Beragam Skill Wajib Customer Service

Customer service merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari suatu perusahaan. Bagaimana cara kita memberikan pelayanan kepada pelanggan dapat mempengaruhi tingkat kepuasan mereka terhadap perusahaan kita. Oleh karena itu, customer service harus memiliki beberapa skill yang mumpuni agar dapat memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan.

Apakah Anda tertarik untuk mengetahui skill apa saja yang wajib dimiliki oleh customer service? Jika ya, maka jangan lewatkan artikel ini! Kami akan memberikan 7 skill yang wajib dimiliki oleh customer service. agar dapat memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan. Yuk, baca artikelnya sampai selesai untuk mengetahui informasi lengkapnya!

Apa Itu Customer Sevice?

Customer service adalah segala bentuk layanan yang diberikan kepada pelanggan, termasuk layanan informasi, bantuan, dan dukungan yang diberikan oleh perusahaan kepada pelanggannya. Layanan ini bertujuan untuk memenuhi kebutuhan dan kepuasan pelanggan serta menjaga hubungan yang baik dengan pelanggan tersebut. Customer service dapat berupa layanan telepon, layanan email, layanan chat, atau layanan langsung di toko atau tempat bisnis. Customer service juga harus mampu memberikan pelayanan yang ramah dan sopan kepada pelanggan, serta menjadi wajah yang menyenangkan bagi perusahaan di mata pelanggan.

Untuk dapat menjalankan customer service yang baik, perusahaan harus memiliki tim customer service yang terlatih dan terampil. Tim customer service harus memiliki keterampilan komunikasi yang baik, serta mampu mengelola keluhan dan masalah pelanggan dengan profesional. Perusahaan juga harus memiliki sistem yang efektif untuk mengelola dan menyimpan data pelanggan, sehingga dapat memudahkan tim customer service dalam menyediakan layanan yang tepat untuk setiap pelanggan.

Mengapa Customer Service Penting Bagi Bisnis?

Customer service merupakan bagian yang sangat penting dari sebuah perusahaan, karena pelanggan merupakan sumber pendapatan utama bagi perusahaan. Dengan menjalankan customer service yang baik, perusahaan dapat menjaga kepercayaan dan kepuasan pelanggan, serta meningkatkan loyalitas pelanggan terhadap perusahaan. Selain itu, customer service juga dapat membantu perusahaan meningkatkan reputasinya di masyarakat, karena pelanggan yang puas akan cenderung merekomendasikan perusahaan tersebut kepada orang lain.

Apa Manfaat Customer Service?

Berikut lebih detail mengenai manfaat customer service untuk perusahaan:

1. Menambah Loyalitas Pelanggan

Pelanggan yang merasa dihargai dan mendapat layanan yang baik akan cenderung lebih loyal terhadap perusahaan tersebut. Loyalitas pelanggan dapat meningkat jika perusahaan memberikan layanan yang memenuhi kebutuhan dan kepuasan pelanggan, serta menangani masalah yang dihadapi pelanggan dengan cepat dan tepat.

2. Meningkatkan Reputasi Perusahaan

Layanan yang baik akan membuat pelanggan merasa puas, sehingga mereka akan memberikan ulasan positif tentang perusahaan tersebut kepada orang lain. Hal ini akan meningkatkan reputasi perusahaan, karena pelanggan yang merasa puas cenderung akan merekomendasikan perusahaan tersebut kepada orang lain.

3. Meningkatkan Penjualan

Pelanggan yang merasa puas dengan layanan yang diterima akan cenderung lebih banyak membeli produk atau jasa dari perusahaan tersebut. Sebaliknya, pelanggan yang merasa tidak puas akan cenderung tidak membeli produk atau jasa dari perusahaan tersebut lagi.

4. Mencegah Keluhan Pelanggan

Dengan memberikan layanan yang baik, perusahaan dapat mencegah terjadinya keluhan pelanggan dan menangani keluhan yang muncul dengan cepat dan tepat. Keluhan pelanggan dapat berakibat buruk bagi reputasi perusahaan, sehingga perusahaan harus segera menangani keluhan tersebut agar tidak merusak reputasi perusahaan.

5. Membantu Dalam Menarik Pelanggan Baru

Pelanggan yang merasa puas dengan layanan yang diterima akan cenderung merekomendasikan perusahaan tersebut kepada orang lain, sehingga dapat membantu dalam menarik pelanggan baru. Dengan demikian, perusahaan dapat meningkatkan jumlah pelanggannya melalui rekomendasi pelanggan yang puas.

Apa Skill Customer Service Yang Harus Dimiliki?

Adapun skill yang wajib dimiliki customer service, yaitu:

1. Komunikasi Yang Efektif

Skill customer service yang pertama, yaitu komunikasi yang efektif. Ini adalah kemampuan customer service untuk berkomunikasi dengan baik kepada pelanggan, baik secara lisan maupun tertulis.

Customer service perlu memperhatikan hal berikut:

• Menggunakan bahasa yang santun dan ramah.
• Sampaikan informasi dengan jelas.
• Dapat menyesuaikan cara berkomunikasi sesuai dengan kebutuhan pelanggan.
• Mendengarkan keluhan atau pertanyaan pelanggan dengan seksama.
• Bersikap sabar dan tidak terburu-buru dalam menjawab pertanyaan pelanggan, agar dapat memberikan jawaban yang tepat dan memenuhi kebutuhan pelanggan.

2. Kemampuan Menangani Keluhan Pelanggan

Skill customer service kedua, yaitu kemampuan menangani keluhan pelanggan. Hal tersebut adalah kemampuan customer service untuk menangani keluhan pelanggan dengan sabar dan profesional.

Customer service perlu memperhatikan hal berikut:

• Menjaga kesabaran dan tidak terpengaruh oleh emosi pelanggan.
• Mampu menentukan pendekatan yang tepat terhadap pelanggan.
• Dapat mencari solusi yang sesuai dengan harapan pelanggan, agar pelanggan merasa puas dengan layanan yang diterima.
• Melakukan follow-up terhadap keluhan pelanggan untuk memastikan bahwa masalah yang dihadapi pelanggan telah teratasi dengan baik.

3. Empati

Selanjutnya, skill customer service yang perlu dimiliki adalah empati. Empati adalah kemampuan customer service untuk merasakan perasaan pelanggan dan memberikan layanan yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan.

Customer service perlu memperhatikan hal berikut:

• Memperhatikan reaksi pelanggan saat berkomunikasi dengan mereka, agar dapat memahami perasaan pelanggan dengan lebih baik.
• Menunjukkan bahwa mereka peduli terhadap pelanggan.
• Menunjukkan bahwa mereka memahami kebutuhan pelanggan.
• Memberikan solusi yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan.
• Menunjukkan bahwa mereka siap membantu pelanggan dengan memberikan layanan yang terbaik.

4. Kemampuan Menangani Tekanan

Skill customer service berikutnya, yaitu kemampuan menangani tekanan. Ini adalah kemampuan customer service untuk menangani tekanan yang datang dari pelanggan dan situasi yang tidak terduga dengan sabar dan profesional.

Customer service perlu memperhatikan hal berikut:

• Bersikap profesional saat menghadapi tekanan agar dapat menjaga kredibilitas perusahaan.
• Mampu mencari solusi yang tepat untuk menangani tekanan yang datang dari pelanggan.
• Menciptakan suasana yang nyaman saat menghadapi tekanan.

5. Kemampuan Multitasking

Skill customer service lainnya, yaitu kemampuan multitasking. Customer service harus mampu mengatur waktu dengan baik saat menghadapi tekanan, agar dapat menangani lebih dari satu pelanggan atau menyelesaikan lebih dari satu tugas sekaligus tanpa mengurangi kualitas layanan yang diberikan.

Customer service perlu memperhatikan hal berikut:

• Mampu menentukan prioritas kendala pelanggan yang paling urgent.
• Mampu mengorganisasi pekerjaan dengan baik.
• Memanfaatkan alat bantu seperti checklist atau software untuk membantu mengelola pekerjaan.
• Mampu mengalihkan perhatian ke tugas lain jika perlu.

6. Kemampuan Memimpin

Skill customer service berikutnya, yaitu kemampuan leadership ataupun kepemimpinan. Kepemimpinan adalah kemampuan customer service untuk menjadi pemimpin dan memberikan arahan kepada timnya serta memotivasi tim untuk memberikan layanan yang terbaik kepada pelanggan. Hal ini sangat penting karena customer service seringkali berperan sebagai pemimpin di timnya dan harus mampu mengelola tim dengan baik.

Customer service perlu memperhatikan hal berikut:

• Memiliki visi dan misi yang jelas untuk timnya.
• Haris memberikan dukungan yang cukup kepada timnya.
• Memprioritaskan kebutuhan timnya agar dapat memberikan layanan yang terbaik kepada pelanggan.
• Memberikan ruang bagi timnya untuk tumbuh dan berkembang.

7. Memiliki Pengetahuan Tentang Produk Atau Jasa

Skill customer service terakhir, yaitu mengetahui detail produk atau jasa yang ditawarkan. Pengetahuan tentang produk atau jasa adalah kemampuan customer service untuk memiliki pengetahuan yang cukup tentang produk atau jasa yang ditawarkan perusahaan. Hal ini sangat penting karena customer service merupakan perwakilan perusahaan yang harus mampu memberikan informasi yang tepat kepada pelanggan.

Customer service perlu memperhatikan hal berikut:

• Mempelajari produk atau jasa.
• Membaca dokumentasi yang tersedia mengenai produk atau jasa yang ditawarkan perusahaan.
• Mengikuti pelatihan perusahaan.
• Berinteraksi dengan pelanggan secara teratur.

Bagaimana Strategi Meningkatkan Customer Service?

Beberapa strategi yang dapat diterapkan sebagai berikut:

1. Memberikan pelatihan yang memadai. Pelatihan ini bertujuan untuk meningkatkan kemampuan agen dalam memberikan solusi yang tepat dan membantu pelanggan.
2. Menyediakan berbagai cara untuk pelanggan bisa menghubungi perusahaan. Selain telepon, perusahaan juga bisa menyediakan layanan chat atau email agar pelanggan bisa menghubungi perusahaan kapan saja.
3. Mengatur sistem prioritas yang jelas untuk menangani keluhan atau masalah pelanggan. Hal ini akan membantu menangani masalah pelanggan secara lebih efektif dan cepat.
4. Menyediakan layanan after sales yang memuaskan bagi pelanggan.
5. Memastikan bahwa agen selalu memberikan pelayanan yang ramah dan sopan kepada pelanggan.
6. Mengadakan program loyalitas bagi pelanggan setia. Program ini bisa berupa diskon atau tawaran khusus bagi pelanggan yang terus menggunakan produk atau jasa dari perusahaan.

Untuk mengoptimalkan kinerja agen layanan pelanggan di perusahaan, Anda dapat menggunakan sebuah sistem dengan teknologi modern. Sistem tersebut, yaitu CRM. CRM (customer relationship management) adalah sebuah sistem yang digunakan oleh perusahaan untuk mengelola hubungan dengan pelanggan. Sehingga kinerja agen Anda dapat lebih efektif dan efisien.

Dapatkan Sistem Customer Service Terbaik Sekarang

Dapatkan pengalaman terbaik dalam mengelola layanan pelanggan yang efektif menggunakan Sistem Customer Service (Customer Service) terbaik dari Barantum. Dengan fitur customer service yang lengkap seperti IVR, sistem omnichannel media sosial seperti Facebook, Instagram, Line, Telegram dan banyak lagi yang terintegrasi WhatsApp.

Sistem Customer Service berbasis cloud dari Barantum memiliki semua fitur untuk mengelola pusat panggilan masuk, keluar atau kombinasi keduanya secara efisien. Sederhanakan sistem dukungan pelanggan Anda dengan sistem tiket otomatis yang mengubah permintaan pelanggan yang datang dari berbagai saluran menjadi tiket yang siap di tindak lanjuti oleh tim yang di tugaskan secara otomatis dan lacak seluruh interaksi dengan pelanggan Anda.