- On premise VoIP adalah sistem telepon berbasis internet dengan kontrol penuh atas data dan infrastruktur.
- Kelebihan: kustomisasi fleksibel, biaya bulanan minim, keamanan lebih tinggi.
- Kekurangan: biaya awal besar, maintenance mahal, dan butuh tim IT khusus.
- Cloud VoIP lebih fleksibel, hemat biaya, serta mudah ditingkatkan skalanya.
- Barantum Call Center tawarkan integrasi CRM, uptime 99%, dan biaya transparan.
Bayangkan Anda sedang duduk di ruang rapat, menunggu panggilan penting dari klien besar. Telepon kantor berbunyi, percakapan berjalan lancar, dan semua data panggilan tercatat rapi di sistem internal perusahaan. Bagi sebagian bisnis, skenario ini hanya bisa diwujudkan dengan teknologi Voice over Internet Protocol (VoIP). Namun, tidak semua VoIP sama. Ada pilihan yang populer, yaitu on premise VoIP, di mana seluruh sistem telepon berbasis internet dikelola langsung di lokasi perusahaan.
Bagi pelaku bisnis, manajer operasional, maupun pemilik startup, memahami cara kerja serta kelebihan dan kekurangan on premise VoIP menjadi langkah penting sebelum memutuskan investasi. Artikel ini akan membedahnya secara praktis dengan analogi, insight lapangan, dan perbandingan dengan solusi cloud.
Daftar Isi
Apa itu On Premise VoIP?
On premise VoIP adalah sistem komunikasi berbasis internet yang server, perangkat keras, serta perangkat lunaknya ditempatkan di lokasi perusahaan. Alih-alih menyewa layanan pihak ketiga, perusahaan memiliki kendali penuh atas seluruh infrastruktur.
Secara sederhana, bayangkan Anda memilih untuk membangun sumur air di halaman sendiri, bukan membeli air galon setiap bulan. Air tetap sama fungsinya, tetapi cara Anda mengelola, merawat, dan membayar sangat berbeda.
Perusahaan yang menggunakan on premise VoIP biasanya memiliki pusat data kecil di kantor, lengkap dengan server, kabel jaringan, dan perangkat telepon IP yang terhubung ke sistem internal.
Cara Kerja On Premise VoIP
Sebelum masuk ke detail teknis, mari gunakan analogi sederhana. Bayangkan on premise VoIP seperti memiliki dapur pribadi di restoran. Semua bahan, peralatan, dan koki ada di tempat Anda. Anda bebas mengatur resep, mengontrol rasa, bahkan menentukan siapa yang boleh masuk ke dapur. Namun, konsekuensinya, Anda harus siap menanggung biaya listrik, gaji koki, hingga biaya perawatan kompor.
1. Server VoIP Dikelola di Lokasi Perusahaan
Server menjadi “otak” utama dari sistem on premise VoIP. Perangkat keras ini menyimpan data panggilan, mengatur alur komunikasi, hingga memastikan setiap panggilan terhubung dengan benar. Karena berada di kantor, tim IT perusahaan memiliki akses penuh untuk konfigurasi dan kontrol.
2. Panggilan Dihubungkan Melalui Jaringan Internal dan Internet
Telepon IP atau softphone yang dipakai karyawan terhubung ke server melalui jaringan internal (LAN). Untuk panggilan keluar ke luar perusahaan, server memanfaatkan koneksi internet atau penyedia layanan telekomunikasi (SIP trunk). Proses ini memastikan kualitas suara tetap stabil selama jaringan internal kuat.
3. Pengelolaan Infrastruktur Ditangani Tim IT Internal
Berbeda dengan cloud VoIP yang penyedia layanan kelola sepenuhnya, on premise VoIP menuntut tim IT internal bekerja lebih intensif. Mereka harus melakukan pemeliharaan rutin, menginstal update perangkat lunak, serta memastikan keamanan jaringan tetap terjaga. Perusahaan yang memiliki tim IT berpengalaman justru bisa memanfaatkan situasi ini sebagai keuntungan. Dengan kontrol penuh, mereka bebas menyesuaikan sistem sesuai kebutuhan bisnis dan menjaga kerahasiaan data tetap aman.
Kelebihan On Premise VoIP
Setiap teknologi selalu membawa sisi positif, begitu juga dengan on premise VoIP. Sistem ini menawarkan beberapa keuntungan nyata bagi bisnis yang ingin menjaga kendali penuh.
1. Kontrol Penuh atas Infrastruktur dan Data
Perusahaan memegang kendali penuh atas sistem. Semua data percakapan tersimpan aman di server internal, bukan di tangan pihak ketiga. Kendali ini menjadi krusial bagi sektor yang sangat menjunjung kerahasiaan, seperti perbankan, hukum, atau kesehatan.
2. Bisa Dikustomisasi Sesuai Kebutuhan Bisnis
On premise VoIP berfungsi layaknya rumah pribadi. Anda bisa menambah ruangan, mengubah tata letak, atau menyesuaikan desain sesuai kebutuhan. Tim IT bebas memprogram fitur telepon agar selaras dengan alur kerja bisnis, tanpa menunggu penyedia layanan melakukan perubahan.
3. Tidak Ada Biaya Berlangganan Bulanan
Setelah membeli perangkat keras dan perangkat lunak, biaya operasional berulang jadi sangat minim. Berbeda dengan cloud VoIP yang biasanya mengenakan biaya per pengguna setiap bulan. Untuk perusahaan berskala besar, skema ini justru membantu menghemat anggaran jangka panjang.
4. Keamanan Lebih Tinggi (Jika Dikelola dengan Baik)
Karena semua data panggilan tersimpan di server internal, perusahaan bisa menekan risiko kebocoran data. Tim IT dapat memperkuat keamanan dengan firewall, enkripsi, dan monitoring rutin, sehingga sistem tetap terlindungi.
5. Stabil untuk Perusahaan dengan Koneksi Internal Kuat
Jika perusahaan memiliki jaringan internal yang andal, panggilan VoIP akan berjalan lancar tanpa bergantung pada kualitas internet publik. Kondisi ini memberi stabilitas komunikasi sehari-hari dan meningkatkan produktivitas.
Kekurangan On Premise VoIP
On premise VoIP memberi perusahaan kendali penuh karena sistem berjalan di server internal. Namun, perusahaan juga harus menanggung beberapa konsekuensi penting sebelum memutuskan investasi.
1. Investasi Awal yang Besar
Perusahaan harus mengeluarkan biaya besar untuk membangun sistem on premise VoIP. Mereka perlu membeli server, perangkat keras, instalasi, hingga lisensi perangkat lunak. UMKM dan startup sering kali kewalahan menanggung beban ini karena anggaran mereka terbatas.
2. Biaya Maintenance dan Upgrade Ditanggung Perusahaan
Tim IT perusahaan merawat server secara rutin untuk menjaga sistem tetap berjalan. Saat perangkat mulai usang atau software memerlukan upgrade, perusahaan harus mengeluarkan biaya tambahan. Tanpa perencanaan anggaran yang matang, biaya jangka panjang bisa membengkak. Kondisi ini membuat perusahaan perlu menimbang ulang strategi investasi sejak awal.
3. Butuh Tim IT Khusus untuk Pengelolaan
Selain biaya, perusahaan juga menghadapi tantangan dalam pengelolaan. Mereka harus menyiapkan tim IT internal yang mampu menangani kompleksitas VoIP. Tim ini bertanggung jawab atas konfigurasi, pemeliharaan, hingga keamanan jaringan. Jika perusahaan tidak memiliki keahlian yang memadai, risiko gangguan komunikasi meningkat dan produktivitas bisa terganggu.
4. Skalabilitas Lebih Sulit Dibanding Hosted
Perusahaan harus membeli perangkat tambahan setiap kali menambah pengguna baru atau membuka cabang. Mereka juga perlu menyiapkan instalasi dan konfigurasi sistem secara manual. Proses ini membuat ekspansi berjalan lebih lambat dan mahal. Sebaliknya, cloud VoIP memungkinkan bisnis memperluas kapasitas hanya dengan melakukan upgrade paket layanan secara cepat dan praktis.
Perbandingan Hosted VoIP (Cloud VoIP) vs On Premise VoIP
Bagi bisnis modern, memilih antara hosted dan on premise VoIP ibarat memilih antara menyewa apartemen atau membangun rumah sendiri. Keduanya punya kelebihan dan kelemahan.
Solusi Cloud VoIP Terbaik dengan Barantum Call Center
Jika on-premise VoIP terasa terlalu rumit, Anda bisa memilih cloud VoIP sebagai alternatif yang lebih praktis. Barantum Call Center hadir sebagai salah satu solusi terbaik di Indonesia, dirancang untuk memenuhi kebutuhan bisnis dari skala kecil hingga perusahaan besar.
1. Manajemen Panggilan yang Lengkap
Barantum menghadirkan fitur call routing, rekaman percakapan, hingga monitoring real time. Sistem ini merekam semua panggilan dengan rapi, sehingga Anda dapat mengevaluasi kualitas layanan pelanggan secara detail.
2. Integrasi dengan CRM dan Omnichannel
Keunggulan utama Barantum terletak pada integrasi mulus dengan sistem CRM dan berbagai kanal komunikasi seperti WhatsApp, email, serta media sosial. Dengan begitu, Anda bisa mengelola seluruh alur komunikasi pelanggan dalam satu platform terpusat.
3. Biaya Transparan Tanpa Tersembunyi
Barantum menampilkan seluruh biaya panggilan dan langganan secara terbuka. Anda bisa menghitung kebutuhan operasional setiap bulan dengan jelas. Transparansi ini membantu perusahaan mengontrol anggaran tanpa takut muncul biaya tambahan yang tidak terduga.
4. Pilihan Nomor Cantik untuk Call Center
Barantum menawarkan nomor cantik yang mudah pelanggan ingat. Nomor ini memudahkan pelanggan menghubungi bisnis Anda. Dengan strategi sederhana ini, Anda meningkatkan citra brand sekaligus memperkuat identitas bisnis di mata pelanggan.
5. Server Andal dengan Uptime 99%
Dengan infrastruktur cloud yang kokoh, Barantum menjamin uptime server hingga 99%. Saat bisnis berkembang, Anda bisa menambah pengguna baru hanya dalam hitungan menit, tanpa perlu migrasi rumit.
6. Dukungan Implementasi dan Pelatihan Tim
Tim Barantum aktif mendampingi bisnis Anda, mulai dari proses implementasi hingga pelatihan penggunaan. Dukungan ini membuat transisi dari sistem lama ke solusi modern berjalan lebih mulus dan efisien.
Dapatkan Uji Coba 7 Hari Barantum Call Center Sekarang
Mengelola komunikasi pelanggan tidak harus rumit atau mahal. Jika Anda ingin merasakan efisiensi cloud VoIP dengan integrasi CRM, Barantum menawarkan uji coba gratis selama 7 hari.
Dengan mencoba, Anda bisa menilai langsung bagaimana teknologi ini meningkatkan layanan pelanggan, memperkuat branding, sekaligus mengefisiensikan biaya operasional.
Tertarik dengan Barantum?
Jangan tunggu nanti, perubahan besar dimulai dari langkah kecil hari ini! Dapatkan uji coba gratis 7 hari. Daftar dan buat akun Barantum CRM Anda sekarang.
Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ) Tentang On Premise VoIP
On premise VoIP adalah sistem telepon berbasis internet yang seluruh server, perangkat keras, dan perangkat lunaknya dikelola langsung di lokasi perusahaan, memberi kendali penuh atas infrastruktur dan data.
Sistem ini menghubungkan telepon IP atau softphone ke server internal melalui jaringan perusahaan. Panggilan keluar menggunakan internet atau SIP trunk, dan tim IT internal bertanggung jawab untuk pengelolaan dan pemeliharaan.
Kelebihan on premise VoIP meliputi kontrol penuh atas infrastruktur dan data, kustomisasi sesuai kebutuhan bisnis, minim biaya bulanan, keamanan lebih tinggi jika dikelola dengan baik, dan stabil untuk perusahaan dengan jaringan internal kuat.
Kekurangannya antara lain investasi awal besar, biaya maintenance dan upgrade ditanggung perusahaan, membutuhkan tim IT khusus, dan skalabilitas lebih sulit dibanding hosted VoIP.
Barantum Call Center menawarkan manajemen panggilan lengkap, integrasi CRM dan omnichannel, biaya transparan, opsi nomor cantik, server andal dengan uptime 99%, serta dukungan implementasi dan pelatihan tim untuk efisiensi komunikasi pelanggan.
CRM Specialist and SEO Content Writer.
As CRM Specialist and SEO Content Writer I craft compelling content that enhances brand identity and drives engagement, leveraging my expertise to connect with audiences and boost conversions.
