Dalam dunia bisnis yang semakin mengutamakan efisiensi dan komunikasi yang cepat, teknologi yang mendukung komunikasi hemat biaya sangat penting. Salah satu solusi yang kini banyak digunakan oleh perusahaan adalah VoIP (Voice over Internet Protocol).
Mengutip dari laman cognitivemarketresearch.com, pasar layanan VoIP global diperkirakan mencapai USD 135,2 miliar pada tahun 2023 dan diproyeksikan tumbuh dengan tingkat pertumbuhan tahunan gabungan (CAGR) sebesar 10,6% dari 2023 hingga 2030.
Teknologi ini memungkinkan bisnis untuk melakukan panggilan suara melalui internet, yang tidak hanya mengurangi biaya komunikasi tetapi juga meningkatkan fleksibilitas operasional.
VoIP memungkinkan komunikasi internasional dengan biaya yang lebih rendah, serta menawarkan berbagai fitur tambahan yang dapat mendukung pertumbuhan bisnis Anda. Mari simak artikel berikut untuk penjelasan lebih lengkapnya.
Daftar Isi
Apa itu VoIP?
VoIP (Voice over Internet Protocol) adalah sistem yang memungkinkan pengguna untuk melakukan panggilan telepon melalui internet.
Dengan VoIP, Anda dapat melakukan panggilan ke seseorang yang berada di mana saja selama orang tersebut terhubung ke internet.
Dengan infrastruktur VoIP, perusahaan Anda dapat meningkatkan produktivitas staf melalui kemampuan untuk berkomunikasi secara real-time.
Selain itu, Anda dapat memanfaatkan VoIP untuk memantau dan mengelola kinerja tim, memastikan komunikasi yang efektif, dan merespons secara cepat terhadap perubahan dalam lingkungan bisnis.
Apa Saja Fungsi VoIP?
Fungsi VoIP adalah untuk mengirimkan sinyal suara melalui jaringan internet seperti halnya data lainnya. Dengan sistem ini, pengguna dapat melakukan panggilan telepon ke seseorang yang berada di mana saja di dunia, asalkan seseorang tersebut terhubung ke internet.
VoIP memiliki beberapa fungsi utama, di antaranya:
1. Menyediakan Layanan Panggilan Melalui Internet
VoIP mengubah sinyal suara menjadi data digital yang dapat dikirimkan melalui internet, sehingga pengguna dapat melakukan panggilan telepon ke seseorang yang berada di mana saja di dunia.
Sistem ini memungkinkan Anda menerima panggilan masuk di nomor telepon yang terhubung ke internet, sehingga Anda dapat menerima panggilan di komputer atau perangkat seluler Anda.
Fitur ini sangat berguna bagi mereka yang sering bepergian atau tidak memiliki akses ke jaringan telepon konvensional.
2. Fleksibel Dalam Melakukan Komunikasi
Pengguna dapat melakukan panggilan telepon melalui perangkat apa saja yang terhubung ke internet, seperti komputer, ponsel, atau tablet.
Selain itu, sistem ini juga dapat digunakan di mana saja yang terhubung ke internet, sehingga memudahkan pengguna untuk berkomunikasi dengan orang lain.
3. Mampu Melakukan Telepon Jarak Jauh
Selanjutnya, memungkinkan Anda melakukan panggilan telepon ke seseorang yang berada di luar negeri dengan biaya yang lebih rendah daripada panggilan internasional menggunakan jaringan telepon konvensional.
Hal ini dapat membantu Anda menghemat biaya telepon saat terhubung dengan orang-orang yang berada jauh dari Anda.
4. Dapat Melakukan Konferensi Telepon
Fungsi lainnya, memungkinkan beberapa orang untuk terhubung dalam suatu panggilan konferensi telepon melalui internet. Fitur ini sangat berguna bagi mereka yang sering melakukan rapat atau pertemuan dengan anggota tim yang tersebar di berbagai lokasi.
Misalnya, Anda dapat menggunakan sistem ini untuk melakukan rapat dengan anggota tim yang tersebar di berbagai kota atau negara.
5. Adanya Voicemail
VoIP biasanya menyediakan layanan voice mail sehingga Anda dapat meninggalkan pesan suara untuk orang yang tidak dapat Anda hubungi saat itu.
Fitur ini memungkinkan Anda untuk mengirimkan pesan kepada orang yang tidak dapat dihubungi saat itu, sehingga mereka dapat menghubungi Anda kembali nanti.
Misalnya, Anda dapat menggunakan sistem ini untuk mengirimkan pesan kepada orang yang tidak dapat dihubungi saat itu, sehingga mereka dapat menghubungi Anda kembali nanti.
6. Menyediakan Fitur-Fitur Tambahan
Terakhir, dapat memberikan fitur-fitur tambahan seperti panggilan konferensi, panggilan antar grup, dan panggilan dengan suara jelas.
Selain itu, sistem ini juga dapat terintegrasi dengan aplikasi lain seperti email, chat, dan kalender. Sehingga memudahkan pengguna untuk mengelola komunikasi mereka.
Baca juga: Mengenal Sistem Cloud VoIP & Manfaatnya Untuk Bisnis
Bagaimana Cara Kerja VoIP?
Berikut adalah penjelasan alur kerja dari VoIP berdasarkan gambar diatas:
1. User (Pengguna Telepon IP / Komputer)
Pengguna memulai komunikasi menggunakan perangkat yang terhubung dengan jaringan internet, seperti telepon IP atau komputer dengan aplikasi VoIP. Pengguna mengirimkan sinyal suara yang akan diubah menjadi data digital.
2. Sinyal Digital Masuk ke VoIP Gateway
Suara analog dari pengguna diubah menjadi sinyal digital menggunakan alat yang disebut ADC (Analog to Digital Converter). Sinyal digital ini kemudian diteruskan ke VoIP gateway untuk diproses lebih lanjut.
3. Transmisi Melalui Internet / IP Network
Data suara digital yang telah diproses dikirimkan melalui jaringan internet (IP network), mengalir dalam bentuk paket data menuju tujuan yang sesuai.
4. VoIP Gateway Tujuan
Di sisi penerima, VoIP gateway tujuan menerima paket data suara, yang kemudian dikonversi kembali ke dalam bentuk suara analog menggunakan DAC (Digital to Analog Converter), sehingga dapat didengar oleh penerima.
5. Output ke Penerima
Penerima dapat mendengar suara yang telah dipulihkan dari data digital, melalui perangkat mereka seperti telepon IP, komputer, atau aplikasi VoIP di ponsel.
Keunggulan dan Kekurangan VoIP
Seperti teknologi lainnya, VoIP memiliki kelebihan dan kekurangan yang perlu dipertimbangkan. Berikut adalah penjelasannya.
Keunggulan VoIP
Berikut adalah beberapa kelebihan dari sistem VoIP:
1. Mengurangi biaya panggilan, terutama untuk komunikasi jarak jauh
Dengan VoIP, biaya panggilan—terutama untuk panggilan internasional—jauh lebih murah dibandingkan telepon konvensional. Ini karena transmisi data dilakukan melalui internet, bukan jaringan PSTN (Public Switched Telephone Network), sehingga perusahaan dapat menghemat anggaran komunikasi secara signifikan.
2. Mudah diakses melalui berbagai perangkat seperti smartphone, laptop, atau desktop
VoIP tidak terbatas pada satu perangkat. Pengguna bisa menerima atau melakukan panggilan dari mana saja selama terhubung ke internet—baik dari aplikasi desktop, web browser, maupun aplikasi mobile. Ini membuat komunikasi lebih fleksibel, bahkan saat tim bekerja dari lokasi yang berbeda.
3. Fitur lengkap seperti panggilan video, konferensi, voicemail, dan rekaman
VoIP tidak hanya mendukung panggilan suara, tapi juga menyediakan fitur tambahan seperti video call, call recording, voicemail ke email, dan konferensi multi-partisipan. Semua fitur ini membantu meningkatkan efisiensi kolaborasi dan produktivitas, terutama dalam lingkungan bisnis.
4. Skalabilitas tinggi, cocok untuk bisnis yang berkembang
VoIP mudah diskalakan sesuai kebutuhan. Saat perusahaan bertumbuh dan membutuhkan lebih banyak extension atau lini komunikasi, penambahan pengguna bisa dilakukan tanpa infrastruktur fisik tambahan seperti kabel atau perangkat keras khusus.
5. Integrasi mudah dengan sistem bisnis lain seperti CRM atau helpdesk
Sebagian besar layanan VoIP modern mendukung integrasi langsung dengan sistem CRM, helpdesk, dan platform bisnis lainnya. Ini memungkinkan pengelolaan komunikasi yang lebih terpusat dan efisien, serta membantu meningkatkan pengalaman pelanggan.
6. Fleksibilitas kerja jarak jauh yang lebih baik
Dengan VoIP, tim tidak perlu berada di kantor untuk tetap bisa berkomunikasi. Cukup dengan koneksi internet, karyawan bisa tetap terhubung dengan rekan kerja atau pelanggan dari rumah atau lokasi mana pun—sangat relevan di era kerja hybrid dan remote.
Kekurangan VoIP
Sementara kekurangan dalam penggunaan VoIP adalah:
1. Bergantung sepenuhnya pada kualitas dan stabilitas koneksi internet
VoIP hanya dapat berfungsi dengan baik jika koneksi internet cukup stabil dan cepat. Gangguan jaringan atau bandwidth yang terbatas dapat menyebabkan kualitas suara menurun atau panggilan terputus.
2. Rentan terhadap serangan siber seperti phishing dan penyadapan
Karena berbasis internet, sistem VoIP bisa menjadi target serangan siber. Jika tidak dilindungi dengan enkripsi dan keamanan jaringan yang memadai, komunikasi dapat disadap atau disalahgunakan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.
3. Tidak berfungsi saat listrik padam jika tidak ada cadangan daya
Berbeda dengan telepon kabel konvensional yang tetap bisa digunakan saat listrik mati, layanan VoIP membutuhkan perangkat elektronik dan koneksi internet. Tanpa UPS (Uninterruptible Power Supply) atau genset, sistem bisa lumpuh total saat mati listrik.
4. Keterlambatan (latency) atau jeda suara bisa terjadi
Latency, jitter, atau delay dapat terjadi terutama pada jaringan yang padat atau tidak dioptimalkan. Ini bisa membuat percakapan terdengar terputus-putus atau membingungkan, yang tidak ideal untuk komunikasi bisnis penting.
5. Konfigurasi awal dan pemeliharaan memerlukan pengetahuan teknis
Penerapan VoIP, khususnya untuk skala perusahaan, memerlukan konfigurasi jaringan dan perangkat lunak tertentu. Jika tidak memiliki staf IT yang memahami sistem VoIP, bisnis mungkin memerlukan bantuan pihak ketiga.
6. Beberapa layanan darurat mungkin sulit diakses melalui VoIP
Pada beberapa wilayah, layanan darurat seperti 112 atau 911 mungkin tidak dapat dijangkau dengan sistem VoIP, atau tidak memberikan informasi lokasi pengguna secara akurat. Ini bisa menjadi risiko jika layanan tersebut dibutuhkan secara mendesak.
Baca juga: Penyedia Sistem VoIP Terbaik di Indonesia & Keunggulannya
Jenis-Jenis VoIP
Beragam pilihan sistem VoIP tersedia untuk memenuhi kebutuhan komunikasi bisnis yang berbeda. Setiap jenis VoIP memiliki kelebihan dan fitur yang sesuai dengan skala dan cara operasional perusahaan. Berikut adalah beberapa jenis VoIP yang umum digunakan:
1. ATA (Analog Telephone Adapter)
ATA adalah perangkat yang memungkinkan Anda menghubungkan telepon analog tradisional ke jaringan VoIP. Dengan ATA, suara dari telepon analog diubah menjadi sinyal digital untuk dikirimkan melalui internet.
2. IP Phone (Internet Protocol Phone)
IP Phone adalah perangkat telepon yang langsung terhubung ke jaringan IP untuk melakukan panggilan VoIP tanpa memerlukan perangkat tambahan. Sistem ini memungkinkan komunikasi langsung menggunakan internet tanpa perlu adaptor atau perangkat lain.
3. Softphone (Aplikasi VoIP di Komputer/HP)
Softphone adalah aplikasi perangkat lunak yang memungkinkan Anda melakukan panggilan VoIP melalui komputer atau ponsel pintar. Dengan menggunakan koneksi internet, Anda bisa melakukan panggilan suara atau video tanpa perangkat keras khusus.
4. VoIP via Web-Based Platform (Browser Based Call)
Platform berbasis web memungkinkan Anda untuk melakukan panggilan VoIP langsung melalui browser tanpa perlu menginstal aplikasi tambahan.
Ini adalah solusi yang praktis bagi pengguna yang ingin menggunakan VoIP tanpa perlu menambahkan perangkat lunak ke perangkat mereka.
5. VoIP Hosted Service (Layanan Pihak Ketiga / Cloud VoIP)
Layanan VoIP berbasis cloud memungkinkan Anda menggunakan sistem VoIP yang dikelola oleh penyedia layanan tanpa perangkat keras khusus.
Penyedia layanan mengelola infrastruktur dan pemeliharaan sistem, sehingga perusahaan tidak perlu khawatir tentang pengelolaan perangkat keras.
6. On-Premise VoIP (Server Sendiri di Perusahaan)
On-premise VoIP memungkinkan perusahaan mengelola dan mengoperasikan sistem VoIP mereka sendiri dengan server yang ada di lokasi.
Sistem ini memberi perusahaan kontrol penuh atas jaringan komunikasi mereka, tetapi memerlukan perangkat keras dan pemeliharaan lebih lanjut.
Baca juga: Rekomendasi Aplikasi Call Center Terbaik Untuk Bisnis
Dapatkan Sistem VoIP Terbaik dari Barantum!
Dengan aplikasi Call Center dari Barantum yang dilengkapi dengan fitur seperti IVR, sistem omnichannel media sosial seperti Facebook, Instagram, Line, Telegram dan banyak lagi yang terintegrasi WhatsApp.
Sistem VoIP berbasis cloud dari Barantum memiliki semua fitur untuk mengelola pusat panggilan masuk, keluar atau kombinasi keduanya secara efisien.
Sederhanakan sistem dukungan pelanggan Anda dengan sistem tiket otomatis yang mengubah permintaan pelanggan yang datang dari berbagai saluran menjadi tiket yang siap di tindak lanjuti oleh tim yang di tugaskan secara otomatis dan lacak seluruh interaksi dengan pelanggan Anda.
Referensi:
- https://www.idnetter.com/pengertian-voip-beserta-fungsi-contoh-dan-cara-kerja-dari-voip/
- https://www.cognitivemarketresearch.com/voip-service-market-report?
Tertarik dengan Barantum?
CRM Specialist and SEO Content Writer.
As CRM Specialist and SEO Content Writer I craft compelling content that enhances brand identity and drives engagement, leveraging my expertise to connect with audiences and boost conversions.
