Penggunaan Sistem Ticketing CRM Untuk Layanan Pelanggan

Dalam dunia bisnis yang makin ketat, memberikan pengalaman pelanggan yang baik menjadi kunci sukses bagi perusahaan. Salah satu cara untuk mencapai hal ini adalah melalui penerapan sistem Ticketing CRM.

Sistem ticketing CRM adalah kombinasi antara sistem ticketing yang membantu dalam mencatat dan mengelola permintaan layanan pelanggan. Ditambah Customer Relationship Management (CRM) yang fokus pada pengelolaan hubungan dengan pelanggan.

Melalui integrasi yang baik antara sistem ticketing dan CRM, perusahaan Anda dapat memiliki gambaran yang lengkap tentang interaksi dengan pelanggan. Seperti riwayat layanan dan preferensi kebutuhan mereka.

Dengan sistem ini, tim layanan pelanggan dapat mengoordinasikan dan mengelola permintaan pelanggan dengan lebih terstruktur dan responsif. Sehingga tim dapat menangani tiket dengan lebih efisien, memberikan respons yang cepat, serta memantau dan melacak status penyelesaian masalah dengan lebih baik.

Yuk, ketahui penjelasan lebih lengkapnya dengan membaca artikel ini sampai habis ya!

Apa Itu Sistem Ticketing CRM?

Sistem Ticketing CRM adalah kombinasi antara sistem ticketing dan Customer Relationship Management (CRM) yang digunakan untuk mengoptimalkan layanan pelanggan. Dengan sistem ini dirancang untuk mengelola interaksi dengan pelanggan, mencatat permintaan layanan, dan menyelesaikan masalah dengan efektif.

Sistem ticketing dalam konteks ini berfungsi sebagai mekanisme untuk mengorganisir, melacak, dan mengelola tiket atau permintaan layanan yang masuk dari pelanggan. Setiap tiket mewakili satu permintaan atau masalah yang diajukan oleh pelanggan. Sehingga tiket ini memiliki nomor unik dan detail yang mencakup informasi pelanggan, jenis permintaan, deskripsi masalah, dan status tiket.

Integrasi antara sistem ticketing dan CRM menjadi penting dalam penerapan sistem ini. CRM berfokus pada pengelolaan hubungan dengan pelanggan dan memungkinkan perusahaan untuk memiliki pemahaman yang lebih mendalam tentang pelanggan, riwayat interaksi, dan preferensi mereka. Sehingga tim layanan pelanggan dapat melihat gambaran lengkap tentang setiap pelanggan dan memberikan layanan yang lebih personal dan tepat sasaran.

Dengan menggunakan sistem ticketing CRM, tim Anda dapat secara efisien dan terorganisasi mengelola interaksi dengan pelanggan, mengoordinasikan dan memprioritaskan permintaan layanan, serta melacak penyelesaian masalah dengan lebih baik. Selain itu, juga memungkinkan mereka untuk meningkatkan efektivitas layanan pelanggan.

Mengapa Perusahaan Layanan Pelanggan Perlu Menggunakan Sistem Ticketing CRM?

Perusahaan perlu menerapkan sistem Ticketing CRM karena sistem ini membantu meningkatkan efisiensi dan produktivitas dalam layanan pelanggan. Dengan adanya sistem yang terstruktur untuk mengelola tiket atau permintaan layanan pelanggan. Sehingga Anda dapat dengan mudah melacak dan mengatur tugas-tugas yang harus diselesaikan.

Selain itu, tim layanan pelanggan dapat secara efisien menugaskan, mengarahkan, dan memprioritaskan tiket kepada anggota tim yang tepat. Sehingga menghindari kebingungan atau ketidakefektifan dalam penanganan masalah.

Tidak hanya itu, sistem ini juga membantu mengurangi risiko hilangnya atau terlewatnya permintaan layanan yang penting. Sehingga waktu respons terhadap pelanggan dapat dipercepat, masalah dapat ditangani dengan cepat, dan efisiensi operasional dapat ditingkatkan secara keseluruhan.

Dengan sistem ticketing CRM, Anda dapat memberikan responsivitas yang tinggi terhadap permintaan pelanggan, memastikan bahwa setiap tiket atau permintaan dilacak dan ditindaklanjuti dengan baik. Sehingga dapat memberikan solusi yang tepat sasaran dan personal.

Apa Saja Manfaat Sistem Ticketing CRM?

Berikut adalah manfaat penerapan sistem Ticketing CRM, yaitu:

1. Peningkatan Efisiensi Layanan Pelanggan

Pertama, penerapan Sistem Ticketing CRM membantu meningkatkan efisiensi dalam layanan pelanggan. Melalui sistem ini, tim layanan pelanggan dapat dengan mudah mengelola dan mengoordinasikan permintaan layanan yang masuk, memprioritaskan tugas, dan mengatur penugasan tiket kepada anggota tim yang tepat. Sehingga waktu respons terhadap pelanggan dapat dipercepat, dan proses penanganan masalah dapat dilakukan secara lebih efisien.

2. Meningkatkan Responsivitas

Manfaat lainnya, memungkinkan perusahaan untuk merespons permintaan layanan pelanggan dengan lebih cepat dan tepat. Setiap tiket yang masuk akan ditugaskan kepada anggota tim yang kompeten dan memiliki pengetahuan yang relevan. Sehingga memastikan bahwa pelanggan mendapatkan tanggapan yang sesuai dengan kebutuhan mereka dalam waktu yang singkat. Selain itu, responsivitas yang tinggi, perusahaan dapat meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan.

3. Meningkatkan Kolaborasi Tim

Berikutnya, dapat membantu tim layanan pelanggan dapat bekerja secara kolaboratif dan berbagi informasi secara efektif. Mereka dapat melihat tiket yang sedang ditangani oleh anggota tim lain, berkolaborasi dalam menyelesaikan masalah pelanggan, dan berbagi pembaruan atau catatan yang penting. Kolaborasi tim yang efektif memastikan bahwa pelanggan mendapatkan solusi yang terbaik dan terkoordinasi dari seluruh tim.

4. Mudah Memonitor dan Analisis Data Pelanggan

Manfaat lainnya, menyediakan kemampuan untuk melacak dan menganalisis data pelanggan dengan lebih baik. Setiap tiket yang dibuka oleh pelanggan mencatat riwayat interaksi dan detail permintaan mereka. Data ini dapat digunakan untuk memahami kebutuhan pelanggan, tren yang muncul, dan masalah yang sering terjadi. Dengan informasi ini, perusahaan dapat mengambil tindakan yang tepat untuk meningkatkan layanan, mengidentifikasi area perbaikan, dan mengembangkan strategi yang lebih baik untuk kepuasan pelanggan.

5. Mempercepat Pengambilan Keputusan

Terakhir, dengan memiliki akses ke data dan analisis yang terkait dengan layanan pelanggan melalui Sistem Ticketing CRM, perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih baik dan berdasarkan fakta. Informasi mengenai tren permintaan layanan, waktu respons, dan kepuasan pelanggan dapat digunakan sebagai dasar untuk mengoptimalkan proses operasional dan meningkatkan pengalaman pelanggan secara keseluruhan.

Sehingga dengan penerapan sistem Ticketing CRM, perusahaan dapat mengoptimalkan layanan pelanggan, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan membangun hubungan yang lebih baik.

Bagaimana Implementasi dan Integrasi Sistem Ticketing CRM?

Adapun langkah-langkah implementasi sistem ticketing CRM yaitu:

Langkah pertama adalah memilih platform atau vendor yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Anda perlu mempertimbangkan fitur, skala, keamanan, dan kecocokan dengan kebutuhan yang diinginkan.

Selanjutnya, setelah memilih vendor terbaik, seperti Barantum, adalah konfigurasi sistem sesuai dengan kebutuhan bisnis perusahaan. Proses ini meliputi pengaturan struktur tiket, kategori masalah, alur kerja (workflow), dan skala prioritas.

Selain itu, penting untuk memberikan pelatihan kepada karyawan terkait penggunaan sistem ticketing CRM. Sehingga mereka dapat mengoptimalkan penggunaan sistem dan memahami tugas dan tanggung jawab mereka dalam menangani tiket pelanggan.

Integrasi Sistem Ticketing dengan Sistem yang Sudah Ada

Sedangkan untuk integrasi sistem Ticketing CRM dengan sistem yang sudah ada dalam perusahaan sangat penting untuk memastikan kelancaran operasional dan menghindari duplikasi data.

Selain itu, integrasi dengan database pelanggan dan saluran komunikasi lainnya seperti email, pesa, media sosial seperti WhatsApp, Instagram, Facebook, Telegram, Line, dan lainnya juga perlu diperhatikan.

Sehingga memungkinkan pelanggan untuk berkomunikasi melalui berbagai saluran dengan tetap terhubung dengan sistem ticketing CRM. Dengan integrasi yang baik, informasi pelanggan dapat tersinkronisasi dengan baik antara berbagai sistem, memungkinkan tim layanan pelanggan untuk bekerja secara efisien dan efektif.

Dapatkan Sistem Ticketing CRM Terbaik Sekarang!

Sistem Barantum menjadi rekomendasi terbaik yang bisa kami tawarkan kepada Anda untuk bisa mendapatkan fitur Ticket CRM. Dengan sistem Barantum, seluruh pertanyaan dan keluhan pelanggan di berbagai channel dapat terpantau dalam satu sistem. Seperti WhatsApp, Instagram, Facebook, dan Telegram. Tidak hanya itu, nomor tiket dapat dibuat otomatis  di tiap pesan pelanggan. Di mana tiap kendala memiliki nomor tiket berbeda. Sehingga Anda mudah memonitor penanganan kendala pelanggan.

Dengan fitur Ticket dari CRM Barantum, Anda bisa mendapatkan laporan analisis secara real-time. Sehingga Anda tidak perlu repot-repot menunggu laporan tiap agen dan mencari data secara manual. Jadi, Anda bisa menghemat waktu kerja bukan?

Dalam penanganan pesan pelanggan pun, dengan adanya dukungan fitur Round Robin, seluruh pesan pelanggan akan terbagi secara merata ke tiap agen yang aktif. Sehingga penanganan kendala pelanggan bisa lebih cepat.