Daftar Isi

Panduan Lengkap Manajemen Database Pelanggan

Pelanggan merupakan aset penting dalam bisnis. Oleh sebab itu, pengelolaan database pelanggan yang baik perlu dilakukan agar data tertata dengan rapi dan valid. Melihat peranan penting database pelanggan ini, bisnis perlu mengetahui dan mengaplikasikan pengelolaan database pelanggan yang tepat.

Bagaimana mengelola database pelanggan yang tepat dalam bisnis sehingga mudah melakukan promosi pelanggan sesuai dengan target bisnis? Yuk, simak sama-sama artikel berikut ini sampai selesai ya.

Apa itu Database Pelanggan?

Database pelanggan atau customer database merupakan kumpulan informasi mengenai data pelanggan atau klien yang mencakup nama lengkap, alamat, email, nomor telepon dan banyak lagi yang disimpan dalam satu sistem atau media penyimpanan.

Seberapa lengkap database pelanggan Anda tergantung pada tujuan Anda, jenis data yang Anda kumpulkan, prospek yang Anda miliki, dan bagaimana Anda akan menggunakan informasi tersebut.

Terdapat berbagai cara untuk mengumpulkan database pelanggan, baik secara offline maupun online. Misalnya, mengumpulkan data secara langsung (tatap muka), website, aplikasi, media sosial, hingga software.

Keuntungan Anda memiliki database pelanggan, yaitu Anda bisa menggunakannya untuk melakukan promosi bisnis yang tepat sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Dengan menentukan promosi yang tepat untuk tiap pelanggan, biaya promosi yang dikeluarkan jadi lebih hemat.

Mengapa Database Pelanggan itu Penting?

Database pelanggan penting untuk bisnis karena informasi di dalamnya bisa digunakan untuk kemajuan bisnis.

Adanya database pelanggan dapat membantu bisnis untuk memahami pola pembelian pelanggan yang digunakan untuk merancang produk, memutuskan harga, dan promosi yang akan dilakukan. Sehingga Anda menghasilkan penjualan yang lebih tinggi dan memungkinkan bisnis Anda memberikan layanan yang dipersonalisasi kepada pelanggan.

Hal itu karena pada dasarnya database pelanggan adalah kumpulan data pelanggan yang terorganisasi dan digunakan untuk menganalisis dan membuat rencana pemasaran yang sesuai untuk suatu produk atau layanan.

Di sisi lain, dengan database pelanggan Anda dapat melihat sejauh mana performa bisnis sehingga evaluasi bisnis pun dapat lebih terarah.

Apa Saja Manfaat dari Database Pelanggan?

Sekarang Anda telah mengetahui seberapa penting database pelanggan untuk bisnis. Dengan database pelanggan, Anda bisa mendapatkan berbagai macam manfaat untuk memaksimalkan penjualan dan pendapatan bisnis Anda. Bahkan memiliki dampak positif pada komunikasi dengan pelanggan.

Beberapa manfaat database pelanggan yang perlu Anda ketahui, yaitu:

1. Target Pelanggan Lebih Jelas

Database pelanggan yang terpelihara dengan baik dapat mengidentifikasi perilaku belanja, faktor usia dan lokasi, dan banyak lagi. Sehingga bisnis Anda dapat menentukan target pelanggan dengan tepat.

2. Meningkatkan Kualitas Leads

Pengumpulan database pelanggan yang berkualitas tinggi dapat meningkatkan manajemen prospek Anda. Lebih baik lagi, database Anda sudah tersegmentasi sehingga dapat membantu Anda mengetahui bagaimana cara penanganan tiap prospek atau calon pelanggan.

Pembagian segmentasi dalam database pelanggan dapat meningkatkan penjualan. Ini karena Anda mampu untuk membandingkan kumpulan data yang berbeda. Sehingga Anda bisa mengevaluasi hasil dari proses penanganan database pelanggan Anda berdasarkan segmentasi tersebut.

3. Membuat Analisis Yang Akurat

Manfaat lainnya yang bisa Anda dapatkan, yaitu bisnis dapat membuat analisis yang akurat. Dengan adanya database pelanggan, Anda dapat dengan mudah menganalisis pelanggan Anda dalam berbagai hal. Hal inilah menjadi salah satu hal yang menentukan target pelanggan yang tepat untuk bisnis.

Di samping itu, analisis database pelanggan yang akurat akan mempermudah bisnis menentukan cara promosi atau pemasaran yang tepat sesuai data yang ada. Dalam membuat analisis dan laporan database pelanggan Anda, kini ada cara praktisnya. Anda bisa menggunakan customer database management software yang otomatis membuat laporan berdasarkan data yang Anda masukkan ke dalam sistem.

4. Memberikan Pelayanan Yang Lebih Baik

Adanya database pelanggan memungkinkan Anda menjalin hubungan yang lebih kuat dengan pelanggan. Karena Anda telah memiliki informasi, seperti data diri pelanggan, kontak, perilaku pembelian, umpan balik, hingga ulasan pasca pembelian. Dengan begitu, memungkinkan bisnis untuk mengambil pendekatan yang lebih berpusat (personalisasi) dalam memberikan pelayanan pelanggan. Sehingga pelayanan yang bisnis berikan akan lebih baik.

5. Mempermudah Manajemen Omnichannel

Pendekatan omnichannel telah banyak dilakukan oleh berbagai bisnis di seluruh sektor. Dengan omnichannel, Anda dapat mengintegrasi seluruh channel dalam satu platfrom. Dan, di sinilah peranan database pelanggan diperluka. Database pelanggan yang jelas, ringkas, dan valid serta memiliki riwayat aktivitas pelanggan akan memudahkan bisnis dalam melakukan personalisasi pelanggan. Dengan begitu, potensi penjualan bisnis pun akan meningkat.

Bagaimana Cara Membuat Database Pelanggan?

Pembuatan database pelanggan bisa dilakukan dengan berbagai macam. Mulai dari cara manual hingga menggunakan software. Sebaiknya, Anda pilih cara membuat database pelanggan yang praktis. Agar staf Anda pun dapat melakukan pekerjaannya lebih efektif. Sehingga mampu mencapai pekerjaan yang produktif dan menghasilkan penjualan yang optimal.

Berikut beberapa cara membuat database pelanggan:

1. Menggunakan Buku

Cara membuat database pelanggan yang pertama adalah menggunakan buku. Cara ini merupakan cara tradisional sebelum sistem digital digunakan. Jadi, bisnis mencatat secara manual database pelanggan ke dalam buku. Sehingga bisnis memerlukan ruang dan buku untuk memenuhi seluruh infomasi database pelanggan.

Namun, cara ini tidak efektif dan sudah mulai ditinggalkan. Karena memerlukan waktu yang lama untuk mencatat informasi. Selain itu, mencari data pelanggan pun akan sangat sulit jika dicarinya secara manual dari buku ke buku lainnya.

2. Menggunakan Spreadsheets/Excel

Cara membuat database pelanggan yang kedua adalah menggunakan spreadsheets atau excel. Cara ini lebih mudah dibandingkan cara sebelumnya. Penggunaannya pun mudah dan dapat dilakukan di berbagai device/perangkat. Namun, meski penggunaan mudah, jika dilakukan oleh banyak pegawai, Anda akan kesulitan untuk menyatukan data. Terlebih jika data dibuat dalam file/dokumen yang berbeda. Sehingga cara ini dapat dibilang kurang cukup efektif untuk bisnis berskala besar dan hanya cocok untuk bisnis berskala kecil.

3. Menggunakan Software

Cara terakhir yang dapat Anda lakukan, yaitu adalah dengan menggunakan software. Seiring perkembangan zaman, bisnis dituntut untuk cepat mendapatkan informasi dengan mudah dan efektif. Dan, menggunakan software inilah yang dapat dijadikan metode tepat untuk bisnis Anda.

Software yang bisa Anda gunakan untuk membuat dan mengelola database pelanggan adalah dengan software CRM. Pada software ini, staf Anda dapat menginput data dari mana pun dan kapan pun serta di berbagai device/perangkat berbeda. Data yang terinput ke dalam CRM otomatis tersimpan ke dalam satu platfrom sehingga Anda mudah melihat dan mengetahui database pelanggan yang telah diinput oleh staf bisnis Anda.

Cara ini terbilang sangat efektif untuk bisnis karena Anda bisa dengan cepat dan tepat memperoleh informasi pelanggan Anda.

Bagaimana Cara Mendapatkan Database Pelanggan?

Seperti halnya dengan cara membuat database pelanggan yang terbagi menjadi cara konvensional (manual) dan cara modern (menggunakan software). Pada pengumpulan database pelanggan pun bisa dilakukan dengan cara manual (secara langsung bertemu pelanggan) ataupun melalui media tertentu.

Berikut ini berbagai cara yang bisa Anda gunakan untuk mengumpulkan database pelanggan, yaitu:

1. Memintanya Secara Pribadi

Cara pertama sekaligus menjadi cara konvensional yang pertama kali dilakukan dalam mendapatkan database pelanggan adalah dengan memintanya secara pribadi atau secara langsung. Hal ini umumnya dilakukan oleh sales kepada pelanggan atau calon pelanggan bisnis dengan meminta mereka mengisi data diri.

Misalnya, saat Anda membeli sebuah barang elektronik di sebuah toko, lalu sales meminta kontak Anda untuk dapat memberikan informasi produk terbaru dan penawaran menarik lainnya kepada pelanggan.

2. Dengan Melakukan Penjualan

Cara mendapatkan dan memperoleh database pelanggan yang kedua adalah dengan melakukan penjualan. Saat terjadi transaksi jual beli suatu produk, Anda bisa menanyakan berbagai informasi data pelanggan. Ketika terjadi transaksi penjualan inilah menjadi kesempatan emas bagi Anda untuk mendapatkan data pelanggan, seperti nomor telepon, email, domisili, dan informasi lainnya.

3. Dengan Melakukan Survey

Survey mejadi salah satu cara yang umum diterapkan oleh pebisnis dalam mendapatkan database pelanggan. Survey pun bisa dilakukan dalam dua cara. Yaitu, survey yang dilakukan secara langsung dengan datang ke titik lokasi yang sudah ditentukan, dan survey yang dilakukan secara online dengan cara menyebarkan kuisioner berupa form melalui media online.

Survey yang dilakukan secara langsung, dilakukan dengan cara bertatap muka dengan pelanggan atau calon pelanggan dengan menanyakan beberapa pertanyaan terkait produk atau jasa bisnis. Sama halnya dengan survey yang dilakukan secara langsung, pada survey secara online pun dilakukan dengan cara meminta pelanggan atau calon pelanggan menjawab beberapa pertanyaan yang sudah disediakan. Bedanya, pada survey online Anda hanya perlu mengirimkan link surveynya saja.

4. Mencarinya Melalui Research

Cara berikutnya yang bisa dilakukan untuk mendapatkan database pelanggan adalah dengan melalui research. Research disini maksudnya adalah dimana Anda mencarinya secara mandiri melalui internet, seperti mencari informasinya melalui profil media sosial seperti Facebook, Linkedin dan sebagainya. Lalu mengumpulkan data pelanggan yang berhasil didadapat tersebut menggunakan excel ataupun spreadsheets.

5. Mengadakan Seminar / Webinar

Saat mengadakan seminar atau webinar pun dapat dijadikan cara untuk mendapatkan database pelanggan. Biasanya, sebelum pelaksaan seminar atau webinar atau pada tahap pendaftaran, peserta diminta untuk mengisi data diri mereka. Dengan begitu, Anda sebagai penyelenggara dapat memiliki data pribadi peserta sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Mulai dari nama, usia, alamat email, nomor handphone, jabatan, nama perusahaan, dan informasi lainnya. Anda bisa membuat dan mengadakan seminar atau webinar secara gratis untuk menarik perhatian calon pelanggan Anda.

6. Dengan Content Marketing

Content marketing tidak hanya bermanfaat untuk meningkatkan penjualan bisnis Anda saja. Di era yang semakin maju ini, content marketing banyak dimanfaatkan oleh pebisnis untuk mendapatkan database pelanggan mereka. Caranya adalah Anda bisa menampilkan formulir yang perlu pelanggan isi dalam dalam content marketing yang Anda dibuat.

7. Melalui Email Marketing

Hampir semua orang memiliki email pribadi. Hal ini karena untuk menggunakan media sosial, mereka membutuhkan paling tidak satu email untuk membuat akun. Dan, kita tahu bahwa media sosial saat ini marak digunakan oleh siapa pun.

Meski terlihat ketinggalan zaman, sebenarnya memanfaatkan email marketing ini masih menjadi peluang bagus untuk mendapatkan database pelanggan. Anda bisa mengirimkan newsletter berisi informasi produk atau layanan bisnis Anda disertai link formulir untuk mengisi data diri mereka agar dapat mengetahui detail produk/layanan lebih lengkap. Baik berisi produk/layanan terbaru hingga promosi khusus pelanggan.

8. Menggunakan Blog/Website

Blog dan website saat ini sangat berguna untuk mendapatkan database pelanggan. Penggunaan blog dan website bisa menghasilkan database pelanggan yang cukup banyak. Karena kemudahan pelanggan dalam mengakses blog ataupun website perusahaan. Anda bisa memasukkan tabel formulir pada blog maupun website Anda sehingga pelanggan dapat dengan mudah mengisinya. Selain itu, Anda pun bisa memberlakukan registrasi terlebih dahulu sebelum dapat mengakses website bisnis Anda. Jadi, database pelanggan yang Anda dapatkan lebih banyak.

9. Melalui Program Uji Coba Gratis

Anda bisa mmbuat program uji coba gratis dimana calon pelanggan atau pelanggan Anda harus mengisi formulir pendaftaran terlebih dahulu. Hal ini menjadi salah satu metode promosi yang efektif untuk mendapatkan pelanggan lebih banyak. Karena mereka bisa merasakan langsung produk/jasa Anda terlebih dahulu. Saat mereka sudah mencoba produk Anda, di sanalah peluang bisnis terbuka lebar untuk menghasilkan clossing/penjualan.

Bagaimana Cara Mengelola Database Pelanggan?

Memiliki database pelanggan saja tidaklah cuku jika tidak diiringi dengan pengelolaan yang baik. Berikut langkah yang bisa Anda lakukan untuk mengelola database pelanggan:

1. Menentukan Tujuan

Cara pertama yang perlu Anda lakukan dalam mengelola database pelanggan adalah dengan menentukan tujuan terlebih dahulu. Seperti menentukan tujuan untuk apa database pelanggan yang berhasil didapatkan tersebut digunakan dan sebagainya. Juga menentukan berapa target data yang bisa Anda kumpulkan perminggunya dan lainnya.

2. Mengelompokkan Data

Langkah berikutnya, dalam mengelola database pelanggan adalah mengelompokan data. Anda perlu membagi database pelanggan dalam beberapa kelompok atau sesuai dengan demografi (jenis kelamin, usia, pekerjaan), geografi (wilayah), dan aktivitas pembelian pelanggan. Hal tersebut perlu dilakukan karena dengan database yang dikelompokkan dan tersusun rapi akan memudahkan Anda untuk menemukan dan menarik data pelanggan sesuai kelompok yang Anda inginkan untuk target pemasaran nantinya.

3. Melakukan Labeling

Langkah mengelola database pelanggan selanjutnya adalah Anda perlu melakukan labeling. Labeling penting untuk dilakukan dengan tujuan mengurangi dan mencegah kekeliruan antara database pelanggan satu dan lainnya. Di samping itu, adanya labeling ini berguna untuk bisnis dalam menjalin komunikasi dengan pelanggan lebih baik. Sehingga terjadi kedekatan saat komunikasi dengan pelanggan secara personal dan promosi pun menjadi tepat sasaran.

4. Menggunakan Customer Database Software

Pada tahap selanjutnya dalam mengelola database pelanggan adalah Anda perlu menggunakan customer database software. Software ini berfungsi sebagai tempat penyimpanan sekaligus sistem CRM yang bisa Anda gunakan untuk mengotomasi kegiatan pra-penjualan dan pasca-penjualan bisnis Anda.

Anda bisa memindahkan semua database pelanggan yang Anda miliki ke dalam software ini dengan cara mengimportnya melalui excel. Setelah itu, Anda bisa melihat semua aktivitas penjualan seperti aktivitas follow-up, calls, meetings, survey sampai dengan deals dari pelanggan Anda.

5. Melakukan Nurturing

Nurturing adalah proses pendekatan yang dilakukan kepada pelanggan untuk menjalin hubungan dengan mereka dan memahami kendala atau masalah yang mereka miliki. Sehingga pelanggan tersebut akan merasa tertarik untuk menggunakan produk atau layanan bisnis Anda.

Salah satu cara melakukan nurturing adalah dengan menggunakan promo khusus kepada pelanggan yang baru bergabung menjadi member bisnis Anda. Dengan begitu, akan membuat calon pelanggan ataupun pelanggan Anda yang belum menjadi member akan membuat member. Dari situlah Anda bisa mendapatkan database pelanggan lebih banyak karena saat membuat member, mereka perlu mengisi data diri yang diperlukan.

6. Memonitor Data

Langkah selanjutnya dan menjadi langkah yang penting untuk Anda lakukan dalam mengelola database pelanggan adalah memonitor database pelanggan Anda. Anda perlu memantau dan melihat progress database pelanggan Anda yang sudah dikumpukan, disegmentasi, dan dilabeling. Sehingga Anda tahu bagaimana tanggapan mereka terkait bisnis Anda dengan pendekatan yang sudah dilakukan kepada mereka.

Memonitor database pelanggan akan jauh lebih mudah jika Anda menggunakan software CRM. Karena Anda bisa melihat keseluruhan database pelanggan dalam satu halaman secara real time beserta riwayat aktivitas pelanggan tersebut.

7. Mengevaluasi Data

Cara atau langkah dalam mengelola database pelanggan yang terakhir adalah mengevaluasi data. Cara-cara sebelumnya tidak akan maksimal jika Anda tidak melakukan evaluasi data yang Anda miliki. Evaluasi data yang bisa Anda lakukan, mulai dari evaluasi database pelanggan Anda hingga mengevaluasi pendekatan dan cara mendapatkan data tersebut.

Anda perlu melihat seberapa efektif database pelanggan yang Anda miliki dalam penjualan produk/jasa bisnis. Anda pun perlu melihat berapa banyak data yang potensial atau junk (sampah) dimana kontak di dalam data tersebut tidak dapat dihubungi.

Dengan Anda mengevaluasi data secara keseluruhan, Anda akan mampu melakukan beragam inovasi lainnya untuk bisnis Anda dalam memperoleh database pelanggan yang potensial untuk bisnis.

Permudah Management Database Pelanggan Anda Sekarang!

Software CRM bekerja untuk siapa saja; manajer, tim penjualan, tim pemasaran, perekrutan, layanan pelanggan, dan seluruh tim dalam bisnis Anda. CRM mengatur komunikasi internal perusahaan juga eksternal (terhadap pelanggan), koordinasi antar tim, otomatisasi dan manajemen tugas, pemantauan KPI, dan sebagainya.

Selain itu, CRM memungkinkan Anda menyimpan informasi kontak pelanggan dan prospek, mengidentifikasi peluang penjualan, mencatat masalah layanan, dan mengelola kampanye pemasaran. Juga membuat informasi tentang setiap interaksi pelanggan yang tersedia bagi siapa saja di perusahaan Anda yang mungkin membutuhkannya.

Barantum menyediakan solusi end-to-end dengan fitur Omnichannel yang dapat menghubungkan WhatsApp API dan platform chat lainnya dengan sistem Customer Relationship Management.

Rekomendasi Artikel

Jadwalkan Demo

Segera jadwalkan demo dengan tim kami dan dapatkan gambaran bagaimana Barantum bisa membantu bisnis Anda.