)
   Dengan fitur Office Hours, akan memungkinkan Anda untuk mengatur jadwal jam kerja bisnis Anda, memunculkan status Online saat jam kerja dan Offline saat jam kerja telah berakhir. Dan tetap membalas pesan pelanggan diluar jam kerja dengan memberikan respon informasi pesan bahwa Anda tidak mengabaikan mereka dan akan segera menjawab mereka begitu masuk jam kerja nanti.
9. Broadcast (WhatsApp Blast)
   Dengan fitur broadcast atau WhatsApp Blast memungkinkan Anda untuk mengirim pesan secara massal sekaligus ke banyak pelanggan secara bersamaan dengan template pesan yang sudah Anda atur sebelumnya.
10. Terintegrasi Aplikasi Lain
    Dengan WhatsApp Business API, Anda juga bisa menghubungkan berbagai aplikasi atau saluran komunikasi lain seperti Facebook Messenger, Instagram, Line, Telegram ke dalam WhatsApp Business Anda. Sehingga Anda bisa membalas dan menjawab pelanggan dari berbagai saluran dalam waktu singkat di dalam 1 (satu) dashboard.
11. Leads Manajemen
    Dengan terintegrasinya WhatsApp dan CRM Anda dapat menggunakan fitur leads. Pada fitur Leads Anda dapat melihat seberapa banyak pelanggan atau klien bisnis Anda dalam periode tertentu yang Anda inginkan. Anda pun dapat melihat informasi kontak leads bisnis Anda dan sampai mana proses penanganan leads.
12. Deals Manajemen
    Fitur lain yang bisa Anda gunakan dari terintegrasinya CRM dan WhatsApp adalah deals. Pada fitur Deals, Anda dapat mengetahui penjualan bisnis Anda dengan mudah. Sehingga Anda dapat melakukan evaluasi terkait pencapaian penjualan bisnis Anda. Pada fitur Deals ini pun Anda dapat mengetahui riwayat pembelian pelanggan Anda dan sudah sampai mana tahap pemrosesan penjualan sampai barang atau jasa telah digunakan pelanggan.
13. Laporan Statistik
    Pada fitur Laporan Statistik, Anda bisa melihat laporan kegiatan dan statistik secara detail sehingga Anda bisa memantau dan memonitoring pencapaian tim Anda secara real time.

Masih banyak lagi fitur lainnya dalam WhatsApp Business API, termasuk juga fitur inbound dan outbound, ticketing, dan lain-lain. Dan, integrasi CRM ini akan memudahkan Anda mencatat semua riwayat percakapan perusahaan dengan pelanggan, pelacakan GPS, dan lain sebagainya. Anda perlu mencobanya dan Anda akan melihat bagaimana fitur-fitur ini akan sangat bermanfaat sekali bagi perusahaan Anda.

Bagaimana Cara Memilih Partner Yang Tepat Untuk Integrasi WhatsApp CRM?

Saat Anda ingin mengintegrasikan WhatsApp CRM untuk bisnis, sebaiknya Anda memilih partner yang cocok dan sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Berikut tips memilih partner yang tepat untuk integrasi WhatsApp CRM:

1. Membantu efektivitas seluruh karyawan Anda

Pilihlah partner penyedia WhatsApp CRM yang dapat mengurangi beban pekerjaan karyawan Anda. Sehingga mereka dapat bekerja lebih efisien. Tak hanya itu, pilihlah WhatsApp CRM yang user friendly yang dapat digunakan oleh siapa pun, tak terbatas oleh usia.

2. Mudah digunakan dan didukung sistem cloud

WhatsApp CRM haruslah mudah digunakan. Oleh sebab itu, pastikan bahwa sistem CRM yang ditawarkan dapat meringankan kinerja karyawan Anda sehingga dapat melakukan penjualan dan penawaran lebih maksimal. Terlebih jika sistem yang ditawarkan sudah terdapat sistem cloud. Sehingga mudah menjalankan sistem tanpa harus menginstall aplikasi terlebih dulu.

3. Terdapat demo produk

Sebelum Anda memutuskan untuk memakai WhatsApp CRM di partner pilihan Anda, pastikan Anda mencoba demo produknya terlebih dahulu. Dengan mencoba demo produk, Anda dapat mengetahui apakah sistem yang ditawarkan sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda atau tidak. Dan, apakah bisa kustomisasi sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Cara Mendapatkan dan Menggunakan WhatsApp CRM

Mendapatkan dan menggunakan WhatsApp CRM sangatlah mudah. Berikut langkah-langkah yang perlu Anda lakukan untuk menggunakan WhatsApp CRM:

1. Daftar ke CRM Provider dan BSP WhatsApp Terbaik, Barantum

Untuk bisa mendapatkan dan menggunakan WhatsApp CRM, Anda perlu bekerja sama ke penyedia layanan CRM terbaik, seperti Barantum, yang juga telah menjadi Mitra Resmi WhatsApp.

Bekerja sama dengan partner terpercaya akan meminimalisasi risiko data Anda diretas sehingga keamanan data bisnis Anda terjamin.

2. Lakukan Verifikasi Akun Facebook Business Manager Anda

Langkah selanjutnya, Anda perlu melakukan verifikasi akun Facebook Business Manager. Sebagai Mitra Resmi WhatsApp yang terpercaya, Barantum akan membantu Anda untuk mendapatkan verifikasi di Facebook Business Manager Anda.

Proses ini penting untuk membuktikan bahwa bisnis Anda adalah bisnis yang sah dan resmi. Untuk melakukan proses verifikasi, Anda hanya perlu menyiapkan dokumen seperti:

• Nama Perusahaan
• URL Website
• Email Domain
• SIUP/NIB/NPWP bisnis

3. Implementasi dan Integrasi WhatsApp CRM Pada Flow Bisnis Anda

Hal yang perlu dilakukan selanjutnya, yaitu proses implementasi dan integrasi WhatsApp CRM. Di sini Anda perlu memilih partner yang tidak hanya mengimplementasikan saat Anda pertama kali bekerja sama. Namun, pilihlah partner yang memiliki support yang baik. Sehingga jika ada kendala, mereka dapat meresponnya dengan cepat.

Proses implementasi sistem bukanlah perkara mudah juga memakan waktu dan tenaga. Sehingga dibutuhkan tim yang profesional untuk melakukannya disertai dengan training pada karyawan Anda agar mereka bisa memakai sistem yang telah disediakan dengan baik dan benar.

4. WhatsApp CRM Untuk Bisnis Anda Sudah Siap Digunakan

Kini sistem WhatsApp CRM Anda siap untuk digunakan. Pastikan bahwa Anda dan karyawan telah mengerti cara penggunaannya yang tepat. Sehingga operasional bisnis pun semakin meningkat.

Gunakan WhatsApp CRM Untuk Bisnis Anda Sekarang!

Anda kini sudah mengetahui penjelasan dan manfaat dari WhatsApp CRM. Bagaimana, apa Anda tertarik menggunakan WhatsApp CRM?

Dapatkan kemudahan penggunaan WhatsApp CRM untuk bisnis Anda. Sebaiknya, pilih penyedia layanan CRM yang sudah terpercaya, seperti Barantum, untuk optimalkan operasional bisnis Anda.

Rekomendasi Artikel

1. Apa itu CRM (Customer Relationship Management)? Ketahui Semuanya di Sini!
2. Top 10 CRM (Customer Relationship Management) Terbaik
3. BSP WhatsApp Partner Terbaik dan Terpercaya di Indonesia
4. WhatsApp Business API Untuk Tingkatkan Layanan Pelanggan Dalam Bisnis
5. Tutorial Cara WhatsApp Blast ke Banyak Nomor Sekaligus