Call forwarding adalah salah satu fitur komunikasi yang sering disepelekan, padahal punya peran besar dalam menjaga kelancaran interaksi bisnis.
Bayangkan Anda sedang menutup kesepakatan penting dengan klien, tetapi panggilan masuk justru terlewat karena Anda sedang berada di luar kantor. Di sinilah call forwarding berfungsi sebagai jembatan yang memastikan komunikasi tidak terputus.
Dalam dunia bisnis yang serba cepat, setiap panggilan bisa berarti peluang atau bahkan kerugian.
Jika Anda ingin membangun layanan pelanggan yang responsif, meningkatkan kepuasan klien, atau memastikan tim sales tidak melewatkan prospek, memahami call forwarding adalah langkah awal yang tepat.
Yuk, baca artikel ini sampai selesai untuk informasi lengkapnya!
Daftar Isi
Apa itu Call Forwarding?
Call forwarding adalah fitur telekomunikasi yang memungkinkan panggilan dialihkan secara otomatis dari satu nomor ke nomor lain. Dengan cara ini, meskipun penerima tidak berada di tempat atau sedang menggunakan perangkat lain, panggilan tetap tersambung dengan lancar.
Singkatnya, ini adalah sistem pengalihan cerdas yang beroperasi di balik layar untuk menjamin setiap panggilan penting sampai ke tujuan yang tepat.
Baca Juga: 25 Rekomendasi Aplikasi Call Center Terbaik untuk Bisnis
Manfaat Call Forwarding untuk Bisnis
Selain sekadar mengalihkan panggilan, call forwarding memberikan banyak nilai tambah bagi bisnis.
1. Memastikan Tidak Ada Panggilan yang Terlewat
Setiap panggilan bisa menjadi peluang penjualan atau momen penting untuk membangun hubungan jangka panjang. Dengan call forwarding, Anda bisa memastikan semua panggilan masuk tetap terjawab meski karyawan sedang tidak berada di meja kerja mereka.
2. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Pelanggan ingin didengar dan ditangani dengan cepat, terutama ketika mereka memiliki masalah atau pertanyaan mendesak. Ketika panggilan mereka selalu tersambung tanpa menunggu lama atau diarahkan ke pesan suara, kepuasan dan loyalitas otomatis meningkat.
Pelanggan yang merasa dilayani dengan baik, 38% lebih besar kemungkinannya buat merekomendasikan bisnis Anda ke orang lain. (Qualtrics XM Institute)
3. Mempermudah Mobilitas Karyawan
Di era hybrid work yang fleksibel, karyawan sering bekerja dari lokasi yang berbeda, seperti rumah atau kafe.
Call forwarding memungkinkan mereka tetap menerima panggilan penting tanpa harus terikat di kantor atau di satu perangkat. Ini memberi tim Anda kebebasan untuk bekerja dari mana saja sambil tetap menjaga konektivitas dan produktivitas mereka.
4. Meningkatkan Efisiensi Layanan
Alih-alih membiarkan pelanggan menunggu di telepon atau mentransfer mereka dari satu departemen ke departemen lain, panggilan bisa langsung diarahkan ke karyawan yang tersedia.
Hasilnya, waktu respons menjadi lebih cepat dan tim dapat bekerja lebih efisien dalam menyelesaikan setiap interaksi. Hal ini mengurangi frustrasi pelanggan dan meningkatkan alur kerja tim Anda.
5. Mengoptimalkan Waktu Respons
Dengan respons yang lebih cepat, Anda bisa menutup lebih banyak peluang bisnis. Oleh karena itu, call forwarding adalah alat vital yang membantu tim sales Anda bertindak cepat, menangkap minat prospek, dan mengubahnya menjadi pendapatan.
Cara Kerja Call Forwarding
Meskipun terlihat sederhana, cara kerja call forwarding melibatkan mekanisme teknis yang fleksibel.
1. Pengaturan Nomor Tujuan Forwarding
Langkah pertama adalah menentukan nomor tujuan yang akan menerima panggilan saat nomor utama tidak aktif atau sibuk. Anda bisa menetapkan nomor ponsel pribadi, nomor telepon rumah, atau bahkan nomor telepon di departemen lain. Fleksibilitas ini memungkinkan Anda untuk merancang alur panggilan yang paling sesuai dengan kebutuhan operasional bisnis Anda.
2. Aktivasi dan Penonaktifan Fitur Forwarding
Fitur ini bisa diaktifkan atau dinonaktifkan kapan saja sesuai kebutuhan. Misalnya, Anda bisa mengaktifkannya secara otomatis di luar jam kerja atau saat libur nasional.
3. Routing Panggilan ke Nomor Alternatif
Jika nomor utama tidak tersedia, sistem akan secara otomatis mengalihkan panggilan ke nomor alternatif yang sudah Anda tentukan. Dengan demikian, pengalaman pelanggan tetap mulus dan profesional.
4. Penyesuaian Berdasarkan Waktu atau Kondisi
Sistem call forwarding yang canggih memungkinkan Anda untuk menyesuaikan pengalihan berdasarkan berbagai kondisi. Fitur ini sangat berguna untuk bisnis yang memiliki tim yang bekerja dengan jadwal yang tidak standar.
5. Integrasi dengan Sistem PBX atau VoIP
Dengan integrasi, call forwarding menjadi bagian dari sistem komunikasi terpusat yang lebih canggih, seperti PBX (Private Branch Exchange) atau IP PBX atau VoIP (Voice over Internet Protocol). Integrasi ini memungkinkan fitur pengalihan bekerja lebih cerdas, misalnya, mengarahkan panggilan ke tim yang paling relevan berdasarkan data pelanggan yang ada.
Baca Juga: IP PBX: Pengertian, Manfaat, dan Cara Kerjanya
Jenis-Jenis Call Forwarding
Call forwarding hadir dalam beberapa jenis yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan bisnis.
1. Unconditional Call Forwarding
Jenis ini mengalihkan semua panggilan secara otomatis ke nomor lain tanpa pengecualian. Panggilan tidak akan berdering di nomor utama sama sekali, yang sangat ideal untuk situasi di mana kantor ditutup atau ketika seluruh tim sedang bekerja dari luar lokasi.
2. Conditional Call Forwarding
Panggilan diteruskan hanya dalam kondisi tertentu, yang menawarkan fleksibilitas yang lebih besar. Ini termasuk pengalihan jika nomor utama sedang sibuk, tidak menjawab, atau berada di luar jangkauan jaringan.
3. Busy Call Forwarding
Saat nomor utama sibuk dengan panggilan lain, panggilan masuk akan secara otomatis dialihkan ke nomor alternatif. Ini mencegah pelanggan mendengar nada sibuk dan mendorong mereka untuk menutup telepon. Sehingga Anda bisa memastikan setiap panggilan berharga tidak akan pernah terlewat.
4. No Answer Call Forwarding
Jika panggilan tidak dijawab dalam waktu tertentu (misalnya, setelah 3-4 kali dering), sistem akan meneruskannya ke nomor lain. Fitur ini sangat berguna untuk memastikan bahwa jika anggota tim tidak dapat menjawab, ada orang lain yang siap menerima panggilan.
5. Remote Call Forwarding
Panggilan dialihkan meskipun perangkat utama berada di lokasi yang berbeda, cocok untuk tim yang bekerja secara remote atau berpindah-pindah. Fitur ini sangat krusial dalam lingkungan kerja modern, di mana mobilitas adalah kunci.
Contoh Penggunaan Call Forwarding di Berbagai Industri
Call forwarding tidak hanya relevan di satu sektor, tetapi juga bermanfaat luas di berbagai industri.
1. Layanan Pelanggan di E-commerce
Pertama, pelanggan yang menelepon untuk menanyakan status pesanan bisa langsung terhubung dengan agen yang tersedia tanpa harus menunggu lama.
Panggilan dapat dialihkan dari nomor utama ke tim customer service yang sedang on-duty, terlepas dari lokasi mereka, sehingga memastikan respons cepat dan akurat.
2. Dukungan Teknis di Perusahaan IT
Ketika tim teknis sedang berada di luar kantor untuk perbaikan di lapangan, panggilan dari klien bisa secara otomatis diteruskan ke teknisi yang sedang on-call. Sehingga memungkinkan penanganan masalah teknis yang mendesak tanpa penundaan, meningkatkan kepuasan klien dan menjaga reputasi perusahaan.
3. Penjadwalan Konsultasi di Kesehatan
Pasien yang menelepon untuk konsultasi bisa dialihkan ke dokter atau staf medis yang sedang bertugas, bahkan jika mereka berada di luar klinik. Ini memastikan bahwa pasien bisa mendapatkan informasi yang mereka butuhkan secara langsung, tanpa harus menunggu lama.
4. Penanganan Reservasi di Hospitality
Hotel atau restoran bisa memastikan semua reservasi tetap masuk meski resepsionis sedang sibuk atau tidak di meja kerjanya.
5. Layanan Darurat di Utilitas
Panggilan darurat dari pelanggan bisa langsung diarahkan ke tim lapangan terdekat yang sedang standby atau ke pusat komando yang beroperasi 24 jam. Ini memastikan penanganan insiden yang cepat dan tepat, yang sangat penting untuk keselamatan pelanggan.
Maksimalkan Manajemen Panggilan dengan Call Forwarding dari Barantum CRM
Dengan semua manfaatnya, call forwarding menjadi lebih maksimal ketika terintegrasi dengan sistem CRM. Barantum CRM Call Center menawarkan solusi manajemen panggilan terpadu, di mana call forwarding tidak hanya mengalihkan panggilan, tetapi juga merekam data interaksi, melacak riwayat pelanggan, dan menghubungkannya dengan tim terkait secara real-time.
Dilengkapi juga dengan fitur IVR (Interactive Voice Response) sehingga memudahkan layanan pelanggan melalui telepon.
Baca Juga: Apa itu IVR System? Cara Kerja & Contoh Penggunaannya
Adanya riwayat aktivitas, sehingga tidak ada informasi yang hilang, semua tercatat rapi, dan pengalaman pelanggan pun meningkat.
Ingin memastikan bisnis Anda tidak kehilangan peluang karena panggilan terlewat? Yuk, coba pakai Barantum CRM!
Tertarik dengan Barantum?
Jangan tunggu nanti, perubahan besar dimulai dari langkah kecil hari ini! Dapatkan uji coba gratis 7 hari. Daftar dan buat akun Barantum CRM Anda sekarang.
CRM Specialist and SEO Content Writer.
As CRM Specialist and SEO Content Writer I craft compelling content that enhances brand identity and drives engagement, leveraging my expertise to connect with audiences and boost conversions.
