- Ticketing management software adalah sistem yang mengubah setiap pesan pelanggan menjadi ticket terstruktur sehingga bisnis dapat menangani komplain lebih cepat, rapi, dan tanpa risiko terlewat.
- Sistem ini membantu meningkatkan kecepatan respon, produktivitas tim CS, serta memberikan data penting untuk evaluasi layanan.
- Barantum menyediakan fitur omnichannel yang menggabungkan WhatsApp, email, media sosial, live chat, dan telepon ke dalam satu platform.
- Barantum dilengkapi AI Agent, automasi assign ticket, template balasan cepat, serta integrasi CRM untuk melihat riwayat pelanggan secara lengkap.
- Barantum menawarkan dashboard real-time, pengukuran CSAT & NPS otomatis, serta integrasi call center yang membuat proses layanan lebih akurat dan menyeluruh.
Di era bisnis yang semakin mengutamakan kecepatan dan kualitas layanan, pelanggan tidak lagi mau menunggu lama untuk mendapatkan jawaban atau solusi. Mereka menghubungi bisnis melalui berbagai channel; WhatsApp, email, live chat, media sosial, hingga telepon; secara bersamaan. Jika tidak dikelola dengan baik, pesan-pesan ini mudah menumpuk dan membuat tim customer service kewalahan. Akibatnya, banyak komplain terlewat, respon menjadi lambat, dan pelanggan merasa tidak diprioritaskan.
Ticketing management software hadir sebagai solusi untuk mengatasi tantangan tersebut. Dengan sistem yang terstruktur, setiap pesan pelanggan dapat diubah menjadi ticket yang bisa dipantau dari awal hingga selesai. Bisnis dapat memberikan layanan yang lebih cepat, lebih akurat, dan lebih konsisten. Artikel ini akan membantu Anda memahami apa itu ticketing software, bagaimana cara kerjanya, manfaatnya untuk operasional bisnis, hingga solusi terbaik yang bisa Anda gunakan.
Daftar Isi
Apa Itu Ticketing Management Software?
Ticketing management software adalah aplikasi atau sistem digital yang berfungsi untuk mengelola permintaan, pertanyaan, dan komplain pelanggan secara terstruktur. Setiap pesan yang masuk dari pelanggan akan otomatis diubah menjadi sebuah ticket dengan nomor identifikasi unik. Ticket tersebut akan berisi detail penting seperti isi pesan, waktu masuk, status penanganan, hingga siapa agent yang bertanggung jawab.
Dengan aplikasi ini, bisnis dapat memastikan seluruh pesan pelanggan tercatat rapi dan tidak ada yang terlewat. Sistem ini tidak hanya membantu tim customer service, tetapi juga divisi lain seperti after sales, IT support, dan layanan publik yang membutuhkan dokumentasi layanan terpusat. Banyak bisnis bahkan mencatat peningkatan efisiensi hingga 40% setelah beralih dari penanganan manual ke ticketing software.
Memperbaiki layanan pelanggan dapat menurunkan biaya operasional hingga 33%.
Sumber: Deloitte Digital
Manfaat Ticketing Management Software untuk Bisnis Anda
Sebelum masuk ke penjelasan tiap poin, penting Anda pahami bahwa ticketing management software membantu bisnis memproses volume pesan besar dengan lebih cepat dan terorganisir. Semua data tersimpan jelas, seluruh pesan terpantau real-time, dan proses penyelesaian masalah menjadi jauh lebih efisien.
1. Mengelola Komplain & Permintaan Pelanggan Secara Terstruktur
Ticketing software memastikan setiap komplain, pertanyaan, atau permintaan pelanggan terdata dengan jelas dalam bentuk ticket. Sistem mencatat waktu masuk, kategori masalah, serta data pelanggan, sehingga tim dapat memprioritaskan kasus yang lebih mendesak. Dengan alur kerja yang terstruktur, bisnis dapat menghindari kekacauan administrasi dan mempercepat penanganan.
2. Meningkatkan Kecepatan Respon & Penyelesaian Masalah
Dengan dashboard terpusat, agent dapat melihat daftar ticket secara langsung dan mengetahui masalah mana yang harus diselesaikan terlebih dahulu. Banyak perusahaan melaporkan peningkatan kecepatan respon hingga 35% setelah menggunakan software ticketing karena agent menjadi lebih fokus pada tugas prioritas.
3. Memastikan Tidak Ada Ticket atau Komplain yang Terlewat
Setiap pesan otomatis berubah menjadi ticket sehingga tidak ada permintaan yang hilang. Sistem memberikan notifikasi dan reminder agar agent segera menindaklanjuti tiket yang belum terselesaikan. Fitur ini sangat penting untuk menjaga kualitas layanan agar tetap konsisten.
4. Meningkatkan Produktivitas Tim Customer Service
Agent tidak perlu lagi berpindah-pindah platform untuk mengecek WhatsApp, email, atau pesan dari media sosial. Dengan ticketing software, semua pesan pelanggan sudah berada dalam satu tempat. Hal ini membuat workflow lebih efisien dan produktivitas tim meningkat.
5. Memberikan Riwayat Layanan Pelanggan yang Lengkap
Setiap ticket menyimpan riwayat percakapan dan aktivitas penanganan yang lengkap. Agent dapat melihat interaksi sebelumnya sehingga pelanggan tidak perlu mengulang penjelasan mereka dari awal. Ini membuat proses layanan lebih cepat dan lebih personal.
6. Menyediakan Data untuk Evaluasi & Peningkatan Layanan
Ticketing software menampilkan laporan mengenai volume tiket, jenis masalah, performa agent, waktu penyelesaian, hingga tingkat kepuasan pelanggan. Data ini membantu manajemen mengidentifikasi masalah yang sering muncul dan melakukan perbaikan layanan secara berkelanjutan.
Cara Kerja Ticketing Management Software
Sebelum Anda melihat cara kerjanya langkah demi langkah, penting untuk memahami bahwa ticketing management software dirancang agar bekerja secara otomatis sejak awal pesan diterima. Tujuan utamanya adalah memastikan setiap permintaan pelanggan diproses tepat waktu, ditangani oleh agent yang paling sesuai, dan tidak ada satu pun tiket yang terlewat. Dengan alur kerja yang terstruktur, tim Anda dapat merespons pelanggan jauh lebih cepat dan menjaga kualitas layanan tetap konsisten.
1. Pesan atau Permintaan Masuk dari Berbagai Channel
Pelanggan dapat menghubungi bisnis melalui WhatsApp, email, live chat, media sosial, atau telepon. Ticketing system secara otomatis mengumpulkan seluruh pesan dari berbagai channel tersebut ke dalam satu dashboard terpusat. Dengan cara ini, tim Anda dapat memantau semua interaksi tanpa membuka banyak aplikasi, sehingga waktu respon menjadi lebih cepat dan lebih terarah.
2. Sistem Membuat Ticket Secara Otomatis
Begitu pesan masuk, sistem langsung mengubahnya menjadi ticket lengkap dengan nomor identifikasi unik. Ticket tersebut mencatat informasi penting seperti waktu masuk, isi laporan, dan profil pelanggan. Automasi ini memastikan setiap permintaan terdokumentasi rapi dan mudah dilacak dari awal hingga selesai, mengurangi risiko kehilangan data.
3. Ticket Ditugaskan ke Agent yang Tepat
Sistem ticketing mendistribusikan ticket secara otomatis berdasarkan keahlian agent, divisi yang bertanggung jawab, jenis masalah, atau tingkat urgensi. Dengan proses ini, setiap ticket langsung diarahkan kepada orang yang paling kompeten sehingga penyelesaiannya lebih cepat dan hasilnya lebih akurat. Jika diperlukan, ticket juga dapat dialihkan secara manual oleh supervisor.
4. Agent Menangani & Menyelesaikan Ticket
Agent kemudian membaca detail ticket dan mulai menangani kasus sesuai kebutuhan, baik dengan memberikan solusi langsung, melakukan follow-up, atau mengeksekusi tindakan teknis tertentu. Semua aktivitas tercatat otomatis, mulai dari balasan chat, catatan internal, hingga perubahan status. Proses ini membuat penanganan tiket lebih transparan, terpantau, dan mudah diteruskan jika perlu eskalasi.
5. Ticket Ditutup Ketika Masalah Telah Selesai
Setelah masalah pelanggan berhasil diselesaikan, agent menutup ticket tersebut. Meski sudah ditutup, seluruh riwayat tetap tersimpan lengkap dalam sistem. Data ini dapat digunakan untuk audit, evaluasi performa CS, hingga analisis peningkatan layanan di masa depan. Dengan penyimpanan terstruktur, bisnis dapat lebih mudah menemukan pola masalah dan merancang perbaikan yang efektif.
Contoh Penggunaan Ticketing Software dalam Bisnis
Sebelum masuk ke contoh penggunaannya, Anda perlu memahami bahwa ticketing software tidak hanya berguna untuk tim customer service. Sistem ini membantu hampir semua divisi yang membutuhkan pencatatan, penanganan, dan pemantauan permintaan secara terstruktur. Dengan proses kerja yang lebih rapi, setiap tim dapat menyelesaikan tugas lebih cepat, mengurangi risiko human error, dan memberikan pengalaman layanan yang jauh lebih baik.
1. Customer Service & Helpdesk
Tim CS memanfaatkan ticketing software untuk menangani komplain, pertanyaan, dan permintaan bantuan pelanggan secara cepat dan terarah. Setiap pesan otomatis tersimpan sebagai ticket sehingga agent dapat memantau status, melihat riwayat percakapan, dan menyelesaikan masalah tanpa kehilangan konteks. Dengan sistem ini, pelanggan mendapatkan respon lebih cepat dan konsisten.
2. After Sales & Garansi Produk
Tim after sales menggunakan ticketing software untuk mengelola proses klaim garansi, retur produk, hingga permintaan perbaikan. Semua kasus dicatat dalam sistem dan dapat dipantau secara real-time, membuat pelanggan merasa lebih aman karena mereka bisa mengikuti progres penyelesaian. Selain itu, tim dapat mengurangi kesalahan manual dan mempercepat verifikasi kasus.
3. IT Support & Teknologi Informasi
Divisi IT sering menghadapi laporan bug, error sistem, atau permintaan akses khusus dari internal maupun pelanggan. Ticketing software membantu tim IT menstrukturkan alur kerja, menentukan prioritas masalah, dan mendistribusikan tugas ke personel yang tepat. Dengan proses yang lebih teratur, tim dapat menyelesaikan masalah teknis dengan lebih cepat dan efisien.
4. Layanan Publik & Institusi Pemerintah
Instansi pemerintah menggunakan ticketing software untuk menangani pengaduan masyarakat secara transparan dan terpantau. Setiap laporan warga diubah menjadi ticket yang memiliki nomor pelacakan, memungkinkan warga melihat perkembangan kasusnya kapan saja. Sistem ini membantu instansi meningkatkan akuntabilitas dan mempercepat pelayanan publik.
5. E-Commerce & Pengiriman Pesanan
Bisnis e-commerce menghadapi volume besar permintaan terkait pengiriman pesanan, refund, dan pelacakan barang. Dengan ticketing software, semua komplain dan pertanyaan pelanggan tersusun jelas dalam satu sistem sehingga tim dapat menindaklanjuti setiap masalah dengan cepat. Proses yang lebih rapi ini membantu e-commerce meningkatkan pengalaman belanja pelanggan dan mengurangi potensi ketidakpuasan.
Ticketing Management Software Terbaik dengan Barantum CRM
Barantum CRM menghadirkan ticketing management software modern yang dirancang untuk membantu bisnis mengelola seluruh pesan dan komplain pelanggan dengan lebih cepat, akurat, dan terpusat. Dengan satu platform, Anda dapat menangani seluruh interaksi pelanggan tanpa harus berpindah aplikasi, sehingga proses kerja tim menjadi jauh lebih efisien.
Integrasi omnichannel memungkinkan Anda merespons pesan dari WhatsApp, email, media sosial, live chat, hingga telepon dalam satu dashboard yang mudah digunakan. Setiap pesan yang masuk otomatis berubah menjadi ticket sehingga tim dapat memantau status, menetapkan prioritas, dan memastikan tidak ada permintaan pelanggan yang terlewat.
Ticketing otomatis juga membantu agent bekerja lebih terarah karena seluruh aktivitas tercatat rapi dalam sistem. Dengan alur kerja yang lebih terstruktur, tim customer service dapat memberikan solusi lebih cepat, menjaga konsistensi layanan, dan meningkatkan kepuasan pelanggan secara signifikan. Barantum CRM memberikan fondasi teknologi yang kuat untuk membantu bisnis memberikan layanan terbaik di setiap interaksi.
Fitur Ticketing Management dari Barantum CRM
Sebelum Anda melihat detail fiturnya, penting untuk memahami bahwa setiap modul di Barantum CRM saling terhubung secara otomatis. Integrasi ini membuat seluruh proses layanan pelanggan berjalan lebih cepat, efisien, dan terhindar dari duplikasi data. Tim Anda dapat bekerja dengan lebih teratur karena semua informasi tersimpan dalam satu sistem terpadu, sehingga penyelesaian masalah menjadi jauh lebih mudah.
1. Multi-Channel Ticketing dalam 1 Tempat
Barantum mengumpulkan semua pesan dari WhatsApp, email, live chat, media sosial, hingga telepon ke dalam satu dashboard terpusat. Dengan cara ini, tim Anda tidak perlu membuka banyak aplikasi untuk meninjau permintaan pelanggan. Semua interaksi masuk langsung dicatat sebagai ticket sehingga proses penanganan menjadi lebih cepat dan terukur.
2. AI Agent untuk Jawab Kendala Pelanggan Otomatis
AI Agent Barantum secara aktif menjawab pertanyaan berulang hanya dalam hitungan detik. Fitur ini mengurangi beban kerja agent dan memastikan pelanggan mendapatkan informasi yang mereka butuhkan tanpa harus menunggu. Dengan automasi ini, tim Anda dapat fokus menangani kasus yang lebih kompleks.
3. Automasi Assign Ticket ke Agent yang Tepat
Sistem Barantum mendistribusikan ticket secara otomatis dengan mempertimbangkan keahlian agent, divisi yang bertanggung jawab, atau tingkat prioritas kasus. Automasi ini memastikan setiap ticket ditangani oleh orang yang paling kompeten sehingga proses penyelesaian lebih cepat dan akurat.
4. Auto-Response & Template Balasan Cepat
Agent dapat mempercepat proses komunikasi melalui fitur auto-response dan template balasan instan. Cukup dengan satu klik, agent dapat mengirimkan jawaban yang konsisten dan tepat, menghemat waktu dan meningkatkan kecepatan respon pelanggan.
5. Integrasi CRM untuk Riwayat & Data Pelanggan
Saat agent membuka ticket, seluruh riwayat interaksi pelanggan akan muncul secara otomatis. Informasi seperti histori percakapan, pembelian, preferensi, hingga masalah sebelumnya dapat dilihat langsung. Integrasi ini membantu agent memberikan solusi yang lebih personal dan relevan.
6. Integrasi Call Center untuk Telepon Masuk & Keluar
Barantum memudahkan Anda mengelola panggilan tanpa menggunakan aplikasi tambahan. Seluruh panggilan masuk dan keluar tercatat otomatis sebagai ticket atau aktivitas layanan, sehingga riwayat komunikasi pelanggan tersimpan lengkap dalam satu sistem.
7. CSAT & NPS untuk Mengukur Tingkat Kepuasan Pelanggan
Sistem Barantum secara otomatis mengirimkan survei CSAT dan NPS setelah ticket selesai. Dengan feedback ini, Anda dapat memantau kualitas layanan berdasarkan penilaian pelanggan secara langsung dan mengetahui area yang perlu ditingkatkan.
8. Dashboard Monitoring & Laporan SLA Real-Time
Manajemen dapat mengawasi performa tim secara real-time melalui dashboard interaktif. Anda dapat melihat jumlah ticket terbuka, kecepatan penyelesaian, tingkat SLA, hingga produktivitas agent. Informasi ini membantu Anda mengambil keputusan lebih cepat dan menjaga kualitas layanan tetap optimal.
Keunggulan Ticketing Software Barantum
Dengan ekosistem yang terhubung secara menyeluruh, Barantum menghadirkan berbagai keunggulan kompetitif yang mempercepat alur layanan dan meningkatkan konsistensi pengalaman pelanggan. Setiap fitur dirancang untuk mempermudah proses kerja tim Anda, mulai dari pencatatan interaksi hingga manajemen komunikasi di berbagai channel. Hasilnya, bisnis dapat memberikan layanan yang lebih responsif, lebih terukur, dan lebih profesional di setiap tahap.
1. Integrasi Penuh dengan CRM & Call Center
Barantum menghubungkan seluruh aktivitas penjualan dan layanan pelanggan dalam satu platform terpadu. Anda dapat melihat riwayat pelanggan, melakukan follow-up, menjawab pesan, hingga menerima panggilan tanpa berpindah aplikasi. Integrasi ini membuat proses kerja lebih cepat dan meminimalkan kesalahan dalam penanganan data.
2. Terintegrasi Resmi dengan WhatsApp Business API
Dengan integrasi resmi WhatsApp Business API, Anda dapat mengelola percakapan pelanggan melalui channel yang aman, legal, dan terpercaya. Semua pesan otomatis tercatat sebagai ticket sehingga agent dapat memberikan jawaban lebih cepat dan lebih akurat.
3. Implementasi Cepat & Mudah Digunakan
Barantum menyediakan antarmuka yang intuitif sehingga tim Anda dapat mempelajarinya dengan cepat. Proses onboarding hanya memerlukan waktu singkat, memungkinkan bisnis langsung beroperasi tanpa mengganggu aktivitas harian.
4. Pelatihan & Dukungan Teknis Profesional
Tim Barantum memberikan pendampingan penuh selama proses implementasi dan penggunaan sehari-hari. Anda mendapatkan dukungan teknis yang responsif sehingga masalah dapat diselesaikan dengan cepat dan sistem tetap berjalan optimal.
5. Keamanan Data Berstandar ISO 27001
Barantum melindungi seluruh data bisnis menggunakan standar keamanan internasional ISO 27001. Dengan sistem keamanan ini, Anda dapat menjaga privasi pelanggan dan mencegah risiko kebocoran data.
6. Harga Transparan & Paket Fleksibel
Barantum menawarkan paket harga yang jelas dan dapat disesuaikan kebutuhan bisnis. Anda dapat memilih fitur yang paling relevan, memastikan setiap investasi benar-benar mendukung peningkatan layanan.
7. Rating 4.9/5 dari 1000+ Review Google Bisnis
Dengan rating 4.9 dari lebih dari 1000 ulasan, Barantum membuktikan kualitas solusi dan tingginya kepuasan pelanggan. Angka ini menunjukkan kepercayaan yang kuat dari berbagai jenis bisnis yang menggunakan platform ini setiap hari.
Berapa Biaya Menggunakan Ticketing Management Software Barantum?
Sebelum Anda memilih ticketing management software, penting untuk memahami bagaimana struktur biayanya bekerja. Barantum menawarkan skema harga yang fleksibel sehingga bisnis dari berbagai ukuran dapat menyesuaikan penggunaan fitur dengan anggaran dan kebutuhannya. Dengan model biaya yang transparan dan mudah dipahami, Anda dapat mengoptimalkan investasi layanan pelanggan tanpa khawatir adanya biaya tersembunyi.
1. Biaya Langganan Sistem per Bulan
Barantum menetapkan biaya langganan bulanan berdasarkan jumlah agent yang Anda aktifkan, pilihan modul yang ingin digunakan, dan jenis paket yang sesuai kebutuhan operasional bisnis Anda. Skema ini membantu Anda mengatur biaya secara lebih efisien karena Anda hanya membayar fitur yang benar-benar mendukung produktivitas tim dan kualitas layanan pelanggan.
2. Biaya Penggunaan AI Chatbot & Call Center (Opsional)
Jika Anda ingin meningkatkan otomatisasi atau mengelola panggilan pelanggan secara lebih profesional, Anda dapat menambahkan modul AI Chatbot dan Call Center. Barantum menetapkan biaya tambahan secara jelas dan terukur sehingga Anda dapat mengontrol pengeluaran sambil tetap mempercepat proses layanan. Opsi ini memberi keleluasaan bagi bisnis untuk menyesuaikan fitur sesuai skala operasional dan target pertumbuhan.
Jadwalkan Demo Ticketing Software Barantum Sekarang
Jika Anda ingin meningkatkan efisiensi layanan pelanggan sekaligus mempercepat penyelesaian setiap komplain, kini saatnya beralih ke ticketing management software yang modern dan terintegrasi. Barantum CRM siap membantu Anda mengelola seluruh interaksi pelanggan dalam satu platform yang mudah digunakan. Jadwalkan demo sekarang dan lihat langsung bagaimana Barantum mendukung pertumbuhan bisnis Anda melalui layanan pelanggan yang lebih cepat, lebih rapi, dan lebih profesional.
Tertarik dengan Barantum?
Ticketing management software adalah sistem digital yang mengubah setiap pesan pelanggan menjadi ticket terstruktur. Dengan sistem ini, bisnis dapat mengelola komplain, pertanyaan, dan permintaan pelanggan secara lebih cepat, akurat, dan mudah dipantau dari awal hingga selesai.
Ticketing software membantu meningkatkan kecepatan respon, menghindari tiket yang terlewat, meningkatkan produktivitas tim customer service, serta menyediakan data lengkap untuk evaluasi layanan. Sistem ini membuat proses penanganan lebih efisien dan konsisten.
Ticketing management software mengumpulkan pesan dari berbagai channel, mengubahnya menjadi ticket otomatis, mendistribusikannya ke agent yang tepat, memantau progres penyelesaian, hingga menutup ticket saat masalah selesai. Seluruh riwayat penanganan tersimpan rapi untuk evaluasi dan analisis.
Ticketing software digunakan di customer service, after sales, IT support, layanan publik, hingga e-commerce. Sistem ini membantu menangani komplain, klaim garansi, laporan teknis, pengaduan masyarakat, serta masalah pengiriman dan refund dengan lebih cepat dan terstruktur.
Barantum menawarkan fitur lengkap seperti omnichannel, automasi assign ticket, AI Agent, integrasi CRM, call center, CSAT/NPS otomatis, serta dashboard SLA real-time. Dengan rating 4.9/5 dari lebih dari 1000 ulasan, Barantum terbukti meningkatkan efisiensi layanan dan kepuasan pelanggan.
CRM Specialist and SEO Content Writer.
As CRM Specialist and SEO Content Writer I craft compelling content that enhances brand identity and drives engagement, leveraging my expertise to connect with audiences and boost conversions.
